Логика формирования маршрутов согласования документов в крупных мультинациональных компаниях бывает очень сложной. При их построении необходимо соблюсти условия иерархии, которая не всегда совпадает со штатной или управленческой организационной структурой. Как реализовать это на практике, если справочники организаций, подразделений, сотрудников ведутся в разных информационных системах и на разных языках, а управленческая структура усложнена двойным и даже тройным подчинением, рассказывает Лидия Капитонова, руководитель проектов в области информационных технологий Axenix.

Проблематика

В рамках реализации проекта по импортозамещению учетной системы на российское программное обеспечение возникла необходимость в автоматизации процессов согласования документов оплаты, закупки, отгрузки, гарантии и прочих.

Для реализации данной задачи было принято решение о внедрении системы «1С:Документооборот 3.0». У заказчика на тот момент активно шел проект перехода с SAP  на 1С, где в качестве целевой  ERP-системы было выбрано решение «1С:ERP.Управление предприятием». Экосистема решений на платформе 1С позволяет построить бесшовную интеграцию между системами «1С:ERP. Управление предприятием» и «1С:Документооборот 3.0». Чтобы уложиться в кротчайшие сроки и минимизировать доработки систем, планировалось сделать типовую бесшовную интеграцию с возможностью согласования документов прямо из системы «1С:ERP».

При выполнении настройки бесшовной интеграции на стороне «1С:Документооборот» были настроены формы документов, добавлены на формы необходимые поля и выстроены связи с аналогичными документами на стороне «1С:ERP». Оставалось настроить маршруты согласования.

Цепочка маршрута согласования строится исходя из функций сотрудников. Зачастую функция обуславливается совокупностью должности сотрудника и его подразделения. Один и тот же сотрудник может занимать разные позиции в разных подразделениях и согласовывать разные виды документов.  Поэтому перед командой проекта стояла задача создать более сложную матрицу согласования на стороне системы документооборота, которая бы соответствовала матричной организационной структуре компании.

Также задача осложнилась тем, что справочник сотрудников, которым пользовались в организации, находился в информационной системе «материнской» европейской компании и был составлен на английском языке. Более того, этот справочник был построен по двум разным принципам подчинения – подчинение по функциональному направлению и дисциплинарному. Таким образом, структура подчинения выглядела непривычно, не была похожа на знакомую всем структуру из департаментов и отделов и строилась от людей, а не от подразделений, и могла содержать в себе двойные и даже тройные связи подчинения. И вовсе не была похожа на типовой справочник «Структура предприятия» в «1С:Документооборот».

Более того, согласование в «1С:Документооборот» должно осуществляться не только по функциональной  и/или дисциплинарной веткам, но и по центрам затрат, справочник которых ведется на стороне «1С:ERP».

В типовом варианте справочник организационной структуры в «1С:Документооборот» один. И казалось бы, что тут без доработки не обойтись.

Каким образом было найдено решение?

Первым вариантом решения построения архитектуры было включение в цепочку обменов конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1. КОРП». Предлагалось на стороне «1С:ЗУП» сформировать справочник структуры предприятия, наполнив его всеми необходимыми данными. Но это несло за собой ненужные для кадровой системы доработки и усложнение бизнес-процессов. Поэтому архитектуру решили построить таким образом, что вся информация по возможным в компании структурам подчинений – центрам затрат, функциональному направлению, дисциплинарному направлению – хранилась в системе документооборота.

Первым делом мы выгрузили из «1С:ERP» справочник центров затрат и загрузили его в справочник «Структура предприятия» на стороне «1С:Документооборот», создав отдельную папку в справочнике.

Далее мы перенесли в «1С:Документооборот» из исторической информационной системы, где хранились данные о сотрудниках и их цепочках подчинений, физических лиц и сотрудников на английском языке со всеми необходимыми атрибутами: телефон, электронная почта.

Чтобы воссоздать аналогичную старой системе иерархию, мы создали в справочнике «Структура предприятия» две папки: функциональное подчинение и дисциплинарное подчинение. Функциональную линию мы выстроили достаточно привычным для нас способом – департаменты и входящие в них отделы и указали в них руководителей. Специфика этой ветки иерархии была скорее в том, что там находились иностранные сотрудники, которые в дальнейшем должны будут согласовывать документы в системе документооборота.

А вот элементы справочника для дисциплинарной ветки выглядели как имена и фамилии работников, хотя по сути являлись подразделениями в справочнике «Структура предприятия». Иными словами, подразделение с именем генерального директора шло первым в иерархии, и его руководителем был сотрудник с таким же именем. Дальше, уровнем ниже, шло подразделение с именем финансового директора, дальше подразделение с именем руководителя бухгалтерии и так далее. Цепочка разворачивалась до каждого сотрудника в организации.

Именно такая структура нам в дальнейшем и позволила создать матрицы согласования, базируясь на типовом механизме подчинения справочника «Структура предприятия» на стороне системы документооборота.

Казалось бы, что задача решена: нормативно-справочная информация заполнена, карточки документов настроены, типовой обмен включен, уведомления настроены. Можно начинать!

Однако при запуске обмена мы столкнулись с тем, что типовая бесшовная интеграция между «1С:ERP» и «1С:Документооборот» не сопоставляет справочники на разных языках. На стороне «1С:ERP» физические лица и пользователи заведены на русском языке, а в «1С:Документооборот» мы их загрузили на английском, как это было в исторической системе. И при запуске обмена вместо бесшовной интеграции у нас появлялся новый пользователь на русском языке на стороне системы документооборота!

То есть обмен не работает, а отказаться от двуязычия мы никак не можем. Документы в ERP должны подписываться на русском языке, а в системе документооборота предполагается работа иностранных специалистов. Чтобы исправить эту ситуацию и избежать доработок системы, формирования таблиц сопоставления данных, дополнительных реквизитов и транслитерации пользователей, мы сделали подмену на стороне документооборота, внеся изменения в справочнике пользователей, заполнив имя пользователя на английском, а полное имя указав на русском языке. Небольшая донастройка типового обмена и пользователь из «1С:Документооборот» на английском языке сопоставляется с пользователем из ERP на русском!

Пользователь заходит в «1С:ERP», формирует документ, например, финансовую заявку, отправляет на согласование. На стороне «1С:Документооборот», система определяет его англоязычное «альтерэго» и формирует маршрут согласования согласно его центру затрат и дисциплинарной линии. В случае больших сумм в документах, для согласования цепочка могла уйти и на функциональную линию.

Voila!

Выводы

Даже если в компании используются справочники, которые не похожи на типовые справочники 1С,  пользователи ведутся на разных языках в разных информационных системах, возможно найти обходное стабильное решение, которое позволит типовыми средствами, с минимумом доработок – построить взаимодействие между двумя системами и запускать документы на согласования по маршрутам разных уровней сложности.