За многолетний опыт работы с крупными телекоммуникационными корпорациями и банками я изнутри увидела, как традиционные подходы к адаптации новых сотрудников приводят компании к серьезным финансовым убыткам. Формальные и сухие процедуры по введению новичка в процессы в лучшем случае малоэффективны, в худшем – ограничивают успешное включение людей в работу.

Если традиционные подходы в большинстве случаев не эффективны, на что стоит обращать внимание в первую очередь, чтобы успешно довести новичка до полноценного участника команды, который приносит компании прибыль? Этим вопросом я занимаюсь на протяжении нескольких лет. В этой статье решила поделиться своим опытом, выводами и находками. Надеюсь, вам будет интересно и полезно.

Что важно дать новичку, чтобы процесс адаптации прошел успешно?

• Предложите живое общение вместо формальных тестов и курсов

В большинстве крупных компаний, с которыми я работала, адаптация новых сотрудников проходила примерно следующим образом: новичка приветствуют короткой ознакомительной экскурсией, сухо рассказывают об обязанностях, выдают перечень тестов и курсов, которые важно пройти к заранее оговоренному сроку, далее – греби самостоятельно. Нет ни поддержки со стороны команды, ни условий, которые стали бы для новичка стимулом к развитию.

Эти наблюдения привели меня к выводу: нового сотрудника с первых дней важно включать в живое общение, если мы хотим, чтобы «глаза горели» и «дело спорилось». Человек должен чувствовать людей, к которым он пришёл, понимать, что ему рады и есть, к кому обратиться в процессе обучения, задать важные вопросы и тут же в диалоге получить ответы.

Все это помогает расслабиться, пройти знакомство с радостью и интересом. При этом формат общения не столь важен: это может быть как офлайн, так и онлайн обучение. Главное – общение и живые люди рядом.

• Познакомьте с другими новичками

Страх задать лишний вопрос и показаться некомпетентным становится дополнительным стрессом в процессе адаптации. Познакомьте новичка с другими специалистами, которые проходят те же этапы. Человеку это поможет выдохнуть, ощутить «плечо друга», а эффект «вместе веселее» добавит энтузиазма, и вы увидите, как новые сотрудники уже активно и с радостью погружаются в тонкости своего дела.

В одной компании мы провели очень яркий и полезный тренинг для новичков, где соединили обучение и неформальное общение. Новые сотрудники рядом с топ-менеджерами решали кейсы, гуляли по компании, проникаясь ее духом и ценностями через диалог с теми, кто работает здесь долгое время. За кофе брейком люди продолжали знакомиться, общаться, смеяться.

Новички в такой атмосфере практически сразу становились «своими» или находили «своих» в процессе.

При налаженном взаимодействии, вкладе команд и сотрудников, успех и ценность проектов увеличивается минимум на 30%

Джеймс Хескетт

Почётный профессор Гарвардской Школы бизнеса

• Предложите получить реальный опыт рядом с профессионалами

Давайте представим, что в момент, когда человек изучает вакансию и компанию, он будто бы смотрит на нас из зрительного зала театра: как здесь все происходит, как эти люди работают. Далее наша задача – провести человека за кулисы, дать возможность перед тем, как выходить на сцену, проверить свои силы на практике, получить необходимые навыки и знания.

Живые интерактивные тренинги в этом помогают лучше всего. На них мы должны показать человеку всё самое интересное, что он может у нас получить, опираясь на свои изначальные навыки и опыт.

Через игры и взаимодействие с профессионалами новичок:

• видит, как работают наши эксперт

• узнаёт, с какими задачами сталкиваются и как их решают

• проверяет свои возможности

• анализирует свои слабые и сильные стороны

• тут же получает обратную связь от профессионалов

После подобных процессов у новых сотрудников появляется больше спокойствия, уверенности и понимания, куда направлять свои силы для развития.

• Познакомьте с человеком, который станет для новичка соратником

В большинстве компаний разобраться в процессах новичку помогают люди, «случайно проходящие мимо» или сотрудники за соседним столом. При этом у человека, который общается с новым сотрудником, часто нет ни мотивации, ни желания, ни времени этого делать.

Что получается в итоге? Новый сотрудник обращается с вопросами, получает поверхностные и формальные ответы, может встретиться с безразличием и тут же получает мгновенную демотивацию обращаться за помощью в следующий раз. Это приводит к еще большему напряжению и, как следствие, мыслям об уходе.

Хорошо, если в компании развит институт наставничества. К каждому новому сотруднику, в зависимости от его опыта и уровня, прикрепляется специалист, проводящий новичка от начальной точки (приход в компанию), до итогового результата - когда человек полноценно встроился в коллектив, хорошо понимает процессы компании и не нуждается в помощи.

Наставники должны знать:

• как грамотно выстраивать коммуникацию

• как правильно погружать в процессы компании

• в каком объеме, с какой скоростью, какую информацию и на каких  этапах выдавать

• все тонкости работы, с которой предстоит иметь дело новичку

Своеобразное «дружеское плечо» необходимо новому сотруднику в процессе всего периода адаптации. Новичок должен быть уверен, что есть тот, на кого можно опереться в случае, если возникнут сомнения, к кому можно обратиться за советом, поддержкой и получить качественную обратную связь.

• Проложите мостик от начальной точки, к тем возможностям, ради которых человек пришел именно к вам

Сотрудник приходит в компанию с конкретными ожиданиями и амбициями.  Он идет за возможностями, но погрузившись в рабочие будни, чаще всего в течение первого года до них так и не доходит, и решает покинуть компанию.

Уже на собеседовании важно понять, на что рассчитывает человек и ради каких возможностей он пришел именно к вам. Если это высокий заработок, то в процессе работы покажите из чего этот заработок складывается и какие шаги нужно совершить, чтобы на него выйти. Если это проявление личной инициативы и реализаций идей, помогите коллеге выйти на тот уровень, где это будет возможно.

Что поможет успешно провести человека от начальной точки к возможностям, ради которых он пришел?

1. Составление и ведение карты развития. В этой карте должны быть введены его изначальные навыки, опыт, личные амбиции, задачи, которые необходимо решить, чтобы эти амбиции реализовать, и люди, которые помогают ему в пути.

2. Прикрепление к наставнику. Он поможет пройти намеченный путь наиболее качественно и быстро.

3. Давать то, что соответствует профессиональному уровню коллеги. Если стажеру или начинающему специалисту нужен эксперт, которые обучит всем тонкостям работы, поделится собственными уникальными навыками и наработками, то профессионалу и руководителю нужен напарник, с которым он сможет развиваться в сотворчестве.

Адаптация новых сотрудников - это многослойный и сложный процесс, состоящий из ряда этапов. И каждый из этих этапов важно изучать отдельно и инвестировать в них ресурсы компании.

С моей роли нанимающего менеджера, адаптация сотрудника запускается уже на этапе собеседования: кандидат присматривается ко мне, я - к кандидату. Здесь начинается наше взаимодействие, которое в случае успешного завершения, продлится ещё долгое время. Мне уже на собеседовании важно понять, подходит ли человек коллективу, сколько по времени займет его адаптация, и действительно ли коллега обладает навыками и опытом, которые помогут справляться с обязанностями, которые его ждут, качественно.

Чему я уделяю внимание на собеседовании, чтобы понять, что новый сотрудник подходит?

• профессиональный уровень коллеги

• реальный опыт и навыки

• мотивация человека работать именно в нашей компании

• соответствие культуре и ценностям компании

Первые полтора месяца человек знакомится с коллективом, изучает свои обязанности, ближе знакомится с вами и вашим подходом к управлению командой. На этом этапе важно уделить особое внимание грамотному  включению новичка во все процессы.

Что я делаю, чтобы ввести человека в коллектив и рабочие процессы в первые месяцы работы?

• экскурсия по компании очно или виртуально, рассказ о правилах работы и обязанностях

• знакомство с коллективом и закрепление за наставником. Помогаю найти единомышленников в коллективе, чтобы коллеге было понятнее с кем и какие темы можно обсудить. В роли наставника может быть вся команда, так можно снизить нагрузку

• знакомство с корпоративной культурой и ценностями компании

• открытость и доброжелательность – человек должен понять, что может обращаться с возникающими вопросами, высказывать мнение и вносить свои предложения

• изучение мотивации, как развивается коллега, какие материалы использует, предложение курсов и тренингов в корпоративной программе

Для того чтобы лучше понять, насколько человек доволен работой в команде и насколько успешно проходит его адаптация, я отмечаю особенности его поведения и обращаю внимание на рост или снижение мотивации.

В этой статье я остановилась лишь на ключевых идеях, которые помогут сделать процесс адаптации наиболее качественным и успешным. Надеюсь, статья оказалась для вас полезной.  Если возникнут вопросы или комментарии, буду рада на них ответить.