Немного о себе
Позвольте представиться, меня зовут Алексей. Работаю в сфере IT вот уже более 15 лет и прошел путь от помощника Админа до менеджера в довольно крупной международной кампании.
С недавних пор я осознал, что у меня накопилось довольно много интересных решений и кейсов, которыми было бы полезно поделиться.
Корпоративная печать
Некоторое время назад (лет этак 5 или 7) встал вопрос об эффективности использования систем печати в компании, на фоне растущих счетов за заправку картирджей и обслуживание принтеров. Мы посидели с коллегами и решили, что нужно собрать статистику. Мониторили порядка 3 месяцев. В итоге определили основных пользователей аппаратов и отделов.
В итоге получилось, что только 2 отдела полностью загружали принтеры, остальные скорее собирали пыть и кушали средства на обслуживание. В итоге начали считать, что будет более выгодно. После непродолжительного мозгового штурма сформировали несколько вариантов развития событий.
Рассматривалось несколько вариантов:
- Использование более производительных аппаратов но ставить один принтер на отдел.
- Ставить принтер только ключевым сотрудникам и ограничить печать.
- Большие МФУ как основные печатающие устройства.
Первые 2 варианта были отметены как бесперспективные. Поэтому останавлиться на них мы не будем. Но 3-й рассмотрим подробнее.
В этом случае мы решали сразу несколько задач:
- Экономия на расходниках — зачастую стоимость расходных материалов в расчете на отпечатанный лист намного ниже.
- Экономия на обслуживании техники — обслуживание печатающей техники было передано на аутсорсинг. Как обычно, условия договоров — коммерческая тайна. Но могу сказать, что плановое обслуживание мы делаем раз в квартал + выезд мастера на след рабочий день в случаи аварии (кол-во выездов тоже ограничено)
- Корпоративный сканер — штука полезная. Отправляет письмо со сканом на адрес электронной почты пользователя. Конечно же с обилием кол-ва настроек типа разрешения, тип файла и т.д.
За время тестирования мы перепробовали аппараты компании Konica Minolta, Kyosera, Canon.
И вот какие выводы у нас получились:
- Konica Minolta — Шикарные аппараты, работают очень стабильно и качество печати очень хорошее. Минусы: дорогие расходники, комплектующие и обслуживание.
- Canon — хорошее качество печати, но обслуживание дорого, как и стоимость самих аппаратов.
- Kyosera — простота работы, цена аппаратов, цена расходников и обслуживания.
Как вы поняли, мы остановились на аппаратах Kyosera TaskAlfa, сейчас в парке модели 4501, 4052, 3252.
Наш кейс
Как только мы стали устанавливать Большие МФУ встал вопрос как разделять задания печати от разных пользователей. Тут мы использовали 2 решения: Mailbox Unit и Private (Secure) Print.
Mailbox Unit.
Удобная штука, к сожалению, аппарат Canon был уже не доступен, Konica Minolta перестала их выпускать (или они не поставлялись в РФ) в продакшене мы поставили аппараты Kyosera.
Выглядит вот так:
Использовали в случаи необходимости печати «непрерывно» — пользователь отправлял кучу документов на печать, подходит к аппарату и забирает свои документы из своего юнита. Стоят в отделах продаж и по работе с клиентами.
Private Print и Secure Print.
По сути это один принцип работы от разных производителей — при отправке на печать, заданию устанавливается идентификатор указывая который пользователь может получить доступ к заданиям с аппарата. Решение полностью управляется драйвером устройства и не требует дополнительных вложений.
Secure Print
Secure Print — решение от Konica-Minolta. Настройка довольно проста.
Со стороны сервера (клиента):
В этом случае пользователь при отправке на печать получит запрос на идентификатор: имя пользователя и пароль.
Мы используем произвольное значение, задает сам пользователь 2-а вариантами: 1 — при каждой печати появляется всплывающее окно, 2 — В свойствах принтера на клиентской машине, и в этом случаи все задания печати будут уходить на принтер с этим идентификатором.
На аппарате:
Для того чтобы распечатать отправленный на принтер документ, выполните следующие действия:
- На боковой навигационной панели нажмите кнопку «Домой». В меню принтера выберите пункт «Ящик пользователя».
- Выберите пункт «Система» и нажмите «Использовать файл»:
- Выберите пункт «Защищенная печать» и введите ID документа и пароль, которые вы указывали на компьютере:
- В открывшемся меню вы увидите все документы, которые вы отправили на печать и еще не распечатали.
Выберите необходимый документ из перечня документов, выделите его нажатием. Справа появится кнопка «Печать». Для печати нажмите кнопку «Печать».
- Далее нажмите кнопку «Старт».
Private print
Private print — решение от компании Kyosera. Делает то же самое, что и Secure print, но реализация отличается. В качестве имени пользователя выступает логин пользователя и все что требуется — ввести пин.
Настройка со стороны сервера (клиента):
На аппарате переходим в раздел Ящик заданий — Private Print, выбираем пользователя, вводим пин и задание. (К сожалению, на момент написания нет красивых скинов).
В ироде бы все хорошо, но не до конца
Эта конфигурация полностью удовлетворяла потребности пару сотен пользователей в течении длительного промежутка времени. Но не все хорошее длится вечно. В один прекрасный день было принято решение и смене офиса и в место одного обширного этажа мы получили 3 этажа отдельно стоящего здания. Сам переезд прошел планово, без крупных проблем. Но после нескольких месяцев мы поняли, что существующая система перестала себя оправдывать — некоторые аппараты работали с большей нагрузкой, чем планировалось, вследствие чего пользователям приходилось возвращаться на свое рабочее место и печатать на другое устройство.
В принципе не смертельно, но неприятно. Тогда и пришло понимание о том, что откладывать внедрение системы follow me больше не удастся.
Как раз подходил срок замены львиной части МФУ, и мы решили привести все системы печати к единому стандарту.
В качестве Аппаратов использовали МФУ от Kyosera, как самые экономически эффективные опять же в нашей ситуации.
Follow me printing
И начался проект по внедрению решения с возможностью Follow me printing.
Follow me — основная идея этого решения — возможность распечатать отправленый документ на любом принтере по запросу. Задание, как бы следует за вами.
Обычно эта опция является частью комплексной системы управления печати.
Преимущества внедрения подобной системы, с моей точки зрения, очевидны:
- Пользователи не зависят от принтера.
- Можно смело останавливать аппараты на ТО.
- Отсутствие очередей жаждущий получить распечатанные документы.
- Унифицированный интерфейс аппаратов.
Существует довольно много решений такого характера, но, поскольку мы решили использовать аппараты Kyosera, мы взяли условно «родную» систему MyQ.
Про то, как мы ее внедряли, я напишу в следующей части.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь их задавать — я всегда рад на них ответить.
Комментарии (11)
Sergey-S-Kovalev
25.06.2018 09:05Вся статья — прыжки по верхам. Зачем нам устаревший 5-7 назад опыт с картинками?
Экономический выигрыш от внедрения корпоративной печати не указан.
Про прикольные перделки с печатью на (почти)любой принтер по смарткарте/пинкоду/логину_и_паролю в сильно территориально разделенной организации, возможности повторной печати задания тут же на МФУ, отказе от печати ошибочных заданий, сканировании с одновременным распознаванием, объемное сканирование с страницами сепаратарами, возможность настроить печать с указанием стоимости отпечатка и созданием лимитов для людей/отделов (прям сказка для учебных заведений), сканирование сразу в облачные диски, предварительное уведомление сервисной команды об окончании расходников или необходимости сервиса, ну и автоматический DLP и уведомление секурников, если кто то печатает или сканирует паспортные или конфиденциальные данные не будучи сотрудником отдела кадров. Ну и в конце концов — все ради чего затевается: анализ кто чего и сколько печатает.
Вот это корпоративная печать. А в статье просто большие МФУ на который печатает куча народу. Про аналитику ноль слов.
Я даже скажу, экономия только на бумаге после внедрения контролируемой корпоративной печати с этажными принтерами может составить до 40%, хотя все вендоры обещают обычно не более 15%.
У нас на SafeQtarasovsk
25.06.2018 10:46Вендоры не произносят вслух то, что контролируемая печать:
1. Позволяет отсекать нецелевую печать: книги рецептов, раздаточный материал для кружков, школ, детсадов детей сотрудников и т.п.
2. Позволяет учитывать потребление по подразделениям, отслеживать разные расходования схожих по должностям сотрудников, искоренять деяния типа «напечатал регламент для ознакомления дома».
При этом действительно:
1. Радикально снижается стоимость отпечатка по сравнению с локальными принтерами.
2. Можно ограничить по группам цветную печать
3. Равномерный износ аппаратов (можно менять местами внутри помещения)
4. Возможность вывести в профилактику аппарат (много печати — несколько аппаратов на этаже, мало — сходят на другой этаж)
5. Необходимость ИДТИ за распечаткой заставляет тщательнее отверять документ перед печатью, ибо лишняя переделка = лишний поход.Sergey-S-Kovalev
25.06.2018 11:04У Вас какие то другие вендоры. Наши отечественные представители от коники-минолты и ксерокса прямо говорят, что самый большой процент экономии приходится именно на:
— Не целевую печать
— Магическое исчезновение бумаги (которую раньше заказывал каждый отдел себе отдельно, а теперь заказывает только сервисный отдел)
и только потом идут ошибки при печати, когда отправлен не тот документ, либо сбой печати, либо документ напечатан не в том виде включая ситуации когда отправили на перчать, а вылезло непонятно где.
alexhott
25.06.2018 20:40Посчитайте тогда уж сколько рабочего времени тратит сотрудник на походы к принтеру и нажатия кнопок на нем.
Если скажем час сотрудника стоит 300 рублей, печатает он 30 раз в день, вынужден по 3 минуты тратить на поход до принтера — итого около 9000 р в месяц вы будете платить специалисту за хотьбу по офису. И это я еще не самого дорогого спеца посчитал, и не учел что у продажников это минус один обслуженный клиент.
Мое мнение: Если работа сотрудников не требует частой оперативной печати то такая оптимизация возможна, все остальное балланс собсвенных сотрудников и затрат на аутсорс и рисков.Sergey-S-Kovalev
26.06.2018 07:49Да. Были случаи когда сотрудники, особенно бухгалтерии, пытались возмущаться что много бегать нужно за бумагами, вроде как потеря времени. Собственник на этот конфликт сказал что поставит камеры в курилку и в бухгалтерию и будет считать кто сколько времени тратит на покурить и на отвлеченные от работы разговоры. Проблема тут же исчезла.
Конечно такой подход не подойдет относительно какого либо склада, если идет пакетная печать сертификатов на партию для отгрузки, но в части офисных сотрудников над которыми не стоят клиенты для получения документов, этажные принтеры являются оптимальным решением.
ARD8S
Kyocera. Раньше были хорошие аппараты типа fs-1120d/1320dn. Сейчас на рынке вообще тяжко что-то выносливое найти.
tonny_bennet
Хочу согласится с вами, подкрепив некоторыми фактами. У меня похожая ситуация с печатью как и у автора. Есть отделы, в которых в день порядка 10к страниц выпускают и пару килограмм тонера уходит. Вместо пары HP M603 c почтовым ящиком и пробегом более миллиона страниц, взяли один TaskAlfa 5501i. Сначала это казалось панацеей от всех бед, ибо указано, что он сам может сделать 10к страниц в день. В итоге, он стал сыпаться раз в два-три месяца. Не раз менялась печка, барабаны и ролики. На обслуживание за год ушло более половины его первоначальной стоимости.
Сейчас переводим его в менее нагруженный режим, а вместо него поставили четыре P3055dn и раскидали нагрузку. Они тоже не так уж хороши. Предшественники 4100 были гораздо выносливее.
В итоге вывод хочется сделать один: общество потребления и вытекающие из него последствия — техника, которая ломается очень быстро, чтобы мы не восстанавливали её а покупали следующую модель, с новыми расходниками и запчастями. Обидно.
Sergey-S-Kovalev
А вы не пробовали брать аутсорс печати, не обслуживание, а именно полный аутсорс? Вы говорите плановую нагрузку в день, вам привозят железяку и ставят. Дальше вы платите только за бумагу, электричество и сам отпечаток. Заправка, обслуживание, ремонт — все предоставляет аутсорсер, и сроки реагирования обычно измеряются в часах, ибо простой такой железяки для них это потеря денег.
Sergey-S-Kovalev
Не совсем понимаю за что выхватил минус.
Если посмотреть зарубежную практику, аренда оборудования очень частое явление, и позволяет капитальные затраты перенести в оперативные. Почти прямая аналогия с арендуемыми виртуальными ресурсами: сегодня у вас есть склад, там стоит парочка арендованных монстров за 750к-1.5кк каждый, завтра склад стал не нужен — отказались от услуги, но при этом нет необходимости тащить куда то и хранить эти не дешевое оборудование.