Управление стоимостью проекта — одна из областей знаний, которая помогает понять, сколько средств потребуется для запуска проекта. А процессы в ней направлены на определение его рентабельности. Да, точную стоимость можно определить только по окончании всех работ, но составить прогнозы и предположения это не помешает. Они пригодятся, чтобы заказчик и спонсоры понимали, какой бюджет нужно выделить и на какие цели. Менеджер, в свою очередь, сможет правильно распределить денежные ресурсы, не выйти за рамки определенной стоимости и избежать непредвиденных расходов. 

В этой статье расскажем, какие процессы помогают управлять стоимостью проекта. А также: 

• какие существуют виды затрат; 

• какие есть методы управления стоимостью проекта;

• как и для чего разрабатывать бюджет. 

Концепция управления стоимостью проекта

Процессы в этой области знаний помогают: 

1. Определить предполагаемую стоимость отдельных работ и всего проекта.

2. Сформировать представление заинтересованных лиц о необходимых финансовых ресурсах. 

3. Понять, как лучше распределить денежные средства в проекте.

4. Избежать лишних трат и изменений в утвержденном базовом бюджете. 

Все процессы управления стоимостью проекта, кроме контроля, команда выполняет на этапе планирования. 

Но прежде чем приступить к выполнению основных процессов, важно продумать концепцию. В ней нужно указать, по каким правилам и принципам управлять расходами, как учитывать и фиксировать затраты. На этом этапе заинтересованные лица: 

1. Определяют цели и задачи, параметры успеха и неудач.

2. Объясняют, насколько проект важен, полезен и актуален в конкретных условиях. 

3. Выявляют источники финансирования и оценивают стоимость проекта.

4. Разрабатывают расширенный график финансирования. 

Затраты в проекте 

Обязательства. Представим, что для постройки дома команде понадобится 50 м3 бетона. Поэтому необходимо найти поставщика и заключить с ним договор. Именно в этот момент появляются обязательства — плановые затраты в будущем. Во многих компаниях этот вид расходов учитывают только при оплате счета. Но такой способ не дает руководителю оценить состояние бюджета и принять верное решение. Ведь погасить задолженность можно, когда товар будет готов к отгрузке или когда его привезут на объект. В нужный момент может просто не хватить денег. 

Бюджетные затраты — сумма денежных средств, которые необходимы для завершения отдельных операций. Это график расходов, который показывает, сколько и когда нужно потратить. Например, для сооружения крыши понадобится заказать платную доставку кровли.

Фактические затраты — средства, которые уже потрачены. 

Важно не только следить за расходами, но и определить правила их учета. Без этого сделать точные выводы о финансовом состоянии не получится. Сведения о затратах и способах их контроля содержится в концепции. 

Оценка стоимости

В ходе этого процесса заинтересованные лица определяют, какой объем финансов понадобится для отдельных работ и их выполнения. 

Но не стоит надеяться, что на этапе планирования получится рассчитать конечную стоимость проекта и не выйти за ее пределы. Ведь задача управления стоимостью проекта заключается в создании приблизительной оценки стоимости и ее уточнении по мере продвижения работы. Чем дольше будет «жить» проект, тем меньше вероятность просчета. 

Например, на этапе анализа целесообразности постройки жилого дома бригадир оценил стоимость в 10 000 000 ₽. В ходе выполнения проекта оценка станет точнее. 

Процесс также помогает выявить и рассмотреть альтернативы расчета стоимости. Необходимо соотнести риски с выгодой. Чтобы привезти песок на объект, можно воспользоваться собственной грузовой машиной или взять ее в аренду. Но в первом случае весь песок не вместится, нужно будет сделать 3 захода. Так, расходы на бензин превысят стоимость аренды. 

Актуальность оценки во многом зависит от способа. Методами управления стоимостью проекта можно считать: 

• оценку «сверху вниз»;

• оценку «снизу-вверх»;

• оценку по аналогам;

• параметрическую оценку.

Разберем каждый метод подробно на примере строительства отеля. 

«Снизу вверх»

Один из самых точных методов. Чтобы применять его в проекте, понадобится составить иерархическую структуру работ. Чем детальнее она будет проработана, тем точнее получатся оценки стоимости. Но такой способ занимает больше времени.

Сначала команда анализирует стоимость работы нижнего уровня ИСР, а затем переходит выше и суммирует оценки на каждой ступени. Так складывается стоимость всего проекта. Чтобы финансово оценить постройку отеля, нужно учесть цены отдельных работ, например, настила полов, установки окон, постройку фасада, и сложить их вместе. 

«Сверху вниз»

Этот метод менее достоверный по сравнению с предыдущим. Точность оценки от -50% до +100%.  Метод применяют только на начальных этапах, когда заинтересованные лица определяют релевантность проекта. Зачем тратить силы и время на детальное планирование, если он не жизнеспособен?

Команда дает расширенную оценку всему проекту. Далее ее детализируют и разделяют по отдельным задачам или пакетам работ. Чаще всего отталкиваются от имеющихся ресурсов и поставленных целей.  

Например, есть идея построить отель. На это выделен бюджет 12 000 000 ₽. Команда анализирует примерную стоимость и понимает, что на открытие отеля понадобится 30 000 000 ₽. В этом случае идею невозможно воплотить в жизнь, к проекту можно будет вернуться позже или привлечь инвесторов. 

Другая ситуация. Цель заинтересованных лиц — открыть отель и окупить его через 3 года. Команда также примерно оценивает стоимость будущего проекта и предполагает, как скоро затраты можно окупить. Если реальность не сходится с планами, проект нерентабельный. 

Параметрическая оценка

Для проведения параметрической оценки нужно определить, как взаимосвязаны  стоимость операции и другие критерии, например, площадь постройки дома. Благодаря этому можно вычислить цену одной единицы объема работ: 1 м2 покраски стен, 1 м электропроводки. Стоимость полного объема работа складывается из цены отдельных операций. То есть, 1 м электропроводки включает в себя стоимость материалов, их доставку и работу специалиста.

«По аналогу»

В основе способа — стоимость схожих работ в других проектах. Способ также актуален, если нужно оценить подобные задачи, но другого объема или в других условиях. Для большей точности можно совместить оценку по аналогам и параметрическую. 

Преимущество метода в том, что у команды на руках есть цифры, от которых можно отталкиваться. Чем больше проекты похожи друг на друга, тем точнее будет прогноз. Например, нужно оценить стоимость покраски стен в номере отеля площадью 15 м2. В другом проекте на такое помещение планировалось потратить 10 000 ₽, а по факту вышло 15 000 ₽. Исходя из этого рассчитываем на 15 000 ₽. Но иногда сложно определить, насколько проекты схожи. Это повлияет на точность оценки стоимости. 

Разработка бюджета 

Когда руководитель оценил все операции в проекте, он может объединить их и сформировать бюджет. Так он будет знать, на что и когда будут потрачены средства.

Разграничим два понятия.

Смета — документ, который содержит список предстоящих затрат и необходимых ресурсов. Она распределена по статьям расходов и доходов и отвечает на вопрос: «Сколько и для чего нужно потратить средств». 

Бюджет — смета, которая распределена по периодам времени. Он помогает еще и понять, когда нужно совершить платеж.

Чтобы составить бюджет, смету накладывают на ось времени и распределяют затраты по времени. 

После того как бюджет проекта согласовывают с заинтересованными лицами, появляется базовый план по стоимости. Сюда же включен бюджет для выявленных рисков. Для непредсказуемых ситуаций предусматривают управленческий резерв, который не включают в базовый план. 

Базовый план по стоимости — это распределенный во времени суммарный исходящий денежный поток проекта, который используют для измерения и мониторинга исполнения стоимости. Чтобы его разработать, нужно сложить все оценочные расходы в течение определенного периода времени. Благодаря такому плану можно увидеть значение расходов и срок, когда они должны возникнуть, при условии что команда следует определенному порядку выполнения работ. Чаще всего календарный план и бюджет формируют совместно. 

Чтобы осуществлять планирование финансовых потоков компании, обычно используют платежный календарь. Это таблица с разбивкой по дням, которая помогает заранее определять кассовый разрыв. 

Виды бюджета

Не получится составить бюджет один раз и больше к нему не возвращаться. На разных этапах его необходимо дополнять. При этом на каждом из них можно допускать погрешность, которая в конце должна уменьшится до нуля. Есть следующие виды бюджета: 

1. Бюджетные ожидания. Его используют, когда команда формирует концепцию проекта. Например, нужно построить дом для семьи из 5 человек, площадью 100 м2. Для завершения проекта понадобится 10 000 000 ₽. При этом стоимость можно назвать с погрешностью 25-40%. 

2. Предварительный. Создают, когда команда анализирует целесообразность проекта и составляет бизнес-план. Бюджет здесь нужен, чтобы обосновать затраты и привлечение инвестиций. Допустимая погрешность 15-20%. 

3. Уточненный. Формируют в момент заключения контрактов с подрядчиками и поставщиками. Чтобы провести электричество в дом, нужно составить договор с электриком и рассчитать стоимость его услуг. Погрешность должна быть не больше 10%. 

4. Базовый. Разрабатывают во время составления рабочей документации. Погрешность 5-8%. 

5. Текущий. Создают на этапе создания проекта и сдаче готового продукта. Нужен для контроля учета и контроля стоимости. Погрешность от 0 до 5%. 

6. Фактический. Анализируют по окончании всех работ, чтобы зафиксировать, сколько финансов было потрачено и на что. 

Контроль стоимости

Чтобы быть уверенным в том, что все идет как надо, важно не только составить бюджет, но и осуществлять его контроль. Иначе при выполнении работ можно обнаружить, что команда превысила бюджет в несколько раз. Система контроля помогает руководителю увидеть фактические сведения о расходовании бюджета и скорректировать работы по дальнейшему развитию проекта. 

Контролировать бюджет необходимо с учетом выполненных работ. Без информации о завершенных операциях нельзя наверняка сказать, есть ли превышение бюджета или его экономия.

Представим ситуацию: команда начинает анализировать бюджет и сравнивать плановую стоимость и фактическую. А в показателях обнаруживают перерасход на 

20 000 ₽. При этом по плану строители должны были положить пол и выровнять стены. Однако специалисты успели еще и наклеить обои. Если это учесть, то превышения бюджета нет. В этом поможет метод освоенного объема. Он помогает оценить реальные расходы ресурсов, если сроки затянулись.

Итоги

Если возникнут непредвиденные обстоятельства, увеличить бюджет можно. Но чтобы это сделать, придется пройти процедуру управления изменениями. А это не так просто и быстро. И захочет ли заказчик еще раз обратиться к команде, если потратит в несколько раз больше средств. Именно поэтому формирование и контроль стоимости — это важная часть управления проектом. Так вы будете уверены, что вы не превысите бюджет, и вам хватит средств на выполнение всех работ и исполнение обязательств.