В этой статье я поделюсь с вами обзором трендов в области управления документами и документаций. В основу материала легли личный опыт и наблюдения, данные из открытых источников, публикации вендоров.

«Born-digital» est mort! Vive le «born-online»!

История документов от динозавров до «born-online»

Давным-давно, когда компьютеры только становились частью повседневного рабочего процесса, а софт только начинал совершенствоваться в распознавании отсканированных документов, человечество начало активно переводить бумажные документы в цифровой формат.



Затем пришла новая эра. Все документы, рабочие и персональные, рождались на компьютерах, но по-прежнему печатались на бумажных носителях. Так продолжалось до тех пор, пока на горизонте не появилась концепция «paperless», призванная повысить темп документооборота, который постепенно перекладывался на плечи специального программного обеспечения.

В то же время мы наблюдали, как, с повсеместным проникновением интернета, наступило время «born-digital», о чем говорил не только факт появления материалов, созданных в цифровой среде для цифровой среды, но и разворот пользователей в сторону потребления соответствующего контента.

Определение «born-digital» относится к материалам, которые создаются в цифровом формате, в отличии от тех, которые проходят путь трансформации из аналогового формата в цифровой. Чаще этот термин применяется в отношении электронных библиотек и процессов в организациях, связанных с хранением данных и интеллектуальной собственностью. Впрочем, с развитием технологий, концепция «born-digital» также стала применяться в отношении цифрового контента для частного потребления (электронные книги, музыка, и т.д.). Другие термины, которые встречаются в отношении такого контента, это «natively digital», «digital-first», или «digital-exclusive».

— пер. Wikipedia

Кроме того в контексте «born-digital» выделяют «digital for print», но, на мой взгляд, настоящий «born-digital» должен рассматриваться как «born to be/live/stay digital» и определяться через жизненный цикл информации.

Последним шагом к цифровой трансформации стал переход от «born-digital» к «born-online», который начался несколько лет назад и продолжается нарастающими темпами по всему миру. В гонке за бизнес-пользователем такие гиганты, как Microsoft и Google предложили полностью «онлайн» опыт работы с привычными форматами документов. Здесь я говорю о Microsoft Office 365 и Google G Suite (с ним мы знакомы по Google Docs, Sheets, Slides).

С этого места я и начну рассказ о трендах в работе с документами и документацией.

Укрепляющиеся тренды

Миграция пользователей в веб-сервисы

Процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее.

Разворот пользователей к онлайн инструментам — это свершившийся факт. Остается только добавить, что по мере того, как сервисы, подобные Microsoft Office 365 и Google G Suite, обрастают функционалом и становятся доступнее, процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее. Эпоха «born online» обещает затянуться надолго.

Функционал управления версиями документов

Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты, поддерживающие версионность хранимых документов.

Многие популярные онлайн сервисы для работы с документами поддерживают управление версиями. Это самая прекрасная вещь которая делает процесс редактирования документов качественно недосягаемым для большинства десктопного программного обеспечения. Научившись пользоваться преимуществами этой функции, вы всегда будете иметь доступ к историческим данным в нужном вам виде и не утонете в бесконечном количестве «_final» файлов.



Это только 1/5 часть всего списка версий одного документа. Так делать не надо.

Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты с поддержкой версионности хранимых документов. Место для таких опций нашлось в инструментах для дизайнеров, например, в Figma, в сервисах для создания диаграмм, например, в Lucidchart, даже для управления инженерной документацией есть подобные возможности, например, мне однажды довелось внедрять Vitro-CAD на базе Microsoft SharePoint, в котором есть функционал управления версиями документов и возможности для совместной работы с документами.



Например, так выглядит в интерфейсе Google Docs одна из ранних версий этой статьи.

Похожие опции для управления версиями файлов, независимо от их расширения и содержания, вы можете встретить и в Dropbox, OneDrive, Google Drive. Пересохранил файл — получил новую версию, довольно просто.



SpiderOak (Источник)

Потенциальные преимущества от применения:

• Снижение количества хранимых файлов
• Больше возможностей за контролем изменений
• Прозрачность изменений при совместной работе с документом
• Доступ ко всей истории изменений документа

Примеры продуктов: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive

Переход в облачные хранилища

Следуя этому тренду, всё больше компаний переносит данные со своих офисных серверов в облака. Такой подход обеспечивает лучший опыт использования инструментов для совместной работы с документами, делает обмен информацией проще, что особенно актуально для географически распределенных компаний. Хорошей мотивацией для миграции в облако могут стать высокая надежность хранения и качественный контроль доступа к документам.



SpiderOak (Источник)

Потенциальные преимущества от применения:

• Отвязка от локальной офисной инфраструктуры, рабочих мест и VPN
• Отказ от поддержки локального сервера для хранения файлов
• Повышение гибкости организации контроля доступа к данным
• Доступность данных через интернет и мобильные платформы
• Высокий уровень защиты от потери данных
• Стоимость развертывания и поддержки
• Поддержка Active Directory, SSO, MFA/TFA

Примеры продуктов: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box

Я придерживаюсь мысли что хранение файлов на сетевом диске офисного сервера — плохая идея. Вы не обязаны со мной соглашаться, но, на мой взгляд, хранение данных в облаке учит пользователей бережному отношению к качеству и количеству хранимой информации. Не доверяйте людям которые хранят в папке 40 версий документа с названием «final».

Использование систем управления документами

Большое распространение в корпоративной среде получают системы управления документацией, которые сочетают в себе функции создания, хранения, организации и совместной работы с данными и документами. Многие сервисы могут похвастаться поддержкой автоматизированных рабочих процессов, связанных с документацией, например, согласование, утверждение, публикация, запросы на изменение и другие. Что примечательно, похожий функционал всё чаще предлагают системы управления проектами.



Пример портала на Confluence (Источник)

Применение систем управления документацией оправдано также в рамках отдельно взятых проектов, когда вам необходимо обеспечить определенный уровень прозрачности и доступности информации для множества участников. Например, с помощью Confluence вы можете организовать FAQ раздел для клиентов, опубликовать подробную документацию для вашего продукта или сервиса, поделиться ей с клиентами или коллегами, при этом обеспечив для всех необходимый уровень доступа.

Потенциальные преимущества от внедрения:

• Стандартизация и ускорение процессов документооборота
• Повышение уровня прозрачности и доступности информации
• Упрощение информационного обмена
• Организация хранения файлов документов и информации

Примеры продуктов: Confluence, HotDocs, Microsoft SharePoint

Растет запрос пользователей на mobile-friendly сервисы

Если у вас есть система управления документами, или вы храните документы в облаке, или создаете и редактируете документы онлайн, неплохо было бы иметь ко всему доступ со своего смартфона. Не смотря на то, что смартфон не самая эргономичная платформа для работы, возможность участвовать в рабочих процессах и оставаться мобильным очень востребована в современном мире.

Новые горизонты

Data-Driven Documents

Новый уровень организации работы с ключевыми данными, отслеживание которых критично для бизнеса и принятия решений на их основе.

С ростом объемов и количества источников данных, бизнес начал осознавать, что для вывода, визуализации, и повседневного применения сложных данных в принятии решений нужны новые инструменты. Инструменты, которые помогут максимально сократить временной разрыв между тем, когда данные получены, и тем, когда данные будут обработаны, интерпретированы, и использованы людьми.

Факт того, что лидеры в области разработки программного обеспечения, такие как Google и Microsoft уже предложили бизнесу доступные во всех смыслах решения в этом сегменте, говорит о сложившемся запросе рынка на подобный функционал.



Шаблон отчета на основе данных Google Analytics в Google Data Studio

Вы сможете одновременно со своими коллегами взаимодействовать с содержанием документов, презентаций, дашбордов, при этом обращаться к данным прошлых периодов, управлять содержанием и диаграммами, фильтровать результаты, не обладая навыками дата-аналитика, знаниями SQL, навыками программирования, или прямым доступом к базам данных.

Хотя кажущаяся простота внедрения таких решений может быть обманчива, чтобы воспользоваться всеми преимуществами инструментов, необходимо решить вопрос сбора и подготовки данных к использованию.

Потенциальные преимущества от внедрения:

• Создание интерактивной среды для работы с данными
• Сокращение времени доступа к данным
• Организация среды data-driven управления бизнесом

Примеры продуктов: Google Data Studio, Microsoft Power BI

Blockchain для хранения и обеспечения аутентичности данных

Не смотря на то, что технология blockchain на волне негативных событий, преследующих первопроходцев новой криптоэкономики, стала жертвой рыночной депрессии, все больше компаний обращают свой взгляд на преимущества и возможности, которые может принести в их продукты blockchain. Появляются целые сети-сервисы для распределенного хранения данных, которые, конечно, не могут предоставить настолько богатый уровень функционала, как “классическое” облачное ПО, но обладают рядом других преимуществ.

Например, высокий уровень гарантии аутентичности хранимых данных — основная фишка blockchain в действии, высокий уровень независимости от инфраструктуры конкретного вендора или компании, беспрецедентный уровень безопасности доступа к данным. Даже некоторые такие признанные на рынке компании, как SpiderOak, внедряют blockchain, чтобы решать подобные задачи.

Отдельные попытки на уровне экспериментов появляются и в области хранения big data при использовании blockchain.

Потенциальные преимущества от внедрения:

• Максимальные гарантии аутентичности хранимых данных.
• Беспрецедентный уровень безопасности доступ к данным.
• P2P может обеспечить высокую скорость доступа к файлам.
• Распределенность пиров по всему миру обеспечит высокую доступность данных где бы вы ни были.
• Экстремально низкая стоимость (около $2 за терабайт)

Примеры продуктов: Storj, Sia, SpiderOak

В качестве заключения

Хотелось бы сказать, что независимо от того насколько быстро вы внедряете новые инструменты и методики работы с документацией, в 99% случаев это игра в догонялки. Каждое внедренное решение и продукт всегда имеет ряд преимуществ и недостатков, которые для разных компаний могут иметь различный вес. Подходите к применению новых инструментов, предварительно ответив себе на вопросы о том, какой функционал вам нужен для работы, а от чего вы можете безболезненно отказаться.

Бонус для тех, кто дочитал до конца