Заинтересованным лицам важно представлять, когда и какие ресурсы им потребуется. Управление расписанием проекта, одна из областей знаний PMBoK, позволяет эффективно контролировать сроки выполнения задач и распределять ресурсы для параллельных и связанных процессов.
В этой статье расскажем, как составить расписание. А также разберем:
почему иерархическая структура работ — это еще не расписание;
для чего нужен план управления проектом;
что такое операции и зачем их выделять;
зачем определять последовательность операций, их длительность и необходимые ресурсы;
какие методы помогают разработать расписание.
Что такое управление расписанием проекта
Расписание формируют еще в процессе определения содержания проекта. Это происходит с помощью иерархической структуры работы. Но чтобы создать понятный порядок действий, ее составить недостаточно. Важно указать длительность задач, их начало и конец, а также найти взаимосвязи между работами и распределить ресурсы. По завершении этих процессов получится план-график.
Процессы в этой области знаний направлены на планирование, контроль и изменение расписания. Ведь именно оно позволяет определить, сколько ресурсов требуется на каждом из этапов. Благодаря порядку действий компания также сможет спланировать свои доходы и расходы и избежать финансовых трудностей. Расписание проекта нужно, чтобы оценить стоимость проекта по аналогам.
Метод «по аналогу» помогает оценить стоимость проекта на основе фактических данных о стоимости проектов, которые были выполнены ранее. В основе этого способа лежит идея, что они все в чем-то похожи друг на друга.
Подробнее об этом мы расскажем в статье «Управление стоимостью проекта».
Управлять расписанием проекта не может только проектная группа. К этому процессу нужно привлекать всех заинтересованных лиц: заказчика, спонсоров, руководителя. Следует точно определить продолжительность действий, согласовать доступность ресурсов и возможность совершения финансовых операций в определенные даты.
Есть две противоположные ошибки, которые чаще всего совершают начинающие руководители:
Минимальные сроки. Представьте, что вам нужно произвести кухонный гарнитур с уникальным дизайном и установить его. Результат должен быть получен через неделю. Вряд ли за такой срок можно сделать что-то качественное. Следовательно, на начальных этапах вам приходится изменять расписание и работать с дополнительными рисками или подвергать себя и команду стрессу.
Большие запасы времени. Обратная ситуация, но тоже неприятная. При таком исходе вы не сможете объяснить заказчикам и спонсорам, куда уходит свободное время. А сотрудникам будет сложнее держать себя в тонусе и соблюдать дисциплину.
Этого можно избежать, если уделить внимание управлению расписанием проекта и его процессам, которые подробно разберем ниже.
План управления расписанием
Планирование — процесс, который позволяет определить методы и сформировать документацию для формирования, исполнения и контроля за графиком проекта.
На этом этапе все заинтересованные стороны должны совместно разработать и согласовать план управления расписанием, который будет направлять работу в нужном направлении на протяжении всего проекта. Чтобы сформировать такой документ, нужно учитывать:
План управления проектом.
Устав.
Факторы среды предприятия: экономические, политические условия.
Необходимо постоянно вносить изменения в план, чтобы он оставался актуальным вплоть до завершения проекта. Документ должен содержать следующие элементы:
Принципы, по которым команда составляет расписание проекта.
Единицы измерения времени.
Условия для обновления.
Допустимые отклонения в сроках.
Методы, с помощью которых можно оценить продвижения проекта.
Виды регулярных отчетов.
Выделение операций
В ходе этого процесса команда определяет и фиксирует конкретные шаги, которые необходимо выполнить для достижения результатов проекта. Чтобы определить операции, необходимо воспользоваться ИСР. В ней указаны пакеты работ, которые нужно разделить на более маленькие части — операции. Благодаря этому будет легче оценивать задачи и контролировать их, а также составлять расписание.
Операция — это единица работ. После ее завершения появляется конкретная часть продукта.
Уточним, что руководитель проекта управляет до уровня пакета работ, которые далее разделяют и детализируют члены команды между собой. Это происходит до тех пор, пока не получится определить конкретного исполнителя операции, оценить длительность элемента и его трудоемкость.
В результате команда должна составить список всех операций. Для каждой из них следует прописать название и детальное описание. Так каждый участник сможет понять, какие именно действия ему следует совершить.
Представим, что есть проект по строительству дома.
Пакетом работ может быть, например, внутренняя отделка.
Работы в этом случае — отделка стен.
Операции — создание ровных и гладких поверхностей с помощью штукатурки, поклейка обоев.
Определение последовательности операций
Этот процесс помогает понять, как операции связаны друг с другом. Его цель — составить логический порядок работ, благодаря которому можно выполнять задачи с наибольшей эффективностью. Также такой перечень отражает все ограничения проекта.
Чтобы визуально отслеживать последовательность, команда должна сформировать сетевую диаграмму. Это графическое изображение комплекса работ, которое отражает их логическую последовательность, взаимосвязь и длительность. График может состоять из всех деталей проекта или только из нескольких связанных операций.
Элементы сетевой диаграммы расписания
Действительная работа — это операции, выполнение которых приводит к получению конкретного результат. Такие действия требуют времени и трудовых, материальных и финансовых ресурсов. На графике обозначим их сплошными линиями-стрелками. В проекте постройки дома это будет возведение стен, установка окон, проведение электричества.
Ожидание — операции, которые не требуют физических усилий, но занимают определенное время. Например, твердение бетона или высыхание фундамента.
Зависимость — логическая связь между двумя или несколькими работами, которая показывает, что начало одной работы требует результатов другой. Обозначается на графике пунктирными стрелками. Например, пока не будет возведен фундамент, строители не смогут проложить стены.
Событие — результат работы или момент завершения какого-либо процесса. На графике можно указывать итоги отдельных задач или группы. Например, покрасили стены или положили ламинат. Обозначаются кругами.
Код — начальное и конечное событие для отдельной работы. Обозначаются цифрами в круге.
Сетевая диаграмма будет выглядеть так:
Оценка ресурсов операций
На этом этапе команда определяет, какие виды ресурсов требуются для реализации операций, их объем и свойства. Это позволит рассчитать точную стоимость и длительность всего проекта.
Благодаря оценке ресурсов команда сможет сформировать требования к ресурсам операций. Например, для оклейки стен обоями понадобится 3 строителя, 15 рулонов обоев, 5 литров клея. Оценивать можно пакеты работ. Степень уточнения требований зависит от направления проекта. Обязательно указать, почему потребуется именно этот ресурс и почему его нужно именно столько, а также прописать, насколько средства доступны.
Также команда составит календарь ресурсов. Он учитывает рабочие и выходные дни и даты, в которые конкретные средства могут быть использованы и наоборот. С помощью календаря можно узнать периоды, в которые ресурсы доступны. Например, для благоустройства территории дома, понадобится песок. Чтобы его привезти на объект, команда арендует грузовую машину. В календаре будут указаны числа, на которые запланирована аренда.
Оценка длительности операций
Длительность операции — это время, которое необходимо для ее выполнения. Ее измеряют в часах или днях и изменяют на протяжении всего проекта.
Команда устанавливает продолжительность на основе оценок ресурсов и трудоемкости. Цель процесса — понять, за какое время можно выполнить отдельную операцию. Без этого не получится сформировать расписание.
По завершении этого процесса получаются оценки количества рабочих периодов. При чем команда всегда формирует промежутки возможных значений. Например:
«1 неделя ± 2 дня». Если участники работают 5 дней в неделю, тогда операция займет от 3 до 7 дней.
Вероятность того, что участники будут выполнять операцию больше 4 недель, составляет 25 %». Это значит, что шансы завершения задачи за 4 недели равны 75%.
Разработка расписания проекта
Процесс, который определяет плановые даты начала и завершения операций проекта. Расписание разрабатывают непрерывно по мере продвижения проекта. Есть вероятность, что придется проверять и изменять оценки длительности и ресурсозатрат. Утвержденный график используется как базовый, по нему команда сможет отслеживать продвижение проекта.
Действия для разработки расписания:
Определить начало и конец операций и контрольных этапов проекта.
Провести дополнительное исследование длительности и ресурсов.
Назначить ответственных на каждую операцию.
Определить, что начало и конец операций не конфликтуют с ресурсным календарем.
Составить расписания проекта можно с помощью:
диаграммы PERT;
диаграммы Ганта;
метода критического пути;
Базовое расписание принимают и одобряют заинтересованные стороны. Его нельзя менять просто так. Чтобы внести правки, придется пройти через все этапы контроля изменений. Такой график помогает сравнивать плановое начало и конец операций с фактическим, выявить отклонения и оперативно скорректировать работу.
Контроль расписания
Чтобы проект продвигался по плану, нужно отслеживать состояние операций и понимать, вовремя ли команда начала работу над ними и успеет ли закончить вовремя. Мониторинг позволяет выявить отклонения и оперативно устранить их.
Благодаря контролю расписания команда получает информацию о статусе и выполнении конкретных операций, формирует прогнозы о дальнейших событиях. Это позволяет отследить, какая часть проекта выполнена и определить его будущее.
Заключение
Управлять проектом становится легче, когда перед глазами команды находится расписание. С помощью него можно понять, какие действия и в какой момент нужно совершить, а также распределить ресурсы и установить длительность как одной операции, так и всего проекта. Один документ поможет снизить риск по возникновению отклонений от общего плана. Удобно, не правда?