Алина Прасковина

Руководитель проектов в MONS, «КОРУС Консалтинг»

Этот опыт настиг меня в самом начале карьеры Руководителя ИТ-проектов (далее – РП). Поэтому все истории мне пришлось пройти, не имея ни многолетнего опыта управления проектами, ни вообще какого-либо образования менеджера.

Все что у меня было — это большое желание расти и достигать поставленных целей. А инструменты мне пришлось искать по пути) И я не о типичных пунктах из PMBoK!

Меня зовут Алина Прасковина, я руководитель проектов в MONS, «КОРУС Консалтинг». И прежде чем раскрыть секреты своей системы, расскажу предысторию: как же так случилось, что на еще совсем юного РП свалилось такое количество проектов?

Откуда взялся пожар?

За пару лет до наступления той самой отправной точки я работала Администратором проектов в департаменте RND в КОРУСе, с приоритетом на направление Cloud. Тут мне уже повезло, так как моим руководителем стал очень сильный специалист в этой сфере – Семен Назаров. Он закидывал меня статьями, делился знаниями, отвечал на все мои вопросы, а к слову, об облаках я не знала на тот момент почти ничего. Я как рыбка хватала все знания, потому что область мне казалась очень интересной, и мне хотелось понимать ее глубже. Ну, и, конечно, в работе помогало)

И вот, ввиду ряда обстоятельств команду Cloud соединяют с другой, и я уже становлюсь админом в ней, а Семен возвращается больше в техническую, чем в менеджерскую роль.

Проекты по облакам передают на нового РП, который, конечно, как и я когда-то, не понимает, что это и с чем их едят. Периодически обращается ко мне с вопросами и просьбами помочь, так как я осталась неким «хранителем знаний Cloud» в менеджерском секторе.

И тут наступает новый поворот судьбы – меня повышают до РП, и почти сразу же текущий РП проектов Cloud неожиданно уходит. Тут мне приходится подхватывать все его проекты, со всеми нюансами и «пожарами».

Вот мы и у точки начала пути) Что же делать совсем юному РП в ситуации, когда на тебя свалилось 20+ проектов, при этом часть из них с проблемами, которые не терпят отлагательств?

Ну, во-первых, быть стойким, потому что это путь самурая. А во-вторых, не позволить поглотить себя хаосу из проектов, а подчинить его с помощью ряда принципов, которые будут сформированы в систему.

10 главных принципов, которые помогут не сойти с ума

Итак, вот 10 главных принципов моей системы:

Принцип 1. Систематизация. Оцените ваши проекты. Найдите между ними схожие черты и паттерны. Разделите на группы. Поймите, что вы стоите не среди отдельных деревьев, а среди леса.

Это поможет вам «визуально» сократить объем, который перестанет вас пугать, а также при создании документации проектов не изобретать для каждого велосипед, а использовать одни и те же шаблоны.

Принцип 2. Шаблонизация. Как можно раньше стандартизируйте все документы, таблицы excel и т.п, которые вы используете на проектах. Это сохранит Вам невероятное кол-во времени. Я окружила себя максимальным кол-вом шаблонов – Отчеты, Договора (особенно спасают «закрытые шаблоны» которые можно согласовать за пару часов), форма для заполнения требований при запросе стоимости, карточки проектов в Базе Знаний и т.д.

Принцип 3. Ведение Базы Знаний. Да, эта рутина спасет Вас и не один раз. А также поможет затем как наставнику делиться знаниями с другими. Не держите все в голове, мы прекрасно знаем как заканчиваются эти истории). Я, к сожалению, столкнулась с этим и не один раз, когда приходилась иногда неделю искать ответ на свой вопрос.

Мне удалось собрать базу знаний о проектах Cloud с 0. Сейчас в ней по единому стандарту ведутся страницы проектов, хранится информация о заказчиках и партнерах, описан процесс отчетности, регламенты по каждому из вендоров, описаны все пилотные проекты и многое другое.

Принцип 4. Цикличность и расписание. Соберите из рутинных задач циклы. Опишите их. Это может быть период отчетности, регулярные встречи, обновление Базы знаний, разработка новых шаблонов, проверка почты и чатов утром, составление плана на неделю и надень и т.д. Сделайте расписание на месяц из них. Забронируйте себе время в календаре под рутинные повторяющиеся задачи. И остальное расписание стройте вокруг них.

Циклы разрушат ваши розовые очки «свободного времени», иллюзию которого мы испытываем, когда наши задачи не сформулированы четким планом с расписанием. Это создаст прочный скелет вашего рабочего дня.

Принцип 5. Составление плана задач на неделю и день. «Я все равно придерживаюсь его наполовину» - скажите Вы. Ну и прекрасно, я тоже, иногда и меньше, редко больше. План задач нужен не совсем для того, чтобы выполнить его на «отлично», мы не в школе и на шоколадную медальку не претендуем.

План задач поможет структурировать и зафиксировать важные задачи, пока вы о них не забыли, очистить ваш «кэш» в голове, освободив вычислительные ресурсы вашего мозга с задачи постоянно помнить о 20 задачах, вспоминать о том что о них нужно помнить, тревожиться что забыл какую то из них, пытаться проверить что помнишь каждую, а когда все таки забыл одну из них, перебирать все мысли пока не найдешь намек на то, о чем должен помнить….

Я пока писала это устала, а представьте сколько лишней энергии тратит ваш мозг на фоновый процесс. А можно всего лишь перенести это все в ваш OneNote и тратить мысли на великие идеи.

После фиксации их легко приоретизировать, понять примерную их трудоемкость, а какие-то получится даже объединить!

Принцип 6. Правило 5 задач. Мое лично выверенное золотое сечение кол-ва основных задач, которые должны быть в течении дня.

Данный принцип продолжает Принцип 5. При составлении расписание на день, я никогда не ставлю звездочки срочности на более чем 5 задач. Остальные остаются с невидимой пометкой «по настроению», «до лучших времен», «пока дедлайн не появится на горизонте».

Вам рекомендую делать точно так же. Потому что задачи, которые мы отмечаем, как срочные, действительно должны такими быть. Зачастую они требуют не механической работы, а уделения им приличного количества времени и внимания. И их решение не длиться 5-10 минут. А после них хочется «расслабить мозг» и «проветрить голову». Вы объективно не успеете сделать большее кол-во важных задач на физическом уровне.

Нет, сможете, включить режим героя, работая на полной мощности своих возможностей. Но долго так не протяните. Вы устанете, выгорите, «компьютер» начнет давать сбои, гениальные мысли вашу голову будут обходить за километр и т.д. А мы тут с вами не спринтеры, мы марафонцы. Поэтому трезвая оценка кол-ва важных задач, которые вы можете, без ущерба продуктивности в дальнейшем, себе позволить – очень важна.

И еще хочу отметить, что это не значит, что, выполнив в какой-либо день эти 5 задач за 4 часа, остальные я отдыхаю. Это значит, что вы выполнили основную цель, а вы выбираете любую следующую задачу, ниже приоритетом, и решаете ее в спокойном режиме.

Опять же, вы не заставляете ваш мозг каждый день беспокоиться о каждой задачи, а только о 5ти. Очень снимает лишнее напряжение. А ясность и крепкость вашего ума – ваш главный ресурс как Руководителя.

Принцип 7. Правило 5 минут. Вытекает из Принципов 5 и 6. Советы о цикличности, расписании, выделения главных задач на день не должны вас свести с ума и сделать мистером «я не могу ответить тебе да или нет в ближайшие 5 часов, потому что у меня в расписании другие задачи». В момент, когда вы выныриваете из задач за кофе, стаканом воды, или еще какой-либо 5ти минутной разрядкой – пробегайтесь по чату и почте одним глазом. Потому что мы не автономны как Руководитель, выполнение наших и чужих задач на проекте и в компании зависит от коммуникации. И если ответ на вопрос не займет больше, чем да или нет, или одно простое предложение – отвечайте как можно быстрее. Вам это будет стоит не более 5ти минут, а задача у другого человека не зависнет на часы или дни. Потому что, как мы знаем, если вы ответили через час, человек это прочтет через 2, сделает еще через три, отправит на проверку только завтра, потому что уже и так почти конец рабочего дня… Такой снежный ком легко пресечь быстрым ответом.

Принцип 8. Правило антизацикленности. Если гора не идет к Магомеду – пусть стоит. Если вы долго думаете над какой-то сложной задачей или проблемой, а решение все никак нет, и у вас болит уже каждая клеточка на голове – оставьте это бестолковое занятие.

Ваш уставший мозг не примет правильное и хорошее решение. Дайте ему отдохнуть, отпустить напряжение. И в самое ближайшее время решение придёт как озарение, или вы найдете правильного человека, который вам поможет.

Проверено на себе и не один раз. Особенно часто «инсайды» приходят во время медитативного занятия. У меня, например, во время бега.

Принцип 9. Девиз – если у тебя нет хобби, то ты утонишь. Продолжает одну из главных мыслей многих принципов выше – вы не осилите большой объем работы с сохранением продуктивности и развитием, если будете круглосуточно уставшими.

Необходимо обязательно расслаблять свою голову, освобождать ее от роя задач и проблем. И просто отдых тут на длительной дистанции не спасет. Нужно хобби. То, что станет отдушиной от «злых тасок в джире».

Выбирайте по вкусу и темпераменту. Я вот бегаю)

Принцип 10. Ты будешь ошибаться всегда – успех заключается в том, чтобы ошибки не повторяли предыдущие.

Дайте себе право на ошибку. Это не значит, что теперь не нужно нести ответственность, валидировать свои действия, не перепроверять тексты на корректность. Это значит, что ты, заметив за собой какую-то неточность или допустив ошибку – будешь тратить ресурсы не на бесконечные внутренние унижения – а на ее разбор, исправление, и заучивание как же надо делать правильно. Ну и признать ее будет легче)

Вместо вывода

Описанные принципы выше помогли мне не только потушить все «пожары», которые перешли мне по наследству, но и увеличить количество своих проектов в портфеле в 2 раза – до 40.

А какие ваши главные принципы управления? С какими из моих вы согласны, а с какими готовы поспорить?