Привет, Хабр! Меня зовут Сергей Леонидов, я генеральный директор финансового маркетплейса Сравни.ру. В этой статье поделюсь собственным опытом и соображениями относительно адаптации удаленных разработчиков. Отмечу, что это крайне важный процесс как для компании, так и для нового сотрудника. Компании выгодно, чтобы разработчик влился в коллектив и начал эффективно выполнять поставленные задачи. Сотрудник — стремится сойтись с коллегами и руководством, чтобы работа на новом месте стала комфортной.

Процесс адаптации сотрудников, онбординга, занимает продолжительное время. Это не день и не два, возможно, недели или месяцы. Сейчас ситуация усложняется еще и тем, что большое количество компаний перешли на удаленный режим работы.

Скорость адаптации удаленщиков

На адаптацию у сотрудника в среднем уходит около двух месяцев. Это актуально как для оффлайн-, так и для онлайн-работы. Но адаптация в офисе и на удаленке — это, как говорится, «две большие разницы».

Особенности начала работы в офисе:

• Экскурсия по офису и отделам, общее знакомство с компанией
• Знакомство с другими сотрудниками, первые впечатления от команды
• Подписание бумажного договора
• Беседа с HR и, при необходимости, с другими сотрудниками на кухне
• Совместные обеды, общение, офисные активности

Особенности начала удаленной работы:

• Знакомство в Zoom. Я лично провожу встречу, рассказываю о компании, принципе работы, а также выслушиваю идеи нового сотрудника
• Приветственное письмо
• Подписание договора через курьера
• Получение ноутбука и необходимого оборудования от курьера
• Общение и все введение в работу онлайн

Как видим, онбординг предлагает несколько меньше возможностей для удаленных сотрудников, что зачастую усложняет процесс вливания в корпоративную культуру. Процесс можно ускорить, если сразу же приобщить нового разработчика к совместному проекту. Большое значение имеет и отношение руководителя команды — он должен уделять новому сотруднику много внимания.

Как сделать процесс адаптации эффективным?

Как и говорилось выше, в этом, прежде всего, должен быть заинтересован руководитель. В компаниях, где адаптацию считают важной, используют следующие приемы и инструменты.

Адаптационный пакет

Это распространенный инструмент, его использовали и используют многие компании, как те, что продолжают работать в офисе, так и распределенные.

В идеальном варианте такой пакет должен быть разбит на временные отрезки и логические блоги (получение новичком доступов к ресурсам компании, знакомство разработчика с его обязанностями, изучение корпоративных правил и т.п.).

В первый день необходимо организовать следующее:

• Получение приветственного письма, где рассказывается о компании, ссылки на все необходимую информацию
• Получение доступа к рабочей инфраструктуре компании, включая GitHub, Jira, Slack и т.п.
• Обсуждение с лидом своей команды распорядка:
  
  • Начало и окончание рабочего дня
  • Командные мероприятия — стендапы, демо, синхронизация, груминги
  • Правила в компании и команды
  • Получение коллеги-наставника — Buddy, который сопровождает новичка во время испытательного срока и помогает быстрее адаптироваться в коллективе
  • Список рабочих задач

В адаптационный пакет нужно включить документы, мануалы, хендбуки и вообще все ресурсы. В первую неделю, когда новый разработчик ознакомится с предложенной информацией, стоит взять у него обратную связь, уточнить, есть ли какие-то вопросы.

Чем хорош адаптационный пакет? Благодаря ему сотрудник понимает, что нужно сделать в первую очередь, к кому можно обратиться для получения оборудования, доступов, подписания документов и т.п.

Выделение личных инструментов

Ряд компаний предоставляют рабочее оборудование для своих сотрудников вне зависимости, ведется ли работа в офисе или вне его.

Получение оборудования с предустановленным корпоративным ПО может значительно облегчить новому разработчику процесс адаптации в новой команде. Материалы, с которыми работает новый разработчик, должны быть обновлены перед выдачей. Доступы и структуру требуется тщательно проверить.

Ноутбуки, мониторы, прочие аксессуары чаще всего отправляются курьером домой — так безопаснее с точки зрения эпидемиологической ситуации, да и распределяются ресурсы оперативнее.

Новый сотрудник, который устраивается на работу в офис в Сравни.ру, получает необходимое оборудование, а также подписывает бумажный договор.

Что касается удаленщиков, то разработчики получают оборудование с курьерской службой. Кроме того, он получает письмо-приветствие, в котором есть ссылки на все необходимые для работы ресурсы.

Программы и сервисы

В этом разделе указаны, скорее, рабочие инструменты, чем специфические онбординговые сервисы и приложения:

• Slack – Корпоративный чат для общения сотрудников
• Рабочая почта
• Jira – Наша доска с задачами
• Confluence – Наша википедия, а также инструмент для хранения документов
• Skype и Zoom – инструменты для создания конференций и звонков
• Miro – Онлайн доска для наглядного обсуждения материала
• Figma и Zeplin – Инструменты для работы над дизайном продуктов
• Power Bi – Инструмент, c помощью которого аналитики показывают свои данные
• 1С Предприятие – Инструмент для нашего финансового отдела, а также отдела продаж
• Mango телефония – Инструмент для работы нашего КЦ
• Usedesk – Инструмент для обработки заявок и проблем поступающих от пользователей наших продуктов
• Microsoft Azure – Инструмент с помощью которого мы разворачиваем и обслуживаем нашу инфраструктуру в облаке
• GitHub и GitLab – Репозитории, место где наши разработчики хранят свой код
• PRTG и Grafana – Данными инструментами мы смотрим различные графики и мониторим состояние наших сервисов и оборудования
• Hurma — наш софт, в котором все процессы HR, структура компании, оформление запросов( отпуск, больничный, dayoff и т.д.) и отслеживание своих данных.

Напарник/Buddy

Несмотря на чек-лист, хендбук и все прочие методы знакомства новичка с компанией, вопросы у него все равно будут. Очень важно, чтобы у разработчика первую неделю или месяц был человек, к которому он может обратиться в любой ситуации.

Лучше всего выделить сотрудника команды, который поможет во всем этом новичку. Buddy, так чаще всего называют «наставника», должен показать и рассказать обо всех особенностях работы в компании и своей команде в частности. В конце первого месяца стоит получить отзыв о процессе адаптации от самого новичка.

Важный момент — перегружать новичка информацией не стоит, он может просто запутаться и процесс адаптации затянется, причем надолго. После общения с напарником новичок должен хорошо понимать, зачем он пришел в компанию, какие перед ним стоят цели и чего от него хотят.

Кроме Buddy новому разработчику должен помогать и тимлид. Ему стоит интересоваться жизнью сотрудника, чтобы понимать, что этот человек собой представляет — не только как профессионал, но и как личность. Очень часто на адаптацию влияют различные жизненные события. Быть в курсе этих событий и понимать их влияние на человека — одна из обязанностей наставника.

Понемногу помогать станут и другие коллеги, с которыми новый разработчик будет контактировать. В итоге адаптация новичка примерно на 50% зависит от Buddy, на 20-30% от лида, остальное — другие коллеги.

В компании удаленному сотруднику часто помогает влиться в коллектив Product Owner. Он знакомит новичка с командой, с проектом, над которым сейчас ведется работа, и с задачами. Кроме того, раз в две недели руководители компании проводят презентацию новичкам, рассказывая о миссии, ценностях, командах и их задачах. Эта презентация доступна для всех сотрудников.

Время простоя

В первые несколько дней новый разработчик будет разбираться в особенностях рабочих процессов и организационной структуры компании, в которую попал.

Кроме того, новичку нужно изучить базу технической документации проекта/проектов компании, оценить код своего предшественника, продумать план собственной работы. Для обработки всей полученной информации стоит предоставить “время простоя”, когда сотрудник сможет спокойно ознакомиться с новой для себя информацией

Это хороший способ улучшить качество процесса адаптации.

Опытом адаптации в компании поделилась одна из наших новых сотрудниц, которая устроилась на удаленную работу весной 2020 года: “В компанию я пришла в разгар карантина, первый месяц не видела никого из коллег. Страшно было только то, что всё общение происходило удалённо, при условии, что ты еще никого не знаешь. Переживала, что все коммуникации будут в почте. Как только меня подключили к корпоративному мессенджеру, все страхи сразу прошли. Мне кажется, что Slack — это лучший инструмент для коммуникации внутри компании. На третий день после трудоустройства у меня появилось ощущение, что я уже минимум год в компании работаю. Все вопросы решались сразу, я моментально получала отклик от коллег. Если кто-то не мог мне помочь, то всегда подсказывал, к кому обратиться. А когда нужно было сразу вовлечь в задачу несколько человек, достаточно просто создать групповой чат. Мой главный совет — не быть снобом, поддерживать обычное человеческое общение и позитивный настрой, даже когда вы решаете серьезные задачи”.

Результаты

Понять, адаптировался ли новый разработчик, можно по эффективности выполнения им задач. Если процесс онбординга идет хорошо, первые таски разработчик начинает закрывать в первые же дни после выхода на новую работу. Средней эффективности он достигает через месяц, а полноправным членом распределенной команды становится через 2-3 месяца.