У меня есть подруга, которая давно работает кадровиком в IT-компании. На майских она рассказала мне, как устала вручную вбивать данные по трудозатратам в табели рабочего времени. Главная проблема, по её словам, — отсутствие интеграции систем. 

Сотрудники работают и фиксируют трудозатраты в Jira, но в 1С они не подгружаются. В итоге отделу кадров приходится собирать с руководителей данные по отработанным часам и заносить всё вручную, случаются ошибки, все приходится пересчитывать и так по кругу.

По моему опыту решить эту проблему (и множество других) может единая корпоративная информационная система. Давайте в этой статье разберёмся, как она работает и каких результатов можно достичь, имея централизованное решение.

Содержание

Что такое КИС
Четыре преимущества единой системы над разрозненными сервисами
BPM-система в роли единой КИС
Плюсы BPM-системы для бизнеса

Что такое КИС

Корпоративная информационная система — это комплекс взаимосвязанных информационных технологий и программных решений, который объединяет  внутренние и внешние источники данных для эффективного управления. 

То есть, это решение, с помощью которого отдел моей подруги освободился бы от огромного количества ручного труда: внесения данных в 1С, проверок и пересчётов. Руководители бы тоже экономили время — им не пришлось бы собирать трудозатраты самим, за них это сделала бы система.  

Сейчас отдельные корпоративные информационные системы есть в каждом более-менее цифровизированном бизнесе. К ним относятся CRM, ERP-системы, HRM, программы для управления проектами, BI-решения и ещё много всего.

Чаще всего компании используют несколько специализированных решений, заточенных под определенные функции. Например, для непосредственной работы у сотрудников могут быть отдельные решения:

• Planfix — для управления проектами,

• WEEK — для контроля задач,

• Битрикс24 — для работы с клиентами,

• Squadus — для общения,

• Р7 Офис — для работы с документами.

По самым средним моим расчётам, в этом случае затраты на лицензии одному специалисту могут составить около 30 тыс. рублей.

При этом у бухгалтерии и HR будут дополнительные 1С, Potok или Хантфлоу. С ними стоимость лицензий на все инструменты для рабочего места возрастает до 37-74 тыс. рублей.

Единая КИС же охватывает все аспекты деятельности бизнеса — от финансов и продаж до управления ресурсами и персоналом — и при этом позволяет сотрудникам обогащать данные. В итоге получаются исчерпывающие отчёты и более точные прогнозы. 

К тому же, это значительно безопаснее. Нам не нужно давать сотруднику доступ к миллиону систем, достаточно открыть для него конкретные отчёты или поля. 

Конечно, на рынке нет решения, которое самостоятельно закроет все потребности бизнеса. Но можно попробовать одной системой закрыть большинство потребностей и интегрировать её с другими решениями, и вы получите не столь дорогой, но столь же функциональный инструмент.

Кроме денег, у централизованной КИС есть ещё несколько плюсов. Рассмотрим их подробнее.

Четыре преимущества единой системы над разрозненными сервисами

Интегрированность данных

Единая корпоративная система управления предотвращает дублирование данных, экономит время и снижает риск ошибок. Она агрегирует информацию из различных инструментов, упрощает поиск необходимых данных, а ещё сотрудникам не нужно адаптироваться к разным интерфейсам.

Например, сотрудники нашего клиента ТПХ «Русклимат» каждый день получают много обращений от покупателей. Раньше они работали в Naumen, 1C и отдельном портале одновременно, заявки приходили на горячую линию, в Outlook, на сайты и в соцсети. Обращения хранились в разных базах, не было единого канала для коммуникаций с коллегами или подрядчиками.

Мы интегрировали все обращения и рекламации в одну программу, которая автоматически маршрутизирует их и оповещает ответственных. Это ускорило обработку 300 обращений с 9 часов до 40 минут и упростило рабочие процессы.

Автоматизация процессов на уровне компании, а не отделов

КИС позволяет автоматизировать рутинные задачи вроде ввода данных, контроля задач и управления документооборотом. Это снимает нагрузку с сотрудников, и у них появляется время для реально важных задач.

В частности, мы делегировали КИС составление отчётов. Система сама собирает данные в таблицу, подсвечивает их разным цветом, а затем отправляет руководителю в пятницу в 12.00.

Документооборот тоже автоматизирован — система сама создаёт договоры по заданным шаблонам и уведомляет ответственных. А если что-то нужно переделать, документ вернётся на предыдущие шаги и система проведёт его по жизненному циклу заново.

Простота масштабирования и адаптации под потребности бизнеса 

Централизованную КИС, даже если к ней подключены другие внешние решения, проще развивать и масштабировать, чем зоопарк систем. Когда администраторы умеют настраивать определённый продукт, им не нужно осваивать новые. А ещё гораздо проще настраивать взаимосвязи между модулями одной системы, чем между отдельными решениями.

Так, в 2016 году мы внедрили BPM-систему «Первая Форма» в Фонд «Сколково» для автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А через три года решение выросло в суперапп SkolCity с доступом ко всем сервисам Инновационного Центра, от Международной Гимназии до жилых кварталов. 

Чтобы расширить функции КИС, её можно интегрировать с другими системами. У нас за это отвечает автогенерация API, а также возможность написать свои коннекторы для интеграций разных форматов. Примеры: 1С Бухгалтерия, Босс-Кадровик, Контур.Фокус. О несовместимости различных решений переживать не приходится.

Для одного из наших клиентов мы настраивали процесс согласования командировок и передачи данных в 1С:ЗУП. В какой-то момент сотрудники компании стали так часто уезжать, что понадобились дополнительные проверки: как часто сотрудник ездит в один и тот же город, по какой причине. Ещё мы изменили матрицу согласования — теперь в зависимости от цели поездки и суммы затрат к процессу подключаются и другие подразделения. На 1С:ЗУП и самой интеграции это никак не сказалось.

Улучшение рабочих коммуникаций и точное управление

Ну и последнее преимущество — это просто удобнее, чем переключаться между кучей программ. Обычно на то, чтобы вернуть фокус внимания, уходит 15-20 минут, об этом говорят исследования. 

Например, рабочий день нашего директора по маркетингу выглядит так: проанализировать показатели, распланировать задачи, пообщаться с другими отделами и партнёрами, поработать с данными из CRM и рекламных кабинетов.  

В системе он настроил себе рабочее место с календарём, чатами и видеосвязью, почтовым клиентом, канбаном и ещё много с чем. Теперь ему не приходится переключаться между сервисами. Подробнее он рассказывал в своей статье, оставлю её здесь. 

BPM-система в роли единой КИС

Давайте рассмотрим BPM-систему «Первая Форма» как единую КИС для крупного бизнеса. Решение позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы компании и предоставляет инструменты для быстрого и эффективного выполнения задач. 

Вот несколько примеров того, что может входить в единую КИС на базе «Первой Формы»:

• CRM для B2B-продаж длинного цикла;

• СЭД с возможностью настроить любые матрицы согласования;

• Автоматизированная HR-система с корпоративным интранет-порталом и центром самообслуживания сотрудников;

• Service Desk;

• SRM для управления закупками;

• Проектное управление по любой методологии с канбаном и Гантом;

• Интерактивная аналитика;

• База знаний в wiki-формате;

• Встроенная видеоконференцсвязь, чаты, почтовый клиент и календарь. 

Под капотом остаётся учётная система и отраслевое ПО, которые могут передавать данные в BPM-решение. А вы можете автоматизировать любые процессы и делать основополагающими любые функции.

Плюсы BPM-системы для бизнеса 

Бизнес-процессы можно настроить под специфические нужды компании

Специализированные системы, такие как CRM или HRM, заточены под конкретную зону ответственности и предлагают ограниченную степень кастомизации. Многие точечные доработки сделать без вендора не получится, адаптироваться к изменениям в других отделах — тоже.

Пример: у страховой компании «Уралсиб Страхование» сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании. Всё это нельзя было реализовать в их прошлой СЭД, зато получилось в BPM-конструкторе.

Систему можно адаптировать к любой отрасли и бизнес-модели

Благодаря low-code конструктору и языку скриптов конкретно в «Первой Форме» можно настроить процессы любой отрасли: от ресторанов до нефтедобычи. В системе будут необходимые шаблоны, автоматизации, дашборды с оперативной аналитикой. При этом в одной системе смогут работать самые разные подразделения.

У нас есть клиент, который ведёт в системе разработку и продажи продуктов питания. Проектное управление переходит в работу с розничными точками. В системе менеджеры могут:

• контролировать раскладку товара, 

• запускать маркетинговые активности, 

• собирать данные о продажах, 

• анализировать цены конкурентов.

В результате компания быстро реагирует на изменения спроса, актуализирует продукты и эффективно развивает продажи.

В процессе работы наши бизнес-аналитики учатся не только настраивать собственное решение, но и работать с отраслевыми информационными системами. У нас есть клиенты из фарминдустрии, ритейла, добывающей промышленности и других сфер. Если хотите узнать больше, переходите по ссылке на вакансию. Буду рада видеть вас в своей команде :)