Бухгалтерия, регистрация, налоговая отчетность… После этих слов страшно начинать свое дело. Смелее! На самом деле все довольно просто. В статье я расскажу, как настроить бухгалтерский и налоговый учёт в интернет-магазине. Вы узнаете:

• как выбрать организационную форму для интернет-магазина – ИП или ООО;
• какую систему учёта выбрать – ОСНО или упрощёнку;
• как зарегистрировать ИП или ООО;
• какие документы должен выписывать интернет-магазин;
• где найти бухгалтера для интернет-магазина;
• как сдавать отчётность в налоговую.

Читайте, если собираетесь открыть свой бизнес или начать работать официально.

Пять вопросов про ИП и ООО

Просто частник не сможет создать сколько-нибудь серьёзный интернет-магазин. Хотя бы потому, что не сможет заключить договор с банком на эквайринг (приём денег по кредитным картам). Если собираетесь продавать на сумму более 100 тысяч рублей в месяц, нужно официальное оформление. Для малого бизнеса таких форм всего две – ИП (индивидуальный предприниматель без образования юридического лица) и ООО (общество с ограниченной ответственностью). Чтобы из них выбрать, нужно ответить на пять вопросов:

1. Что именно вы собираетесь продавать?

Определите, к какой категории относятся ваши товары:

• Простой товар: повседневные промышленные вещи, посуда, поделки, мелкая недорогая электроника, одежда, аксессуары для мобильных.
• Товар, по которому могут быть претензии: то, что может причинить вред здоровью (например, скоропортящиеся продукты), дорогие товары с гарантийным сроком (дорогая электроника и т.п.).

ООО отвечает по претензиям только в размере собственных активов, ИП отвечает всем своим имуществом. Значит, если от проданного вами фермерского творога кому-то станет плохо, у ООО не отберут больше, чем есть денег и товаров, а у ИП могут отобрать вообще всё, в том числе машину и любимую породистую кошку (есть нюансы: у ИП не смогут отобрать единственное жильё и необходимый для проживания минимум вещей. Владельца ООО при некоторых условиях тоже могут лишить имущества, но сделать это сложнее. Подробнее читайте в статье).

2. На какую сумму в год вы собираетесь продавать?

При больших оборотах ИП не сможет использовать упрощённую систему налогообложения, и становится выгоднее открыть ООО. На 2016 год потолок установлен в 79 млн рублей.

3. Вы владеете магазином один или у вас есть партнёры?

ИП – это один хозяин. Если вас несколько, то нужно открывать ООО.

4. Вы строите интернет-магазин для себя или намерены потом продать его?

Чтобы продать магазин, зарегистрированный на ИП, нужно оформить много документов. Продать ООО гораздо проще. Вообще продажа бизнеса комплексный, многогранный вопрос. Обязательно посоветуйтесь с тем, кто это уже хоть раз успешно сделал. Если не найдёте такого человека в своём окружении – напишите мне.

5. Собираетесь ли вы делать большой перерыв в вашей торговле?

ООО может приостановить свою деятельность без потерь, а у ИП есть обязательные платежи (пенсионный и медстрах).

Итак, если верно хотя бы одно утверждение:

• вы продаёте товар, по которому к вам могут предъявить серьёзные претензии;
• объём продаж предполагается более 79 млн рублей;
• у вас есть или предполагается партнёр;
• у вас есть мысли в близком будущем продать свой интернет-магазин;
• ваши продажи могут приостанавливаться на длительный срок...

… то вам нужно ООО. Иначе достаточно ИП.

Выбор системы учёта

Если ваш объём продаж больше 79 млн рублей в год, подойдёт только ОСНО.

ОСНО – общая система налогообложения. Это все прелести крупной фирмы: НДС, балансы, куча разных налогов и т.д. Подходит крупным торговцам и тем, кто работает с крупными торговыми и промышленными предприятиями. Вам это вряд ли будет нужно, как минимум не на первый год.

Если меньше, выбирайте упрощённую систему налогообложения. В ней гораздо проще вести учёт, можно использовать онлайн-сервисы ведения бухгалтерии, и такие фирмы реже проверяет налоговая. Упрощённых систем две:

1. Доходы минус расходы (налог 15%)
Вы имеете право вычитать из полученных доходов стоимость товаров, расходов на интернет, создание сайта, доставку и т.д. С получившейся прибыли нужно заплатить 15% налогов>. Подойдет тем, кто перепродает товары, а не производит сам. Для вычитания расходов они должны быть оплачены, получены и иметь отношение к вашему бизнесу.

Пример: Если вы торгуете электроникой, то затраты на предпродажную подготовку и настройку техники можно вычесть из налогооблагаемой суммы. А вот чек на покупку 5 кг мандаринов и бутылки вина налоговый инспектор вряд ли примет.

2. Доходы (налог 6%)
Вы заплатите 6% налога со всех поступающих вам сумм. Никаких расходов из них вычитать нельзя. Подойдет, если у вас мало задокументированных расходов (например, вы продаёте что-то, сделанное своими руками), либо очень большая наценка.

Регистрация ИП или ООО

Теперь надо подготовить и подать документы для регистрации. Перед началом выберите из классификатора виды деятельности (это обязательно для налоговой), а для ООО ещё название компании и адрес.

1. Вид деятельности по ОКВЭД

Видов деятельности по классификатору (ОКВЭД) можно выбрать несколько, всё зависит от того, чем ещё вы собираетесь заниматься. В интернете множество статей по выбору ОКВЭД, посмотрите. Для интернет-магазина вам обязательно надо выбрать код 52.61, Розничная торговля по заказам. Это будет ваш основной код.

Код 52.61 – это группа. Она включает в себя коды 52.61.1, Розничная почтовая (посылочная) торговля и 52.61.2, Розничная торговля, осуществляемая через телемагазины и компьютерные сети (электронная торговля, включая Интернет). По идее, коды внутри группы указывать не нужно, если вы выбрали группу. Однако, в некоторых регионах у налоговых инспекторов своё понимание закона, и они могут отказать в регистрации в случае, если указана только группа. Они будут неправы, но вам от этого не легче. Поэтому на всякий случай указывайте все три.

Кроме основного кода, можно выбрать дополнительные. Без нужды не регистрируйте лишние ОКВЭД, да и вообще для начинающей фирмы их нежелательно иметь более семи штук – слишком много ОКВЭДов может привлечь внимание налоговой и с вас могут потребовать объяснений.

2. Название для ООО

Оно должно быть коротким и легко произносимым. Очень вероятно, что вам его придётся диктовать своим партнёрам по телефону – нужно сделать так, чтобы вас понимали совершенно однозначно. Отлично, если название будет совпадать с названием вашего домена или магазина.

3. Адрес для ООО

Адрес должен быть ещё до регистрации. Налоговая в борьбе с фирмами-однодневками серьёзно ужесточила регистрацию и это создаёт трудности для реальных фирм. Для регистрации вы должны иметь гарантийное письмо или предварительный договор аренды с собственником помещения. Будьте готовы к тому, что налоговый инспектор навестит собственника и убедится, что помещение действительно есть и его вам дадут. Примерно такая же процедура сейчас с открытием расчётного счёта в банке.

Способы регистрации

Итак, у нас есть коды ОКВЭД, название, адрес и система налогообложения. Если вам дорого время, обратитесь к специалистам (бухгалтерским аутсорсерам). Их масса по соседству с вами, они легко ищутся по запросу «регистрация ИП и ООО». Они самостоятельно все сделают с указанными вами параметрами.

Если хотите сэкономить, воспользуйтесь онлайн-сервисом по подготовке документов для самостоятельной регистрации ИП и ООО. Я рекомендую сервис «Моё Дело»: регистрация ИП и регистрация ООО. Все бесплатно. Обратите внимание: вам всего лишь подготовят правильные документы. Сдавать их в налоговую придётся самим. Инструкция по дальнейшим шагам там же, на сайте сервиса.

Документы, которые обязан выдавать интернет-магазин

У вас начались продажи. Какие документы должен выписывать интернет-магазин?

1. Письмо с подтверждением покупки

Сразу после оформления и оплаты заказа вы должны отправить клиенту на е-мейл подтверждение покупки. Это просто письмо в свободной форме. Его сгенерирует и отправит автоматически ваша система электронной коммерции. Оно может быть практически любого вида и формы, должно быть лишь несколько обязательных полей:

• продавец (это вы), контактные данные;
• покупатель;
• что купили, количество и сумма;
• общая сумма заказа.

Письмо может быть с картинками, фотографиями, самых замысловатых шрифтов и расцветок. Большой простор для индивидуализации! Большинство систем позволяет создать свой собственный шаблон. В Эквиде можно редактировать письмо на любом платном плане.

2. Накладная

Вместе с товаром в посылку покупателю вкладывается накладная (в интернет-продажах её ещё зовут инвойс). Информация в ней дублирует письмо. Её вам тоже подготовит ваша система электронной коммерции. И да, её тоже можно оформить так, как вам удобно! Вот хороший пример инвойса:



Если ваш товар – электронный, то накладную вы не отправляете. Покупатель самостоятельно может зайти в личный кабинет в магазине и нажать на ссылку «Скачать инвойс». Даже в России с недавних пор достаточно электронного инвойса, а за рубежом это норма уже давно.

Важно: Некоторые перевозчики требуют оформлять накладные по собственной форме. Например, когда вы отправляете товар Почтой России, вам понадобятся специальные бланки (в Эквиде их можно заполнять автоматически, подключите приложение). Уточните заранее, какой нужен бланк и умеет ли ваша система электронной коммерции подготавливать такие документы. Если нет, можно печатать накладные через 1С или «Мой склад».

3. Кассовый чек

Если собираетесь торговать за наличку (оплата при получении товара), то будете обязаны выдавать клиенту кассовый чек. Для этого нужны мобильные ККМ (контрольно-кассовые машины). Такой аппарат выдаётся курьеру вместе с накладной. На выдачу чека надо обратить особое внимание! Алгоритм действий кассира прописан в законах и инструкциях ФНС и должен быть такой:

1. Получить деньги, сообщить сумму денег покупателю «Ваши деньги 5000 рублей».
2. Выбить на ККМ чек.
3. Назвать сумму сдачи «Ваша сдача 151 рубль 15 копеек».
4. Вручить чек и сдачу одновременно и только в руки покупателю! Причём купюры и монеты выдаются вместе.
5. Вручить товар и накладную.

Важно: Если ваш курьер нарушит алгоритм и нарвётся на сотрудника налоговой не в духе, то он может подвести вас под серьёзный штраф за неприменение кассового аппарата. Чтобы нарушить закон и попасть на штраф, достаточно, к примеру, выдать чек после сдачи или отдать товар до выдачи чека.

Если у вас будет ККМ, совмещённый с POS-терминалом, то ваш курьер так же сможет принимать оплату по банковским картам прямо в момент выдачи товара (эквайринг). Разница лишь в том, что чеков вы должны будете выдать два: кассовый чек и слип (чек снятия денег с кредитки).

Выбор терминалов и ККМ широкий, законодательство в этой области меняется стремительно, и я бы не стал полагаться на один источник информации. Обязательно посетите несколько фирм, торгующих кассовыми аппаратами. Пройдитесь по крупным банкам вашего города и поговорите с ними о мобильных терминалах. У Русского Стандарта, ВТБ и Сбербанка большой опыт в эквайринге и они могут предоставлять терминалы бесплатно. Почитайте свежие статьи про выбор аппарата. Иначе вы рискуете купить аппарат, который через полгода придётся менять из-за поменявшегося законодательства.

Кассовые чеки должны быть утверждённой налоговым ведомством формы. Их вам будет печатать ККМ, вам опять же вручную ничего выписывать не надо. Ваши реквизиты в ККМ пропишут в той фирме, где вам их продадут. В некоторых ККМ чек тоже можно брендировать – вставить туда свой логотип. Спросите об этом у вашего поставщика кассовых аппаратов.

Как сдавать отчетность

Первое правило сдачи отчётности в налоговую – не делать это самостоятельно. Законодательство у нас кривое и постоянно меняется, возьмите профессионала. Вариантов несколько:

1. Наймите своего бухгалтера

Дорого, придётся обеспечивать рабочее место (компьютер + софт), и хорошего бухгалтера найти сложно.

Этот вариант нужно выбирать в очень редких случаях:

• Вы вынуждены соблюдать режим строгой секретности: работаете на оборонку или на мафию. Интернет-магазин не про это.
• Ваш документооборот уже настолько велик, что вам выгоднее иметь своего бухгалтера, чем платить профессионалам. Вряд ли в начале работы вы сможете похвастаться таким.
• В вашей фирме с самого основания есть три сотрудника: Генеральный директор, Коммерческий директор и секретарша. Тогда, конечно, без Главного бухгалтера вам не обойтись =)

Во всех остальных случаях будут выгоднее другие варианты.

2. Наймите аутсорсера

Тысячи их. Можно выбирать фирму из любого города. Если у аутсорсера правильно поставлена работа, то вам и не придётся видеться, документами можно обмениваться через сеть. В интернете множество статей, как выбрать такую бухгалтерскую компанию. Хороший аутсорсер:

• регулярно обновляет свой сайт;
• может работать исключительно удалённо;
• предоставляет финансовую гарантию своей работы;
• может похвастаться хорошими отзывами.

Например, очень хороший аутсорсер АПБ (Ассоциация Профессиональных Бухгалтеров). Удовлетворяет всем вышеперечисленным условиям. Просто обратитесь через форму обратной связи или напишите. Эквиду ведёт бухгалтерию именно АПБ.

3. Используйте сервисы электронных бухгалтерий

Уже упомянутое «Моё Дело» подготавливает отчётность и самостоятельно отправляет её в налоговую на основании введённых вами документов. Сервис прост в использовании, недорог и надёжен. Онлайн сервисы подходят для ИП и ООО на упрощённой системе налогообложения. Но будьте готовы, что вам придётся работать оператором – самостоятельно вводить документы в систему.

Обмен документами с системами электронной коммерции

В век информационных технологий переписывать документы вручную из одной системы в другую не комильфо. У Эквида и большинства других систем управления интернет-магазинами есть интеграция с 1С. Если вы собираетесь использовать другие программы или сервисы, то в Эквиде есть выгрузка csv для импорта в сторонние системы.

Что запрещено продавать в интернет-магазине

Напоследок напомню, что в России в интернет-магазинах нельзя продавать:

1. Алкоголь, табак и другие подакцизные товары.
2. «Шпионские» устройства – скрытые камеры и т.д. Их нельзя даже покупать, по данным судебного департамента Верховного суда в 2012 году за это были осуждены 72 человека, в 2013-м – уже 152, в 2014-м – 212.
3. Лекарства, однако интернет-аптек в сети полно. Этот вопрос тонкий и не входит в тему статьи. У меня к вам лишь один настоятельный совет: если вы собираетесь открыть интернет-аптеку, вы абсолютно точно должны понимать, что делаете на каждом своём шаге (и тогда эта статья не для вас). Если вы не специалист в аптечном деле – найдите себе другую нишу.
4. Наркотики и их пропаганда, к которой сейчас относят и безобидные изображения конопли. Были несколько дел за продажу значков, кепок и маек с подобными рисунками. Не продавайте ничего подобного.
5. Биткоины и другие криптовалюты. Многие системы электронной коммерции поддерживают приём биткоинов. При настройке убедитесь, пожалуйста, что такая возможность в настройках у вас отключена.

Автор: Александр Коваленко – операционный директор в Эквиде и основатель бухгалтерской компании АПБ.
Александр в Фейсбуке и Твитере.