Почтовый сервис Gmail в прошлом году достиг отметки в 1 миллиард пользователей и с тех пор только увеличивает аудиторию. Популярность сервиса настолько велика, что даже Microsoft вынуждены в почтовом клиенте для Windows 10 открывать пользователям Google возможности, которые раньше были доступны только в Outlook.com. Это вполне объяснимо, так как Gmail полностью бесплатен, имеет лучшую в мире защиту от спама и дополнительные возможности для автоматизации и удобства переписки. Однако, обычным пользователям недоступны несколько очень важных функций, без которых сложно представить комфортную работу. Особенно это касается тех, кто привык работать с клиентами через веб-интерфейс Gmail. Например, уведомление о прочтении письма доступно только в корпоративном аккаунте. А ведь в современном мире люди настолько привыкли к мессенджерам, что отправлять письма «в пустоту» непривычно и неправильно. Обратная связь должна быть обязательно.



Большую часть недоступных для пользователей функций закрывают сторонние сервисы, которые создаются разработчиками в виде расширений. Но здесь возникает другая проблема. Например, самый популярный в мире браузер Google Chrome считается и самым «тяжелым». На компьютерах с небольшим количеством оперативной памяти работа с ним становится мучением. Если же еще установить пять-десять нужных расширений, то получившийся «комбайн» может запросто повесить операционную систему. Так что приходится идти на компромисс: либо покупать мощный компьютер, либо тщательно следить за выбором установленных расширений. Конечно, можно сменить браузер, но по удобству Chrome все-таки на голову опережает собратьев по цеху.

Кому же могут понадобиться расширения, которые облегчают работу с почтой Gmail и добавляют нужные функции? В первую очередь это люди, которые используют email, как основной способ связи. Таким образом часто общаются с заказчиками и коллегами фрилансеры, менеджеры, руководители проектов, предприниматели и даже руководители в крупных компаниях. Эти люди ценят время и стремятся не тратить его на рутинные действия.

Именно для таких пользователей мы рассмотрим четыре самые важные функции, которые недоступны в базовом функционале Gmail — таймер для отложенной отправки писем, возможность отложенного прочтения с напоминанием, отчеты о прочтении и шаблоны для быстрых ответов. Все они есть в сервисе-расширении Deskun, которое работает в браузерах Chrome и Yandex.

Установите расширение. Gmail при этом откроется автоматически. Подтвердите доступ и начинайте работать.

Отслеживание прочтения (Mail tracking)

Самая важная функция, которой недостает пользователям Gmail, — отслеживание прочтения (mail tracking). В любом современном мессенджере вы всегда видите, прочитал ли ваш собеседник сообщение, и ожидаете ответа. В Gmail вы отправляете письма и ждете, когда же на него отреагируют. Для работы такое положение вещей неприемлемо. Можно установить почтовую программу, но это лишние движения. Сейчас человек привык работать в одном браузере и выходить из него в крайних случаях. Можно купить корпоративный аккаунт, но это потраченные деньги и время. В Deskun эта возможность реализована совершенно бесплатно.

«Отслеживание прочтения» включается после установки расширения автоматически для всех писем, которые будут написаны. Но вы можете легко отключить отслеживание, нажав на значок-глаз перед отправкой. Если вы этого не сделали, то после отправки письма сможете отслеживать его статус. В папке «Входящие» напротив прочитанных писем будет зеленый значок-глаз, а напротив непрочитанных — серый. В самих письмах есть такие же значки, а если навести на них курсор, то вы сможете увидеть время прочтения.

Для удобства в папке «Отправленные» автоматически создаются отдельные страницы со списками отслеживаемых писем — страница для прочитанных и для еще не прочитанных.

Отложенная отправка (Send later)

Эта функция очень полезна менеджерам по работе с клиентами. Часто возникает ситуация, когда человек не успевает обработать поток входящей корреспонденции в рабочее время. Ему приходится работать вечерами и ночами, готовить документы и отправлять письма. Но вот отправлять их в нерабочее время — моветон. В результате приходится сохранять черновики и с утра тратить время на отправку. Еще есть такие варианты развития событий, когда письмо должно быть отправлено в строго обозначенное время. Например, это может быть важный пресс-релиз. Менеджеру приходиться сидеть и ждать обозначенного времени, чтобы сделать эту рассылку.

В Deskun есть отложенная отправка. Вы подготавливаете письмо и выставляете для него время отправления: хоть через 5 минут, хоть на следующей неделе. Этой функцией можно воспользоваться при создании нового письма. На панели внизу нажмите на зеленый значок отложенной отправки, выберите время и дату, а затем нажмите «Отправить». Письмо попадет в папку «Черновики», где его можно отредактировать, изменить время отправления или же удалить.

Засыпание (Snooze)

Функция «Засыпания» (Snooze) будет полезна тем, кто работает с большим входящим потоком почты. Вы выбираете любое письмо и прикрепляете к нему таймер. Через указанное время оно появится в исходной папке как непрочитанное. Таким образом можно использовать Gmail, чтобы управлять задачами. Например, если необходимо вернуться к важному письму клиента и вы боитесь забыть об этом, то необязательно создавать в сторонней программе заметку об этом и выставлять напоминания. Просто «усыпите» это письмо.

Нажмите на иконку Deskun напротив нужного письма, выберите «Напомнить через» и установите таймер. Письмо попадет в папку Deskun: Snooze. Эта функция работает и для исходящих письмах. При отправке нажмите на оранжевый значок «Напомнить через» на панели снизу и настройте таймер.

Вы также можете задать условия напоминаний — письмо появится в папке, если:

• Адресат на него не ответил.
• Адресат его не открыл.
• В любом случае.

Шаблоны сообщений (Message templates)

Если «Засыпание» полезно использовать, когда у вас много входящих писем, то шаблоны помогут тем, кто много пишет и отвечает. Создавайте готовые шаблоны текста и быстро вызывайте, когда пишете письма. Нажмите на кнопку «Выбрать шаблон» на панели внизу и выберите нужный из заранее подготовленного списка. Текст подгрузится в письмо. Создать новый шаблон можно в личном кабинете Deskun в разделе «Шаблоны сообщений».

4 в 1

Мы рассказали о четырех бесплатных функциях Deskun, которые способны значительно ускорить работу с электронной почтой Gmail. Эти возможности реализованы и в других расширениях, но вам придется устанавливать их по отдельности и платить за них. В таком случае всегда есть риск значительно замедлить работу браузера и компьютера. К тому же, расширение Deskun не ограничивается этими бесплатными функциями. Это полноценная система поддержки пользователей и система управления задачами внутри Gmail с необходимым для этого функционалом: тикетами, назначением агентов поддержки, ранжированием заявок по приоритету, установкой дедлайнов, автоматическим ответом на заявки и т.д. Таким образом, используя платные возможности Deskun, любая команда может продуктивно работать с электронной почтой и организовывать работу внутри компании.