Привет, Habr!

Я – Анастасия Огудина, менеджер проектов онлайн-сервиса в «Лента Онлайн». В своей работе я часто использую диаграмму Ганта, и за годы практики заметила, какие ошибки в ее использовании могут сильно усложнить жизнь команде. В этой статье расскажу о четырех распространенных проблемах при работе с диаграммой и о том, как их избежать.

Сразу начнем с понятий: диаграмма Ганта — это тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Этот инструмент, помогает планировать проектные задачи, устанавливать сроки и показывать взаимосвязи между этапами. Разработанная Генри Л. Гантом в 1910 году, она до сих пор остается одним из самых популярных методов планирования.

Как построить диаграмму Ганта

Чтобы построить диаграмму, следуйте простым шагам:

1. Определите цели проекта. Начните с того, чтобы четко понять, что вы хотите достичь. Это поможет правильно распределить задачи и приоритеты.

2. Разбейте проект на задачи. Подумайте о том, какие шаги нужно сделать, чтобы двигаться вперед и достичь цели.

3. Установите последовательность задач. Определите, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь, а какие можно сделать позже.

4. Оцените сроки. Оцените, сколько времени каждая задача может занять. Это поможет создать реальный план и избежать неприятных сюрпризов.

5. Назначьте ответственных. Подумайте, кто из вашей команды будет отвечать за выполнение каждой задачи.

6. Создайте диаграмму. Для этого можно использовать удобные инструменты, например, Microsoft Project, Jira с плагином Structure, или другие онлайн-сервисы.

7. Отслеживайте прогресс. Регулярно обновляйте статус задач и при необходимости корректируйте сроки.

Ошибка 1. Диаграмма перегружена деталями

Кажется, чем подробнее расписан проект, тем лучше, но на деле чрезмерная детализация превращает инструмент планирования в неудобный и трудоемкий список задач. В команде тратится больше времени на обновление диаграммы, чем на саму работу.

Признаки того, что эта ошибка у вас есть:

●      в диаграмме описаны все задачи до мельчайших подробностей;

●      многие пункты дублируют уже утверждённые процессы или регламенты;

●      она выглядит перегруженной, и в ней сложно разобраться — даже авторам;

●      стейкхолдеры теряются в потоке информации и просто перестают её смотреть.

Итог — инструмент теряет смысл: вроде бы план есть, но никто им не пользуется.

Так бывает, когда мы хотим показать, что всё под контролем — буквально всё, потому что я - хороший менеджер. Бывает мы боимся, что забудем или пропустим важную деталь или не всегда понимаем, для кого мы вообще делаем эту диаграмму.

Что делать вместо этого:

1. Определитесь с аудиторией. Для команды — подробности можно вести в таск-менеджере (Jira, Trello и т.п.) Для стейкхолдеров — только ключевые этапы: вехи, запуск, согласования.

2. Ориентируйтесь на ёмкость экрана: Хорошая практика — не более 10–15 задач на одном экране, чтобы уместилось без прокрутки и было легко обсудить.

3. Сделайте диаграмму визуальным резюме, а не логом всех действий.

Ошибка 2. Нет зависимостей между задачами

Диаграмма Ганта – инструмент, который показывает, как задачи связаны между собой. Если зависимость не учтена, может случиться так, что одна команда ждет завершения работы другой, но в графике этого не видно. В итоге сроки нарушаются, задачи пересекаются или оказываются в неправильном порядке.

Как это выглядит:

• все задачи размещены на диаграмме отдельно, без стрелочек и связей;

• команда не понимает, что блокирует запуск следующего этапа;

• сдвигаешь одну задачу — и теряются важные зависимости. Визуально ничего не меняется, а фактически проект может съехать.

Опять же, так бывает, когда не хватило времени или желания разбираться с зависимостями. Надеемся, что команда как-нибудь сама поймёт, кто за кем. Спойлер: не поймет или поймет неправильно. Ну, и просто недооцениваем важность критического пути и логики проекта.

Что делать, чтобы было лучше:

• добавляйте связи между задачами: например, "Задача Б начинается только после завершения Задачи А";

• выделяйте критический путь: цветом, значками или другой визуальной меткой —чтобы сразу было видно, где риски;

• используйте инструменты, которые помогают: например, GanttPRO, Structure — у них есть автоматическое построение зависимостей. Это экономит время и снижает шанс ошибиться.

Ошибка 3. Диаграмма статична и не обновляется

Проектные задачи постоянно меняются, сроки сдвигаются, но если этого не видно в диаграмме, она перестает отражать реальное состояние проекта и становится не полезной.

Что происходит:

• сроки устарели, но никто не заметил;

• задачи давно сделаны, а в диаграмме они всё ещё «в процессе»;

• команда перестаёт сверяться с планом, а стейкхолдеры теряют к нему доверие.

Почему возникает такая проблема? Нет человека, который отвечает за актуальность или никто не заложил время на обновление — «и так работы хватает». Бывает, что не хватает инструментов, которые помогают легко синхронизировать статус с реальностью.

Как это исправить:

1. Введите регулярное обновление: например, каждую пятницу или после завершения крупных этапов. Это может быть короткий ритуал: 15 минут на апдейт диаграммы перед статусом.

2. Назначьте ответственного за актуальность: это может быть PM или человек, ведущий документацию проекта.

3. Используйте интеграции с таск-трекером: многие системы подтягивают статус задач автоматически. Это убирает рутину и снижает шанс ошибки.

Ошибка 4. Диаграмма не отвечает на ключевые вопросы стейкхолдеров

Диаграмма занимает три экрана, но стейкхолдер так и не понял, где в ней его фича и когда она появится.

Что происходит:

• план отражает внутреннюю кухню команды, но не учитывает бизнес-контекст;

• нет информации, как изменения повлияют на сроки или бюджет;

• стейкхолдеры не видят, когда появится результат их инициативы или как снизятся риски.

Тут причина может быть в слишком глубоком фокусе на задачах разработки, а не на ценности, слабое взаимодействие с бизнесом или заказчиком, или план делается «для команды» — а потом ими же показывается стейкхолдерам.

Как сделать лучше:

1. Добавьте в диаграмму вехи, важные для бизнеса: запуск MVP, завершение этапа, маркетинговая активность, внешняя демонстрация.

2. Разделите план на этапы с ценностью: сначала MVP, потом полноценная версия. Так проще показать, что будет «быстро», а что — «позже, но круто».

Пример:

Показываем такой план: задача - редизайн главной страницы.

1. Собрать отзывы пользователей о текущей странице.

2. Придумать новые баннеры и главные блоки.

3. Обновить шрифты и цвета.

4. Сделать черновой макет новой страницы.

   а. Упростить меню и навигацию.

   b. Добавить блок с отзывами.

   c. Перерисовать кнопки и иконки.

5. Ускорить загрузку картинок и видео.

6. Настроить системы для отслеживания.

Вопрос от стейкхолдера: «Как мы минимизируем риски, если пользователям не понравится новый дизайн?»

Что делаем - добавляем в диаграмму вехи:

• запуск нового дизайна на часть аудитории;

• анализ результатов А/Б-теста;

• точка принятия решения о раскатке на всех.

Как мы используем диаграмму Ганта в «Ленте»

В «Ленте» сложно представить, чтобы задача или проект обошелся без планирования. Почти в каждой задаче мы используем диаграмму Ганта — она помогает держать все под контролем.

В этом году перед нашей командой стояла амбициозная задача — создать мобильное приложение для сети магазинов «Монетка». Нужно было перенести ключевой функционал из существующего приложения «Ленты», подгрузить каталог, убрать лишнее и собрать из всего этого удобный, рабочий продукт. Срок — всего 7 месяцев. В проекте участвовали более 140 человек.

Чтобы не утонуть в хаосе и синхронизировать команды, мы построили диаграмму Ганта на базе Jira с использованием плагина Structure. В неё вошли ключевые задачи, этапы и важные зависимости.

Каждую неделю мы собирались на межкомандные встречи, открывали диаграмму и смотрели: Укладываемся ли в ближайшие вехи? Что блокирует продвижение? Можно ли какие-то задачи распараллелить или нужно дождаться окончания предыдущих?

Благодаря связям и зависимостям, диаграмма помогала быстро это понять. Некоторые задачи оказались объёмнее, чем мы предполагали. Но так как мы видели их заранее — могли вовремя подключить дополнительные ресурсы или упростить подход.

Также мы постоянно отслеживали критический путь и, при необходимости, двигали задачи, которые на него не влияли. Это помогло сохранить баланс — проект шёл по графику без переработок и авралов на финише.

В результате приложение было выпущено в срок, и пользователи уже могут оформлять доставку продуктов из магазинов «Монетка».

А мне, как менеджеру одной из команд, диаграмма помогала ещё до созвонов: в любой момент я могла открыть график, увидеть статус задач у коллег и сразу понять, можем ли мы приступать к следующему этапу. Это экономило время и снижало зависимость от ручной коммуникации между командами — просто видим, что задача готова, и берём в работу.

Как выбрать инструмент для построения диаграммы

Для работы с диаграммой Ганта существует множество инструментов: онлайн-сервисы, плагины, отдельные приложения и утилиты для таск-трекеров. Например, во многих современных таск-трекерах есть встроенные плагины для Jira, а также решения от Microsoft.

Выбор подходящего инструмента во многом зависит от корпоративной культуры и доступных ресурсов. Если у вас есть опыт работы с какой-то системой и вы можете быстро в ней разобраться, лучше использовать ее. Если же такого опыта нет, стоит оценить доступные решения по критериям:

• какие функции в них есть;

• подходят ли они под ваш бюджет;

• насколько удобен интерфейс;

• поддерживают ли они привычные вам инструменты.

В целом, большинство таких сервисов схожи по функционалу, так что переход с одного на другой не займет много времени.

Заключение

Диаграмма Ганта — популярный и наглядный инструмент. Но он помогает только тогда, когда построен с умом: для конкретной аудитории, с учётом логики, текущего статуса и бизнес-ценности. Избегая типичных ошибок, вы делаете диаграмму не просто красивой, а рабочей. Такой, к которой хочется вернуться, чтобы понять, где мы есть и что будет дальше.

А какие ошибки в работе с диаграммой Ганта встречались вам?