Вот вам типичная история: есть компания N численностью 2 тыс. сотрудников, люди работают на производственных площадках и в офисах. Вдруг усилилась текучка, и поток новичков ломает хоть как-то выстроенные процессы. Руководители жалуются, что в компании нет централизованной базы знаний — люди элементарно не понимают, как оформить нужные документы и получить технику, задают много вопросов (или не задают и ничего не понимают). Да и погружение в рабочие задачи хорошо идёт только там, где за этот процесс взялся прямой руководитель (читай: бросил часть дел и отвечает на все вопросы).
Кто виноват и что делать? Мой ответ такой: конечно, нужно прописать регламенты и создать нормальную систему интеграции новых сотрудников в компанию. Но быстрое решение — хотя бы собрать единую базу знаний с ответами на часто задаваемые вопросы и разместить её на корпоративном портале. По опросам, 57% сотрудников считают интранет и корпортал делом бесполезным, но это у них нормального не было. В этой статье я расскажу, каким внутренний портал может быть, какие проблемы он может решать и чем он вообще полезен.
Что такое корпоративный портал
Корпоративный портал компании – это внутренний ресурс, где сотрудники могут найти информацию о компании, корпоративные новости, внутренние документы, контакты коллег и многое другое.
Функциональность современного корпоративного портала может включать:
различные средства коммуникации,
аналитику,
сервисы для сотрудников от HR до IT,
целые процессы, например, СЭД и CRM.
При этом портал также может интегрироваться с учётными системами для большего удобства пользователей. Всё чаще это не простенький сайт, а целая платформа, которая становится настоящим «электронным офисом» сотрудника, доступным в любое время с любого устройства. Здесь он может как выполнять свою работу, так и получать нужные ему услуги от смежников.
А теперь о том, как он работает на практике.
Онбординг и обучение персонала
А вот и ответ на вопрос, как можно решить проблему новичков с помощью портала. На нём можно публиковать ссылки на материалы базы знаний и новые инструкции, а также разместить оргструктуру компании с контактами сотрудников.
Расскажу, как это работает у нас. Каждый отдел в оргструктуре связан со статьёй из базы знаний. Материал помогает понять, чем занимаются сотрудники этого отдела и с какими вопросами к ним можно прийти. Руководителям не нужно отвечать на десятки однотипных вопросов в том, к кому обратиться за справкой или кто может помочь со входом в систему.
Внутренние тренинги, инструктажи и синхронизации по текущему положению дел тоже проходят в системе. Объявления о событиях мы публикуем на портале, чтобы коллеги точно знали, куда и во сколько подключаться.
Информирование сотрудников
Корпоративный портал даёт организованный доступ к необходимой информации. Возьмём, например, новости: в крупной компании они часто локализуются в отделах и подразделениях, а остальные сотрудники могут упустить важное. С корпоративным порталом такого не будет (главное — не забывать публиковать что-то на него).
Например, одна бывшая коллега делилась со мной, что в новой компании важная информация доходит с задержкой. Когда на майских праздниках командам обновили посменный график работы, не все узнали об этом вовремя. Кто-то и вовсе проснулся 2 мая от звонка начальства.
Доступ к оперативной аналитике
Посмотрим, чем ещё корпоративный портал помогает руководителям. Его можно интегрировать с BI-системами, чтобы было проще мониторить KPI, финансовые потоки и маржинальность проектов в реальном времени. Так можно быстрее принимать управленческие решения.
Данные можно отобразить в виде диаграмм, таблиц, списков — как удобно сотрудникам. Например, у нашего отдела техподдержки есть дашборд, который помогает контролировать обращения клиентов и собственную эффективность.
Важные показатели кликабельны — можно перейти в карточку клиента или конкретную задачу, посмотреть детализацию расчётов.
Централизованный сбор заявок сотрудников в различные отделы
Пока в компании не очень много сотрудников, работать с их обращениями можно вручную. Раз в год кто-то запросит новую мышку, раз в месяц что-то случится с техникой — тут автоматизация не нужна.
Но с ростом компании можно автоматизировать работу с запросами в IT и другие отделы. Так было и у нашего клиента, компании «Световые Технологии». Чтобы сотрудникам не нужно было вручную управлять обращениями, настроили портал для отправки заявок во все службы.
На нём можно:
подать заявку в любое подразделение — запросить справку 2-НДФЛ, заказать новую мышку;
посмотреть аналитические данные;
предложить идею для развития компании;
узнать показатели своего отдела по закрытым в срок задачам и многое другое.
Сейчас, кроме единого окна обращений, в системе автоматизировано 60 бизнес-процессов. «Первую Форму» каждый день используют 550+ сотрудников в восьми городах России, европейских странах и даже в Индии, для этого система переведена на разные языки.
Портал значительно сокращает время на рутинные действия, например, на оформление отпусков. Покажу, как это устроено у нас в компании. В системе есть:
шаблоны документов, которые система заполняет сама,
автоматический запрос подписей у согласующих,
интеграции с календарями и 1С.
Система сама ставит задачи кадровому отделу, пересылает данные в 1С и проставляет отсутствие сотрудника. А во время отпуска все его задачи сотрудника передаются его заместителю. Там же на портале можно посмотреть, кто именно останется ответственным.
Среда для общения сотрудников и документооборота
Ещё одна функция портала — упрощение документооборота. Конечно, в каждой компании свой процесс работы с документами: есть уникальные матрицы согласования, особенности подписания, запроса мнения и прочего.
В фармацевтических компаниях документооборот вообще должен соответствовать стандарту GMP о соблюдении на производстве правил безопасности и требований к качеству. Все документы должны храниться в структурированном архиве с возможностью проводить регулярный аудит, отслеживать версии и управлять доступом для сотрудников.
Такой документооборот я однажды настраивала для нашего клиента из сегмента фармы. Мы с командой внедрили его в корпоративный портал, который помогает отслеживать местонахождение документов, сроки возврата и многое другое. А система контролирует, чтобы сотрудники заполняли всю информацию о документах — так поиск по архиву становится более точным.
В компании каждый год обрабатывают около 3 тыс. документов, и чтобы на этот процесс не тратили много времени, на портале есть нужные шаблоны. Из них система сама генерирует документы и контролирует процесс их согласования. Там же можно посмотреть сводный реестр по всем документам и регламентам.
Все данные о сотруднике в личном кабинете
Здесь можно разместить индивидуальные показатели KPI и прогресс по ним, подробную информацию о мотивации, отчёт о зарплатных начислениях. Кабинет также можно интегрировать с HRM и ERP-системами, чтобы сотрудник всегда был в курсе, например, сколько дней отпуска ему сейчас доступно.
Для себя мы ещё настроили интерактивные списки ближайших отпусков и дней рождений коллег. Очень удобно, когда планируешь свой отдых заранее, — можно избежать пересечений. А дни рождения — просто для души и возможности сделать сюрприз коллеге в командном чатике ?.
При этом доступ ко всем данным в кабинете есть только у пользователя, который прошёл аутентификацию. Она может быть защищена дополнительным фактором, например, по SMS, пушу или через Telegram.
Самое важное в корпоративном портале
Корпоративный портал собирает все нужные пользователю процессы в одном месте. У каждого отдела при этом может быть свой портал, где можно посмотреть важные для работы данные:
проекты в работе,
HR-задачи,
документы,
запросы в отдел закупок,
обращения в поддержку,
клиентов в воронке продаж и другое.
Самое главное в корпоративном портале — то, что он позволяет эффективно выполнять должностные обязанности. Он подсвечивает самое нужное, но и редко используемые сервисы тоже остаются в доступе.
That’s all! Надеюсь, корпоративный портал поможет вам также, как помогает нам :).
Комментарии (31)
IvanSTV
26.06.2024 09:37+2Вдруг усилилась текучка
вот эту проблему и надо решать, а не корпоративным порталом сотрудников чипировать.
lutlet
26.06.2024 09:37Это всё выглядит, конечно, ладно и складно. Можно всё настроить и т.д.
Можно, да, а как сотрудников дисциплинировать? Чтобы они реально всеми этими примочками пользовались
purtova Автор
26.06.2024 09:37тут легко: если портал действительно полезный, если на нём размещены материалы и сервисы, которые нужны сотрудникам, то заставлять будет не нужно
PereslavlFoto
26.06.2024 09:37Во вводной вы писали, что начальник не может бросить свою работу и отвечать на вопросы сотрудников.
А кто же может бросить свою работу и заполнять портал? Ведь это должны делать носители знаний, сиречь начальники. А сейчас у них нету времени даже на обучение своих подчинённых.
purtova Автор
26.06.2024 09:37так мы из этой предпосылки и исходим. если компания понимает, что у них на регулярной основе возникают задачи, где нужно сильное вовлечение в онбординг - они создают инструмент, который это на себя берёт. иначе они не выйдут из замкнутого круга
PereslavlFoto
26.06.2024 09:37Для запуска инструмента нужны ресурсы, которых нет. Вот в чём засада.
Инструмент сам по себе не содержит никакой информации, поэтому не может ничего делать. Чтобы насытить его информацией, нужно привлечь к этому сотрудников. Сотрудники заняты и поэтому не могут насытить его информацией (они даже обучать своих подчинённых не могут).
Что делать в этой ситуации? Может быть, довести рабочий день до 11 часов, а рабочую неделю до 6 дней?
— Нет, закон не позволяет.
Может быть, уменьшить число задач?
— Нет, бизнес не позволяет.
Может быть, реже собирать совещания?
— Совещания завотделами уже только раз в неделю, куда уж реже.
Может быть, потратить больше денег на увеличение числа сотрудников?
— Но ведь их некому обучать.
Может быть, запретить телефонные переговоры и отключить восьмёрку?
— Уже сделали, не помогает.
Может быть, ввести дневники учёта рабочего времени?
— Люди не успевают их вести.
Может быть, купить более производительное оборудование?
— Тогда не хватит денег на зарплату.
В общем, задача остаётся по-прежнему нерешаемой.
purtova Автор
26.06.2024 09:37по частям можно съесть лягушку любого размера, поговорите со знающими руководителями проектов
PereslavlFoto
26.06.2024 09:37То есть руководитель, у которого нет времени на обучение сотрудников, вдруг найдёт время на заполнение портала? Боюсь, это время ему сразу займут другими задачами.
ionicman
26.06.2024 09:37В большинстве случаев корппорталы - эту ужасная хрень из цикла "мы вместе, поднатужимся и станем лучше" - обычно там корпгазеты и новости (никто не читает), выс..ры меркетологов (аналогично), достжения корпы (вообще никто не открывает) и т.д.
Самое главное - орагнизовано это так, что пользоваться или найти там что-то категорически невозможно - оттуда и отношение соотвествующее.
Хороший портал - это корп. телефонный справочник, заявки в техслужбу (а также на занимание пегеоворок и тд), емердженси-объявляения и типичные документы (заявы на отпуск) + удобная навигация по этому И ВСЕ! Да, совсем. Т.е. правильный корппортал - очень лакончиная, четкая по структуре и дизайну система с только нужными функциями и сервисами с прозрачной навигацией - все остальное там не неужно.
Но маркетолухи, красные директора и эффективные менеджеры сделать такое не дадут - какже юез новостной ленты и достижений и другого буллщита - и все оно в резуьтате в нем и тонет и никто не пользуется (ибо большинство сотрудников клали на все успехи, спичи и достижения корпы - и это правильно - им достаточно своего отдела и своей работы).
ceochupin
26.06.2024 09:37Сотрудникам одно: объявления, контакты с занятостью, свой лк, где посмотреть прошлые/будущие выплаты, справки и тд. Руководителям подразделений другое: kpi по отделу, сводные отчеты по смежным подразделениям. ТОП-менеджменту третье: финансовые и фактические/плановые показатели всей компании
ionicman
26.06.2024 09:37Вы мешаете корппортал и совсем другие бизнес сервисы, которые должны быть отдельными системами (но да, можео сделать для них быстрые линки на портале).
Их все нужно делать отдельными системами, хотя-бы потому что функционал разнится очень сильно + предотвращение утечек, минимизация возможности взлома и диверсификация отказоустойчивости.
Корппотал - это то, что доступно ЛЮБОМУ сотруднику корпорации, независимо от должности или чего-то еще.
Никаких ЛК на корппоратле быть не должно. Именно из-за стремления свести все что только можно в него, он и превращается в неюзабельную помойку.
PereslavlFoto
26.06.2024 09:37Если делать их отдельными системами, будет ли результат дешевле, чем один корпоративный портал? Можно ли будет сэкономить на стоимости ПО и аппаратуры?
ionicman
26.06.2024 09:37Естественно, при такой сложности, будет и дешевле и проще управляемей и проще обновляемей и безопасней. Недаром народ монолиты на микросервисы расколачивает (хотя, естественно и те и те имеют право на жизнь).
Пример - ваши программисты доьавляют код с уязвимостью на портал-монолит - этим компромитируют ВСЕ сервисы целиком, другой пример - добавляют его на корппортал на котором нет особо чувствительных данных - проблема есть но гораздо менее катострофичная. Другой пример - вам надо добавить новый функционал в какую либо часть монолита - требуется согласование и проверка на совместимость со всеми вашими системами и сервисами на монолите, или вдля одной системы - что проще?
PereslavlFoto
26.06.2024 09:37Возьмём пример.
Корпоративный портал работает на компьютере. Этот компьютер уже не справляется, поэтому надо его заменить. Денег на покупку другого компьютера нет, то есть надо разделить корпоративный портал на три — чтобы эти три подсайта могли или работать на том же компьютере, но быстрее, — или чтобы эти три подсайта могли работать на другом компьютере, подешевле. А этот передать на более важную задачу, например, для сбора записей видеонаблюдения.
Помогут ли микросервисы сэкономить на компьютере?
ionicman
26.06.2024 09:37Грубо, если есть 3 подсайта - их, в отличии от монолита, можно разнести по 3 слабым компьютерам, или по 2. Это раз, во-вторых по производительности (но не по ресурсам) 3 подсайта будут работать быстрее, чем один монолит.
Поэтому ответ - да, помогут.
PereslavlFoto
26.06.2024 09:37Спасибо!
По условиям задачи есть только 1 слабый компьютер. Поэтому надо разнести сайт по этому слабому компьютеру так, чтобы в результате получившиеся сайты работали быстрее. Например, чтобы человеку, который работает на этом компьютере, можно было открыть вторую программу.
Volan-De-Mort
26.06.2024 09:37Дак проще, "управляемей", "обновляемей", дешевле и безопасней для кого? Вендора ПО или конечного клиента?)
Явно в бизнес-части провал и что такое TCO не знакомо.
Зачем добавлять код с уязвимостью, если у тебя есть отдел ИБ, который это "убьет" на корню. А что будет с агрегацией данных из разных систем, сколько это будет стоить компании?
Монолит/микросервисы - не важно. Если у тебя единая шина данных - то уж этим точно проще управлять - разграничить доступы по ролям еще никто не отменял (единый лог, аллерты - пожалуйста, управляй).
Единая авторизация во все рабочие сервисы и такая же блокировка учетки со стороны админа. Почему ЛК не может быть в корпортале, если я пришел туда за справкой, оформить отпуск, ознакомиться с регламентом по нововведениям моей деятельности. Список контактов зачем мне на портале, чтобы скопировать тележку и продолжить общение в мессенджере? Системы с единым окном и создаются, чтобы у тебя был фокус на рабочих процессах, а не трата времени на переключение между сервисами
Плюс основная уязвимость это все таки пользователь
ressiwage
26.06.2024 09:37+1корпоративные порталы -- бесполезная трата времени и сил. да, его возможно сделать полезным, но как правило компания сначала делает мвп, а потом эффективные менеджеры говорят что коммерческое развитие первично.
Batalmv
26.06.2024 09:37Вот вам типичная история: есть компания N численностью 2 тыс. сотрудников, люди работают на производственных площадках и в офисах. Вдруг усилилась текучка, и поток новичков ломает хоть как-то выстроенные процессы. Руководители жалуются, что в компании нет централизованной базы знаний — люди элементарно не понимают, как оформить нужные документы и получить технику, задают много вопросов (или не задают и ничего не понимают). Да и погружение в рабочие задачи хорошо идёт только там, где за этот процесс взялся прямой руководитель (читай: бросил часть дел и отвечает на все вопросы).
Что интересно, именно это и есть идеальное место применения условного Gen AI + база знаний в виде корпоративных процедур, после чего получаешь вполне приличного бота, который дает ответы на всякие глупые или не очень вопросы
Но ... да уж, порталы и базы знаний с обычным поиском - наше все
Все остальное - в целом нормально, если просто надо чтобы было :)
Функциональность современного корпоративного портала может включать:
различные средства коммуникации,
аналитику,
сервисы для сотрудников от HR до IT,
целые процессы, например, СЭД и CRM.
Коммуникация живет в корпоративном мессенджера и почте, тянуть ее в Портал ... странно, зачем?
Аналитика живет в BI и отлично, при необходимости вставляется в любую веб-морду. Ну всунули в портал ... такое. Смысла ноль, но чисто потратили время
Сервисы ... в реальности уже давно базовые сервисы живут там где им полагается, а именно в достуности в один клик. К примеру, мне нужно найти коллегу. Я отрываю Тимз (это не реклама, просто у нас в конторе все живел на мелкосотфе) и сразу могу ему позвонить, написать, посмотреть где он, кто его начальник, и т.д. Зачем портал - неясно?
Про доку написал выше, повторяться не буду.
Какие еще сервисы? Новости компании - спасибо, не надо. И так приходит в день 10ка писем, две секунды и в спец. папочку :) Ходить читать специально - зачем?
Процессы - опять же, это возможно, если под капотом большая платформа, ну типа Salesforce. Тогда понятно, просто получается ествественным образом, потому что платформа.
-----------------------
Интересно, ко-пилот хоть есть, или все по старинке, как деды завещали?
purtova Автор
26.06.2024 09:37"Именно это и есть идеальное место применения условного Gen AI" - мы как раз его внедряем, так и должно работать
"Коммуникация живет в корпоративном мессенджера и почте" - намного удобнее, когда вся коммуникация в едином пространстве, там же проекты/задачи. наступает новая жизнь, где вам не нужно ходить в почту или искать переписки по каждому вопросу
Конечно, BI - это круто, но нам удобнее смотреть на статистику там же, где мы работаем. банально увидеть свой KPI, не заходя в доп сервисы
-
Про Тимс - рады, что вы можете использовать сервисы Майкрософта, но, к сожалению, не у всех есть возможность использовать зарубежные сервисы
И кажется главная проблема в разнице нашего восприятия. Конкретно Первая Форма - это не отдельный корпортал с плюшками, это и есть "большая платформа под капотом", о которой вы говорите. Большая полноценная BPMS
Может быть, если мы пытаемся рассказать о системе вот так на пальцах, это кажется странным, но на деле это реально удобно
Batalmv
26.06.2024 09:37Ну тогда и напишете, вот будет интересно :)
Тимз + Аутлук - но это не единственные варианты. Портал для коммуникации - это извращение какое-то, как минимум в сравнении с этой опцией
Я ж написал, большинство BI решений имеют опцию встраивания как виджет/фрейм в условно любую Веб морду.
-
Ну тогда смысл писать, что используется что-то, что цивилизованный мир уже давно прошел и выкинул как устаревшее?
astra_lora
А 43% просто живут без корпортала в принципе =))
ceochupin
и зря!
1forma
Но что это за жизнь....