Привет!

Я часто слышу, как люди задаются вопросом: «Как стать достигатором»?

Можно ли постоянно запускать проекты успешно и в срок? Как дотянуть проект до старта и запустить свой продукт? На мой взгляд, реализация проектов — это навык, которому можно научиться.

На связи Андрей. За последние 4 года в Госуслугах, да и на предыдущих местах работы, мне посчастливилось запускать десятки проектов: от небольших лендингов, которые нужно сделать за день-два, до сервисов с многочисленными функциональными возможностями. Часто проекты делались при дефиците ресурсов — команды разработки, времени на аналитику и реализацию — и имели жёсткие дедлайны.

Сегодня я расскажу про модель, которая не раз меня выручала и позволяла выстроить процесс реализации в любом проекте от старта до финиша. Я пользуюсь ею не только в работе, но и в жизни.

Статья будет полезна руководителям проектов, продукт-оунерам и продукт-менеджерам, да и в целом всем, и позволит достигать разных жизненных и рабочих целей.

Что вы узнаете

• С чего начинается проект? Как определить критерии его реализации?

• Почему важно составить план действий и быть в полной уверенности, что он реализуем?

• Как в рамках проекта понять, что всё идёт как надо?

• Чем опасны незавершённые и незакрытые проекты?

Это будет лонгрид, в конце которого у вас сложится полноценная картина, как применять модель. Я постараюсь найти понятные примеры. Желаю приятного чтения!

Волшебные четыре буквы

Модель, с которой мы познакомимся сегодня, называется T.O.T.E. Она состоит из четырёх этапов по количеству букв в её названии. Модель описывает стратегию реализации любого процесса от начала до конца и полностью универсальна: она работает как в маленьких бытовых делах, так и в проектах большого масштаба.

В статье я также буду употреблять русизм «тоут». Он означает проект или определённый процесс от его начала до завершения.

Начнём с описания каждого этапа модели. Я последовательно расскажу о функциях этапов, какие вопросы помогут их реализовать, а также приведу детали, на которые стоит обратить внимание. Я буду рассматривать примеры на основе бытовых ситуаций и проекта, который мы запустили совсем недавно на Госуслугах: портал для жителей Новороссии «Я в России».

Первый этап: Test 1 — Тест первый

Функции первого этапа:

• Формирование чёткого описания цели проекта и критериев её достижения

• Диагностика текущего состояния и имеющихся ресурсов

• Создание мотивации

• Запуск процесса реализации

Формируем цель и критерии её достижения

У каждого проекта есть основной смысл, ради которого он реализуется. Это идея, которая, по сути, является ядром всего проекта.

Очень часто на первом этапе совершаются ошибки, которые потом приводят к провалу проекта: продукт-оунеры с самого старта стараются придумать и заложить в продукт максимальное число фич, что приводит к увеличению бюджета и сроков реализации. В таком случае нужна приоритизация. Сфокусируйтесь на достижении смысла, удовлетворении ключевой потребности.

Отказаться от лишнего помогает вопрос: «Что случится, если этой функции не будет на первом этапе?» Если вы понимаете, что проект не теряет своей ценности, а реализация упрощается — смело отказывайтесь: новые функции можно добавить после запуска.

Отделить лишнее помогут исследования на фокус-группах — если потенциальные пользователи не выделяют функцию как приоритетную, её можно отложить.

На этапе «Тест 1» также определите метрики, которые позволят вам понять, что цель проекта достигнута. Чем конкретнее они сформулированы, тем точнее можно понять, достигнута цель или нет.

Для наших веб-сервисов мы пользуемся набором метрик:

• посещаемость — уникальные пользователи

• глубина просмотра

• конверсия — в нашем случае это переход к заказу услуги или в другую точку удовлетворения потребности

• обязательно обратная связь — CSI, лайки и дизлайки, вопросы пользователей

Это стандартный список, от сервиса к сервису он может быть расширен.

Метрики можно применять и в жизненных ситуациях, к примеру, размер ежемесячного заработка или время от работы до дома при реализации тоута по поиску нового места работы.

Какие вопросы помогут:

• Как понять, что цель достигнута?

• В чём конкретно будет измеряться достижение цели?

• Если бы цель можно было увидеть прямо сейчас, то как бы она выглядела, звучала или ощущалась?

Теперь перейдём к примерам. Представьте, что вы хотите приготовить себе яичницу. Вы сразу можете визуализировать её, представить запах готового горячего блюда на тарелке. Вы также можете определить критерии по своему вкусу: в ней должны быть 2 яйца, помидор и нарезанная кусочками колбаса, щепотка соли и перца. Блюдо должно быть горячим, но не обжигающим.

Другой пример, покупка машины. Возможно, вы также можете её визуализировать вплоть до конкретного цвета, модели и марки. Определите метрики реализации. Будет ли это новый автомобиль или БУ. Если БУ, то какой у него должен быть пробег и количество крашеных элементов. Решите, какой нужен кузов — купе, седан или внедорожник в зависимости от ваших жизненных потребностей и ценностей. Стоит определить как критичные, так и не особенно важные опции. К примеру, полный привод вам нужен, так как вы ездите за город круглый год, а там нет асфальта. А вот от трёхзонного климат-контроля вы сможете отказаться. Набор будет индивидуальным, но чем точнее вы выберите критерии, тем быстрее и легче получится выбрать автомобиль.

При разработке проекта портала для новых регионов, который служит примером в этой статье, мы хотели привлечь новых пользователей на портал, упростить жизнь граждан, которым пока доступны не все электронные услуги. Родилась идея создать базу знаний, где простым и понятным языком мы расскажем, что и как делать. Мы хотели описать основные жизненные ситуации, в которых гражданин взаимодействует с государством. Мы поставили цель описать 30-40 жизненных ситуаций — метрика 1.

Необходимая инфраструктура для оказания электронных государственных услуг в Новороссии ещё создаётся. Поэтому когда подать заявление онлайн невозможно, мы рассказываем, куда идти или по какому телефону позвонить для получения информации. Так в проекте появились разделы с картой и контактами.

Обязательно для таких сервисов мы делаем блок с обратной связью: возможность оставить лайк или дизлайк на каждую статью, а также написать вопрос, если что-то осталось непонятным. Это позволяет быстро дорабатывать проекты.

На старте мы также хотели добавить несколько уникальных для новых регионов электронных сервисов. Было принято решение запустить проект в начале сентября.

Помимо количества жизненных ситуаций, продуктовая команда поставила следующие метрики:

• ежедневная посещаемость — не менее 10 тысяч пользователей (метрика 2)

• доля лайков по отношению ко всем оценкам — не менее 75% (метрика 3)

• конверсия в поданные заявления по услугам — не менее 7% процентов от посещений

Низкий показатель конверсии обусловлен тем, что пока в Новороссии доступно не так много услуг — метрика 4

Диагностируем текущее состояние

Следующий компонент«Теста 1» — диагностика текущего состояния. Необходимо осознать точку старта: с чего мы начинаем и есть ли у нас необходимые ресурсы для реализации.

Часто люди недооценивают или переоценивают ресурсы, которые у них есть. И то и другое может привести к завалу тоута в самом начале.

Когда вы ставите перед собой цель, и кажется, что у вас ничего нет, то падает мотивация. Вы начинаете саботировать само действие. Но, как правило, большая часть ресурсов у человека уже есть: желание, жизненный опыт, деньги и время, при инвестировании которых можно привлечь других людей или овладеть дополнительными навыками.

Поверхностная инвентаризация первичного состояния и преувеличение изначальных возможностей может привести к тому, что вы начнёте пробуксовывать и терять время в процессе. Отсутствие опыта может привести к ошибкам, а неполноценная команда разработки — к срыву сроков или большому количеству багов. К примеру, у вас три разработчика и один тестер — код будет писаться быстро, а вот в тестировании может образоваться узкое горлышко.

Какие вопросы помогут:

• Где я нахожусь относительно моей цели уже сейчас?

• Какие ресурсы для реализации проекта у меня уже есть?

Когда мы готовим яичницу, нам нужно открыть холодильник и полку кухни и убедиться, что у нас есть нужные ингредиенты: яйца, помидор, колбаса, масло, соль и перец. Нужна плита и сковорода, а также навык готовки яичницы или поваренная книга. Ну и немного времени, чтобы её приготовить.

Для покупки машины в качестве ресурсов нужны деньги и время на её поиски. Если мы покупаем БУ, нам могут помочь внешние эксперты, которые подберут надёжный вариант. Будет большим плюсом опыт торговаться, так как он позволит получить хороший вариант за меньшую сумму.

При разработке портала «Я в России» у нас было достаточно много на самом старте:

• чёткая идея, что мы хотим сделать и зачем

• организационные возможности наших функциональных заказчиков — Минцифры и Единой России

• рабочая группа, включающая представителей органов власти, как федеральных, так и самих новых регионов

• команды аналитики, проектирования, редакции и разработки, которые уже делали подобные проекты

Однако нам не хватало полного понимания, на какие сервисы сделать упор. Эту задачу мы решали в рамках второго этапа модели (O).

Создаём мотивацию

В начале любого проекта важно создать мотивацию. Она побуждает нас перейти от слов к движению, позволяет преобразовать энергию в действие.

Какие вопросы помогут:

• Зачем я это делаю?

• Что в этом ценного?

• Почему без этого нельзя обойтись?

• Что даст мне реализация проекта?

В случае приготовления яичницы мотиватором служит голод, который хочется преобразовать в чувство сытости. При покупке машины – желание свободно перемещаться, перевозить семью и вещи, или, может, желание подчеркнуть свой статус.

При разработке портала для Новороссии нами двигало желание сделать жизни миллионов граждан лучше и удобнее, рассказать им понятным языком, как оформлять документы, пособия и выплаты, а также проинформировать об удобном способе получения электронных услуг, которые уже доступны.

Запускаем процесс реализации

Последним важным шагом на этапе «Тест 1» является определение первого шага, первого действия в проекте. Порой мы создаём тоуты, формулируя мысль «надо…» или «хорошо бы…», но так как не определяем первый шаг, то и не переходим к действиям. Надо бы заехать к родителям, прочитать определённую книгу, сходить на массаж и так далее. Проходят недели, а ничего не происходит.

Чтобы запустить процесс, нужно максимально чётко определить место и время первого шага. В этом отношении отлично помогают ежедневники, куда можно записать первое действие. Или можно сделать заметку в телефоне.

Первый шаг должен быть простым, реализуемым и не очень длительным. Если ваш первый шаг похож на отдельный большой проект, шансы его выполнения будут низкими.

Рассмотрим на примерах. При приготовлении яичницы вы достанете сковороду. При покупке машины вы можете начать с просмотра объявлений для определения уровня цен или чтения отзывов и просмотра обзоров, чтобы узнать, насколько конкретная модель отвечает вашим потребностям.

При создании портала отправной точкой являлась встреча, на которой мы в свободном общении формулировали гипотезы, а также набрасывали предварительный план реализации. И раз речь зашла о планировании, настало время переходить ко второму этапу.

Второй этап: Operations (Операции)

Итак, у нас уже есть понимание, где мы находимся и чего хотим достичь при реализации проекта. Мы определили метрики, которыми мы сможем измерить свой успех и нашли ответ на вопрос «зачем мы делаем этот проект?». Поняли, что у нас уже есть для достижения цели и определили первый шаг, а, возможно, и перешли к его реализации.

Смысл этапа «Операции» — подобрать чёткую последовательность действий, которая приведёт нас от изначальной точки к желаемому результату.

Функции второго этапа:

• Выбор действий для достижения критериев проекта

• Определение минимально достаточного набора шагов

• Выработка оптимальной последовательности

• Проработка разнообразия действий на случай, если что-то пойдёт не так

Выбираем действия для достижения критериев проекта

При изначальном выборе действий не обязательно формировать чёткую последовательность — достаточно составить список тех, которые будут способствовать достижению критерия результата. Вы сможете определить последовательность действий позднее.

При формировании списка операций люди часто совершают две ошибки, которые могут привести к краху проекта. Во-первых, мы включаем действия, которые нам недостаточно понятны.

К примеру, мы ставим задачу найти инвестора, но никогда не делали этого раньше. Мы не представляем, куда идти и к кому обратиться. Когда мы не понимаем, как сделать что-то, мозг часто саботирует выполнение операций. И если действие важно для достижения критериев, остальные действия не приведут к нужному результату.

Есть три способа, как расшифровать действия, выполнение которых нам непонятно. Нужно добавить операцию по обучению необходимому навыку — записаться на курсы или получить консультацию у человека, который это уже делал) — такой способ расширит наши возможности. Второй вариант — привлечь внешнего специалиста. Это сэкономит время и деньги, а также позволит достигнуть результата с высокой долей вероятности: опыт специалиста часто намного шире, чем учат на курсах.

Третий способ — найти альтернативу непонятному действию. К примеру, вместо поиска инвестора можно взять кредит в банке, попросить деньги у родных или знакомых, продать машину. Только проверьте, что альтернативные действия позволяют нам достичь критериев, обозначенных в «Тесте 1».

Ответ на вопрос «Как делать?» является ключевым при реализации проекта командой. Убедитесь, что ответственные понимают, как выполнять задачи, которые вы им поручаете. Можно попросить их проговорить, как они выполнят тот или иной пункт.

Другой ошибкой, которая мешает реализации проектов, является излишняя детализация списка действий. Чрезмерно подробное деление операций породит бесконечный список, который сложно удержать в голове. В тоуте «почистить зубы» можно запланировать потереть щёткой каждый зуб, но это будет явно избыточно.

Вернёмся к примерам. Чтобы не смущать читателя, сделаю уточнение: я специально буду давать список не по порядку, последовательность действий определяется позже. Это пригодится в сложных проектах, когда изначально может быть непонятно, какая операция за какой идёт.

Для приготовления яичницы список может включать действия:

• включить плиту

• разбить яйца

• разогреть сковороду

• порезать колбасу

• добавить соль

• прочитать рецепт в кулинарной книге

• добавить перец

• сервировать стол

• добавить зелени

• перемешать ингредиенты

• помыть посуду

Для покупки машины список действий может включать:

• провести анализ рынка

• посмотреть обзоры

• выбрать шорт-лист конкурентов

• оформить ОСАГО

• найти подборщика авто

• съездить на осмотр авто

• взять кредит

• поставить авто на учёт

• арендовать банковскую ячейку

• оформить КАСКО

• заключить договор купли-продажи

• продать предыдущий автомобиль

При создании портала Новороссии мы хотели:

• провести интервью и статистические исследования, чтобы выявить наиболее востребованные жизненные ситуации

• разработать формы обратной связи

• спроектировать единую структуру описания жизненных ситуаций

• спроектировать frontend и backend сервиса, чтобы было удобно обновлять контент

• провести общее тестирование

• подготовить описания 35—40 жизненных ситуаций

• разработать дополнительные уникальные сервисы для портала

• разработать frontend и backend портала

• провести тестирование на пользователях, чтобы проверить свои гипотезы

• нарисовать макеты, чтобы представить весь пользовательский путь

• подготовить материалы для запуска

• разработать PR-компанию

Определяем минимально достаточный набор шагов

Следующий важный шаг — отказ от неэффективных действий. Они требуют усилий и времени, могут спалить ресурсы, но не будут способствовать достижению критериев, поставленных в рамках «Теста 1».

Какие вопросы помогут:

• Какие из найденных действий обязательны к выполнению?

• Может ли какое-то действие реализовывать сразу несколько критериев?

• Необходимо ли конкретное действие для достижения критериев?

В случае с яичницей искать кулинарную книгу не нужно, если вы умеете её готовить. Если вы хотите быстро поесть в одиночестве, сервировка стола необязательна.

С машиной можно не тратить время на обзоры, если вы хотите конкретную модель. Да и подборщик вряд ли пригодится при покупке новой машины. КАСКО тоже не является обязательным пунктом.

На нашем портале мы решили ограничиться формами услуг, которые уже работают в новых регионах. Реализация дополнительных уникальных сервисов требовала значительного увеличения ресурсов, построения инфраструктуры, backend обработки заявлений, а следовательно, обучения сотрудников ведомств работе с ним. Это могло привести к задержке запуска. Мы бы резко увеличили объём разработки, хотя ещё не проверили основную гипотезу полезности сервиса и каждой жизненной ситуации для граждан.

Вырабатываем оптимальную последовательность

Итак, на прошлом шаге мы вычеркнули ненужные действия в рамках этапа Операций. Теперь пора приступить к формированию чёткого плана из оставшегося списка. Нужно определить, что вы будете делать в первую очередь, что — во вторую и так далее. Отнеситесь к этой процедуре с должным вниманием. Если нужные детали не окажутся на конвейере вашего проекта в нужный момент, проект будет простаивать.

Выделите также действия, которые можно делать параллельно. Это позволит сократить срок, а не ждать завершения одного действия для начала другого.

Мой читатель сможет разложить порядок действий при приготовлении яичницы или покупки машины самостоятельно, а план запуска портала я свернул ниже.

План реализации портала «Я в России»

1. Стадия исследований:

• провести глубинные интервью для выделения потребностей

• провести статистические исследования, чтобы понять, какие потребности наиболее востребованы

• придумать точки входа на портал для аудитории

2. Стадия аналитики и проектирования:

• разработать единую структуру ЖС

• изучить нормативные акты и особенности получения госуслуг

• подготовить макет описания жизненной ситуации

• подготовить макет главной страницы

• подготовить макет категории

• убедиться, что пользователи идут по сформированным пользовательским путям по макетам

• согласовать макеты с ведомствами

• разработать архитектуру решения

• подготовить постановки на backend и frontend

• проработать решения по информационной безопасности

3. Стадия подготовки контента:

• сформировать рабочие группы с ведомствами

• подготовить текстовое описание каждой жизненной ситуации

• придумать точку выхода для каждой жизненной ситуации — услуга, карта с учреждениями или контакты для связи

• согласовать весь контент

• убедиться, что контент понятен пользователям

• переложить контент на макеты и отрисовать несколько пользовательских путей

• согласовать пользовательские пути и контент с ведомствами

4. Стадия разработки:

• разработать базу данных

• разработать формы заполнения контента на backend

• разработать фронтальное приложение

• разработать уникальные фронтальные страницы с контентом

• настроить механизм обработки аналитических метрик

• интегрировать портал с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА)

• настроить средства информационной безопасности для защиты портала

• и многое другое — здесь подразумевается множество тикетов

5. Стадия тестирования:

• провести функциональное тестирование каждого тикета

• поправить баги и провести повторное тестирование

• провести нагрузочное тестирование

• провести закрытое тестирование портала ведомствами

• провести закрытое тестирование фокус-группой

• поправить сервис по замечаниям

• заполнить чек-лист для запуска нового сервиса

6. Стадия запуска:

• подготовить информационные материалы для запуска портала

• подготовить релизный план с точным временем релиза

• поставить релизы;

• проверить функционал в закрытом проде

• открыть функционал на всех пользователей

Прорабатываем план на случай, если что-то пойдёт не так

Какой бы понятный, подробный и совершенный план вы не подготовили, всегда есть риск, что на пути возникнут затруднения и всё пойдёт не так. Нужно будет заменить часть операций другими. Следует подумать об этом заранее, потому что в процессе это приведёт к потере времени и росту затрат ресурсов.

Заложенные изначально варианты операций помогут быть вам более гибкими и эффективными при достижении цели. Вы смените стратегию и спасёте проект, а не будете повторять действие снова и снова в надежде, что оно даст другой результат.

Какие вопросы помогут:

• Какие альтернативные действия могут пригодиться для достижения цели?

• Если какое-то действие не сработает, что я могу сделать другого?

При готовке яичницы можно заменить колбасу беконом, сосисками, ветчиной или ещё чем-нибудь мясным. Получится также вкусно.

Отправившись в салон за новым автомобилем, вы можете прийти в ужас от текущих цен. Тогда вы сможете выбрать надёжную машину до трёх лет, и она будет служить вам верой и правдой, если соответствует вашим критериям. Можно также выбрать машину без каких-то опций или ниже классом.

При реализации портала мы закладывали:

• возможные шаги по увеличению ресурсов в случае большого количества правок

• безопасные сроки, которые можно сдвинуть

• возможность пересечения различных стадий

• возможность оперативного отключения разделов

Третий этап: Test 2 (Тест 2)

При подготовке к третьему этапу мы уже выработали критерии, которым должен соответствовать наш проект, сделали первый шаг, а заодно наметили чёткий план действий, который мы должны выполнить. Мы также определили, что мы будем делать, если что-то пойдёт не так.

В рамках «Теста 2» мы проводим проверку достижения обозначенных критериев — в том ли направлении мы идём.

Основные функции теста второго:

• формирование промежуточных критериев результата

• сравнение текущего то есть промежуточного состояния с изначальным

Формируем промежуточные критерии результата

Воплощение любой цели реализуется на протяжении определённого отрезка времени, и чтобы достигнуть её, необходима фиксация промежуточных результатов. В зависимости от проекта это будут завершение стадии реализации или какой-то части конечного результата.

Какие вопросы помогут:

• Как вы поймёте, что двигаетесь к цели?

• Как вы поймёте, что наиболее значимые шаги были результативными?

• Как вы узнаете, что ваша цель реализована на 25, 50, 80%?

В качестве наглядной иллюстрации я хочу привести в пример свою электронную зубную щётку, которая работает две минуты и по-особому вибрирует каждые 30 секунд. В тоуте чистки зубов это служит сигналом для меня переходить к нижней челюсти после чистки верхних зубов.

При приготовлении яичницы вы можете понять продвижение к результату по разогретой сковороде, белеющему белку, шипению сковороды и появившемуся запаху готового блюда.

Покупая автомобиль, можно выделить следующие промежуточные шаги:

• выбор конкретного автомобиля

• заключение договора

• оформление страхового полиса

• постановка на учёт

В нашем проекте мы ориентировались и на стадии реализации, и на количество подготовленных ЖС. Когда в определённых задачах мы начинали отставать от календарного плана, мы оптимизировали ресурсы и повышали приоритеты соответствующих задач. Мы постоянно проводили встречи-статусы, где обсуждали выполненные задачи и ставили приоритеты.

Сравниваем промежуточное состояние с изначальным

Второй важный шаг «Теста 2» — контроль успешности действий при помощи сравнения с изначальным состоянием. Вы сможете осознать эффективность каждого шага и перейти к заранее продуманным запасным вариантам, если поймёте, что стоите на месте.

Какие вопросы помогут:

• Как я пойму, что достигаю результат?

• Как я пойму, что двигаюсь в нужном направлении?

• Как я пойму, что отклоняюсь от цели?

• Как я могу устранить возникающие сбои и ошибки?

На этапе «Тест 2» вы проводите анализ обратной связи на каждое совершённое действие, оценивая его относительно изначального состояния и критериев достижения цели. Большое количество каналов обратной связи позволяют повысить эффективность «Теста 2». В первую очередь вы можете провести «Тест 2» как логически, так и на уровне чувств или интуиции.

Попросите также других людей или экспертов оценить результаты ваших шагов. Они могут посмотреть на проект из их картины мира и опыта и дать вам более объективную оценку. Чужой совет помогает обнаружить новые инсайты, точнее сделать оценку, скорректировать шаги в нужный момент и избежать неудачи.

Если готовите яичницу в первый раз, вы будете сверяться с картинками в рецепте. Если вы выбрали подержанный автомобиль, попросите эксперта оценить его, закажите отчёт из электронного сервиса по юридической чистоте. Даже потратив немного дополнительных денег, вы сможете успешно завершить весь тоут.

При создании портала мы полагались на свой опыт и знания. Мы также прекрасно понимали, что мы простые люди, не застрахованные от ошибок. Спроектировав очередной макет или описание, мы проводили коридорные опросы, опрашивали потенциальных пользователей портала и сотрудников ведомств. На основании полученной обратной связи мы вносили изменения и проверяли снова. Тестировщики проверяли качество разработанных функций, заводили баги, а разработчики их правили. Шаг за шагом мы приближались к последнему этапу модели T.O.T.E.

Четвёртый этап: Exit (Выход)

Реализация любого проекта — это совершение порядка операций и постоянное тестирование текущего состояния относительно изначального: стали ли мы ближе к цели или нет. При необходимости мы вносим изменения и совершаем новые действия этапа «Операций» и проводим повторное тестирование на этапе «Тест 2».

У любого проекта, как и у любого процесса, есть конец. Это необязательно полное завершение или закрытие, а вполне возможно переход в новую стадию, характеризующуюся другими критериями, ресурсами и действиями. Тоут «поиск новой работы» заканчивается первым днём на новом рабочем месте, после чего начинается уже следующий тоут.

Этап выхода из проекта состоит из следующих шагов:

• принятие решения о продолжении или завершении достижения цели

• проверка надёжности достигнутого результата

• фиксация достигнутого результата и ритуал завершения цели —празднование победы

• высвобождение ресурсов для перехода к следующему проекту

Принимаем решение о продолжении или завершении проекта

На шаге принятия решения о продолжении или завершении проекта мы сверяем потраченные ресурсы, значимость проекта, достигнутые критерии с установленными изначально. Порой в значимых проектах имеет смысл вложить дополнительные ресурсы для того, чтобы убедиться в качестве достигнутого результата.

Бывают и обратные случаи, когда в процессе выполнения операций ценность проекта теряется. Или его реализация может привести к затратам столь больших ресурсов, что итоговый результат окажется невыгоден. В таком случае решение о прекращении является единственно верным. Можно выиграть игру, но потратить так много сил, что в итоге проиграешь в чемпионате. Можно продолжать читать интересную книгу всю ночь до победного конца, но тогда на следующий день будет тяжело встать с кровати и работать весь день.

Какие вопросы помогут:

• Как я пойму, что пора остановиться или продолжать процесс реализации?

• Как я пойму, что полностью достиг свою цель?

Для тех, кто готовил, яичницу определить её готовность не составит труда. Белок полностью белеет, желток в глазунье покрывается оболочкой. Это происходит примерно через 3—5 минут после разбивания яиц над горячей сковородой. Если в этот момент не остановиться, то блюдо начнёт пригорать.

Рассмотрим и негативный сценарий. Представим, что дома, в онлайн-доставке и в ближайших магазинах не оказалось яиц. Можно тратить время дальше и ехать за яйцами куда-то далеко, но так временные затраты будут слишком велики. А можно приготовить что-то другое.

При выборе авто вы должны рано или поздно остановиться на конкретном автомобиле. Как правило, хватает выбора из 2—3 хороших вариантов. Можно и дальше продолжать искать цену ниже или автомобиль получше, но бесконечный поиск не сделает из вас автовладельца.

В определённых ситуациях вы можете отказаться от покупки автомобиля, если вам резко понадобятся деньги на что-то другое. А если вы планируете ездить только летом на дачу, а в городе вам не нравятся платные парковки и длинные пробки, в сентябре покупку авто можно отложить, а деньги потратить на что-нибудь другое.

При реализации портала «Я в России» мы не успели доработать один раздел с жизненными ситуациями до того уровня, который мы считали необходимым. Мы приближались к сроку запуска и решили запустить портал без этого раздела. В результате портал работает и приносит пользу, а раздел мы добавим в ближайшем будущем.

Если бы в середине проекта мы узнали, что сильно поменяются нормативные акты, мы бы остановили работы до прояснения всех деталей.

Проверяем надёжность полученного результата

Важно также закрепить результат. Убедитесь, что достигнутые метрики — это не случайность, а уверенное достижение, которое не изменится завтра.

Какие вопросы помогут:

• Что убедит меня, что я получил что хотел

• Какая дополнительная проверка результата мне нужна

Поставив перед собой тарелку яичницы, вы можете быть уверены, что любой из членов вашей семьи не съест её вместо вас. Зарегистрировав авто, вы можете быть спокойны, что на нём нет обременений, win-номер не перебит, машина застрахована, а договор купли-продажи составлен верно. Шансы, что машину у вас отберут, стремятся к минимуму.

Перед запуском портала мы провели функциональное и нагрузочное тестирования, защитили его средствами информационной безопасности. Мы получили уверенность, что после запуска он продолжит работать для наших пользователей.

На момент написания этой статьи прошла неделя с запуска проекта: пока мы его не особенно пиарили, но на него ежедневно заходит порядка 20 тысяч человек. Наши жизненные ситуации получают среднюю долю лайков 87,5%. У нас доступны 32 жизненные ситуации, из которых около 10% пользователей перешли к оформлению услуг.

Мы получаем обратную связь пользователей и понимаем, что ещё нужно улучшить или поправить, и обязательно сделаем это при дальнейшем развитии. Но в целом есть ощущение, что мы реализовали полезный и хороший проект.

Празднуем победу

Одной из самых приятных стадий выхода из проекта является ритуал его закрытия или празднование успеха. Люди отличаются от роботов и по своей природе эмоциональны, поэтому не стоит пренебрегать этим шагом. Вы получите фиксацию своего результата. Покупка какого-то символа, который будет стоять перед глазами и напоминать, что вы смогли — это важное событие. Или можно побаловать себя чем-то вкусненьким. Позвольте себе получить моральное удовлетворение от реализации проекта, ведь с ним придёт и мотивация делать следующие.

Вспомните последний звонок в школе или вручение диплома в вузе — это яркие примеры ритуала завершения тоута. Или покупка какого-то важного предмета с первой зарплаты на новом месте работы. Многие подводят итоги календарного года и обновляют свои цели на следующий, причём делают это и на корпоративе с коллегами, и дома под бой курантов в семейном кругу.

Впервые приготовив яичницу, я, будучи маленьким ребёнком, с гордостью рассказал об этом маме. У меня в телефоне есть фотографии моих купленных машин с новыми блестящими номерами. Я также давал прокатиться на них своим близким родным и друзьям.

Завершая важный проект, я стараюсь купить какую-нибудь вещь или сувенир, который будет стоять на моём столе и напоминать о победе.

После запуска «Я в России» мы провели ретро, где поблагодарили друг друга за хорошую работу. А ещё у меня останется эта статья, которая позволит снова и снова испытать эмоции от пройденного пути.

Освобождаем ресурсы для следующего проекта

Завершающий шаг выхода — освобождение ресурсов для перехода к новой цели. Важно уметь вовремя переключить внимание на новые задачи, чтобы использовать имеющиеся ресурсы максимально эффективно и достигать большего.

Какие вопросы помогут:

• Как и когда я переключусь на достижение других целей

• Как я могу использовать полученный опыт и ресурсы для достижения других целей

Позавтракав и поставив тарелку и сковороду в посудомойку, вы возможно задумаетесь о работе и пойдёте дальше готовиться к поездке в офис. Припарковав машину, вы больше не будете тратить выходные на просмотр вариантов и, возможно, проведёте время с семьёй.

Запустив портал, мы на определённое время остановились, чтобы замерить метрики и убедиться, что наши гипотезы достигнуты. Конечно, портал будет развиваться и дальше, что-то мы подкорректируем, но он потребует меньше ресурсов на развитие. В дальнейшем часть команды переключится на другие проекты, разработчики начнут писать новые сервисы.

Общие правила

Итак, мы подробно рассмотрели всю модель T.O.T.E., поняли, в чём смысл каждого шага. Мы изучили вопросы, ответы на которые помогут найти выход на любой стадии проекта. Также я рассказал об ошибках, которые могут подстерегать на пути, и разобрал этапы тоута на бытовых и рабочих примерах.

Для вашего удобства я нарисовал схему работы T.O.T.E со всеми шагами и ключевыми вопросами.

Теперь я хочу поделиться правилами, которые действуют для всех тоутов и помогут вам ещё лучше применять модель.

Тоут планирования и тоут реализации

Профессиональные спортсмены очень часто в голове проживают весь опыт ещё до совершения его в жизни. Во время трансляций бобслея можно увидеть, как спортсмены готовятся и мысленно проезжают всю трассу. Футболист, готовящийся нанести штрафной удар, смотрит на расположение стенки и мяча, размеренными шагами от него отходит и мысленно представляет, куда он нанесёт удар.

Весь тоут можно проделать и прожить в своей голове на берегу и ощутить итоговый результат. Это позволит сэкономить значительный когнитивный ресурс во время реализации. Вы уже представите, как достигаете результат, и вам остаётся просто повторить все действия в жизни, что намного проще.

Я часто визуализирую результат в своей голове, когда проектирую сервисы: я представляю каждый раздел, как он выглядит, какая информация в нём содержится. Затем мне останется только сесть за фигму и отрисовать ту картину, что есть в моей голове. Конечно, в реализации я поправлю отдельные детали, но сам скелет сервиса есть в моей голове изначально.

Следует также применять модель T.O.T.E. непосредственно при реализации. Это позволит контролировать ситуацию, опираться на факторы реального мира. Не обладая знаниями, вы придумали одно, а реальность может оказаться другой. Вы сможете пройти по шагам в любой стадии проекта и скорректировать критерии, операции и точку выхода в зависимости от новых обстоятельств. Не расстраивайтесь, ведь вы стали опытнее, а ваш проект от этого только выиграет.

Тоут в тоуте

Некоторые проекты настолько масштабны, что пугают своим размером. Непонятно, как к нему подступиться, а ваш мозг начинает саботировать проект. Зачем делать что-то сегодня, если запустить нужно через год. Но вы не заметите, как пролетит день, неделя, месяц, полгода, а вы находитесь почти на точке старта.

Полезность модели в том, что любой тоут можно поделить на тоуты поменьше, назначить контрольные промежуточные точки, и распределить их по времени. Так проект станет более реализуемым, и вы поймёте, что можете совладать с вашей целью.

Если вернуться к списку задач проекта для Новороссии (я его приводил в свёрнутом виде в разделе операций), вы увидите, что реализация проекта была поделена на стадии. Каждая стадия представляет собой отдельный тоут, по завершении которого мы считали полученные артефакты принятыми и к ним больше не возвращались, часть команды освобождалась и переключалась на другие задачи, а другая только начинала работать. Это намного эффективнее, чем собирать всех ответственных с самого первого и до последнего дня.

Правило работает и в обратную сторону. Иногда мы совершаем будничные вещи, которые совсем не мотивируют. Отдельный поход в спортзал может быть даже неприятным — мозг твердит об усталости, а предстоит силовая тренировка. Но представьте, что в это время вы находитесь в тоуте «стать здоровым и сильным человеком», а это лишь маленький, но очень нужный шажок на пути к цели. Вы забудете об усталости сразу после тренировки, может быть, в душе или сауне, а эффект от занятий приблизит вас к вашей масштабной цели.

Цельтесь в качество, а не в количество

Я иногда вижу менеджеров, которые берут на себя очень много проектов, как будто они попали на распродажу. Большое число проектов может впечатлить коллегу, но вряд ли позволит реализовать всё максимально эффективно.

Наши возможности мозга ограничены, он может фокусироваться на чём-то, но удержать в голове и параллельно делать десяток задач он не сможет. Конечно, есть вещи, которые мы уже хорошо освоили, а тоут прочно внедрился в нашу голову, мы знаем каждое действие, приводящее к результату. Опытный водитель может спокойно вести важные переговоры по дороге на работу, так как ему хорошо знакомы его автомобиль, маршрут, а действия доведены до автоматизма. Но выехав на дорогу первый раз, человек будет сконцентрирован на каждом манёвре, и лучше его не отвлекать.

Любители почитать перед сном хранят на прикроватной тумбочке несколько книг, которые они читают параллельно. В результате не дочитывают их до конца, и книги могут пылиться месяцами. Узнали себя? Закройте ненужные тоуты, оставьте только одну книжку, которую хочется прочитать больше всего, а остальные уберите с глаз долой. Так вы скорее прочитаете не только первую, но и последующие книги.

Разберите свой стол и уберите всё лишнее. Даже если вы не переключаетесь на незакрытые тоуты осознанно, всё равно они будут сидеть в подсознании и говорить «Надо, надо, надо…». Будьте хозяином своих тоутов, а не позволяйте им захватить власть над собой. Закройте ненужные тоуты, ведь так вы дадите дополнительные силы и ресурсы самым приоритетным.

Что делать, если вам поручили множество сложных проектов, которые требуют большого количества вашего внимания и ресурсов? По возможности делегируйте их коллегам, которые будут гореть проектом, а сами уделяйте время на статусы и проведение «Тестов 2» при их реализации.

Вся жизнь состоит из тоутов

Это правило я оставил напоследок, так как оно поможет интегрировать модель в свою жизнь. Каждый день мы ставим себе цели и совершаем какие-то действия. И любое из них является операцией в одном, а быть может, и в нескольких тоутах.

Когда вы берёте в руки зубную щётку, вы открываете тоут чистки зубов и находитесь в тоуте собирания на работу.

Чтобы лучше освоить модель, найдите несколько понятных вам тоутов, которые вы делаете каждый день. За считаные минуты в голове вы найдёте отправную точку, критерии результата, список действий, альтернативные операции. Вы осознаете, как вы понимаете, что находитесь в процессе достижения результата и как достигаете конечный результат, как вы освобождаете ресурсы и приступаете к другим делам.

Проделайте упражнение несколько раз на разных тоутах. Так вы поймёте механику модели, осознаете, что применяли её всю жизнь, может быть неосознанно. Совсем скоро вы сможете применить её и в сложных проектах, которые вы обязательно реализуете! Я вам искренне этого желаю!

Если что-то осталось непонятным или вы хотите поделиться обратной связью, напишите комментарий. Я с радостью вам отвечу.