Привет! Меня зовут Лёша Косилин, я руководитель проектного офиса в Центре Дизайна Авито. Мои задачи — развивать департамент продуктового дизайна, создавать комфортные условия работы и помогать специалистам расти.
Мы с командой обнаружили, что сотрудники не всегда осознают свою зону ответственности на проектах, из-за чего конфликтуют и растягивают сроки. В статье расскажу, что мы сделали, чтобы это исправить, и как решение переросло в самостоятельный продукт.
Содержание:
Изучили вопрос и нашли решение — матрица DACI
Наши исследовательницы Ксюша Черкасова и Маша Московкина провели опрос, в котором выяснили, что люди из разных департаментов не всегда понимают свою роль и ответственность в проекте.
Например, дизайнер не осознаёт, что должен самостоятельно утвердить и представить стиль для проекта. Или ребята из соседних департаментов не понимают, почему их не позвали в проект. К примеру, редакторы спрашивали, почему текст написали без них.
Исследователи проанализировали эти проблемы и предложили расписать ответственность по методологии DACI.
Матрица DACI (да́си) — это таблица, в которой описывают роли членов команды на всех этапах проекта. Каждый участник может узнать, за что сейчас отвечает и что должен сделать.
Всего существуют четыре роли:
Driver (организатор) — отвечает за процесс и результат.
Approver (заказчик) — принимает и оценивает итоги работы.
Contributor (исполнитель) — работает руками или консультирует.
Informed (информированный) — находится в курсе процесса.
На разных этапах проекта роль у одного и того же человека может меняться. Например, в один момент он исполнитель, а в другой — уже заказчик.
Матрица фиксирует роли и ответственность каждого участника. А также снимает избыточную нагрузку с менеджера, на котором обычно замыкаются многие процессы. По DACI любой член продуктовой команды может стать лидером на отдельном этапе.
По ходу работы мы поняли, что такой подход пригодится и другим компаниям. Поэтому решили сделать публичный инструмент для создания матрицы DACI.
Провели воркшопы и собрали первую версию
Мы собрали 36 сотрудников из шести департаментов: менеджеров продукта, дизайнеров, исследователей, аналитиков, редакторов и разработчиков, чтобы вместе начать проводить воркшопы.
На созвонах распределяли роли и рабочие задачи по этапам. Для этого применяли фреймворк Double Diamond, по которому сначала выписывали все процессы и договаривались по ним, а затем разделяли роли между функциями.
Всего мы выделили более 70 процессов, которые описали в концептуальном черновике — информативной, но громоздкой таблице. Сопоставить на ней свою роль и этап было сложно, зато мы получили первый прототип матрицы DACI.
Создали вторую версию: упростили интерфейс
Черновик вынуждал пользователя напрягать мозг. Надо было вспомнить свою роль, расшифровать буквы и выбрать нужную. Получился информативный интерфейс, которым не хотелось пользоваться из-за сложности.
Мы решили переделать концепцию, чтобы матрица стала простой, как настенный календарь. Хотелось создать автономный инструмент, который будет полезен и вне Авито.
Сначала пересмотрели принцип поиска информации в таблице. Оттолкнулись не от ролей, а от должностей, потому что их проще вспомнить. Затем переформатировали саму матрицу: названия ролей закрепили сверху, чтобы каждый раз не расшифровывать аббревиатуру, а значениями стали должности.
Теперь пользователю стало проще искать информацию: достаточно найти себя напротив нужного этапа и сопоставить с ролью.
После изменения логики сверяться с таблицей стало проще. Теперь каждый сотрудник мог быстро разобраться, что надо делать и за что отвечать. Осталось добавить ценность для пользователей вне Авито, доработать дизайн и рассказать всем о матрице.
Нашли метафору для дизайна
Мы хотели сделать матрицу настолько приятной для глаз, чтобы её хотелось распечатать и повесить на стену как плакат. Для этого сухой таблице нужно было добавить жизни с помощью графики. Не просто сделать красивее, а добавить ценности — зародить в людях желание пользоваться нашим инструментом.
Сначала мы решили отметить роли цветом, но поняли, что это плохая идея по двум причинам:
Цвета не дают ролям жизни, а просто подкрашивают их.
Таблицей не смогут полноценно пользоваться люди, у которых есть проблемы восприятия цветов.
Тогда мы начали рассуждать: что самое важное в любой компании и зачем мы создаём эту таблицу. На оба вопроса нашёлся одинаковый ответ — люди.
Именно для них мы разрабатываем матрицу, поэтому решили использовать метафору, которая отсылает к людям — глаза. При этом учли, что каждый человек уникален и обладает индивидуальным характером, поэтому для каждой роли нарисовали глаза разной формы.
Теперь матрица стала живой и эмоциональной. Это уже не сухая таблица в экселе, а красочный материал, с которым хочется сверяться во время работы над проектом.
Расширили дизайн на промоматериалы и лендинг
У матрицы было две задачи: помочь продуктовым командам Авито успешнее справляться с проектами, а другим компаниям отлаживать процессы. Обе аудитории нужно было как-то заинтересовать. Для этого мы решили использовать промоматериалы и лендинг.
Все материалы требовались такие же яркие, как и сама матрица. Мы стали рисовать различных персонажей с нашими глазками. Продюсер креативной студии Наташа Лиликова помогла перевести их в трёхмерных мультяшек. Наши герои приобрели объём, а мы — материалы для промо и лендинга.
Текстами занялся продуктовый редактор Артём Рагимов. Он написал их в лёгком стиле, чтобы вызывать любопытство и интерес. Тексты и графику сверстали в плакат, а ещё сделали стикерпаки с изображениями трёхмерных персонажей. На каждый промоматериал добавили QR-код на лендинг с матрицей.
Яркий дизайн помогал создавать дополнительную ценность инструменту и вызывал желание рассматривать продукт. Мы постарались сделать такие материалы, которыми захочется поделиться с окружающими.
Посадочная страница построена на анимации с горизонтальным скроллингом. На первом экране пользователей встречают трёхмерные версии персонажей, а дальше они же превращаются в древних людей.
Мы придумали забавный коротенький комикс о том, что проблемы с процессами были ещё у древних людей. Эти персонажи тоже попали на наклейки.
Лендинг плавно рассказывает о проблеме, а затем о решении с помощью матрицы, раскрывает, какие бывают роли и как всё работает. В конце страницы разместили ссылку на саму матрицу DACI. Здесь можно собрать таблицу из собственных процессов и ролей.
Концепцией лендинга и его разработкой занималась одна наша команда. У нас не было предварительных разработок, а метафора родилась из сути продукта. Дизайн, комиксы и запоминающийся скролл родились из обыкновенной таблицы.
Добавили возможность кастомизировать матрицу
Матрица DACI — это универсальный инструмент, который продолжит работать, даже если изменить процессы и роли. Мы предположили, что он пригодится компаниям, в которых нет отлаженных процессов, например, стартапам или ИП.
Чтобы таблица заработала для всех, надо позволить пользователям создавать матрицы со своими ролями и этапами работы.
Дизайнер Серёжа Балакин разработал пользовательские пути и решил интерфейсные задачи. Он создал дизайн для кастомизации таблицы:
продумал все сценарии, по которым могут пойти пользователи;
создал интерфейсы для десктопов и смартфонов, чтобы таблицу было удобно редактировать с любого устройства.
Кратко: как мы делали матрицу DACI и что теперь изменилось
Наши исследователи обнаружили проблему в продуктовых командах: некоторые сотрудники не до конца понимали свои обязанности и ответственность.
На воркшопе мы выделили рабочие процессы, распределили роли и описали их по матрице DACI.
По ходу работы поняли, что такой подход пригодится и другим компаниям, поэтому решили сделать публичный инструмент для матрицы DACI.
Дизайнеры столкнулись с трудностями: первая версия таблицы была слишком сложной, а ещё было важно продумать графику и ценность продукта для пользователей вне Авито.
Дизайнеры, разработчики и редакторы справились с проблемами и сделали наглядную таблицу, промоматериалы и лендинг.
Проект стал самостоятельным продуктом. Теперь любая команда может посмотреть на нашу матрицу и создать собственную.
Узнать больше о матрице можно здесь.
Мы ещё не до конца победили сложности взаимопонимания, потому что прошло слишком мало времени. Но я уже получаю обратную связь, где коллеги делятся своими сомнениями или рассказывают, как они обсуждают процессы по матрице. А если есть обратная связь, значит, инструментом пользуются, а процесс идёт.
Команда проекта:
драйвер и аппрувер — Леша Косилин;
концепт и глазки — Ира Придаткина;
UX-дизайнер — Серёжа Балакин;
смыслы и метафоры — Артем Рагимов;
методология и воркшопы — Ксюша Черкасова и Маша Московкина;
танцы со сборкой — Миша Дрягин;
и ещё более 30 человек, которые помогли этому случиться. Спасибо!
Выглядит ли наша матрица удобной для вас? Делитесь мнениями в комментариях!
А если хотите вместе с нами помогать людям и бизнесу через технологии — присоединяйтесь к командам. Свежие вакансии есть на нашем карьерном сайте.