Привет, Хабр! 

Я перепробовал множество систем управления проектами и таск-трекеров. И сейчас постоянно мониторю рынок: что там у конкурентов, какие тренды, какие фичи появляются.

В 2025 году выделил такие основные тенденции в развитии таск-менеджеров:

• Новые возможности для автоматизации

• AI-помощники и AI-агенты

• Переосмысление UI-дизайна

• Новые интеграции

• Расширения и гибкие настройки под разные команды

В этом обзоре — 10 популярных таск-трекеров и основные обновления, которые выкатили в 2025 году.

Поехали!

1. YouGile

Ссылка на сайт

YouGile — российская система управления проектами с корпоративным мессенджером и простой CRM. 

Для кого. YouGile подходит командам, которым важно держать управление задачами и коммуникацию в одном месте. Это могут быть как небольшие агентства и стартапы, так и крупные компании, которым важна прозрачность процессов и быстрая координации между отделами.

Особенности: 

В YouGile таск-трекер и корпоративный мессенджер работают как единая система. У каждой задачи свой чат с привычным интерфейсом и функционалом Telegram. В нём можно обсуждать детали, прикладывать файлы и видеть всю историю согласований. Общение не существует отдельно от рабочего пространства, благодаря этому команда держит фокус и закрывает задачи быстрее.

Интерфейс системы простой и понятный, для старта не нужно обучение: собрать проект, пригласить сотрудников и настроить роли можно за полчаса. 

Для небольших команд до 10 человек сервис бесплатный и не ограничен по функционалу и сроку использования.

Новые возможности в 2025 году:

1. 1. CRM. Запустили простую СRM для малого бизнеса. Работа по сделке строится вокруг «дел» — конкретных шагов, которые помогают менеджерам не терять фокус и закрывать сделки быстрее.

   2. Чаты превратились в полноценный корпоративный мессенджер. Помимо обсуждений в задачах теперь есть личные, групповые и проектные чаты. Порядок не нужно поддерживать вручную — права и роли задаются один раз, а новые участники автоматически получают доступ к нужным чатам. Уведомления можно гибко настроить, чтобы не отвлекаться и оставаться в курсе только важных задач.

   3. AI-ассистент. Запустили beta-версию умного помощника. Он умеет сам создавать проекты, подбирать этапы, назначать исполнителей и автоматизировать рутину — от изменения статусов до выставления дедлайнов. Ассистент работает по текстовым и голосовым командам. Подробнее о нём писали в этой статье. 

      

   4. Удалённое управление проектами. Мобильное приложение доработали, чтобы можно было не выпадать из процессов, когда под рукой только телефон. Сотрудники могут работать со задачами на доске, менять статусы и обсуждать детали в чатах. Руководители — контролировать процесс, быстро создавать задачи, собирать под них команды и оставаться на связи для согласований.

   5. Удалённое управление проектами. Мобильное приложение доработали, чтобы можно было не выпадать из процессов, когда под рукой только телефон. Сотрудники могут работать со задачами на доске, менять статусы и обсуждать детали в чатах. Руководители — контролировать процесс, быстро создавать задачи, собирать под них команды и оставаться на связи для согласований.

   6. Автоматизации workflow. При переносе задачи в колонку можно настроить автоматические действия: прикрепление или открепление исполнителя, выполнение или возврат задачи в работу, архивацию, автоматическое завершение подзадач, назначение в них того же исполнителя, что и в основной задаче, а также отправку сообщения в чат.

   7. Добавили больше 10 новых расширений. Такие как согласование задач перед переходом на следующий этап, формы с обязательными полями, таймтрекер, лимиты задач, напоминания, интеграция с Telegram и корпоративной почтой, а также таймер Помодоро.

2. Bitrix24

Ссылка на сайт

Битрикс24 — экосистема для бизнеса: CRM, задачи, коммуникации и автоматизация процессов в одном месте.

Для кого. Универсальное решение для крупных компаний, которым нужен сервис «все в одном»: CRM + управление задачами + коммуникации + контроль работы команды. 

Особенности:

Bitrix24 объединяет управление задачами, CRM, аналитику и внутренние коммуникации. В одной системе можно планировать проекты, вести продажи, автоматизировать HR и документооборот.

Платформа включает конструктор сайтов, видеозвонки и гибкие сценарии автоматизации, которые настраиваются под логику процессов в компании.

Новые возможности 2025 года:

1. Интерфейс «Зефир». Дизайн стал визуально легче и понятнее: теперь основная точка входа в систему — чат, через который можно перейти к задачам, CRM и другим модулям.

2. Искусственный интеллект CoPilot. Помогает в ежедневной работе: анализирует звонки, пишет тексты, заполняет карточки сделок и отвечает на сообщения. CoPilot встроен в привычные инструменты — CRM, задачи, чаты, документы — и выступает как «вторые руки» менеджера.

3. Виртуальный помощник Марта AI. Отвечает за настройку системы. Может создать воронку продаж, добавить стадии, поля и подключить нужные модули. Martha помогает администратору или руководителю быстро собрать рабочую структуру, чтобы команда могла сразу начать работать.

4. Чаты. Появились опросы в переписке и функция автоудаления сообщений — для тех случаев, когда нужно обсудить конфиденциальные темы.

5. Онлайн-запись. Клиенты теперь могут самостоятельно выбрать время и записаться на услугу или встречу через форму. Информация автоматически попадает в CRM.

6. BI-конструктор. Новый инструмент для анализа данных: добавлены детальные поля по рекламе и UTM-метки, расширены возможности построения отчётов и оценки эффективности кампаний.

7. Доски и Scrum. В Bitrix24 обновили инструменты командной работы. На досках теперь можно настраивать права доступа — кто видит задачи, кто меняет статусы и кто управляет автоматизацией. В Scrum-проектах появились роботы и триггеры: они создают задачи, меняют этапы и уведомляют участников о важных изменениях.

3. Kaiten

Ссылка на сайт

Kaiten — таск-трекер для управления проектами по гибким методологиям. Поддерживает Kanban и Scrum, помогает командам планировать спринты, отслеживать поток задач и анализировать результаты через визуальные отчёты и метрики.

Для кого. Подходит продуктовым и проектным командам, где важна прозрачность процессов и оценка эффективности по Agile-метрикам.

Особенности:

Таск-трекер Kaiten фокусируется на визуальном управлении и прозрачности процессов.

Задачи можно группировать по отделам и проектам, настраивать собственные workflow и следить за их выполнением на доске. Дашборды с метриками показывают, сколько времени занимают задачи и где поток замедляется.

Для разных сфер — от банков и ритейла до разработки, маркетинга и HR — предусмотрены готовые шаблоны досок, которые можно настроить под себя.

Новые возможности 2025 года:

1. AI Assistant. Теперь встречи и звонки можно записывать и расшифровывать в системе. Ассистент определяет ключевые договорённости, формирует по ним задачи и прикрепляет транскрипцию к карточке, чтобы команда не теряла контекст обсуждений.

2. AI-агенты. Появились цифровые помощники под разные роли — личный ассистент, специалист поддержки, менеджер по продукту, руководитель. Каждый выполняет свои задачи: ассистент напоминает о поручениях, специалист поддержки обрабатывает обращения, продуктовый менеджер следит за приоритетами, а руководитель анализирует загрузку команды и риски проектов.

3. AI Research. Теперь данные по проектам можно анализировать с помощью запросов на естественном языке. Система соберёт отчёт и покажет проблемные участки.

4. Kaiten Flow.  В 2025 году обновили связку с GitHub: теперь подключение происходит в один клик, а в карточках задач отображаются ветки, коммиты, pull requests и issues.

5. Интеграция с GitHub. Kaiten можно связать с репозиториями: в карточках задач отображаются ветки, коммиты, pull requests и issues.

6. Интеграция с Google Документами, Таблицами и Презентациями. Добавили возможность открывать и просматривать файлы Google из карточки задачи, не переключаясь между вкладками.

7. Динамические доски (только для тарифа «Корпорация»). Расширили инструменты визуализации: теперь можно собирать ключевые задачи компании на отдельных досках и работать с ними без фильтров и переключений между пространствами.

4. Weeek

Ссылка на сайт

Weeek — платформа для управления задачами и проектами. Включает таск-трекер, CRM, базу знаний и инструменты аналитики.

Для кого. Подходит командам, которые хотят вести задачи, клиентов и базу знаний в одном месте — от небольших агентств и студий до крупных компаний с несколькими направлениями работы.

Особенности:

Bitrix24 объединяет управление задачами, CRM, аналитику и внутренние коммуникации. В одной системе можно планировать проекты, вести продажи, автоматизировать HR и документооборот.

Платформа включает конструктор сайтов, видеозвонки и гибкие сценарии автоматизации, которые настраиваются под логику компании.

Новые возможности 2025 года:

1. История версий документов. В базе знаний теперь сохраняются предыдущие версии файлов. Можно просматривать изменения и при необходимости вернуть документ к одной из прошлых редакций — полезно при командной работе над материалами.

2. Мультипроектность задач. Одну задачу можно добавить сразу в несколько проектов, если над ней работают разные команды.

3. Публичные и приватные команды. Появилась возможность создавать закрытые рабочие пространства и гибко настраивать доступ — кто может видеть задачи, проекты и документы.

4. Уведомления о просроченных задачах. Система автоматически напоминает о невыполненных задачах на следующий день после дедлайна, чтобы ничего не потерялось из поля зрения.

5. Новые таблицы.  Таблицы стали удобнее: можно добавлять строки и столбцы, менять их ширину, сортировать и прокручивать данные. Интерфейс стал визуально проще и ближе к привычным офисным форматам.

6. Совместное редактирование. При совместном редактировании видно, кто сейчас работает с документом или задачей, а изменения отображаются в реальном времени.

7. Интеграция с Эсборд. В проекты можно встраивать доски российского сервиса Эсборд (аналог Miro) и использовать их для визуального планирования, мозговых штурмов и согласований.

5. Jira 

Ссылка на сайт

Jira — система управления проектами и разработкой, известная глубокой кастомизацией и множеством интеграций.

Компания Atlassian официально ушла из России, но многие команды продолжают использовать сервис через сохранённые инсталляции и зарубежные аккаунты.

Для кого. Команды разработки (software, DevOps), отделы QA, большие и распределенные команды, которым нужна гибкая настройка, мощные API, интеграции с исходным кодом и сложные workflow-процессы. 

Особенности:

Jira — одна из самых кастомизируемых систем управления проектами. Здесь можно менять статусы, поля, workflow и уровни доступа, выстраивая процесс под конкретную команду.

Поддерживает разные подходы к управлению — Scrum, Kanban и гибридные форматы. Справляется даже с большими проектами с тысячами задач.

Есть развитый API и широкий выбор интеграций — от баг-трекинга и аналитики до сервисов DevOps.

Новые возможности 2025 года:

1. UI-обновление. Навигация стала проще: вернулось боковое меню, обновились основные элементы и структура страниц. Atlassian привела внешний вид Jira к единому стандарту со всеми своими продуктами.

2. Административные функции. Администраторы теперь могут копировать отдельные проекты или рабочие пространства в тестовую среду, чтобы проверять настройки и интеграции без риска для основной системы.

3. Усиление безопасности. Введена автоматическая классификация информации на уровне организации — это помогает отслеживать, какие данные обрабатываются и кто имеет к ним доступ.

4. AI-интеграция и Rovo AI. Расширены возможности автоматизации. Новый помощник Rovo AI анализирует процессы, находит узкие места, помогает с планированием и обработкой данных. Появились ИИ-агенты, которые работают в разных ролях — например, как аналитик, маркетолог или разработчик.

5. Новая логика поиска. Алгоритм стал точнее: теперь результаты формируются не только по названию и описанию, но и по всем пользовательским полям, включая кастомные.

6. Trello

Ссылка на сайт

Trello — визуальный таск-трекер на основе канбан-доски. Подходит для личного и командного планирования. 

После ухода компании Atlassian из России сервис официально недоступен, но многие продолжают им пользоваться через старые аккаунты.

Для кого. Малые и средние команды, стартапы, креативные агентства, которым важна визуальная простота, быстрая установка и легкость работы с задачами.

Особенности:

Интерфейс интуитивный: добавление меток, чек-листов и обложек не требует времени на обучение. Функции можно расширять через Power-Ups — встроенные дополнения для автоматизации, интеграций и аналитики.

Новые возможности 2025 года:

• Новый интерфейс. Полностью переработан дизайн с новой панелью навигации для быстрого переключения между Inbox, Planner и досками.

• Запустили Trello Inbox. Появилось единое пространство для всех входящих задач. Теперь сюда можно собирать поручения из Slack, Microsoft Teams, электронной почты и голосовых команд с телефона.

• Atlassian Intelligence. Искусственный интеллект теперь автоматически определяет дедлайны, приоритеты и ключевые задачи в сообщениях и добавляет их в нужные списки.

• Trello Planner. Новый календарный режим, в котором задачи можно планировать простым перетаскиванием из Inbox или с досок.

• Mirror Cards. Улучшена синхронизация карточек между досками. Теперь изменения отображаются во всех представлениях — календаре, таймлайне, таблице и на карте.

• Карточки задач. Интерфейс задач обновили: описание, чек-листы и комментарии теперь расположены удобнее. Работать с карточками стало проще.

• Интеграции с календарями. Trello теперь синхронизируется с Google и Microsoft Calendar — задачи можно просматривать и добавлять прямо из календаря.

7. Планфикс

Ссылка на сайт

Планфикс — российская платформа, которая объединяет управление задачами, учёт и коммуникацию в одном пространстве.

Для кого. Подойдёт тем, кто ищет полностью русскоязычную систему с гибкими правами, множеством настроек и возможностью вести проекты и операционку в одном месте.

Особенности: 

Планфикс сочетает таск-трекер, CRM, документооборот и коммуникации.

Поддерживается автоматизация действий, например, постановка задач по шаблонам, напоминания, изменение статусов или запуск согласований.

Есть встроенные отчёты, контроль времени и прав доступа, а также возможности интеграции с 1С, Telegram и другими внешними сервисами.

Новые возможности 2025 года:

1. AI-агенты. Появились интеллектуальные помощники — «Интервьюер», «Датамайнер» и «Суммаризатор». Они проводят опросы клиентов, извлекают данные из переписок и форм, автоматически заполняют поля задач и контактов, отслеживают прогресс и формируют сводки.

2. AI-анализ аудио. Planfix AI теперь умеет расшифровывать голосовые сообщения и звонки, а также анализировать записи разговоров.

3. Интерфейс. Главное меню стало вертикальным, обновились фильтры и карточки задач, переработаны справочники. Улучшили тёмную тему и навигацию.

4. Автоматизация процессов. Planfix расширил возможности сценариев — теперь можно подключать Planfix AI для анализа данных или заполнения полей, управлять повторяющимися задачами, автоматически удалять комментарии и запускать нужные действия по заданным условиям.

5. Интеграции. Planfix улучшил связь с Telegram и Google Calendar. Теперь из календаря автоматически подтягиваются участники встреч, а уведомления из чатов можно получать в системе.

6. Безопасность. Появилась политика паролей: администраторы могут задавать требования к сложности, сроку действия и количеству неудачных попыток входа.

7. Карточки и справочники. Настройки стали гибче: можно менять расположение полей и панелей, добавлять подсказки и размещать несколько полей в одной строке.

8. Shtab

Ссылка на сайт

Shtab — российский таск-трекер, который совмещает управление задачами с инструментами контроля рабочего времени и активности сотрудников.

Для кого. Подходит распределённым и гибридным командам, где важно понимать загрузку сотрудников, видеть прогресс по задачам и анализировать эффективность работы.

Особенности:

Интерфейс Shtab напоминает Notion: простая структура, карточки с блоками и гибкие настройки под формат работы команды.

Сервис помогает следить за загрузкой сотрудников и процессом работы — показывает активность и, при необходимости, делает скриншоты экранов.

Задачи можно планировать в разных представлениях: Канбан, Гант, календарь, список, матрица Эйзенхауэра или таймлайн.

Новые возможности 2025 года:

1. Новая диаграмма Ганта. Теперь задачи можно перемещать прямо на диаграмме, менять сроки, выделять карточки цветом и скрывать ненужные списки.

2. Массовые действия. Добавили возможность работать с несколькими задачами одновременно — менять статусы, назначать исполнителей и редактировать карточки одним действием.

3. Персональная главная страница. Появился новый экран, где собраны ключевые элементы — задачи, цели, проекты, комментарии, сводка активности и быстрые ссылки.

4. Гостевой доступ. Расширили права для пользователей по публичной ссылке: теперь они могут создавать и редактировать задачи, оставлять комментарии и скачивать файлы.

5. Цели и управление результатами. Появился модуль, который помогает ставить цели, отслеживать их выполнение и видеть общую картину по проектам.

6. Встроенные комментарии. Теперь можно выделить нужный фрагмент текста и оставить комментарий прямо на странице.

7. Приватные рабочие пространства. Новые рабочие пространства по умолчанию приватные, поэтому видеть их могут только приглашённые участники.

9. Pyrus

Ссылка на сайт

Pyrus — российская low-code платформа, которая помогает компаниям автоматизировать внутренние процессы.

В одном месте можно управлять задачами, обсуждать их с коллегами, согласовывать документы и выстраивать маршруты утверждения.

Для кого. Подходит компаниям, где много внутренних согласований — бухгалтерии, юристам, финансистам, HR и рекрутерам. Также удобно использовать как таск-менеджер для проектных и операционных команд, которым важно держать задачи, документы и общение в одном месте.

Особенности:

Pyrus — не просто таск-трекер, а большая система, которая помогает автоматизировать бизнес-процессы компании. Система включает встроенные модули Service Desk, CRM, документооборот, HR и Help Desk.

В ней можно выстраивать маршруты согласований, создавать шаблоны задач и подключать нужные интеграции. 

Поддерживается офлайн-режим, поэтому работать можно без подключения к интернету.

Новинки 2025 года:

1. Интеграции с внешними сервисами. Добавлена поддержка Mango Office, Авито Работы и ЭДО-сервисов СБИС и Диадок. Теперь звонки, заявки и документы автоматически подтягиваются в систему. 

2. Телефония. Записи звонков теперь прикрепляются к заявкам автоматически, даже если обращение пришло из другого канала.

3. Почта и коммуникации. В переписке теперь видно все адреса из копии письма, а встроенный бот может отвечать автоматически — это ускоряет обработку входящих запросов.

4. Календарь. Появилась синхронизация с Яндекс Календарём, поэтому задачи и встречи отображаются в одном расписании.

5. Формы и задачи. В формах добавили таймлайн для визуализации задач во времени, поддержку собственных заголовков и цветовую подсветку полей, чтобы было проще ориентироваться.

6. База знаний. Теперь можно добавлять диаграммы и чек-листы с отметками выполнения, закреплять строки в таблицах и просматривать завершённые обсуждения.

7. Настройки и безопасность. Администраторы получили больше контроля: можно ограничить использование Public API и добавить правила для работы с наблюдателями в формах.

10. ClickUp

Ссылка на сайт

ClickUp — американская платформа, которая включает таск-трекер, CRM, инструменты для аналитики и автоматизации рабочих процессов.

Компания официально прекратила работу в России, но некоторые команды продолжают пользоваться сервисом.

Для кого. Подходит компаниям, которым важно вести задачи, проекты и документы в одной системе. Чаще всего ClickUp выбирают IT-команды, агентства и продуктовые отделы, где нужно быстро координировать совместную работу.

Особенности:

ClickUp отличается кастомизацией, гибкостью и масштабируемостью. Ее можно превратить в полноценную экосистему: от управления задачами до ведения CRM, отчетности и планирования спринтов. 

Задачи можно просматривать в разных форматах — списком, на доске, в календаре или на диаграмме Ганта.

Сервис интегрируется с основными рабочими инструментами — Slack, Google Workspace, GitHub, Notion, Zoom и другими (всего более тысячи подключений, включая Zapier и Make).

Новые возможности 2025 года:

1. Автопилот с логикой условий. Агенты автопилота теперь работают по принципу «если / тогда»: действия запускаются только при выполнении заданных критериев. Это помогает строить более точные сценарии автоматизации.

2. ClickUp Brain и AI Notetaker. Искусственный интеллект фиксирует итоги встреч, расшифровывает аудио и видео, делает краткие сводки и может превращать комментарии в задачи или подзадачи.

3. AI в рабочих процессах. Инструменты ИИ встроены в поля и шаблоны: система предлагает тип задачи, подставляет данные, создаёт дашборды по шаблонам и формирует регулярные отчёты.

4. Интерфейс и навигация. Обновлён список задач, улучшена загрузка подзадач, появилась настраиваемая панель и визуальные метки для разных видов представлений.

5. Workload View. Расширены возможности планирования нагрузки: масштабирование по дням, неделям и месяцам, создание задач с таймлайна, цветовая индикация перегрузки и учёт длительности задач, зависимостей и выходных.

6. Интеграция с Outlook. Добавлена синхронизация календаря ClickUp с Microsoft 365 — можно бронировать время под задачи, создавать заметки встреч и подключаться к звонкам напрямую из системы.

Какие функции вы бы добавили к желаемым обновлениям в 2026 году? Чего в таск-менеджерах вам не хватило в 2025?