Когда люди работают в офисе, контролировать их деятельность сравнительно просто. Вокруг работника масса глаз: мимо проходящее начальство, коллеги, да хоть вездесущие уборщицы, которые просят поднять ноги. Но все становится намного сложнее, если человек работает удаленно. При использовании формата сдельной оплаты «результат-деньги» контролировать нужно лишь сроки. Он отлично подходит для небольших команд до 5-10 человек, но задача экспоненциально усложняется, когда число исполнителей растет и заказчик покупает человекочасы, а не какой-то определенный объем работ. В последнем случае, чаще всего, для контроля используется трекер рабочей активности, в нашем случае — WorkSmart.

Трекеры бывают разными. Некоторые представляют собой одну лишь кнопку «вкл/выкл», которая запускает таймер. Другие — неотрывно следят за каждым шагом и движением, вызывая чувство дискомфорта:



Это самое чувство дискомфорта усугубляется, если человек конкретно не понимает и не видит, что именно, когда и как фиксирует трекер, но не в случае WorkSmart, о чем мы расскажем далее.

В рамках формирования удаленной модели работы для компаний группы ESW Capital и конкретно Crossover в какой-то момент возникла потребность использовать трекер активности. У этого решения есть несколько причин. Первая — необходимость учёта для последующих расчетов выплат за труд, построение графиков эффективности и дальнейших графиков разработки. Вторая — попытки обмануть компанию. О последнем стоит рассказать чуть более подробно.

В цивилизованном мире каждый уважающий себя специалист дорожит собственной репутацией, а в некоторых сегментах репутация и вовсе является главным активом. Как известно «Земля квадратная — за углом встретимся», поэтому люди стараются не «гадить там, где живут». Однако география найма Crossover не ограничена лишь регионами, где репутация играет столь важную роль. Сильные специалисты есть везде: в России, Германии, США, Бангладеш, Индии, Пакистане, Демократической республике Конго (нужное подчеркнуть). Для удаленной работы неважно, откуда ты, важны лишь твои навыки и знания. Однако найм из стран с невысокими доходами провоцирует людей: если месячный доход населения составляет 50-100$, то вакансия с оплатой от $25 до $50 в час кажется билетом в счастливую жизнь.

Crossover постоянно сталкивался с ситуациями, когда на конкретную позицию пытались попасть всеми правдами и неправдами, при этом лишь с одной целью: продержаться неделю, получить выплату, а так хоть «трава не расти». Кроме откровенных авантюристов были и люди, которые создавали видимость бурной активности, на самом деле ничего не делая. При этом WorkSmart не стал «волшебной пилюлей», которая решила все проблемы. Вот более чем наглядный пример из нашей практики.

Некоторое время назад один пакистанец (видимо, очень талантливый) сумел попасть на две похожие позиции одновременно. Как потом выяснилось, у него было два набора документов, в которых его имя и фамилия были написаны по-разному (попробуй ещё разберись с транскрипцией языка урду на английский); так он ещё и ухитрился попасть к одному и тому же менеджеру в две разные команды. Непонятно как, но он сумел проработать так почти два месяца и, соответственно, получал оплату сразу по двум контрактам. Но поскольку работать в таком режиме эффективно физически невозможно, его начали увольнять сначала с одной позиции, а потом выяснилось, что есть еще и вторая «тушка». После разбирательства выяснилось, что ошибка закралась на этапе оформления контрактов: ушлый пакистанец предоставил в каждом случае разные документы, в которых немного различалось написание имени и фамилии. По этой причине он и смог пройти на маркетплейс как два отдельных человека. Даже с трекером человеку удавалось обманывать нас на протяжении нескольких недель, а без WorkSmart он бы, наверное, работал до сих пор.

Или вот еще один пример.

Какое-то время у нас на одной позиции работали два брата-близнеца под видом одного человека. Один писал хороший код, другой – плохой. Для начала провели с «ним» беседу. Пару дней код нормальный, потом опять непонятно что. Была гипотеза, что разработчик уходит в запой, но потом выяснили, что на одной позиции работает два разных человека. Зачем это было нужно «доброму» близнецу — непонятно.

На самом деле, таких «хитрых» людей не очень много и в основной своей массе работники IT-сферы люди ответственные и честные, но проблемы с непрозрачностью работы распределенной команды и наличием «читеров», вносящих хаос и сумятицу в графики разработки надо было как-то решать. В этот список можно добавить еще необходимость как-то упорядочить происходящее в плане организации, постановки планов и формирования графика разработки исходя из имеющихся ресурсов. При этом количество «читеров» напрямую зависит от благосостояния людей в регионе: в России подобные истории встречаются намного реже, чем в той же Индии, Бангладеш или Пакистане.

Как выглядит этот самый WorkSmart и что он там мониторит?

Совокупность всех этих проблем и требований и привела к созданию трекера WorkSmart. Изначально ESW Capital стояла на перепутье: купить готовый продукт или заняться инхаус-разработкой? Выбор был сделан в пользу второго варианта, потому что:

1. У нас были ресурсы для этого.
2. Мы смогли создать именно то, что нам было нужно, а не то, что предлагали.

Забегая вперед стоит сказать, что продукт получился настолько удачным, что сейчас мы его еще и продаем другим компаниям.

WorkSmart позиционируется, в первую очередь, как инструмент для широкого анализа и только потом — как инструмент для контроля над конкретным человеком. Реализован он следующим образом: на ПК пользователя устанавливается небольшое приложение, а весь учёт, собранную статистику, тайм-карты и прочее можно просмотреть в веб-интерфейсе.

Вот как выглядит само ПО (с включенным окном настроек):



С результатами можно ознакомиться через веб-интерфейс, который полностью доступен как менеджеру, так и человеку, за чьей активностью следит этот самый трекер.

Веб-интерфейс

А вот так уже выглядит персональная страница в веб-интерфейсе:



На главной даются графики активности по дням, за последние пять недель плюс расшифровка, в каких приложениях было проведено больше всего времени. В качестве примера приведён аккаунт одного из менеджеров Crossover, так что немало времени занимает почта, рабочая переписка в Telegram и работа с документами в облаке.

Общая активность

А вот и окно пресловутой активности, о котором стоит поговорить чуть подробнее. Каждый, кто соприкасался с Crossover и компаниями ESW Capital слышал о том, что план на неделю по распределению времени на различные активности (самостоятельная работа, митинги, переписка, офлайн-активность и т.д.) выставляется менеджером и его стоит придерживаться. Нашему «подопытному» тоже выставляли планы, которые отражены в окне Manager’s Weekly Plan, а вот реальная активность показана в строке ниже.



Совпадение реальной активности человека с планами менеджера составило всего 29% при интенсивности в 76% и фокусе в 61%. То есть человек активно трудился, но «жизнь расставила все по своим местам» и заниматься пришлось далеко не тем, что спланировало для него начальство. Конечно, в случае разработки отклонение от плана будет чисто технически ниже, но мы хотим донести следующее: как правило, планы менеджера — это рекомендации (зависит от роли, команды и компании). Он не ясновидящий чтобы предугадать объем работ на следующей неделе со 100% точностью и если человек отклоняется от плана, потому что так было нужно и правильно (и это привело к выполнению метрик), в большинстве случаев никто даже не подумает устраивать какие-то разбирательства.

Так, собственно, произошло у нашего «подопытного»: при исполнении плана вышестоящего руководства всего на 29%, его неделя в целом прошла крайне продуктивно и вопросов ни у кого не возникло.

Тайм-карты

Трекер делит час на 6 тайм-карт по 10 минут, в каждую из которых в случайное время делается снимок с веб-камеры, а потом отдельно высчитывается intensity score. Следовательно, если разработчика не было 10 минут (ровно от начала до конца одной тайм-карты) у компьютера, он должен либо пояснить, какую работу выполнял не у экрана, либо не включать это время в счёт. Если его не было с середины одной тайм-карты до середины другой, то они засчитаются, просто у них будет низкий intensity score даже при условии, что специалист отсутствовал на фотографии с веб-камеры. А если человек просто вышел покурить, позвонить или в туалет на несколько минут, скорее всего, это вообще никак не отразится на оценке тайм-карты, либо лишь слегка снизит ее intensity score. Некоторые разработчики так организуют свой рабочий день, что трекер может вообще не зафиксировать фатального снижения активности.

В веб-интерфейсе тайм-карты выглядят следующим образом:



А теперь немного «мякотки»: пользователь может удалять тайм-карты. Да, вот брать и удалять. То есть, если человек забыл выключить трекер и на что-то отвлекся — он удаляет «запоротые» тайм-карты и продолжает работу. Слишком долго курил — удаляет тайм-карту. Засиделся в туалете — туда же. Но надо понимать, что соответствующее время не будет оплачено.


Отмечаем тайм-карту кликом и жмем на «Delete Time Card». И никто никогда не узнает, что вы смотрели видео с котиками на YouTube или сидели на Pikabu

Тайм-карты удаляются навсегда и безвозвратно, потому что менеджеру и компании интересно только то время, которое контрактор позиционирует как рабочее. Если сам человек считает тайм-карту нерабочей — то это его право и элемент процесса самомодерации, вмешиваться в который нет смысла.

Внимательный читатель еще заметил кнопку Add Manual Time. Сделана она для людей, чья работа подразумевает активность не только у компьютера, которую трекер зафиксировать не в состоянии. Например, для менеджеров, которые организовывают турниры Crossover и физически выезжают на площадку для проведения ивента. Это тот самый Manual Time, который заполняется по старинке — ручками.

Реализованы эти механизмыс простой целью: у человека не должно возникать чувства паранойи, выключил ли он трекер, когда отошел от компьютера. Каждый может заработаться, отвлечься, могут возникнуть срочные дела в офлайне. Именно поэтому «плохие» тайм-карты и можно удалять, а офлайн-активность вносить в трекер руками. В то же время есть рабочие активности и у компьютера, которые трекер банально не фиксирует. Например, специалисту надо “поразмышлять” у доски, как делает, например, один из наших Chief Software Architect’ов. Очевидно, что никаких кликов или другой активности за компьютером не будет вовсе, но при этом человек занят делом, и делом полезным. В этом случае к тайм-карту можно отметить как «Not Idle» и оставить поясняющий комментарий, который снимет все вопросы. Ну и конечно, в случае той же работы «у доски» надо повернуть в ее сторону веб-камеру.


Окно комментирования тайм-карты

Ну и последняя функция трекера направлена на построение графика в сравнении с температурой «по больнице». Тут человек может оценить, как им выполняются поставленные ему метрики и сравнить себя с другими людьми на этой позиции:



Для разработчика это могут быть таски, для QA — количество выловленных багов, хотя на самом деле метрики не столь топорны и прямолинейны. Учитывается и качество кода, и интенсивность и сложность задач.

Вместо вывода

Подобная система позволяет не только сберечь нервные клетки, не держа человека в постоянном напряжении, но также наглядно показывает, как часто сам контрактор отвлекается во время рабочего процесса. Лучше всего это видно, если просто включить трекер в начале дня и сесть работать в комфортном для себя режиме: с перекурами, котиками в ленте и периодическим чтением Хабра, а по окончании дня просмотреть тайм-карты. Результат может удивить, а человек увидит, где и из-за чего он «проседает» и тратит время впустую. Ведь самая большая проблема современности — это синдром «клипового сознания», когда человек не может сконцентрироваться на чем-то одном на достаточно длительное, для вхождения в состояние «потока» время (об этой штуке уже лет как пятнадцать пишут научные работы и статьи, погуглите, если не встречали).

На самом деле именно возможность сотруднику просмотреть свою активность и выявить слабые места в собственном поведении за работой и гарантирует постоянный прирост эффективности специалистов, нанимаемых Crossover. Подобный подход противопоставляется загадочному молчанию, которое так любят практиковать компании, использующие трекер активности — когда работник даже не знает, что и как считает система, которая за ним следит. Например, директор Crossover Russia Владимир Еронин так отзывается о трекере:

Честно говоря, с работой в Crossover моя персональная эффективность выросла! Не то, чтобы она до Crossover была плохой, нет. Я вообще фанат этой темы и регулярно стараюсь не только измерять, но и каким-то образом оптимизировать собственную продуктивность. И поэтому я давно знаю, что как только мы начинаем что-то измерять — даже без прикладывания дополнительных усилий, это начинает улучшаться. Такова человеческая природа. И как раз WorkSmart позволяет нашим контракторам наглядно видеть, как они используют собственное время. Также в Crossover к этому прибавилась возможность весьма гибко настроить свой рабочий день. Как итог, я могу, например, какие-то личные дела перенести на дневное время, когда и пробок почти нет и очередей гораздо меньше. Опять же нет необходимости ездить в офис к конкретному времени — а это существенная экономия времени на дорогу.

Кроме того, в глобальном плане трекер позволяет строить планы, выявлять «узкие места», где не хватает рабочих рук, а также оптимизировать рабочий процесс и повышать эффективность труда из квартала в квартал. Мы понимаем, что оптимизировать бесконечно невозможно, но что мешает стремиться к совершенству? :)

В плане управления WorkSmart крайне лоялен к пользователю: там практически нет ничего «прибитого гвоздями», а система редактирования тайм-карт позволяет работать в комфортном режиме с последующей «уборкой», если это необходимо. Как мы уже говорили в других публикациях, договоренность с контракторами проста: 40 рабочих часов в неделю. А как именно они будут распределены, сколько будет перерывов, решается уже в зависимости от позиции. Некоторые специалисты могут работать по полностью свободному графику (кроме моментов, когда надо взаимодействовать с командой) и важен лишь результат, некоторые позиции имеют ограничения, когда необходимо находиться онлайн в определенные часы. Все эти вопросы решаются еще на стадии заключения контракта и обсуждаются заранее с менеджером, что исключает неприятные сюрпризы и позволяет подобрать позицию с наиболее привлекательными условиями.