В любой компании почта работает как электричество — пока она есть, никто не обращает на неё внимания… до тех пор, пока однажды не отключится.

Сначала это легкие «подёргивания» — задержки доставки, странные сбои в архивации, обновления сервера, которые превращаются в игру «угадай, что сломалось».

ИТ-служба всё чаще тратит время не на развитие, а на латание дыр. И в какой-то момент мысль о переезде в облако перестаёт быть «на будущее» — она становится планом.

Миграция корпоративной почты — вмешательство в жизненно важную систему компании, где ошибка может парализовать коммуникации. Если проводить аналогии, то это нечто среднее между трансплантацией сердца и заменой всей нервной системы.

На что обратить внимание, как подойти к задаче — подробно расскажем на вебинаре 10 сентября и в нашем сегодняшнем материале. Статью подготовили Роман Овчинников, Product Owner Офис MWS, и Станислав Старовойтов, Product Owner Корпоративная почта MWS.

1. Аудит: смотрим в лицо реальности

Перед тем как тащить гигабайты данных в облако, нужно понять, что именно мы тащим.

На этом этапе важно быть безжалостным к «мертвым душам» — забытым аккаунтам, тестовым ящикам и древним рассылкам, которые тянут ресурсы, но никому не нужны.

Что обязательно проверяем:

• Полный список пользователей (активных и архивных)

• Размеры и структуру ящиков

• Настройки SMTP/IMAP/POP3 и маршрутизацию почты

• Связанные сервисы: CRM, ERP, helpdesk

• Систему аутентификации и её зависимость от почтового сервера

Нередко именно здесь вылезают сюрпризы: релей-сервер, через который отправляется зарплатная ведомость, или ящик support, который в реальности обслуживает десяток автоматических систем.

2. Проектирование новой среды: строим дом, а не просто переставляем мебель

Переезд в облако — это не «перенесли всё на другой сервер».
Это момент, когда можно переосмыслить всю архитектуру почтовой системы: убрать лишнее, укрепить слабые места, предусмотреть будущее.

Вопросы, на которые отвечаем на старте:

• Как будет организована маршрутизация писем внутри и снаружи компании?

• Какие протоколы нужны для работы не только почты, но и календарей, контактов, интеграций?

• Как шифруются все каналы и есть ли защита от фишинга и подмены домена?

• Как платформа поведёт себя, если в компании станет вдвое больше сотрудников?

Здесь полезно составить схему всей почтовой экосистемы — от MX-записей до авторизации. Часто уже на этом этапе становится понятно, что без изменений в смежных сервисах (SSO, API) переезд не взлетит.

3. Перенос данных: аккуратно разбираем хрупкий груз

Тут начинается работа «на выносливость». Любой метод переноса — компромисс между скоростью, универсальностью и сохранением структуры данных.

Основные подходы:

• IMAP-синхронизация — работает почти везде, но при больших ящиках превращается в марафон

• API и PowerShell — быстрее, но требуют совместимости обеих платформ

• Экспорт в PST/MBOX — страховка, которая помогает при откате или проверке

Три шага к чистому переносу:

1. Первая загрузка основной массы данных.

2. Дельта-синхронизация изменений за время между этапами.

3. Финальная догрузка за несколько часов до переключения.

Ни у кого нет одной простой кнопки «переключить». Речь идёт об управляемой операции, в которой важна не только инфраструктура, но и человеческий фактор.

4. Переключение: момент истины

Ни у кого нет одной простой кнопки «переключить». Речь идёт об управляемой операции, в которой важна не только инфраструктура, но и человеческий фактор.

Чтобы не попасть впросак:

• Репетируем на пилотной группе: проверяем клиентов, интеграции, аутентификацию

• Выбираем время с минимальной нагрузкой

• Готовим инструкции для пользователей, а не только для админов

• Назначаем людей «на телефоне» в первые сутки

Даже идеально спланированный переезд может упереться в забытую DNS-запись или старый кеш у провайдера. Поэтому после переключения важно держать руку на пульсе — отслеживать логи входящих/исходящих сообщений, ошибки авторизации, жалобы пользователей.

5. После миграции: стабилизация и контроль

Почта заработала в облаке — это не конец истории, а начало новой рутины.

Что важно закрепить:

• Оставить старый сервер в режиме «чтение» на пару месяцев

• Настроить многоуровневые бэкапы

• Ввести регулярный мониторинг работы всех сервисов

• Обновить документацию по архитектуре и процедурам восстановления

Первые недели после переезда — время, когда проявляются мелкие несовместимости. Например, мобильный клиент начинает дублировать письма из-за разной трактовки IMAP-флагов. Поэтому важно быстро реагировать и фиксировать такие нюансы, чтобы они не копились.

Подводные камни

• Throttling и лимиты API — облако может ограничивать скорость массовой синхронизации

• Совместимость клиентов — Outlook ≠ Thunderbird ≠ мобильные приложения; тестировать нужно всё

• DNS и авторизация — кривой MX или SPF, и письма уходят в спам

• Старые форматы — PST, MBX, экзотические вложения, странные кодировки

Выводы

Миграция корпоративной почты в облако — это проверка на зрелость ИТ-службы. Здесь нет места импровизации. Имеют значение только планирование, тестирование и ещё раз тестирование.

Для бизнеса это шанс перейти на более надёжную, безопасную и масштабируемую платформу. Для ИТ — возможность показать, что даже сложнейший проект можно провести так, что пользователи не заметят полной замены «двигателя» под капотом.

И да, если всё сделано правильно, через неделю никто не вспомнит, что вы мигрировали почту. А это — главный комплимент для любого администратора.

Больше о рисках и способах их нивелировать мы расскажем онлайн 10 сентября — присоединяйтесь, регистрация открыта.