Закупки в строительстве — это тысячи заявок, десятки поставщиков и миллионы в сметах, что делает их уязвимым процессом для коррупции. Воруют не только на стройплощадке, но и гораздо раньше — на этапе тендеров, выбора и согласования счетов.

Мы в «Синтеке» решили посмотреть на эту проблему через BI-аналитику. Рассказываем, как данные помогают находить узкие места в закупках и почему без прозрачности здесь не обойтись.

Почему снабжение — уязвимое место

Один крупный строительный проект — это сотни подрядчиков, десятки согласований и тысячи позиций материалов. В таком объеме процессов легко теряются детали, и именно в этих «потерянных» местах чаще всего и появляются возможности для злоупотреблений.

Меня зовут Волков Андрей, я директор по цифровой трансформации в «Синтеке». Мы занимаемся цифровизацией узкого процесса в строительстве — снабжением и закупками, в моей зоне ответственности — развитие цифровых сервисов и внедрение аналитических решений для клиентов.

Одно из ключевых направлений моей работы — создание дашбордов: от инструментов для снабженцев и проектных команд до управленческих панелей для топ-менеджмента. Наша цель — превращать большие массивы данных в понятные и наглядные инструменты, которые помогают принимать решения быстрее и точнее.

Поэтому тема коррупции и непрозрачности в снабжении для меня не теоретическая. Я вижу проблему в реальных процессах десятков строительных компаний, где мы внедряем решения. Работая с данными, мы понимаем, как устроена закупочная цепочка изнутри, где возникают слабые места и каким образом их можно закрыть с помощью аналитики.

История из практики

К нам обратился руководитель крупной строительной компании с жёсткой формулировкой:

«У нас воруют. Помогите найти виновных».

На документах всё было идеально: заявки закрыты, материалы привезены, счета подписаны. Но бюджеты проектов уходили «в песок». Собственник чувствовал утечку, но найти слабые места было невозможно.

Короткий ликбез: как работает снабжение

Чтобы понять, где возникают риски, важно разобраться, как вообще устроен процесс закупки материалов. На первый взгляд схема выглядит логичной:
Заявка на закупку → Согласование → Тендер → Выбор счета → Согласование счета → Доставка → Оплата.

Кажется, что здесь нет места злоупотреблениям. Но на практике ситуация другая:

• Тендер. Снабженец может обойти его и прикрепить счет «своего» поставщика или обойти систему через договоренность поставщиков между собой. Формально все чисто, фактически — компания теряет конкуренцию.

• Выбор счета. Из десятка предложений на согласование отправляется одно — «удобного» поставщика. Причины варьируются от «привычки» до «личных связей» и «нежелания заниматься поиском». Для снабженца это минимизация хлопот, а для компании — прямые убытки.

• Согласование. Акцептор может быть в сговоре или просто подписывать все подряд. Документы в порядке, но переплата остается.

Почему ручной контроль не спасает

• Руководитель не может проверять тысячи документов.

• Финансовый отдел видит проблему только постфактум — когда деньги уже ушли.

• Собственник получает лишь ощущение «утечки» без фактов.

Ручной контроль не держит масштаб — нужна система, которая видит процессы сверху. Мы решили эту задачу через BI в снабжении. 

BI как инструмент прозрачности

Когда мы столкнулись с этой задачей, у нас было два пути.

Первый — искать готовые решения на рынке. BI-систем и аналитических платформ сейчас немало, но большинство из них — «универсальные коробки», которые не учитывают специфику строительной отрасли. Там нет встроенного понимания того, как устроен тендер в стройке, какие согласования проходят счёт и почему задержка на один день может обернуться срывом всего проекта.

Второй — сделать собственный инструмент с нуля. Но это означало бы огромные сроки и затраты на разработку, поддержку и дальнейшее развитие. Для клиента это тоже обернулось бы дополнительными расходами.

Мы выбрали промежуточный вариант: использовать гибкую BI-платформу Luxms Bi и встроить ее в нашу систему снабжения. Такой подход позволил::

• быстро запустить решение без многолетней доработки;

• убрать человеческий фактор из расчетов — данные собираются автоматически, без ручных сводных таблиц и «подгонки» под результат;

• снизить расходы клиента за счет того, что BI работает поверх уже существующих данных;

• сравнивать цены с рынком в реальном времени — не через месяц в отчете, а прямо в момент согласования. 

Мы встроили аналитику в существующую систему и получили эффект без изобретения «велосипеда» с нуля.

О переплате

Можно сравнивать цены двумя способами:
1. От минимальной цены. Это самый жесткий вариант: берем самую дешевую позицию и считаем все, что выше — переплатой. На бумаге это красиво, но в реальной жизни есть нюансы. Например, минимальная цена может не учитывать отсрочку платежа.

2. От рыночной цены. Здесь мы смотрим среднюю ситуацию по рынку. Такой метод ближе к практике: он показывает реальные убытки, а не теоретический «идеал».

Важно учитывать обе метрики: первая дает понимание, сколько компания могла бы сэкономить в идеале, а вторая — показывает реальный масштаб проблемы.

Антикоррупционный комплекс дашбордов

Чтобы закрыть все уровни, мы разработали комплекс крупных взаимосвязанных дашбордов и 13 низкоуровневых детализаций:

По снабженцам. Показывает, кто чаще выбирает невыгодные счета или пропускает тендеры. Видны аномалии по скорости согласований. Помимо визуализаций представленных ниже, дашборд содержит 5 низкоуровневых детализаций:  

• статистика счетов по позиции заявки,

• сравнение предложений по позиции заявки,

• подозрительные позиции заявок с не минимальной ценой,

• подозрительные позиции заявок без альтернатив,

• подозрительные позиции заявок с переплатой.

По согласователям. Отслеживает, кто утверждает завышенные счета слишком быстро или работает только с «удобными» поставщиками. Это позволяет выявлять устойчивые связки и возможные конфликты интересов. Помимо визуализаций представленных ниже, дашборд содержит 2 низкоуровневые детализации:  

• согласованные подозрительные позиции,

• отклоненные позиции с рыночной ценой и ниже.

По поставщикам. Сравнивает цены с рынком, показывает компании, которые выигрывают без конкуренции, кто стабильно выставляет цены выше рыночных и как связаны поставщики с конкретными снабженцами или проектами. Помимо визуализаций представленных ниже, дашборд содержит 5 низкоуровневых детализаций:

• не выбранные позиции,

• выбранные позиции,

• выбранные безальтернативные позиции,

• сравнение предложений по позициям заявки,

• аффилированность поставщиков. 

По проектам. Сравнивает стройки между собой: где доля завышенных цен выше, где счета проходят без альтернатив. Так же данный дашборд может являться фильтром для остальных. Выбрали самый проблемный проект — остальные дашборды отфильтровались автоматически и показали все проблемные места данного проекта.

Детализация.  Самый «низкоуровневый» инструмент. На данный момент дашборды содержат 13 детализаций указанных выше. Рассмотрим одну из них. 

Здесь показаны все позиции заявок, их минимальная и рыночная цена, выбранный счет, процент отклонения и наличие альтернатив. Этот отчет — не про общую картину, а про конкретные сделки: именно с него начинают разбор, если в агрегированных панелях нашли аномалию.

Вместе они дают картину сразу по трем осям: люди — контрагенты — проекты. И позволяют провалиться до конкретного счета.

Именно поэтому мы называем этот набор дашбордов антикоррупционным: он позволяет не просто зафиксировать факт переплаты, а понять ее природу и пресечь схему еще в моменте.

Что получает бизнес

• Экономию. Даже одна предотвращенная переплата окупает систему.

• Снижение коррупционных рисков. Когда процесс прозрачен, схемы усложняются.

• Культуру честной работы. Сотрудники понимают, что теперь их шаги видны.

• Управляемость проектов. Руководители видят, где бюджеты уходят из-под контроля.

Вывод

Коррупция в строительстве — это не редкость, а системная проблема. Но цифровые инструменты позволяют ее останавливать.

BI становится способом увидеть реальную картину снабжения: где теряются деньги и какие проекты тянут бюджет вниз. Для ИT-директоров это пример того, как встроить аналитику в процессы без лишних затрат. Для снабженцев — защита и аргументы.

Один украденный КамАЗ арматуры может стоить дороже, чем вся система BI. А BI — это инструмент, который помогает сохранить десятки миллионов рублей и построить новую культуру работы — прозрачную, управляемую и устойчивую к коррупции.