В нашем блоге мы много пишем о почтовых рассылках. Электронная почта до сих пор является одним из важнейших способов коммуникации (и всегда им останется), но как эффективно использовать этот инструмент, если каждый день вы вынуждены получать и писать множество писем?

Пользователи ресурса в Quora задались вопросом о том, как с электронной почтой работают руководители крупнейших мировых ИТ-компаний — ведь поток их корреспонденции должен быть огромным. Нанимают ли они ассистентов, чтобы те отбирали важные письма, или они отвечают только на письма сотрудников и родных? Мы собрали в одном месте наиболее интересные примеры ответов на эти вопросы.

Пользователь Рауль Гутьеррез рассказал о своем знакомстве со Стивом Джобсом. Он поддерживал контакт с сооснователем Apple с помощью электронной почты. Джобс отвечал на каждое письмо Гутьерреза, при этом на письма, отправленные в течение дня, Стив отвечал через несколько дней, а на отправленные поздно вечером (после полуночи) – практически сразу.

Если отправитель в это время не спал, то отвечал на его письмо и снова получал от него ответ… как в современных чатах. Однажды Гутьеррез спросил, как у Джобса находится на это время, и тот ответил, что для него просто было важно услышать, что говорят о продуктах компании обычные люди.

Стивен Уокер (Steven Walker) рассказал о том, как с email работал директор Groupon Эндрю Мэйсон. Топ-менеджер является приверженцем техник Inbox Zero и OmniFocus.

Когда-то мы придумали очень удачную систему фильтрации входящих писем, основанную на его идеях. Сейчас, насколько мне известно, Эндрю полностью доверяет OmniFocus. Иногда он отвечает на письма в течение минуты. Все, кто когда-либо работал с Эндрю, отмечают эту его черту – умение отвечать быстро и по существу.

Еще один пользователь, работавший в Amazon, рассказал о том, как с потоками входящей корреспонденции справляется Джефф Безос. Самому пользователю об этом рассказал его начальник, непосредственно работавший с создателем Amazon.

Если Безос пересылал ему письмо или статью, при этом ничего не добавляя от себя, это означало: «Я хочу, чтобы ты был в курсе этой ситуации/проблемы и был готов поговорить об этом, если я спрошу».

Но если он ставил знак вопроса в заголовке письма, правила менялись и это означало: «Я хочу, чтобы ты разобрался в этой теме и дал мне ответ как можно скорее». Таким образом, Джефф управлял огромным потоком корреспонденции, используя лишь кнопку «переслать» и знак вопроса.

Джимит Ша (Jimeet Shah) процитировал статью Джеффа Уэйнера (Jeff Weiner), директора социальной сети LinkedIn, где он рассказывает о том, как управляет своим почтовым ящиком.

Меня всегда поражают люди, которые жалуются на огромное количество входящих писем и ругают свои почтовые ящики – не потому, что их жалобы не обоснованы, а потому, что мой подход к работе с почтой в корне отличается.

Мой почтовый ящик, по сути, является центральным звеном рабочего процесса – с его помощью я ежедневно общаюсь и обмениваюсь информацией с более, чем 4 300 сотрудниками в 26 офисах по всему миру. Не то чтобы я всегда был поклонником электронной переписки. Бывало, она не приносила нужных результатов, но, тем не менее, в течение нескольких лет я выработал некоторые практические навыки, с помощью которых теперь я управляю своим почтовым ящиком, а не наоборот.

1. Хотите получать меньше писем – отправляйте меньше писем

Такое, казалось бы, простое решение является золотым правилом управления почтой: отправляйте меньше писем.

Впервые я убедился в правильности такого подхода на своём предыдущем месте работы, где двое моих коллег, с которыми мне приходилось чаще всего взаимодействовать, спустя некоторое время покинули компанию.

Они оба много работали и, как выяснилось, вели очень активную переписку. Тогда поток писем казался абсолютно нормальным. Однако после их увольнения я понял, что количество входящих снизилось примерно на 20-30%.

Оказалось, что дело было не только в тех письмах, которые рассылали мои бывшие коллеги – к ним прибавлялись мои ответы на эти письма, ответы других людей, участвующих в общей переписке, и людей, получивших копии этих писем и т.д.

Заметив такую динамику, я решил провести эксперимент, в ходе которого я стал отправлять письма только в случае крайней необходимости. В результате их количество снизилось в разы, и работать стало намного удобнее. С тех пор я стараюсь придерживаться этого правила.

2. Отмечать письма, как непрочитанные

Практически в любом почтовом клиенте можно «отметить письмо, как непрочитанное». Эта функциональная возможность полностью изменила мой рабочий процесс.

С ее помощью я могу быстро просматривать почту, незамедлительно отвечать на срочные письма, удалять спам и другие бесполезные сообщения, а те письма, к которым я бы хотел вернуться позже, отмечать, как непрочитанные. Таким образом, мне не приходится беспокоиться о том, что какой-либо важный email затеряется в куче новых сообщений. Кроме того, эта функция превращает почтовый ящик в список задач, с решением которых можно повременить.

Я стараюсь заканчивать каждый рабочий день с наименьшим количеством писем с пометкой «новое» и, в конечном итоге, свести его к нулю. Если я не успеваю ответить на все письма с вечера, я первым делом берусь за них на следующее утро.

3. Установите собственный режим работы

Последние несколько лет я придерживаюсь определенного режима в течение рабочей недели: просыпаюсь в 5-5.30 утра; около часа трачу на почту; читаю свежие новости; завтракаю и играю с детьми; занимаюсь в спортзале; еду в офис; выкраиваю около двух часов на незапланированные дела; возвращаюсь домой; укладываю дочерей спать; ужинаю с женой; после этого отдыхаю, обычно перед телевизором (периодически чищу свой ящик во время рекламы или скучных передач).

Оказывается, управлять почтой не так сложно, если придерживаться определенного расписания. Тем не менее, каждый раз, когда я пробую экспериментировать и немного отклоняться от своего режима, путешествую дольше пары дней или если я занят несколько дней подряд, я поражаюсь, как быстро моя почта превращается в полный бардак.

В этом случае срабатывает эффект накапливания – количество непрочитанных сообщений с предыдущего дня увеличивается с невероятной скоростью, соответственно и давление от невыполненных дел растет. Иногда ситуация становится настолько запущенной, что люди просто удаляют все письма (либо письма, отправленные после определенной даты). Это называется «e-mail банкротством».

Самый действенный способ, с помощью которого можно избежать такой ситуации – установить режим и придерживаться его. Если это работало для Бенджамена Франклина, то сработает и для вас.

4. Тщательно подбирайте слова

Слова имеют вес. Тщательно подбирайте их в своих письмах, чтобы избежать двусмысленности и недопонимания. Чем более точно и ясно вы выразитесь в изначальном письме, тем меньшая вероятность, что вы получите последующие письма с уточняющими вопросами, а у вас и вашей команды будет больше времени, чтобы сосредоточиться непосредственно на работе.

5. Правильно указывайте адресата

Иногда кажется, что для многих людей не существует разницы между строками «Кому» и «Копия». Однако разница есть, и довольно большая. В строке «Кому» указывайте лицо, которому вы отправляете письмо и от которого ожидаете ответа, а в строке «Копия» – того, кого вы просто хотите поставить в известность.

Один из самых быстрых способов засорить свою почту – недостаточно точно обозначить, к кому вы обращаетесь в своем письме. Когда все шесть людей, указанных в строке «Кому», ответят на ваше письмо, вы получите шесть отдельных ответов (а то и шесть новых диалогов), хотя вам нужен был всего один.

6. Подтвердите получение

Еще одно простое правило: Если отправитель письма нашел время, чтобы указать ваш адрес в строке «Кому» (и это письмо действительно предназначалось вам), то уделите минуту вашего времени, чтобы сообщить, что вы получили его письмо. Вовсе не обязательно разглагольствовать. Напротив, чем меньше слов – тем лучше («Спасибо», «Получил» и т.п). Никакой дополнительной информации от вас не требуется. Таким образом, человек, отправивший email, будет знать, что вы получили послание.

Если же вы не отвечаете, отправитель никак не сможет понять, донес ли до вас необходимую информацию, и, скорее всего, отправит еще одно письмо с таким же содержанием. При этом в строке «Кому» он помимо вас укажет и других людей в надежде, что они дадут ответ, который вы так и не дали.

7. Избегайте деликатных тем в электронной переписке

Почта может быть очень эффективным инструментом, если правильно ею пользоваться. Но в некоторых ситуациях лучше воздержаться от обмена письмами. Так, например, обсуждение деликатных тем по почте может вызвать противоречивый или неприкрыто агрессивный ответ вашего собеседника.

Когда людей слишком задевает какая-то тема, они могут использовать в письме такие слова, которые бы никогда не сказали тому же человеку напрямую. Если вы обнаружите себя в числе участников ожесточенного онлайн-спора, сделайте себе одолжение – остановитесь. А затем обсудите эту проблему по телефону или при личной встрече. Живое общение позволит по-новому взглянуть на ситуацию и поможет погасить ненужные споры и словесные войны еще прежде, чем они начнутся.

С нетерпением ждем ваших историй и советов по работе с почтой в комментариях.