* перевод статьи Carwin Heierman, оригинал находится по ссылке

Эта статья поможет вам:
• Спланировать проект по совершенствованию вашего Интранета
• Определить новые задачи для Интранета
• Посмотреть на Интранет как этап к Цифровому Рабочему Месту
• Понять связь между командной работой, Интранетом и стратегией Цифрового Рабочего Места
• Выяснить, как экосистема приложений может стать ключом к повышению продуктивности

Сегодня Интранет является ключевым активом для компании и ее партнеров, клиентов, поставщиков. Здесь используются гибкие настраиваемые приложения и бизнес-процессы. Это центр паутины, включающей обмен знанием, вертикальные коммуникации, приложения и документооборот. Современной стратегией компании уже становится не само развитие интранета, а построение цифрового рабочего места, позволяющего из одной точки вести взаимодействие с различными системами, сотрудниками и компаниями.

От старого к новому и от традиций к инновациям

Интранет во многих компаниях играет не совсем те функции, которые закладывались в него изначально, в настоящее время встает необходимость переосмысления задач, которые должны решаться интранетом для достижения бизнес-выгоды, например:

• Некоторые компании используют Интранет в качестве системы управления документами. Для ее трансформации вам будет необходимо согласие всего руководства компании.
  

  
  

• У некоторых компаний настолько бедный и неудобный интерфейс их интранета, что его использование остаётся на крайне низком уровне. Будьте готовы разработать проект по изменению дизайна, функций и освоению системы пользователем с нуля.
  

  
  

• У некоторых компаний совершенно отсутствует какая-либо «культура взаимодействия». Чаще всего они пользуются электронной перепиской и традиционными приложениями. В таком случае необходимо продумать систему управления изменениями и вовлечения пользователей.
  

  
  

Ваш Интранет в глобальной перспективе

Рисунок выше иллюстрирует четыре уровня: Традиционный интранет, Социальный слой, Совместная работа, Интегрированные Бизнес-Приложения, Бизнес-Ценность

• Традиционный интранет: Голос компании и новостной канал. Это классический способ доведения информации до сотрудников.
  

  
  

• Социальный слой: Социальные элементы, которые работники уже используют вне офиса: метки, лайки, профили, новостные ленты, обсуждения и т.д. 
  

  
  

• Совместная работа: Управление отделами или проектами через сообщества. У каждого сообщества есть свои уровни безопасности, равно как и у каждого пользователя – свои права доступа. Там, где это необходимо, можно открыть доступ внешним пользователям. У каждого проекта или департамента есть свое сообщество.
  

  
  

• Приложения: Чаще всего именно этот элемент оказывает наибольшее влияние на продуктивность. Небольшие «умные» и крайне гибкие приложения для поддержки бизнеса должны использоваться в контексте сообществ. Примерами приложений могут быть: управление документами, план мероприятий, проект, хелпдеск, блог, форум, ЧаВо и т.д.

Ключевые функциональные возможности и процессы для обновления любого Интранета

Интранет – это пользовательский опыт!

В наши дни сложно игнорировать необходимость в превосходном интерфейсе. Объединяя широкие функциональные возможности, мобильную стратегию и удобный интерфейс, шансы успешного освоения системы существенно увеличиваются. Инструменты и процессы, которые выглядят «не достаточно хорошо» или слишком сложны для работы, просто опускаются. Стоит отметить, что отличный интерфейс – это важный элемент успеха проекта. Он приводит к вопросу о выборе качественного и надежного поставщика, поскольку вам понадобятся:

• Инновации 
  

  
  
• Облачные/коробочные возможности (а также будущий беспрепятственный переход к облаку)
  

• Возможности для совместной работы (простые, без приложения сверхусилий по обучению пользователей)
  

  
  

• Социальные функциональные возможности (обеспечивающие более качественного и быстрого взаимодействия между сотрудниками)
  

  
  

• Совместимость с мобильными устройствами (система должны работать на ЛЮБОМ устройстве с ЛЮБЫМ браузером)
  

  
  

• Отличный пользовательский интерфейс (он должен быть интуитивно понятным и не требовать бесконечных доработок)
  

  
  

И это подводит нас к следующей теме…

Но у меня есть SharePoint, так что у меня всего хватает…

SharePoint – достаточно распространённое решение для многих компаний. На бумаге оно, конечно, удовлетворяет всем требованиям с точки зрения IT. Но в реальным требованиях бизнеса оно часто не отвечает (см. пункты ранее). К сожалению, SharePoint часто не уходит дальше обычного файлового хранилища (второй из перечисленных ранее уровней). Есть также огромная разница между SharePoint в коробочной и облачной версиях. Причем переход из коробочной в облачную версию чаще всего связан со многими трудностями. Если у вас уже есть одна бизнес-логика в корпоративном SharePoint, она, вполне вероятно, не подойдёт к SharePoint Online. Те, у кого есть Office 365, часто работают в большей степени со старой доброй электронной почтой. Знакомое высказывание «никого не уволят за покупку товаров Microsoft» обеспечивает некоторый уровень комфорта при покупке т.н. лидирующих на рынке продуктов. Следует помнить, что многие проекты по созданию SharePoint порталов на практике не соответствуют изначально поставленным бизнес-требованиям.

Примером тому может послужить отчёт The Global Community of Information Professionals (AIIM) под названием «The SharePoint Puzzle». Этот отчёт свидетельствует о том, что лишь в 28% компаний SharePoint используют все сотрудники, что демонстрирует настоящий провал в освоении системы пользователями. Однако SharePoint достаточно популярен среди консультантов и крупных интеграторов. Это вполне понятно, так как по рекомендации самого Microsoft, на каждый рубль лицензионных отчислений на внедрение портала SharePoint потребуется восемь.

Время выхода на рынок с SharePoint также является проблемой из-за длительных циклов доработки (посмотрите оценку затрат Gartner представленную ниже). Однако вне зависимости от того, какой инструмент вы используете, у него должна быть удобный интерфейс и нужные функции, чтобы бизнес смог его усвоить и использовать в полной мере. Кроме того, отдел IT и отдел внутренних коммуникаций иногда хотят достичь разных целей, но им нужно одно решение. Как упоминалось ранее, ваш сегодняшний Интранет должен пройти трансформацию к Цифровому Рабочему Месту. Скорость этого процесса зависит от многих факторов, из которых наиболее важным является культура компании. Убедитесь в том, что грядущие изменения возможны и что они экономически эффективны.

Некоторые стоимостные примеры от Gartner

Рекоммендации Gartner

«Рассмотрите (хотя бы на начальном этапе) простые и благоприятные варианты реализации, которые полагаются больше на облачные решения, нежели чем на индивидуальную доработку, чтобы сохранить первоначальные единовременные расходы между $50 и $100 на одного пользователя; тщательно исследуйте любые отклонения от этого».

Будьте готовы к изменениям, которые рано или поздно потребуются:

• От коробочного решения к облаку, по крайней мере, частично;
  

  
  

• Движение от культуры Интранета к Цифровому Рабочему Месту;
  

  
  

• Многообразие бизнес-процессов, предлагаемых в магазине приложений;
  

  
  

• Перемещение фокуса от социализации компании к социализации приложений и бизнес-процессов.
  

  
  

На рисунке ниже можно увидеть направления этой трансформации

Ваш Интранет должен иметь широкий набор функциональных возможностей

• Доступ к порталу по умолчанию (например, через технологию Single Sign-On)
  
• Внешний вид и удобство использования
  
• Релевантный Поиск
  
• Таргетированный контент
  
• Персонализированный контент
  
• Профиль сотрудника
  
• Поиск сотрудников
  
• Совместные рабочие области, сообщества или группы
  
• Опросы (для «оживления» и вовлечения пользователей)
  
• Отчёты по использованию
  
• Комплект по разработке ПО для построения собственных приложений
  
• Виджеты (для персонализации портала)
  
• Центр уведомлений
  
• Новостная лента Twitter (либо внутренний информационный поток, например, SAP или другая система)
  
• Горячие клавиши (помогают пользователям в ежедневной работе)
  
• Множество способов отображения информации
  
• Безопасное создание сообществ
  
• Управление знаниями
  
• Работа с документами
  
• Широкие настройки безопасности
  
• Полноценный Магазин приложений
  

Привлекательный и прагматичный Интранет

Поставьте цель сделать Интранет отправной точки для повседневной работы персонала, как для офисных так и мобильных работников. Каждый должен быть способен изменять интерфейс платформы с помощью простых виджетов. Поработайте над созданием инновационного и привлекательного внешнего вида. Постарайтесь избавиться от классической границы между корпоративной информацией и более гибкими, социальными коммуникациями. Убедитесь, что в вашей компании есть система управления контентом, которая будет контролировать корпоративные данные.

Управление контентом и «унаследованными» системами

Вам обязательно потребуется безупречная система документооборота, которая может быть использована на индивидуальной или – что более разумно – на коллективной основе. Подключите другие платформы к своему Интранету. Вы можете сами выбрать, как управлять его использованием (например, открыть доступ только к чтению документа). Удостоверьтесь, что вы можете предложить бизнесу новые технологии, без риска потери привычных данных.

Вовлечение пользователей и коммуникации

Вовлечение пользователей – фундаментальная составляющая успеха нового Интранета и социальных коммуникаций. В большинстве своём эта составляющая имеет дело с удовлетворением пользовательских потребностей, которые выражаются в конкретных примерах использования, приложениях и в простоте применения ПО. Попробуйте внедрить методологии, которые помогут вашей компании лучше освоить новый Интранет и социальные методы работы.

Интеграция

Обеспечьте интеграцию внутри Интранета, равно как и внутри зон взаимодействия (например, в сообществах и группах). Считается, что основным кандидатом для интеграции является SAP. Направьте поток информации из SAP в разрабатываемый Интранет. Проинформируйте бизнес-пользователей. Позвольте пользователям получить прямой доступ к таким унаследованным системам, как SAP или OpenText. Интеграция в большей степени состоит в доведении информационного потока до конечного пользователя. Она также позволяет объединить существующие приложения в магазин приложений Интранета. Важно понимать, что надлежащая интеграция является одним из элементов успеха всего предприятия.

Куда двигаться?

Интранет	Социальный бизнес	Приложения
Направьте поток корпоративной информации к нужным людям и подразделениям в нужный момент времени. Управляйте контентом компании с помощью движка Hoozin Intranet CMS. Предоставьте сотрудникам гибкие инструменты и мобильный доступ.	Стимулируйте людей распространять больше информации, снизьте изолированность, создайте горизонтальный поток информации, признавайте заслуги работников и дайте им использовать приложения.	Покупайте готовые или разрабатывайте собственные индивидуальные приложения, которые соответствуют требованиям различных бизнес-единиц. Начните реконструкцию старых приложений в рамках нового Интранета.

Советы:

• Никогда не закрывайте глаза на скрытые издержки. На самом деле они есть и более того – крайне высоки.
• Не нужно постоянно «допиливать» интерфейс Интранет силами интеграторов. Попробуйте найти готовые облачные приложения.
• Ищите небольших поставщиков – они скорее привнесут инновации.
• Будьте честны перед собой. Принимайте такие решения, которые не повлекут за собой лишние издержки.

Carwin Heierman