Рост команды неизбежно приводит к усложнению ее структуры. Появляются новые подразделения, руководители, иерархия. Одни и те же процессы в разных подразделениях начинают течь по-разному. В результате усложняется взаимодействие между командами разработки и заказчиками, затрудняются переводы сотрудников из одного подразделения в другое и т.п. В таких условиях на первый план выходят стандартизация и внедрение общих инструментов регулярного менеджмента. В компании ВсеИнструменты.ру этому уделяется большое внимание. Многое уже сделано, и многое предстоит сделать.

В этой статье речь пойдет об очень простом, но эффективном инструменте управления, который успешно используется нами как часть системы регулярного менеджмента и может быть легко внедрен в любой команде. В компании ВсеИнструменты.ру он получил название «Цели дня».

Базовый, самый основной инструмент для управления собственным временем – список дел на день. Он позволяет:

• сфокусироваться на важном. Без четкого плана очень легко переключиться на второстепенные задачи в ущерб основным. Ведение списка дел на день учит нас выделять главное и делать только то, что приносит твердый результат;
• не забывать. Человеческая память – не самый надежный носитель информации, особенно при работе в режиме многозадачности. Забыть что-то сделать как минимум досадно;
• экономить время и силы. Без списка целей на день, который всегда под рукой, нам несколько раз в день приходится вспоминать, что нужно сделать. На это тратится время и ментальные ресурсы;
• мотивировать себя. Список дел на день можно сравнить с обещанием самому себе сделать запланированное. Список дел сам по себе мотивирует приложить больше усилий и с чувством выполненного долга в конце дня отметить все задачи как завершенные.

Эффективность списка дел можно увеличить, сделав следующее:

1. опубликовать его в доступном для других членов команды месте.
   Это увеличивает мотивацию, так как обещание будет дано не только самому себе, но и команде. Руководитель сможет видеть, что запланировали члены команды, задавать вопросы, изменять приоритеты. Все командные игроки смогут видеть планы друг друга, предлагать корректировки, помощь;
2. формулировать задачи по SMART (Specific, Measurable, Achivable, Relevant, Time bound).

Specific – конкретный. Из формулировки задачи должно быть понятно, что именно нужно сделать, какой результат получить. Одна задача предполагает один результат, иначе это две разные задачи.
Measurable – измеримый. В формулировку должен быть заложен понятный критерий успешности, позволяющий сделать однозначный вывод – выполнена задача или нет.
Achievable – достижимый. Каждый пункт списка дел и список в целом должны быть выполнимы в течение дня.
Relevant – значимый. Другими словами, «делай только то, что приносит твердый и важный результат».
Time bound – ограниченный во времени. Поскольку речь идет о списке дел на день, срок выполнения всех задач ограничен одним днем.

Примеры целей дня

Список дел по SMART в общем доступе – это и есть цели дня.

Как внедрить?

Во-первых. Нужно выбрать место для публикации целей дня. Для этого подходит множество инструментов, которые используются в командах разработки: чат в мессенджере, google-документ, задача в менеджере задач (Jira, YouTrack, etc.).
Можно задействовать некоторое количество ресурсов разработки и создать для этого функционал. В компании ВсеИнструменты.ру это реализовано на корпоративном портале.



Безусловным преимуществом такого решения является возможность реализовать автоматические уведомления о необходимости заполнить цели, поставить отметки о выполнении, построить сводный отчет за день, за неделю, использовать гибкие настройки видимости и т.п.

Во-вторых. Выбрать время заполнения целей и отметок о выполнении, например, ежедневно до 10:00. Желательно, чтобы цели были заполнены ближе к началу рабочего дня. Если команда работает по гибкому графику, т.е. кто-то начинает работать в 8:00, а кто-то в 11:00, тому, кто работает с 11:00, имеет смысл заполнять цели вечером. Отметки о выполнении целесообразно делать по мере завершения задач. Если в конце дня каких-то целей достичь не удалось, об этом также нужно сделать отметку.

Важно!

При работе с целями дня исключительно важно строго следовать faultless-политике, т.е. никогда ни в какой форме не подвергать критике сотрудника, если он не выполнил запланированное. Важно, чтобы сотрудники доверяли этому инструменту как своему ежедневнику и действительно писали туда все, что планируют сделать за день. Попытки использовать цели дня для контроля неизбежно приведут к тому, что члены команды начнут выборочно подходить к записи своих планов и польза от ведения такого списка дел сойдет на нет.

В нашей компании цели дня доказали свою эффективность. Данный инструмент используют как IT, так и другие подразделения. Это дополнительно улучшает взаимодействие, позволяет оставаться в едином информационном поле, чувствовать себя командой. А учитывая минимальную стоимость внедрения, этот инструмент можно рекомендовать пробовать всем компаниям вне зависимости от вида деятельности и размера.