![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/c3e/a59/de5/c3ea59de591ae142f6ed4a9523c576c7.jpg)
Если говорить кратко, то в 2012 году компанию Ariba приобрел SAP. И на то были веские причины. В основе семейства продуктов Ariba лежит Ariba Network – глобальная бизнес-сеть, которая демонстрирует высокую динамику развития и на сегодняшний день уже «пустила корни» в России. В Ariba Network зарегистрировано более 2,5 миллионов компаний, и каждый год через нее проходит 50 миллиардов долларов платежей. Согласитесь, любопытный актив для работы на международном уровне? Однако нам, специалистам компании НОРБИТ, как российскому интегратору, который входит в группу ЛАНИТ и вносит большой вклад в ее первые позиции в авторитетных рейтингах рынка ИТ-услуг (кстати, вот результаты самого свежего исследования IDC), было интереснее всего разобраться, чем SAP Ariba может быть полезна в нашей стране.
Проблема закупок
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/1fa/f06/2fc/1faf062fc2bb6345458a1015400aa776.jpg)
В России сфера закупок – одна из самых зарегулированных в мире. На законодательном уровне постоянно появляются изменения и дополнения нормативной базы, которые касаются государственных закупок и закупок компаний с государственным участием. Поэтому нужно постоянно актуализировать бизнес-процессы и менять взаимодействие с внутренними и внешними информационными системами. Как вы понимаете, это требует значительных трудовых и финансовых затрат.
Расходы получаются значительными. Проанализировав опубликованные планы различных организаций на развитие и сопровождение процессов закупочной деятельности, мы пришли к выводу, что крупные компании тратят на это от нескольких миллионов до нескольких десятков миллионов рублей в год, а у некоторых затраты превышают и 100 млн рублей на поддержку закупочной деятельности. И это не считая дополнительных затрат на содержание штата специалистов, обеспечивающих поддержку.
- развитие и доработка систем, автоматизирующих закупочную деятельность;
- развитие или доработка собственных электронных площадок;
- закупка различных услуг и сервисов, необходимых для организации закупочной деятельности (сервисы проверки поставщиков, взаимодействие со сторонними электронными площадками, взаимодействие с операторами электронного обмена документами, сервисы агрегаторов информации о закупках и др.);
- привлечение специализированных организаций для проведения закупок;
- обучение собственного персонала в области закупочной деятельности.
Но самая большая проблема заключается в том, что теряется драгоценное время, и оперативное реагирование на меняющуюся ситуацию становится невозможным. В результате компании оказываются заложниками сложных циклов бюджетирования, процедур выбора поставщиков и требований к документации (по ГОСТ), даже в случае доработки отдельных функций решения и оптимизаций. Существующий акцент на поддержании операционного контура во многом не позволяет сконцентрироваться на решении других актуальных проблем, и в этом контексте SAP Ariba может оказаться очень полезным решением для изменения «правил игры».
![](https://habrastorage.org/webt/z9/zc/k8/z9zck8clxte6kk3qihwnprscbpi.png)
Динамика бизнес-процессов в системе позволяет провести модернизацию процедуры закупок, в том числе решая актуальные потребности отдела закупок:
- переход к единой стратегии закупочной деятельности,
- снижение затрат за счет автоматизации,
- поддержка актуальности и точности данных,
- поиск и быстрая квалификация поставщиков,
- повышение операционной эффективности,
- обучение на рабочем месте.
В российских компаниях продолжает превалировать бумажный документооборот, в лучшем случае промежуточные документы пересылаются по почте, а итоговые документы сканируются и размещаются в системе документооборота.
Из-за этого возникает потребность в разработке или внедрении готового единого инструмента для управления закупками и его интеграции с различными ИТ-системами компании — от ERP и бухгалтерии до склада и логистики. И часто оказывается, что нужно изменить всю цепочку передачи данных и согласований. Ведь если упрощенно представить типовой процесс закупок, он будет выглядеть примерно так:
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/616/8c1/c9c/6168c1c9c947b6be843b6cbc4a81bdd5.png)
Как вы можете видеть, работа с документацией многократно переходит от одного подразделения к другому, проводится несколько циклов согласования, не всегда формализована зона ответственности и попытка внедрить ИТ-решение, которое объединит все процессы, связанные с закупками в текущем виде, превращается в настоящий ад. Гораздо проще было бы создать схему, при которой не требуется многократная передача документов друг другу и множество согласований — чтобы ИТ-инструмент сам регламентировал все процессы и помогал проводить закупки с большей эффективностью.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/cd3/3c4/9df/cd33c49df575823f7db210de7e3261ef.png)
Такая же проблема возникает у российских компаний при взаимодействии с контрагентами. Для этого обычно разрабатываются, а потом на протяжении многих лет поддерживаются различные решения по организации взаимодействия с поставщиками: интеграция с электронными площадками, разработка порталов поставщиков, подключение к маркет-плейсам, взаимодействие с операторами электронного обмена информации и так далее. Вместо этого использование SAP Ariba Network позволяет исключить посредников, сократить расходы на интеграцию и сопровождение сложных процессов взаимодействия с поставщиками, а также сформировать единое информационное пространство для взаимодействия всех участников процесса как внутренних, так внешних.
Стоит ли изобретать велосипед?
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/7f2/9b8/25c/7f29b825cd9965567973e3b5d64570f7.jpg)
SAP Ariba содержит шаблоны, которые уже успели обкатать на себе другие компании. Система постоянно обогащается новыми подходами к закупочной деятельности для компаний различного размера и отраслевой принадлежности, которые сохраняются участниками как наборы бизнес-правил. Говоря другими словами, SAP Ariba позволяет вести закупки согласно уже имеющимся регламентам, но учитывая положительный опыт проведения закупок другими организациями, а также автоматизировать процессы проведения тендеров и выставления счетов. Как пример уже заложенных практик закупочной деятельности ниже представлена типовая структура компании с централизованной системой управления закупками на базе Ariba.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/9eb/e25/39d/9ebe2539d12aece0888f0fda2355e63b.png)
Плюс заключается в том, что здесь ничего не нужно интегрировать — все интерфейсы уже реализованы, а процессы согласования поддерживаются внутри системы. Например, одна достаточно крупная финансовая группа столкнулась с проблемами в вопросах заключения контрактов. Исторически в организации сложилась практика различных подходов в работе с контрактами, В результате их количество достигло 240 видов, а цикл заключения каждого нового соглашения стал занимать несколько месяцев. При этом у компании насчитывается на сегодняшний день более 6 000 клиентов и свыше 25 000 активных контрактов, требующих администрирования.
На базе SAP Ariba нам удалось поэтапно перейти на типовые контракты, а также создать единый реестр и перенести в него все контрактные данные. На самом деле для решения вопроса был использован всего один модуль решения — SAP Ariba Contract Management. Вместе с формированием типовых договоров и миграцией данных, его внедрение заняло всего 5 месяцев. А уже через год 55% договоров в компании стали типовыми, для них было создано 6 универсальных схем согласования, а время заключения договоров в среднем сократилось на 32%.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/4cd/73c/7cb/4cd73c7cbadfe3ce9e9ca4839811d071.png)
Другой показательный пример — крупная транспортная компания, в которой работает более 6 000 сотрудников, включая региональные подразделения. По мере роста организации отсутствие единой цифровой схемы закупок привело к увеличению затрат на обслуживание заказов и счетов (которых было порядка 250 000 и 420 000 в год). Для решения задач этого заказчика использовались уже четыре компонента — Ariba Supplier Management, Ariba P2P с интеграцией в ERP-систему, Ariba Sourcing и Ariba Spend Visibility.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/cfc/3cd/aa0/cfc3cdaa0e2caf721889888f9453e347.png)
Внедрение всей системы заняло 6 месяцев, за которые компания получила готовое решение для электронного проведения закупок и оптимизации работы с контрагентами. Всего к системе были подключены 350 пользователей, а результаты оказались следующими: затраты уменьшились на 8,5% за первый год работы, количество поставщиков уменьшилось на 14%, время закупки сократилось на 48%, а эффективность сотрудников выросла на 40%.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/a1c/a3f/b84/a1ca3fb84b616ba709b9e50c0847bbfb.jpg)
Если предметно говорить о внедренных модулях, то они решают у заказчика следующие задачи.
- Ariba Supplier Management позволяет управлять взаимоотношениями с заказчиками и была внедрена за 3 месяца.
- Ariba P2P, которая обеспечивает прямое взаимодействие с контрагентами через сеть Ariba Network, была внедрена за 4,5 месяца, включая интеграцию с используемой заказчиком ERP-системой.
- Ariba Sourcing — это решение, которое помогает искать новых поставщиков, и его внедрение заняло 2,5 месяца.
- Аналитический модуль Spend Visibility как раз стал ключевым элементом для сокращения затрат, так как позволил отслеживать все расходы компании в привязке к взаимодействию с различными поставщиками. Его интеграция в инфраструктуру компании заняла 3 месяца.
Интересный потенциал
По итогам уже реализованных и находящихся в стадии внедрения проектов мы обнаружили интересную особенность SAP Ariba. Эта система позволяет достаточно быстро оптимизировать процессы управления закупками, предлагая при этом целый ряд дополнительных «плюшек», которые могли бы и не внедряться компаниями, но оказываются весьма полезны на практике.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/post_images/508/3fb/ff0/5083fbff0f24d5d72d558fdf9d52df0a.png)
Во-первых, Ariba открывает доступ к международным процессам закупок и позволяет поставщикам предложить свои услуги компаниям в регионах, о которых они даже не задумывались. В свою очередь, российские компании могут найти новых, но при этом уже проверенных поставщиков, например, в Китае, и заключить более выгодные контракты.
Во-вторых, Ariba позволяет оценивать риски, которые могут возникнуть из-за проблем у поставщиков. Интеллектуальная система анализирует данные из более сотни тысяч источников и информирует о том, что кто-то из ваших поставщиков столкнулся с проблемой. В частности, можно моментально остановить закупки у него, чтобы серьезная проблема не коснулась вашей компании.
В-третьих, автоматические инструменты подготовки контрактов помогают обеспечить соответствие требованиям регуляторов в зависимости от региона, в котором работает компания, а также выставлять счета согласно правилам местных налоговых органов. Уже созданная разработчиками система уведомлений и напоминаний информирует о необходимых действиях всех участников согласования и аудиторов, сокращая сроки выполнения бюрократических процедур.
Четвертое, что мы отметили — так это уже готовый процесс поэтапного перехода от бумажной документации к электронным контрактам, а далее — к внедрению, так называемых «интеллектуальных договоров». При этом имеется возможность работы с самыми разными поставщиками услуг электронной подписи, в том числе с российскими — в полном соответствии с требованиями ФСБ и других регуляторов.
Наконец, пятый плюс — это возможность расширения функций Ariba на базе SAP Cloud Platform. Благодаря облачной платформе SAP систему можно адаптировать под практически любую специфику, причем не попадая в зависимость от конкретной компании, осуществляющей доработку. А уже встроенная в решение бизнес-ориентированная система администрирования процессов, позволяющая осуществлять настройку и имплементацию бизнес-процессов без привлечения специалистов ИТ-подразделений.
В то же время, учитывая что решения SAP Ariba не так давно внедряются на российском рынке, существуют направления, по которым функциональность SAP Ariba может потребовать дополнительной адаптации в российских компаниях под требования регулирующих документов. Дорабатывать систему придется при организации юридически значимого документооборота с учетом требований ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и подключении к оператору обмена электронными документами. Также к Ariba придется «прикручивать» сервисы сбора информации по поставщикам, учитывающие российскую практику (данные ЕГРЮЛ, информацию ФНС, реестры недобросовестных поставщиков и др.).
Впрочем, интересных особенностей у системы оказалось достаточно много, если уважаемая Хабр-аудитория захочет узнать о том, как организованы процессы управления рисками, передачи информации, интеграции и другие элементы архитектуры успешного в мире и достаточно нового для России решения, мы расскажем о них в следующих постах.
Комментарии (6)
DIVIZ
19.09.2018 10:44Подскажите, а вы сами пользовались этой платформой? Мне довелось участвовать в тендере, который был организован на Ariba. Найти тендерную документацию в конкурсе удалось далеко не с первого раза, т.к. в опере и хроме просто не отображались приложенные документы. Пришлось заходить как в 2000-х через Internet Explorer.
И ещё, а что такого есть в ariba, что позволяет называться «облачное решение»? Или просто с приставкой «облачное» все становится лучше?norbit Автор
19.09.2018 15:08Коллеги! Мы дополнительно проверили работоспособность решения в различных браузерах отличных от Internet Explorer (Chrome, Mozilla, Opera), изменений в работе системы при смене браузера не обнаружено (сами больше пользуемся Chrome), файлы, включая просмотр и выгрузку, доступны как со стороны заказчика, так и со стороны поставщика.
Озвученная проблема у нас не возникала несколько последних лет и обращений по данному поводу от поставщиков и заказчиков, работающих в системе к нам не поступало. Проблема, возможно, существовала раньше, но последние годы вендор существенно усовершенствовал систему и продолжает развивать функционал, в том числе по замечаниям пользователей.
Также, возможно, проблема была вызвана настройкой доступа к различным информационным блокам в рамках опубликованной закупочной процедуры, которая позволяет делать доступной для поставщиков только часть информации (характерно для этапа анализа рынка заказчиком, когда он не показывает начальную цену и детальные требования к продукции или проводит многоэтапную процедуру).
Не зная подробностей по Вашему участию в озвученном тендере, более глубокое расследование провести не смогли. Если у Вас возникнут аналогичные проблемы в следующих Ваших попытках поучаствовать в закупочных процедурах с использованием SAP Ariba готовы помочь на безвозмездной основе :)
norbit Автор
19.09.2018 15:46Использование «облачного» решения или просто решения мы рассматриваем через призму наиболее эффективного решения задач заказчика и снижения совокупной стоимости владения решением, включая: развертывание и поддержку инфраструктуры, оплату лицензий и привлечение подрядных организаций, реализацию интеграции и оркестрации различных функциональных решений заказчика, затраты специалистов заказчика на сопровождение и поддержку решения, организацию доступа бизнес-пользователей с различных устройств и т.д.
И у того и у другого варианта есть свои плюсы и минусы, и каждый оценивает возможности и риски с учетом своей специфики. Среди плюсов «облачного» решения считаем целесообразным отметить: снижение затрат на инфраструктуру и администрирование, быструю адаптивность под бизнес-пользователей, снижение зависимости от вендора и/или подрядчика (есть примеры перехода на другие решения), а также реализацию единого бизнес-пространства для взаимодействия поставщиков и заказчиков (все работают в рамках одного решения по единым бизнес-правилам). Реализовать подобную схему на базе on-premise решений будет значительно сложнее и дольше.
Kowalski22
Из статьи не до конца понятно что за продукт, зачем его использовать. Я так понял это решение которое закрывает полностью процесс закупок, автоматизируя документооборот между контрагентами и согласование документации внутри компании заказчика. По поводу типовых договоров тоже непонятно, обычно договора выставляются со стороны поставщика а не закупочной организации.
norbit Автор
SAP Ariba – «облачное» решение, обеспечивающее автоматизацию всех процессов закупочной деятельности, включая анализ и формирование потребности заказчика в товарах, работах, услугах (производство, склады, инвестиционные проекты и т.д.), организацию и проведение выбора поставщика, проведение переговоров, заключение и сопровождение контрактов (договоров), а также проведение оплат в ходе исполнения контрактов.
Решение обеспечивает совместную работу при проведении закупок как специалистов заказчика, так и специалистов поставщиков, в том числе потенциальных, и предусматривает использование всех необходимых инструментов, обеспечивающих эффективное и безопасное взаимодействие в рамках закупочной процедуры (использование ЭЦП, разграничение прав доступа, встроенные инструменты контроля процессов и бизнес-правил).
Наряду с электронным документооборотом система предоставляет развитый инструментарий по организации деятельности закупочных подразделений: встроенные аналитические инструменты (dashboards, информационные панели, конструктор отчетов), конструктор бизнес-правил и бизнес-процессов, поддержка проектных подходов в управлении закупками (задачи и их взаимосвязи, участники проекта и назначения на задачи, контроль сроков, план-факт анализ и др.), использование шаблонов, двусторонняя интеграция с MS Word, управление рисками и многие другие.
В подавляющем большинстве случаев, предусматривающих выбор поставщика из нескольких претендентов в составе тендерной (конкурсной, аукционной) документации включается проект договора (или основные договорные условия) подготовленные заказчиком. Если претендент, участвующий в закупке, не согласен с условиями, изложенными заказчиками, он может подать встречные предложения по условиям договора (если это допускается документацией о закупке).
Использование договоров поставщика более характерно для приобретения товаров, работ, услуг у естественных монополий (водоотведение, газоснабжения и т.д.) и в аналогичных случаях, когда не предусматривается выбор поставщика из нескольких, так называемые случаи «единственного поставщика».