Привет, меня зовут Марина Гончарова, я старший менеджер проектов в Купере (ex СберМаркет). Я работаю в IT с 2008 года, а проджектом — с 2015, и за эти годы у меня накопилось много знаний, приёмов и лайфхаков, которыми хочется делиться. Одна из таких животрепещущих тем — как сделать даже короткие встречи эффективными и результативными для всех участников. 

При работе в разных компаниях я сталкивалась с тем, что все встречи по умолчанию ставятся минимум на час, и даже за час мы не всегда успеваем всё обсудить. 8 рабочих часов, 7-8 встреч — и вот весь день занят, а работать некогда, ну или приходится перерабатывать вечером. Лёд тронулся во время пандемии, когда компании перешли на удалёнку, и стало ясно, что с таким обилием часовых встреч нужно что-то делать. 

Началась практика встреч на полчаса, но чтобы уложиться, обсудить только важное, и не уйти с открытыми вопросами, такие встречи нужно проводить по определённым правилам. И я подумала, что может быть полезно эти правила сформулировать и рассказать. Вам может показаться, что эти правила — это базовая база, но мне ни разу не попадались ни статьи на эту тему, ни в книжках я не видела лаконичного описания этой базы. 

Какие основные правила важно соблюдать, чтобы встречи проходили эффективно

Я считаю, что гигиенический минимум каждой встречи состоит из четырёх правил: 

1. Ставить встречи по календарю. Важно не просто назначать дату и время, а открывать календари всех участников и выбирать свободный для всех слот. Советую учитывать все календари, даже если встреча на большую группу.  Конечно, если во встрече участвуют топы, можно попросить остальных участников по возможности подстроиться, но в идеале нужно искать свободный слот для всех.

   

2. Писать адженду. В приглашении  стоит написать, что вы хотите обсудить на встрече, чтобы участники могли подготовиться и настроиться на тему, и чтобы для всех повестка была одинаковой. Потому что одно и то же название встречи, например, «Обсуждаем итоги квартала» может быть воспринято по-разному: вы ждёте, что все подготовят мини-доклады про результаты, часть сотрудников думает, что нужно прийти и послушать речь руководителя, а кому-то может показаться, что итоги неудовлетворительные, и на встрече будут озвучивать санкции. А ещё понимание адженды позволяет участникам дополнительно позвать на встречу людей, которые, как им кажется, нужны для обсуждения темы. 

3. Проговаривать на встрече, каких результатов от неё вы ждёте. Это можно написать в адженду, но стоит дополнительно озвучить в начале встречи. Просто собраться и обсудить что-то — это одно, но если вы хотите принять какое-то решение, достичь цели — важно для начала это сформулировать для себя, а потом озвучить всем участникам. Чтобы понять для себя цели встречи, может помочь задать себе вопрос — а что будет успехом встречи? 

4. Писать протокол встречи (MoM — moments of meeting) и отправлять его всем участникам. Во-первых, это поможет восстановить хронологию событий, а во-вторых, из-за огромного количества коммуникаций и потока входящей информации людям свойственно довольно быстро забывать подробности встречи. Протокол помогает по пунктам восстановить всё, что вы обсудили, и заодно пропинговать вовремя тех, кто взял на себя задачи. Его удобно писать прямо во время встречи, заранее подготовив себе инструмент для записей, это может быть даже бумажный блокнот. 

И, конечно, важно следить за ходом встречи, не давать разговору уйти от темы и не отступать от финальной цели.

Как регулировать ход встречи, чтобы участники не отвлекались от повестки

Правило удержания внимания участников во время встречи одно — постоянно напоминать, для чего мы собрались. Бывает, что люди подключают эмоции, и уходят от повестки, и здесь важно вернуться к теме, к цели этой встречи. Исключением здесь могут быть ретро, на которых сама цель встречи — обсудить прошедшую неделю, и нет задачи, которую нужно решить. 

Если обсуждение начинает уходить от заданного русла, я обычно записываю  возникшие новые вопросы и предлагаю участникам зафиксировать их и назначить отдельную встречу, или, например, обменяться мнениями в режиме чата. 

Бывает и такое, что в процессе обсуждения меняется цель встречи, и это тоже нормальная практика. Например, когда поднимается вопрос, который блокирует основную цель, и, пока он не будет решён, вы не сможете идти дальше по изначальному плану. 

Почему важно резюмировать встречу и подробно проговаривать все итоги

Выше мы уже обсудили, что важно писать протокол встречи, но хочется заострить внимание на том, как важно проговорить итоги встречи в конце подробно со всеми участниками. 

Мы все разные, с разным бэкграундом и восприятием слов и контекстов. Одни и те же поинты в обсуждении могут быть восприняты совершенно по-разному. Поэтому в конце встречи я проговариваю достигнутые договоренности в первую очередь для себя, чтобы убедиться, что я на 146% поняла всё правильно, потому что с итогами встречи работать дальше в первую очередь предстоит мне. Обычно я зачитываю то, что было зафиксировано в процессе встречи, ну или рассказываю то, что планирую записать после встречи в качестве МоМ. 

Это поможет сделать работу над задачей прозрачной для всех участников, к этим записям можно будет возвращаться при возникновении спорных моментов, и для всех будут ясны следующие шаги по проекту.

Как правила работают на практике: пример установочной встречи

Сразу оговорюсь, что сейчас для меня выполнение «гигиенического минимума» встречи — такая же простая и очевидная рутина, как почистить зубы. Я не прилагаю к этому специальных усилий, просто иду и делаю. Но так было не всегда — как и любой навык, ведение встреч выстраивалось постепенно. 

Приведу пример на установочной встрече по проекту. Не важно, будет ли эта встреча получасовой — механизм проведения всегда один. 

1. Сначала я чётко формулирую, что я хочу получить от этой встречи — отвечаю себе на вопрос: что я буду считать успехом этой встречи? Это может быть как формирование плана проекта (тут имею в виду глубокую проработку до плана прямо на встрече), так и назначение ответственных по проекту. Всё зависит от глубины предварительной проработки, состава участников и прочих факторов.

   На установочной встрече важно не уйти в бесконечно долгую дискуссию (читай как холивар) о проекте и о том, сколько он нам принесёт прибыли или другого профита.

   Потому что главная цель встречи — не похоливарить, а сформировать план проекта/определить ответственных по проекту/подставьте свою цель. 

2. В зависимости от цели я составляю список участников, выбираю по календарю удобный для всех слот, ставлю встречу, и пишу адженду о проекте, и о том, зачем мы его делаем, а главное — какой результат от этой встречи нам нужно получить. Потом дополнительно проговариваю это в начале встречи, немного углубляясь в детали, чтобы убедиться, что все участники в курсе. 

3. Слежу за ходом встречи: если не направлять дискуссию в нужное русло, совещаться можно бесконечно. В конце встречи у меня готово резюме, в котором подробно описано, о каких шагах мы договорились, на ком стоят задачи, какие у них дедлайны, и когда мы промежуточно сверяем результаты. Этот протокол встречи я отправляю в минимум два канала связи, это может быть письмо в почту и сообщение в общую группу в мессенджере. Это позволяет минимизировать недопонимания и ситуации, когда кто-то из участников просто не увидел резюме встречи и не знал или забыл, что от него чего-то ждут. 

Согласованные на встрече ответственные и дедлайны позволяют прийти к участникам встречи с kindly reminder о задачах. Лучше делать это не впритык к дедлайну, а заранее, так будет больше шансов вовремя синхронизироваться. Из-за огромного потока информации люди забывают о некоторых задачах и это нормально, моя задача — помочь и напомнить вовремя. 

Выводы

Чтобы встречи проходили эффективно, их результат был прозрачен для всех участников и задачи выполнялись в срок, важно соблюдать четыре основных правила: 

1. Искать время для встреч по календарю, а не придумывать его рандомно, и по возможности искать свободный слот для всех участников. 

2. Писать адженду, чтобы все участники встречи понимали, что именно вы будете обсуждать, и могли подготовиться. 

3. Проговаривать на каждой встрече, каких результатов вы от неё ждёте. 

4. Писать протокол встреч (МоМ) и отправлять его на всех участников во всех доступных каналах связи. 

Вероятно, все эти правила вы уже знаете. Но применяете ли? Каждый ли раз? Если не получается включить правила в рутину, но хотелось бы — можно выписать их на стикер и приклеить его на видное место, и через некоторое время, скорее всего, вы заметите за собой, что их соблюдение перестало быть «каторгой» и «тратой времени», а стало необходимым элементом в действии «назначить встречу». 

Конечно, я понимаю, что это не все лайфхаки, которые могут быть, и поэтому буду рада, если вы поделитесь своими правилами встреч в комментариях. Обсудим! :) 

Tech-команда Купера (ex СберМаркет) ведет соцсети с новостями и анонсами. Если хочешь узнать, что под капотом высоконагруженного e-commerce, следи за нами в Telegram и на YouTube. А также слушай подкаст «Для tech и этих» от наших it-менеджеров.