Техники управления временем и различные системы учёта ежедневных задач интересовали меня с первых дней работы в офисе. Матрица Эйзенхауэра стала спасением от трясины рутинных дел, и в первое время уберегала от неэффективного использования рабочего времени. Но, спустя несколько месяцев, количество задач увеличилось настолько, что методика квадрантов показала свои слабые места. Для того, чтобы лучше их рассмотреть, вспомним принцип построения Матрицы Эйзенхауэра. Две оси: срочность и важность, и 4 квадранта соответственно:

• срочно и важно
• срочно и не важно
• не срочно и важно
• не срочно и не важно

Предполагается, что человек сам оценит свои задачи по критериям срочности и важности, а затем поместит результаты в соответствующие квадранты.

А далее, имеется простая инструкция: срочные и важные задачи выполняются самостоятельно и незамедлительно, срочные и не важные обязательно кому-нибудь делегируются. Не срочные, но важные задачи можно отложить, но выполнить непременно самостоятельно, ну а не срочные и не важные задачи вообще приравниваются к бессмысленной нагрузке — их рекомендуют либо бессрочно откладывать, либо нещадно делегировать, в общем — не придавать им никакой существенной ценности для рабочего процесса.

Если срочность задач оценить не очень сложно — при наличии или отсутствии дедлайнов, то как оценить важность? Тем более так категорично: важно и не важно. У меня, например, почти не бывает не важных задач — я их просто себе не ставлю изначально. Все задачи в той или иной степени важны, и как раз оценить эту степень — и есть основная трудность при планировании. А когда этих задач по 10 штук в каждом квадранте? С какой начинать? И те 10 важных, но не срочных, незаметно превращаются в 10 не менее важных, но уже довольно срочных к 10 уже имеющимся! А те 10 срочных, но не важных? Что с ними, делегируем? Как будто у каждого человека есть штат ассистентов и помощников, готовых взвалить на себя ворох его заданий и поручений. Обычно это сводится не к делегированию — когда контроль за выполнением передаётся доверенному лицу, а к постановке задачи — и, порой, требует ресурсов на контроль выполнения куда больше, чем на самостоятельное решение.

Как показывает опыт многих авторов, в том числе на Хабе GTD — одной из основных причин прокрастинации является наличие равнозначных задач. Внутренний конфликт из-за отсутствия чёткого ранжирования по приоритету мешает эффективно использовать рабочее время.

Своя методика оценки

Я озадачился поиском системы, которая могла бы сама расставлять задачам приоритеты, а мне бы следовало лишь выполнять задачи по списку — сверху вниз. Ни анализ ABC, ни Парето, ни другие методики не позволяли снять эту нагрузку по классификации задач — везде от человека требовалось самостоятельно выбрать приоритет задачи.

И я начал классифицировать их самостоятельно. По важности я разделил задачи на 4 типа — прозрачно и доступно. Каждую задачу без труда можно отнести к одной из четырёх категорий. При выборе категории я руководствовался принципом от обратного: не «к чему приводит решение поставленной задачи», а «что произойдёт при провале задачи и её не выполнении в срок?». Итак, степени важности:

1. Потеря репутации. Выполнение задачи нужно кому-то но не Вам. Вас попросили (а Вы согласились), и если Вы не выполните задачу в срок, то пострадает лишь Ваша репутация. Такие задачи имеют наименьшую важность. Это как раз пример «чужих» задач, которые многие тренеры по управлению временем рекомендуют избегать.
2. Потеря внутреннего комфорта. Выполнение такой задачи нужно именно Вам, это может быть Ваша цель или желание, или даже ежедневная потребность. Невыполнение приведёт к падению Вашего настроения и потере внутреннего комфорта.
3. Упущенная выгода. На данном этапе подключается финансовая составляющая. Невыполнение задачи приводит к недополученным материальным средствам. Например, потеря крупного клиента из-за долгой реакции на запрос. Или прочие нарушения договорённостей в сфере работы и бизнеса, которые негативно сказываются на доходах — будь то заработная плата или уровень дивидендов.
4. Финансовые потери. Это обострённая форма предыдущего класса важности. Невыполнение поставленной задачи с таким уровнем важности приводит к денежным и прочим материальным взысканиям: штраф, пеня, лишение прав и потеря собственности. В работе такие задачи проскакивают, например, в таком виде: «Не закроем проект в срок — попадаем на штрафные санкции по договору», и т.д.

Эта система классификации задач по важности существенно облегчала процесс распределения заданий, но не способствовала достижению основной цели — присваивание приоритета последовательного выполнения. Я понимал, что необходимо усложнять процесс расчета приоритета и добавлять новые критерии оценки задач.

Так, много лет назад, появилась моя первая система ранжирования задач в виде экселевской таблички. Критериями оценки были классические параметры:

• Важность
• Срочность

Важность мы уже рассмотрели, 4 категории (от 1 до 4). В срочности я также выделил 4 категории с присваиванием каждой индекса срочности по возрастающей:

1. Срок на выполнение более 48 часов
2. Срок на выполнение 8-48 часов
3. Срок на выполнение 2-8 часов
4. Срок на выполнение менее 2 часов

А сейчас опишу, как я пытался высчитать этот волшебный индекс, по которому задачи сами должны выстраиваться с оптимальным приоритетом для выполнения.

Вначале, для получения индекса приоритета, я решил просто суммировать значения важности и срочности, но быстро понял, что их значимость не равна. Менее важная, но более срочная задача имела одинаковый индекс с задачей более важной, но менее срочной (1+4 = 4+1). Хотя, даже с точки зрения квадрантов, это не корректно. Очевидно, что важность имеет больший вес, чем срочность, поэтому значение важности, при расчёте приоритета, требовалось умножать на повышающий коэффициент.

Я пробовал эту систему в деле несколько недель и получил следующий результат: при большом количестве задач конвейер начинал буксовать — маленькие умеренно важные и не очень срочные задачи накапливались, превращались в срочные и систематически просрочивались, так как перманентно находились в более низком приоритете в сравнении с более важными задачами, которые постоянно прибывали. Нарушение сроков по таким задачкам давало весьма ощутимый негативный эффект на всём рабочем процессе. Например: 3 часа потраченные на крупный проект не позволяли сделать пять 2-минутных звонков по менее важным проектам. И эти 5 пропущенных звонков, в итоге, становились более серьёзной проблемой, чем нарушение срока по крупной задаче на 10 минут.

Система требовала новой вводной. И я ввёл параметр сложность. Это количество часов, требуемое для выполнения задачи. Сложность — это незаменимый параметр для расчёта приоритета.

Вот только, в отличие от важности и срочности, чем ниже сложность — тем выше приоритет! Поэтому к сумме первых двух переменных я прибавлял не значение параметра сложности, а обратную дробь для этого числа.

Таким образом, введение параметра сложности, позволило не упускать из вида простенькие задачки не требующие много времени на выполнение. Если на написание письма, или телефонный звонок требуется пара минут — это проще сделать сразу, не откладывая, а лишь затем приступать к ресурсоёмким и тяжёлым делам.

За несколько лет формула расчёта приоритета менялась и модернизировалась много раз, обрастала дополнительными коэффициентами для оптимизации результата. Например, значение срочности стало рассчитываться по формуле, а не с помощью применения значений от 1 до 4 по заданным условиям.

Автоматизация

В каждой компании есть те или иные средства для планирования и контроля повседневных задач. Это может быть некая CRM, планировщик или органайзер. Моя жена, например, много лет подряд начинает рабочий день с выписывания задач на лист бумаги. Кто-то пользуется стикерами на монитор, кто-то коммерческими или самописными системами управления проектами, а кто-то напоминалками в Outlook. Всё это в той или иной степени полезно и даже необходимо. Но, учитывая, что моя система расстановки приоритетов была выполнена на коленке в экселе, мне приходилось использовать сразу несколько систем для работы с задачами: одну — для формирования списка с ранжированием по приоритету, вторую для отслеживания статуса и срока выполнения. Трелло, Мегаплан и прочие продукты хоть и весьма функциональны, но на моём смартфоне так и не прижились — слишком замороченный интерфейс. Для планирования, напоминалок и отслеживания выполнения использовал стандартные приложения iOS: Напоминания, Будильник/Таймер и Календарь. Кстати, календарь меня сильно удивил при детальном рассмотрении. Многие пользователи айфонов не знают, что это ещё и ежедневник для планирования событий. Особый интерес у меня вызвал функционал «Время в пути». Если Вы планируете встречу на выезде — система рассчитывает путь пешком или на машине по начальной и конечной геопозиции, а затем бронирует это время непосредственно перед встречей. А также напомнит Вам когда пора начать собираться или пора выдвигаться на эту встречу.

Я подумал, что было бы здорово иметь приложение, которое совмещало в себе возможность формировать и ранжировать все задачи, а также планировать встречи и события с привязкой к конкретному временному промежутку в ежедневнике, с расчетом времени в пути на различных типах транспорта с учётом пробок на дорогах. В голове начало формироваться техническое задание.

Разработка приложения на iOS для личного использования

Приложение я захотел вначале для себя. Количество ежедневных задач перевалило за 30, ресурсов явно не хватало. Когда большую часть дня проводишь в дороге, порой уже проблема — это просто не забыть зафиксировать задачу между телефонными разговорами по пути со встречи на встречу. Также трудности вызывает делегирование или постановка задач третьим лицам — был негативный опыт. Когда передаёшь в работу не одну, а сразу группу задач — новый исполнитель как правило выбирает к исполнению самые простые и менее приоритетные, а важные в итоге приходится доделывать самому в «режиме подвига». Точечная постановка задачи решает проблему, но на это не находится ни времени, ни инструментов.

Я сел и записал чего я хочу от этого универсального приложения:

1. Минимум манипуляций для создания задачи. Не люблю набирать текст на смартфоне. Голосовой набор — то что нужно. Благо, что это стандартный функционал любого телефона.
2. Удобный интерфейс применения параметров Срочности, Важности и Сложности. Срочность — это дата дедлайна, Важность ранжировать по цвету для удобства, Сложность — это время на выполнение.
3. Автоматический расчёт приоритета задачи. Все формулы и условия отрабатываются автоматически, задачи выстраиваются с сортировкой по приоритету.
4. В списке задач отображается время до дедлайна. Важно видеть когда задача из середины или конца списка уплывает по срокам выполнения.
5. Редактирование и перенос задач. А также возможность взять в работу и завершить сразу несколько задач из списка.
6. Планирование событий в ежедневнике. Возможность расчёта и бронирования времени в пути, система напоминаний.

С такими пожеланиями была написана первая версия приложения Il Tempo, которое я предлагаю к тестированию в боевых условиях.

IL TEMPO V1.2

Первая версия очень проста, но функцию выполняет каждый день. Во-первых, я перестал упускать момент фиксирования задачи — завести задачу в Темпо занимает несколько секунд. А во-вторых, исчезли мучения выбора задачи к выполнению — кликаю на верхнюю не глядя и беру в работу!

Интерфейс программы делится на два окна:

• Органайзер. Это место, куда сваливаются все задачи, не имеющие чёткой привязки к времени выполнения. У них есть приоритет выполнения, рассчитываемый программой автоматически.
  
  
  
  
  Верхняя задача — самая приоритетная, цвет кружка — важность, а числовое значение в кружке — количество часов до срока сдачи.
• Ежедневник. Календарь с временной шкалой — здесь можно забронировать интервал времени для какого-либо события.
  
  
  
  
  Если требуется, то с учётом времени в пути. Маршрут в этой версии считается сервисом maps.sputnik.ru, но во второй версии планируется переход на сервис Яндекса — с возможностью расчёта времени в пути с учётом пробок и при поездке общественным транспортом.

При добавлении задачи в Органайзер необходимо указать крайнее время выполнения, выбрать из списка вариантов степень важности задачи, и определить ориентировочное время, требуемое на выполнение.



Кстати, параметр сложность — единственный, над которым приходится думать. Здесь требуется объективная оценка собственных возможностей и доступных ресурсов для выполнения поставленной задачи. Но если даже Вы систематически промахиваетесь с этим параметром — не беда, для калибровки можно использовать архив задач.


В архиве видно реальное время, потраченное на выполнение — поэтому можно понять, к чему Вы больше склоны: завышать или принижать Ваши возможности.

Задачи можно брать в работу, завершать и редактировать. Поменять можно все параметры, включая важность.


В работу можно взять сразу несколько задач, если требуется. Все задачи в работе находятся вверху списка и отмечены пиктограммой треугольника.



Добавление события в Ежедневник происходит также, как в обычном календаре.


Время начала, время конца, при необходимости время в пути. Если время в пути известно (проверенный маршрут) — выбираем из списка цифровое значение. Если не известно — то потребуется указание геолокаций начала и конца пути для расчёта времени, потраченного на дорогу пешком или на авто.

План доработки функционала во второй версии программы

Эксплуатация в реальных условиях помогает выявить потребности в новом функционале приложения Il Tempo.

В настоящий момент добавляем новый параметр в органайзер — «Время начала выполнения». Зачем он нужен? Пример: есть задача — звонок клиенту, займёт пару минут. Учитывая высокую важность и низкую сложность у задачи все шансы попасть в топ приоритетных задач. Но есть условие — клиент просил позвонить не раньше чем через 3 дня. И все эти 3 дня задача будет висеть вверху списка, поначалу с гигантским количеством часов до дедлайна. Завершить её не правильно, взять в работу — тоже нельзя. Остаётся игнорировать и ждать обозначенного времени, а это не очень удобно. Параметр «Время начала выполнения» позволит подкрашивать задачи, не достигшие этого срока, серым цветом и убирать их из рейтинга приоритета вниз списка ровно до момента наступления времени начала выполнения поставленной задачи.

Также думаем над реализацией функционала «Рабочий день». Этот параметр поможет решить сразу две задумки:

• Учитывать время, запланированное на события в ежедневнике, в расчёте занятости по задачам из органайзера.
• Вычислять задачи, заведомо обречённые на провал по срокам выполнения.

Как планируется это применять?

Вы указываете в настройках приложения период своей активности по задачам из органайзера — допустим 9:00 — 19:00. Таким образом программа знает, что у Вас есть 10 часов в сутки на выполнение задач из органайзера. Из этого свободного времени следует вычесть время, потраченное на запланированные события — информацию получаем из ежедневника. Получаем некое количество свободных часов, но уже с привязкой к конкретным датам и временным интервалам.

Есть список задач, выстроенных по приоритету. У каждой известна сложность и срочность. Сложив последовательно сложность всех задач, система заполнит всё свободное время таким образом, если бы Вы выполняли их по очереди как конвейер. В результате расчётов допустима ситуация, когда время дедлайна задачи наступит раньше, чем Вы сможете к ней приступить, учитывая накопленные задачи, события и ограничения рабочего дня.

Такие заведомые «трупики» требуется отслеживать в реальном времени и выделять подобные задачи цветом. Это позволит, не дожидаясь срыва выполнения, делегировать задачу на более ранних сроках.

Появление таких задач неизбежно, если работы больше, чем Вы можете сделать. А этот функционал позволит более грамотно планировать ресурсы и прогнозировать загруженность.

Ещё планируем сделать хранение базы в облаке, синхронизацию, веб-доступ и авторизацию.

Ну и логичный шаг — выпуск версии под Android.

В завершение

Кто будет скачивать и тестировать приложение в боевых условиях на реальных задачах — прошу давать обратную связь.

Также прошу поделиться своим мнением в комментариях и поучаствовать в опросах.

Спасибо за внимание!