Добрый день, уважаемые коллеги.

Немного о себе


Позвольте представиться, меня зовут Алексей. Работаю в сфере IT вот уже более 15 лет и прошел путь от помощника Админа до менеджера в довольно крупной международной кампании.

С недавних пор я осознал, что у меня накопилось довольно много интересных решений и кейсов, которыми было бы полезно поделиться.

Корпоративная печать


Некоторое время назад (лет этак 5 или 7) встал вопрос об эффективности использования систем печати в компании, на фоне растущих счетов за заправку картирджей и обслуживание принтеров. Мы посидели с коллегами и решили, что нужно собрать статистику. Мониторили порядка 3 месяцев. В итоге определили основных пользователей аппаратов и отделов.

В итоге получилось, что только 2 отдела полностью загружали принтеры, остальные скорее собирали пыть и кушали средства на обслуживание. В итоге начали считать, что будет более выгодно. После непродолжительного мозгового штурма сформировали несколько вариантов развития событий.

Рассматривалось несколько вариантов:

  • Использование более производительных аппаратов но ставить один принтер на отдел.
  • Ставить принтер только ключевым сотрудникам и ограничить печать.
  • Большие МФУ как основные печатающие устройства.

Первые 2 варианта были отметены как бесперспективные. Поэтому останавлиться на них мы не будем. Но 3-й рассмотрим подробнее.

В этом случае мы решали сразу несколько задач:

  • Экономия на расходниках — зачастую стоимость расходных материалов в расчете на отпечатанный лист намного ниже.
  • Экономия на обслуживании техники — обслуживание печатающей техники было передано на аутсорсинг. Как обычно, условия договоров — коммерческая тайна. Но могу сказать, что плановое обслуживание мы делаем раз в квартал + выезд мастера на след рабочий день в случаи аварии (кол-во выездов тоже ограничено)
  • Корпоративный сканер — штука полезная. Отправляет письмо со сканом на адрес электронной почты пользователя. Конечно же с обилием кол-ва настроек типа разрешения, тип файла и т.д.

За время тестирования мы перепробовали аппараты компании Konica Minolta, Kyosera, Canon.
И вот какие выводы у нас получились:

  • Konica Minolta — Шикарные аппараты, работают очень стабильно и качество печати очень хорошее. Минусы: дорогие расходники, комплектующие и обслуживание.
  • Canon — хорошее качество печати, но обслуживание дорого, как и стоимость самих аппаратов.
  • Kyosera — простота работы, цена аппаратов, цена расходников и обслуживания.

Как вы поняли, мы остановились на аппаратах Kyosera TaskAlfa, сейчас в парке модели 4501, 4052, 3252.

Наш кейс


Как только мы стали устанавливать Большие МФУ встал вопрос как разделять задания печати от разных пользователей. Тут мы использовали 2 решения: Mailbox Unit и Private (Secure) Print.

Mailbox Unit.


Удобная штука, к сожалению, аппарат Canon был уже не доступен, Konica Minolta перестала их выпускать (или они не поставлялись в РФ) в продакшене мы поставили аппараты Kyosera.

Выглядит вот так:





Использовали в случаи необходимости печати «непрерывно» — пользователь отправлял кучу документов на печать, подходит к аппарату и забирает свои документы из своего юнита. Стоят в отделах продаж и по работе с клиентами.

Private Print и Secure Print.


По сути это один принцип работы от разных производителей — при отправке на печать, заданию устанавливается идентификатор указывая который пользователь может получить доступ к заданиям с аппарата. Решение полностью управляется драйвером устройства и не требует дополнительных вложений.

Secure Print


Secure Print — решение от Konica-Minolta. Настройка довольно проста.

Со стороны сервера (клиента):





В этом случае пользователь при отправке на печать получит запрос на идентификатор: имя пользователя и пароль.

Мы используем произвольное значение, задает сам пользователь 2-а вариантами: 1 — при каждой печати появляется всплывающее окно, 2 — В свойствах принтера на клиентской машине, и в этом случаи все задания печати будут уходить на принтер с этим идентификатором.



На аппарате:

Для того чтобы распечатать отправленный на принтер документ, выполните следующие действия:

  • На боковой навигационной панели нажмите кнопку «Домой». В меню принтера выберите пункт «Ящик пользователя».



  • Выберите пункт «Система» и нажмите «Использовать файл»:



  • Выберите пункт «Защищенная печать» и введите ID документа и пароль, которые вы указывали на компьютере:



  • В открывшемся меню вы увидите все документы, которые вы отправили на печать и еще не распечатали.

    Выберите необходимый документ из перечня документов, выделите его нажатием. Справа появится кнопка «Печать». Для печати нажмите кнопку «Печать».



  • Далее нажмите кнопку «Старт».



Private print


Private print — решение от компании Kyosera. Делает то же самое, что и Secure print, но реализация отличается. В качестве имени пользователя выступает логин пользователя и все что требуется — ввести пин.

Настройка со стороны сервера (клиента):



На аппарате переходим в раздел Ящик заданий — Private Print, выбираем пользователя, вводим пин и задание. (К сожалению, на момент написания нет красивых скинов).

В ироде бы все хорошо, но не до конца


Эта конфигурация полностью удовлетворяла потребности пару сотен пользователей в течении длительного промежутка времени. Но не все хорошее длится вечно. В один прекрасный день было принято решение и смене офиса и в место одного обширного этажа мы получили 3 этажа отдельно стоящего здания. Сам переезд прошел планово, без крупных проблем. Но после нескольких месяцев мы поняли, что существующая система перестала себя оправдывать — некоторые аппараты работали с большей нагрузкой, чем планировалось, вследствие чего пользователям приходилось возвращаться на свое рабочее место и печатать на другое устройство.

В принципе не смертельно, но неприятно. Тогда и пришло понимание о том, что откладывать внедрение системы follow me больше не удастся.

Как раз подходил срок замены львиной части МФУ, и мы решили привести все системы печати к единому стандарту.

В качестве Аппаратов использовали МФУ от Kyosera, как самые экономически эффективные опять же в нашей ситуации.

Follow me printing


И начался проект по внедрению решения с возможностью Follow me printing.

Follow me — основная идея этого решения — возможность распечатать отправленый документ на любом принтере по запросу. Задание, как бы следует за вами.

Обычно эта опция является частью комплексной системы управления печати.

Преимущества внедрения подобной системы, с моей точки зрения, очевидны:

  • Пользователи не зависят от принтера.
  • Можно смело останавливать аппараты на ТО.
  • Отсутствие очередей жаждущий получить распечатанные документы.
  • Унифицированный интерфейс аппаратов.

Существует довольно много решений такого характера, но, поскольку мы решили использовать аппараты Kyosera, мы взяли условно «родную» систему MyQ.

Про то, как мы ее внедряли, я напишу в следующей части.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь их задавать — я всегда рад на них ответить.

Комментарии (11)


  1. ARD8S
    24.06.2018 18:47

    Kyocera. Раньше были хорошие аппараты типа fs-1120d/1320dn. Сейчас на рынке вообще тяжко что-то выносливое найти.


    1. tonny_bennet
      25.06.2018 08:48
      +1

      Хочу согласится с вами, подкрепив некоторыми фактами. У меня похожая ситуация с печатью как и у автора. Есть отделы, в которых в день порядка 10к страниц выпускают и пару килограмм тонера уходит. Вместо пары HP M603 c почтовым ящиком и пробегом более миллиона страниц, взяли один TaskAlfa 5501i. Сначала это казалось панацеей от всех бед, ибо указано, что он сам может сделать 10к страниц в день. В итоге, он стал сыпаться раз в два-три месяца. Не раз менялась печка, барабаны и ролики. На обслуживание за год ушло более половины его первоначальной стоимости.

      Сейчас переводим его в менее нагруженный режим, а вместо него поставили четыре P3055dn и раскидали нагрузку. Они тоже не так уж хороши. Предшественники 4100 были гораздо выносливее.

      В итоге вывод хочется сделать один: общество потребления и вытекающие из него последствия — техника, которая ломается очень быстро, чтобы мы не восстанавливали её а покупали следующую модель, с новыми расходниками и запчастями. Обидно.


      1. Sergey-S-Kovalev
        25.06.2018 10:35

        А вы не пробовали брать аутсорс печати, не обслуживание, а именно полный аутсорс? Вы говорите плановую нагрузку в день, вам привозят железяку и ставят. Дальше вы платите только за бумагу, электричество и сам отпечаток. Заправка, обслуживание, ремонт — все предоставляет аутсорсер, и сроки реагирования обычно измеряются в часах, ибо простой такой железяки для них это потеря денег.


        1. Sergey-S-Kovalev
          25.06.2018 10:57

          Не совсем понимаю за что выхватил минус.
          Если посмотреть зарубежную практику, аренда оборудования очень частое явление, и позволяет капитальные затраты перенести в оперативные. Почти прямая аналогия с арендуемыми виртуальными ресурсами: сегодня у вас есть склад, там стоит парочка арендованных монстров за 750к-1.5кк каждый, завтра склад стал не нужен — отказались от услуги, но при этом нет необходимости тащить куда то и хранить эти не дешевое оборудование.


  1. Token2
    25.06.2018 00:05

    Есть ещё papercut с поддержкой бэджей с NFC и rfid, sharp активно продвигает


  1. Maxlinus
    25.06.2018 06:23
    +1

    исправьте kyosera на kyocera :)


  1. Sergey-S-Kovalev
    25.06.2018 09:05

    Вся статья — прыжки по верхам. Зачем нам устаревший 5-7 назад опыт с картинками?

    Экономический выигрыш от внедрения корпоративной печати не указан.
    Про прикольные перделки с печатью на (почти)любой принтер по смарткарте/пинкоду/логину_и_паролю в сильно территориально разделенной организации, возможности повторной печати задания тут же на МФУ, отказе от печати ошибочных заданий, сканировании с одновременным распознаванием, объемное сканирование с страницами сепаратарами, возможность настроить печать с указанием стоимости отпечатка и созданием лимитов для людей/отделов (прям сказка для учебных заведений), сканирование сразу в облачные диски, предварительное уведомление сервисной команды об окончании расходников или необходимости сервиса, ну и автоматический DLP и уведомление секурников, если кто то печатает или сканирует паспортные или конфиденциальные данные не будучи сотрудником отдела кадров. Ну и в конце концов — все ради чего затевается: анализ кто чего и сколько печатает.

    Вот это корпоративная печать. А в статье просто большие МФУ на который печатает куча народу. Про аналитику ноль слов.

    Я даже скажу, экономия только на бумаге после внедрения контролируемой корпоративной печати с этажными принтерами может составить до 40%, хотя все вендоры обещают обычно не более 15%.

    У нас на SafeQ


    1. tarasovsk
      25.06.2018 10:46

      Вендоры не произносят вслух то, что контролируемая печать:
      1. Позволяет отсекать нецелевую печать: книги рецептов, раздаточный материал для кружков, школ, детсадов детей сотрудников и т.п.
      2. Позволяет учитывать потребление по подразделениям, отслеживать разные расходования схожих по должностям сотрудников, искоренять деяния типа «напечатал регламент для ознакомления дома».
      При этом действительно:
      1. Радикально снижается стоимость отпечатка по сравнению с локальными принтерами.
      2. Можно ограничить по группам цветную печать
      3. Равномерный износ аппаратов (можно менять местами внутри помещения)
      4. Возможность вывести в профилактику аппарат (много печати — несколько аппаратов на этаже, мало — сходят на другой этаж)
      5. Необходимость ИДТИ за распечаткой заставляет тщательнее отверять документ перед печатью, ибо лишняя переделка = лишний поход.


      1. Sergey-S-Kovalev
        25.06.2018 11:04

        У Вас какие то другие вендоры. Наши отечественные представители от коники-минолты и ксерокса прямо говорят, что самый большой процент экономии приходится именно на:
        — Не целевую печать
        — Магическое исчезновение бумаги (которую раньше заказывал каждый отдел себе отдельно, а теперь заказывает только сервисный отдел)
        и только потом идут ошибки при печати, когда отправлен не тот документ, либо сбой печати, либо документ напечатан не в том виде включая ситуации когда отправили на перчать, а вылезло непонятно где.


  1. alexhott
    25.06.2018 20:40

    Посчитайте тогда уж сколько рабочего времени тратит сотрудник на походы к принтеру и нажатия кнопок на нем.
    Если скажем час сотрудника стоит 300 рублей, печатает он 30 раз в день, вынужден по 3 минуты тратить на поход до принтера — итого около 9000 р в месяц вы будете платить специалисту за хотьбу по офису. И это я еще не самого дорогого спеца посчитал, и не учел что у продажников это минус один обслуженный клиент.
    Мое мнение: Если работа сотрудников не требует частой оперативной печати то такая оптимизация возможна, все остальное балланс собсвенных сотрудников и затрат на аутсорс и рисков.


    1. Sergey-S-Kovalev
      26.06.2018 07:49

      Да. Были случаи когда сотрудники, особенно бухгалтерии, пытались возмущаться что много бегать нужно за бумагами, вроде как потеря времени. Собственник на этот конфликт сказал что поставит камеры в курилку и в бухгалтерию и будет считать кто сколько времени тратит на покурить и на отвлеченные от работы разговоры. Проблема тут же исчезла.

      Конечно такой подход не подойдет относительно какого либо склада, если идет пакетная печать сертификатов на партию для отгрузки, но в части офисных сотрудников над которыми не стоят клиенты для получения документов, этажные принтеры являются оптимальным решением.