Собрал обзор 10 лучших планировщиков задач в 2025: пять для командной работы и пять для личных дел. 

Кратко рассказываю, как в каждом устроено планирование задач, какие функции действительно помогают в работе и кому сервис может подойти. А в конце даю таблицу для удобного сравнения инструментов.

Поехали!

Как выбирать планировщики задач

При выборе софта я смотрю не на количество функций, а на то, помогает ли инструмент работать эффективнее.

Для командной работы

1. Пр��стота внедрения. Регистрация, создание проекта, приглашение коллег и базовые настройки не должны занимать много времени. Если инструмент требует долгого онбординга, команде будет сложно перейти. 

2. Понятная структура работы. Важно, чтобы любой сотрудник мог за пару минут понять, что где находится: как устроены проекты и как работать с задачами.

3. Достаточный контроль за проектом. Определите заранее, какие инструменты контроля вы действительно будете использовать в работе. У разных сервисов отчёты и аналитика отличаются, но ориентироваться на «красоту» графиков не стоит — многое из этого в реальной работе не пригодится.

4. Стоимость и масштабируемость. Какие лимиты есть на бесплатном тарифе и как растёт цена при расширении — нет ли ограничений по проектам или функциям, которые могут понадобиться позже.

Для личных задач

1. Простота в повседневном использовании. Личный планировщик должен работать практически сразу, без настроек. быстрое добавление задач, удобное перемещение по дням и неделям, понятный список дел. 

2. Удобная структура планирования. Важно, чтобы сервис поддерживал привычный формат: списки, проекты, подзадачи, недельный или месячный обзор. 

3. Стоимость и ограничения. Бесплатные версии личных планировщиков обычно достаточно щедрые. Посмотрите, сколько задач, проектов или напоминаний можно использовать без оплаты и нет ли лимитов, которые быстро станут неудобными.

Топ-5 планировщиков задач для командной работы

1. YouGile

Ссылка на сервис →

YouGile — российская система управления проектами, которая соединяет в себе функции командного и личного планировщика задач. Встроенный мессенджер фокусирует на задачах и синхронизирует команды.  

Как устроено планирование

Планирование происходит на современных канбан-досках с задачами и подзадачами. Можно переключаться в режим календаря, диаграммы Ганта или персонального планировщика. Для работы со сделками есть простая CRM .

На доске более 50 инструментов для интуитивной работы: дедлайны, гибкие уведомления, исполнители, приоритеты, свободные поля для заполнения и другие атрибуты под ваши задачи.

Особенности:

1. Простота внедрения и планирования. 15 минут достаточно, чтобы создать проект, пригласить участников, настроить им права и роли и начать общение по задачам в чате.

2. Мессенджер фокусирует на задачах. Каждая задача — это чат с интерфейсом, похожим на Telegram. В чате задачи можно быстро уточнять детали по задаче, что ускоряет работу, при этом переписка не теряется.

3.Живой мониторинг процессов. Помимо классических табличных отчётов с графиками, есть инструменты для включенного наблюдения. Так «сводки» собирают задачи по любому критерию — например, все задачи с высоким приоритетом из всех проектов — и позволяют наблюдать за самым важным в реальном времени.

4. AI-ассистент. Встроенный помощник помогает снять эффект «чистого листа» и по запросу сам создает доску, создаст задачи, назначит исполнителей и автоматизирует процесс.

5. Простая CRM для малого бизнеса. Помимо планирования задач можно создать CRM-проект и полноценно управлять сделками: CRM автоматически формирует план работы и пушит исполнителя.

6. Гибкие роли и доступы. Более 108 настроек доступов позволят легко подключать внешних подрядчиков так, чтобы они были частью единого процесса, но видели только свои задачи.

Кому подойдёт: командам, которые ценят простоту и хотят планировать задачами и управлять коммуникацией в одном месте.

Стоимость: 

До 11 пользователей — полностью бесплатно, без ограничений по функциям и времени использования. С 11-го пользователя — 495 ₽/мес за человека.

2. Strive

Ссылка на сервис →

Простой планировщик для командной работы с задачами, проектами и документацией.

Как устроено планирование

В Strive всё строится вокруг рабочих пространств. Внутри каждого можно создавать доски под разные процессы и выбирать удобное представление задач: канбан-доску, список, календарь или таймлайн. Этапы, приоритеты и статусы настраиваются под команду, а при необходимости можно использовать готовые шаблоны.

Есть базовые отчёты: аналитика по проектам, сотрудникам и командам, список завершённых задач и личный дашборд с активностями. 

Особенности:

1. Документация внутри задач. В Strive есть встроенный редактор: в нём можно создавать инструкции, регламенты и целые базы знаний, а при необходимости — собирать по ним тесты. Документы хранятся прямо в проекте, легко редактируются вместе с командой и доступны по публичной ссылке.

2. Пространства для команд. В Strive можно создавать отдельные рабочие пространства — это как мини-офисы внутри системы. Так можно разделить команды маркетинга, разработки и продаж: сотрудники увидят только свои задачи и документы, а руководители — всё целиком.

3. Зеркальные задачи. Одну и ту же задачу можно разместить сразу в нескольких проектах или досках — изменения будут синхронизироваться повсюду. Это удобно, когда над одним делом работают разные команды или когда задача лежит на стыке процессов.

Кому подойдёт: командам, у которых много параллельных проектов и участников.

Стоимость:

• Бесплатно: до 10 человек с ограничениями по количес��ву пространств, регламентов и документов. 

• На двоих: 1 000 ₽/мес., полный доступ без ограничений для пары пользователей. Включает аналитику, интеграции и приоритетную поддержку.

• Команда: 3 375 ₽/мес., до 15 участников. Полный функционал и обучение команды.

• Бизнес: 250 ₽/мес. за пользователя, для команд свыше 15 участников. Все функции и кастомизация под процессы компании.

Бесплатный период доступен 14 дней, так что можно протестировать все фичи без ограничений.

3. ЛидерТаск

Ссылка на сервис →

Простой планировщик для продуктивности в рабочих и личных делах. По сути ближе к командному таск-трекеру, поэтому я включила его в этот раздел.

Как устроено планирование

ЛидерТаск строит работу вокруг задач с глубокой иерархией: любую задачу можно разложить на подзадачи, чек-листы и шаги, добавить файлы, заметки и метки. Подходит для проектов, которые нужно максимально детализировать.

Для визуального планирования доступны канбан-доски, календарь и гибкая система фильтров. 

Есть базовая аналитика: отчёты по завершённым и просроченным задачам, важным поручениям и загрузке сотрудников.

Особенности::

1. Офлайн-режим. В ЛидерТаске можно работать с задачами без подключения к интернету — изменения сохранятся и синхронизируются позже. Это редкая особенность среди планировщиков.

2. Поддержка методик тайм-менеджмента. ЛидерТаск можно настроить под разные подходы к организации работы — GTD, Autofocus, Pomodoro, систему Стивена Кови и другие.

3. Список «Фокус». Отдельная панель для ключевых задач проекта. Сюда можно отправлять самые важные задачи, чтобы не отвлекаться на второстепенные задачи команды.

4. Документы. Инструкции, регламенты, базы знаний можно хранить прямо в проекте, делиться ссылками с командой и сторонними участниками без доступа к самой доске.

5. AI-ассистент. В ЛидерТаске есть модуль, который ежедневно анализирует работу команды: смотрит на сроки, загрузку и движение задач. На основе данных он показывает возможные риски и даёт рекомендации, где может понадобиться внимание руководителя.

Кому подойдёт: небольшим командам и тем, кто ищет один инструмент и для рабочих задач, и для личных проектов.

Стоимость:

• Бесплатно: до 10 проектов, 100 карточек и 3 досок.

• Премиум: 3 199 ₽/год для личного использования;

• Бизнес: 4 999 ₽/год за пользователя для команд от 2 человек.

4. Kaiten

Ссылка на сервис → 

Kaiten — российский планировщик для команд, которые работают по гибким методологиям.

Как устроено планирование

В основе Kaiten настраиваемые доски: канбан, Scrum со спринтами, итерациями и планированием. Колонки, статусы, типы задач и правила движения настраиваются под команду, поэтому доску можно использовать и для разработки, и для маркетинга, и для операционных процессов.

Для крупных проектов можно выделять отдельные рабочие пространства с разными уровнями доступа. Задачи легко группировать по эпикам, спринтам или стадиям, отслеживать загрузку и переходы между этапами.

Особенности::

1. Продвинутая аналитика. В Kaiten доступны расширенные отчёты: диаграмма сгорания (Burndown Chart), график скорости (Velocity Chart), накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram, CFD), контрольный график (Control Chart) и другие визуализации, которые помогают видеть узкие места, прогнозировать сроки и оценивать темп работы команды.

2. User Story Mapping. Модуль позволяет визуально разложить путь пользователя и собрать карту пользовательских историй. Полезно для продуктовой разработки.

3. AI-инструменты. В Kaiten есть несколько модулей на базе ИИ. 

AI Assistant умеет записывать и расшифровывать встречи, выделять ключевые договорённости и формировать по ним задачи с прикреплённой транскрипцией. 

AI-агенты работают как цифровые роли: личный ассистент напоминает о поручениях, специалист поддержки обрабатывает обращения, менеджер по продукту помогает с приоритетами, а руково��итель анализирует загрузку команды и риски. 

Для работы с данными есть AI Research — можно задать вопрос о проекте на естественном языке, и система соберёт развёрнутый отчёт.

4. База знаний. В Kaiten есть встроенный редактор, в котором можно создавать страницы с текстом, заголовками, списками, таблицами и вложениями. Материалы удобно структурировать по разделам и связывать с задачами или досками. 

Кому подойдёт: IT-командам, компаниям с распределенными сотрудниками и высокой нагрузкой на процессы.

Стоимость:

• Бесплатно: до 5 пользователей. Только базовые функции: доски, чек-листы, база знаний и интеграция с e-mail. Крутые фичи по типу моделей Scrum, Kanban и User Story Map доступны на платных тарифах.

• Старт: от 185 ₽/мес за пользователя, до 15 пользователей. Базовые модули Kanban и Scrum, 10 досок, до 5 автоматизаций и ограничений.

• Стандарт: от 430 ₽/мес за пользователя, до 250 пользователей. Выбор модулей, неограниченное количество досок, пространств и автоматизаций.

• Бизнес: от 580 ₽/мес за пользователя. До 6 модулей на выбор, расширенная автоматизация, аналитика.

5. WEEEK

Ссылка на сервис →

WEEEK — мультисервисная платформа, которая объединяет планировщик задач, базу знаний и CRM. 

Как устроено планирование

В WEEEK задачи можно вести на канбан-доске, в списке, календаре или на диаграмме Ганта — так удобно переключаться между этапами и сроками. Структура задач гибкая: подзадачи, чек-листы, кастомные поля, приоритеты и теги помогают собрать понятный план.

Для контроля доступны отчёты по задачам и сотрудникам и трекинг времени.

Есть базовые автоматизации: можно настроить, чтобы при изменении статуса задача автоматически меняла исполнителя, приоритет или перемещалась в другой проект. Также поддерживаются повторяющиеся задачи и перенос невыполненных дел на следующий день.

Особенности:

1. База знаний и редактор документов. В WEEEK можно хранить всю рабочую документацию внутри проекта — от инструкций и регламентов до технических заметок. Документы оформляются во встроенном редакторе: он поддерживает текст, таблицы и вставку кода с подсветкой. Материалы можно привязывать к задачам и проектам, а при необходимости — открывать в публичный доступ по ссылке.

2. Сервисы для фокуса и перезагрузки. Pomodoro-таймер помогает поддерживать рабочий настрой. Классика — 25-минутные спринты с 5-минутными перерывами, но можно настроить циклы под себя. В любой напряженный момент можно включить режим медитации — пару минут, чтобы подышать и вернуться к задачам.

3. ИИ-ассистент. В платформе встроена Вика — ИИ-помощница, реализованная через модуль WEEEK-GPT. Она помогает создавать задачи по описанию, структурировать контент базы знаний, формировать отчёты и облегчать рутинные операции.

4. Встроенная CRM. В WEEEK есть CRM-модуль: можно вести клиентов и сделки, фиксировать этапы продаж, прикреплять задачи и документы к конкретным карточкам.

Кому подойдёт: креативным командам, отделам маркетинга, веб-студиям и IT-стартапам.

Стоимость:

• Бесплатно: команда до 5 человек. Доступны все основные функции, но есть лимиты: меньше места для файлов, нет доступа к продвинутой аналитике и кастомным ролям.

• Pro: от 250 ₽ в месяц, добавляет неограниченные проекты, роли и расширенные права доступа.

• Business: для команд и компаний, где важна структура: кастомные роли, приоритетная поддержка, контроль времени и аналитика.

Сравнительная таблица

Топ приложений для планирования личных задач

1. Todoist

Ссылка на сервис →

Один из самых популярных планировщиков задач — минималистичный снаружи, но функциональный внутри. 

Как устроено планирование

В Todoist удобно вести задачи в виде списков и проектов, разбивать их на разделы и подзадачи. Каждую легко пометить приоритетом, добавить метки, описание и ссылки. Задачи без меток остаются во вкладке «Входящие».

Планирование строится вокруг двух списков: «Сегодня» и «Предстоящее». В последнем задачи отображаются в календаре. Регулярные активности, например еженедельные тренировки, можно делать повторяющимися задачами.

Особенности:

1. Интеграции с 80+ сервисами. Todoist связывается с Google Calendar, Slack и десятками других инструментов. Любое письмо, сообщение или событие можно в один клик превратить в задачу. Например, встреча из календаря автоматически появится в списке «Сегодня», а вы получите напоминание в нужный момент.

2. Шаблоны для любых сценариев. Их более 50: от списка покупок до планирования путешествия. В каждом шаблоне есть готовый список задач, чек-лист и сроки — остаётся адаптировать их под себя.

3. Легкое добавление задач. Todoist распознаёт естественный язык: можно написать «Позвонить маме завтра в 19:00» или «Сдать отчёт в пятницу утром», и задача сразу появится с нужной датой и временем. 

AI Assistant. Это расширение с ИИ-помощником, который помогает быстрее формулировать задачи: можно описать цель, а ассистент предложит список дел, разбивку на подзадачи или следующий шаг. Работает в веб-версии и десктопном приложении.

Кому подойдёт: тем, кто хочет держать под контролем все сферы жизни — от работы до бытовых дел. 

Стоимость:

• Бесплатно: до 5 проектов, базовые фильтры и метки, нет напоминаний на конкретное время и локацию.

• Pro: от $4 в месяц: до 300 активных проектов, фильтры, напоминания, темы.

• Business: от $6 на пользователя в месяц: совместные проекты, роли, администрирование и отчёты.

2. Singularity App

Ссылка на сервис →

В планировщике всё собрано в одном месте: задачи, заметки, чек-листы, календарь и таймер Помодоро. 

Как устроено планирование

В SingularityApp задачи ведутся в виде списков, которые можно группировать в проекты и раскладывать на подзадачи. Для наглядности есть календарь с дневным, недельным и месячным видом, а также канбан-доска: задачи можно перетаскивать между этапами и быстро видеть, что в работе. Один и тот же список дел легко смотреть в разных представлениях — под формат, в котором удобнее планировать день.

Особенности:

1. Бесконечная вложенность задач. Можно создавать проекты, подпроекты и задачи без ограничений по глубине: одна большая цель → несколько уровней подзадач → чек-листы и исполнители. Это удобно, когда есть личный большой проект — например, «Переезд» — и хочется разбить его на мелкие шаги.

2. Мгновенное создание задач. У сервиса есть личный адрес для приёма задач: достаточно переслать письмо на этот адрес — и оно автоматически появится в виде задачи. То же работает через Telegram-бота: отправили сообщение — получили задачу без ручного ввода.

3. Режим фокуса. Его можно включить, когда нужно сосредоточиться на одной задаче. Все остальные дела скрываются, остаётся только текущее — с чек-листом, сроком и комментариями. 

Кому подойдёт: фрилансерам и тем, кто хочет планировать не только дела, но и привычки, заметки, личные проекты.

Стоимость:

• Бесплатно: до 50 задач, нет расширенных напоминаний и интеграций.

• Pro: 209₽ в месяц при оплате за год, 249 ₽ — при ежемесячной оплате.

• Elite: 250₽ в месяц при оплате за год, 299 ₽ — при ежемесячной оплате

3. TickTick 

Ссылка на сервис →

TickTick — планировщик задач с календарём, трекером привычек и умным расписанием.

Как устроено планирование

В TickTick можно создавать списки для любых сфер жизни: «Дом», «Учёба», «Хобби», «Здоровье» и другие. Все новые дела сначала попадают во «Входящие», а умные списки «Сегодня» и «Следующие 7 дней» автоматически показывают задачи, на которые стоит обратить внимание в ближайшее время.

Для удобства есть календарь с дневным, недельным и месячным видами: в нём можно перетаскивать задачи на нужный день и быстро распределять план на неделю. Есть встроенный Помодоро-таймер и трекинг времени.

Особенности:

1. Матрица Эйзенхауэра. Помогает визуально оценить приоритетность своих дел  и отложить задачи, которые на приведут к результату. Сервис автоматически учитывает приоритет и сроки и в матрице подсветит, на чем сосредоточиться прямо сейчас, а какие дела лучше оставить на потом.

2. Умные напоминания. TickTick поддерживает несколько типов напоминаний. Можно настроить обычные и повторяющиеся уведомления, поставить напоминание по локации (например, «напомнить, когда буду возле магазина») или включить режим Constant Reminder — он будет периодически напоминать о задаче, пока вы её не выполните.

3. Трекер привычек. С его помощью можно фиксировать полезные привычки — например, ежедневную зарядку или чтение. В конце недели или месяца планировщик составит график, чтобы наглядно увидеть прогресс.

4. Распознавание текста. TickTick превращает текст из заметок в задачи с датой и временем. Например, если написать «Сходить на йогу в среду в 19:00», TickTick автоматически создаст задачу с напоминанием.

Кому подойдёт: тем, кто хочет держать под контролем личные дела, выстраивать привычки, осваивать хобби и наглядно видеть свои задачи на день, неделю или месяц.

Стоимость:

• Бесплатно: для одного человека. Только два напоминания на задачу, нет доступа к календарю на неделю/месяц и интеграции с другими сервисами.

• Premium: от 179 ₽ в месяц: открывает календарь, неограниченные напоминания, интеграцию с внешними календарями и улучшенную статистику.

4. Tweek

Ссылка на сервис →

Простой планировщик Находка для тех, кто любит минималистичные сервисы с базовым функционалом.

Как устроено планирование

В Tweek всё выглядит как в аккуратном бумажном еженедельнике. 

В основе планировщика — недельный обзор. Все задачи видны в календаре и добавляются списком в столбец, который относится к дню недели. Если задача относится к конкретному времени, достаточно добавить его в карточку, и она сместится. 

К задачам можно добавлять подзадачи, заметки и вложения. В календаре есть столбец «Когда-нибудь» — туда можно сохранять задачи, которые вы планируете сделать, но не сейчас.

Особенности:

Особенности:

1. Автоматическое перенесение задач. Если вы не успели выполнить задачу сегодня, Tweek предложит заняться ей завтра. Для этого в настройках нужно выбрать такую функцию.

2. Кастомизация. Минималистичный белый фон можно изменить по своему вкусу — больше возможностей для этого на платном тарифе. В бесплатном можно окрашивать задачи-карточки в два базовых цвета: желтый и красный. Это помогает быстро ориентироваться в задачах, отсортировать их по важности или сферам жизни.

3. Быстрый поиск по задачам. В Tweek можно провести пальцем вниз или нажать поисковую строку на веб-версии, чтобы открыть умный поиск. Он показывает все задачи и вы легко найдете нужную без пролистывания недели вручную. Также задачи можно фильтровать по цветовым меткам.

Кому подойдёт: тем, кто хочет простой планировщик-еженедельник.

Стоимость:

• Бесплатно: доступ к базовым возможностям: неделя/месяц, списки задач, цветовые метки, поиск, календарь и веб-версия.

• Premium: 5,99 $ в месяц или 49,99 $ в год. Открывает расширенные функции: синхронизацию с Google и Apple Calendar, подзадачи, напоминания, повторяющиеся задачи, вложения к задачам и автоматическое перенесение невыполненных дел.

5. Evernote

Ссылка на сервис →

Evernote — приложение для планирования дел и задач, который похож на цифровой онлайн-блокнот или дневник для заметок, идей и списка дел. 

Как устроено планирование

В Evernote задачи создаются прямо заметок: их можно оформлять как списки дел или отдельные карточки, ставить сроки, напоминания и теги. Заметки собираются в блокноты, поэтому легко разделять разные дела.

Все задачи сводятся в общий список «Все задачи» — там видно просроченные, актуальные и задачи без срока.

Планирование здесь не визуальное: нет канбана или Ганта. Логика Evernote — вести задачи в контексте заметок и быстро находить их через теги и поиск.

Особенности:

1. Умный поиск. Evernote умеет находить слова внутри изображений, PDF и заметок. Это удобно, когда нужно быстро найти договор аренды среди десятков сканов.

2. Web Clipper. Расширение для браузера позволяет сохранять страницы целиком или выделенные фрагменты — тексты, изображения, цитаты — прямо в блокнот Evernote.

3. Шаблоны для задач. Любую заметку можно превратить в шаблон и использовать многократно. Удобно для рутинных домашних дел или чек-листов для рабочих проектов.

Кому подойдёт: людям, которые хотят собрать идеи, статьи и вдохновение в одном месте.

Стоимость:

• Бесплатно: для одного человека. Работа только на ПК или телефоне. Ограничение на загрузку — до 60 МБ в месяц. Некоторые шаблоны и функции напоминаний доступны только в платных тарифах.

• Personal: от $5/мес. Неограниченные устройства, больше места для загрузки, доступ к шаблонам.

• Professional: от $10/мес. Расширенные функции поиска, интеграции и возможности организации.

• Teams: от $14/мес за пользователя. Совместная работа, командные блокноты и управление участниками.

Сравнительная таблица