Мы в BIOCAD занимаемся разработкой и производством лекарственных препаратов. Это — достаточно сложный процесс, пересекающийся с управлением компетенциями и даже корпоративным контентом. Сегодня руководитель группы разработки Григорий Седлецкий и инженер-программист Екатерина Машина расскажут, как эта тема связана с внедрением подходов «Индустрии 4.0».

Что к чему

Концепцию «четвёртой промышленной революции» предложил основатель Всемирного экономического форума (ВЭФ) Клаус Шваб в 2016 году. С ее помощью он описал новый подход к производству, основанный на внедрении информационных технологий, автоматизации бизнес-процессов, а также управлении знаниями и данными. Так и появился термин «Индустрия 4.0».

Преимущества подхода достаточно очевидны — повышение производительности труда, сокращение издержек, разработка принципиально новых продуктов. Все это выглядит заманчиво и способствует росту инвестиций. По оценкам аналитиков из Fortune Business Insights, через шесть лет рынок технологий, связанных с индустрией нового поколения, достигнет планки в 337 млрд долларов.

Однако взять и ворваться в «Индустрию 4.0» достаточно сложно. Даже те компании, где наблюдается высокий уровень цифровизации процессов, не всегда могут собрать необходимые компоненты воедино. Далее мы постараемся объяснить, что следует знать, прежде чем начинать этот процесс.

Прежде чем

На первый взгляд, вопрос упирается исключительно в работу с данными. Кажется, что достаточно построить корпоративное хранилище и оцифровать бизнес-процессы. Однако на практике оказывается, что даже такая тема, как управление корпоративной информацией, с трудом поддается цифровизации. До сих пор не существует единого фреймворка, который бы стандартизировал эту работу.

Если говорить о холдингах и производственных предприятиях с десятками подразделений, то каждое из них может работать с собственными системами автоматизации и информацией. Так, ИТ-подразделения обрабатывают аналитические модели и нормативную технико-технологическую документацию. В то же время бухгалтеры и экономисты опираются на системы финансового анализа и специализированные нормативные акты. Есть и неявные корпоративные знания (идеи, инициативы) — сотрудники вовсю работают с ними, но в руководящих документах найти что-то подобное не получается. Более того, задачи, относящиеся к сфере найма персонала, тоже можно отнести к управлению знаниями.

В целом, структуру мультипредметных взаимосвязей, участвующих в построении ECM-системы, можно представить в виде треугольника.

Но организации недостаточно собрать все имеющиеся данные в одном месте — важно уделить внимание их структурированию, а также дедупликации и очистке. Однако сразу за этим зачастую тянутся другие вопросы, напрямую связанные с корпоративными знаниями. К их числу можно отнести обучение и организацию эффективной совместной работы сотрудников.

В таком контексте предприятия часто вынуждены формировать спецподразделения, цель которых — поиск закономерностей и создание уникального инструментария для управления бизнес-знаниями. Такие системы представляют собой своеобразную нервную систему компании, которая хранит и подготавливает к дальнейшему использованию разнородные корпоративные данные — иными словами, определяет их взаимодействие внутри организации.

Но досконально разобраться во всем хитросплетении административных, производственных и технологических алгоритмов — особенно внутри компаний, занятых на стыке нескольких индустрий — могут только специалисты, интегрированные в эту рабочую среду. Поэтому разработку систем управления контентом и документооборотом стоит передавать собственной команде внедрения. Такую систему строим мы в BIOCAD.

Управление документооборотом

Информация в документах может быть разнородной, а сами файлы представлены в разных форматах. Это достаточно очевидный момент, но о нем все же стоит помнить при разработке систем управления контентом. В целом здесь возможны два сценария. Первый — можно считать любой документ безличным объектом хранения и просто складывать их в базу или озеро данных, что упрощает задачу команды внедрения, но ставит крест на возможностях углубленного анализа информации. Второй вариант подразумевает работу с механизмами предварительной структурной и классификационной обработки документов. Такой подход требует существенных затрат на анализ семантики элементов хранения, но в дальнейшем позволит использовать техники углубленного анализа корпоративных знаний.

Понятно, что последний путь предпочтительнее, особенно для крупного исследовательского предприятия с тысячами бизнес-процессов, из которых можно извлечь полезные инсайты методами data mining. Но его внедрение связано с большими подготовительными исследовательскими работами. Например, мы сейчас занимаемся построением единой карты информационных потоков в компании, чтобы сформулировать свод требований к обмену данными между подразделениями и корпоративными системами.

Идея в том, чтобы маркировать элементы знаний, их предполагаемую полноту и юзабилити. Однако эти задачи также потребуют новых подходов к описанию «единиц информационного хранения» и проработки спец. протоколов взаимодействия приложений и сервисов. Таким образом, с каждым новым шагом круг решаемых задач расширяется. Но в этом и состоит главная «фишка» управления знаниями — это непрерывный процесс, на каждом этапе которого новые знания извлекаются и становятся конкурентным преимуществом компании.

Если говорить о технологическом стеке, то чтобы стандартизировать работу с документами и данными компании, мы обратились к продукту OpenText. Этот инструмент — достаточно частый выбор среди инновационных фармацевтических компаний, кроме того, у нас уже был опыт его внедрения.

Сама по себе платформа позволяет разработать полнофункциональную среду для сопровождения процессов управления данными и состоит из нескольких функциональных блоков.

• R&D. Отвечает за документооборот в исследовательских подразделениях. В нем реализована структура хранения документов, ролевая модель и потоки операций. Мы загружаем исследовательские документы в специализированную систему пользовательских каталогов. Они отсортированы по содержанию, тематике и перечню задействованных бизнес-процессов. Так, мы всегда можем проследить весь процесс создания и модификации документа, а также управлять его изменениями, не нарушая целостность данных.

• eCTD. Конвертирует документы в форматы долгосрочного хранения, а также формирует необходимые файлы в соответствии с национальными стандартами. Например, чтобы подготовить договор с внешней организацией к отправке в архив, ему необходимо присвоить уникальный регистрационный номер и штрихкод. Эти идентификаторы оптимизируют поиск по электронным документам и в перспективе упрощают их перенос на другие технологические платформы.

• Legal. Для работы с корреспонденцией, договорами, доверенностями, а также учёта контрагентов и eTMF, отвечающих за документацию на этапе клинических исследований препаратов.

В ближайшем будущем мы будем внедрять модули Corporate и HR. В условиях перехода на технологии «Индустрии 4.0» они упростят наём квалифицированных специалистов и производство добавочных знаний для запуска инновационных продуктов.

Можно сказать, что наша система документооборота представляет собой управляемый архив мультидисциплинарных корпоративных данных. Аналитики используют его в качестве источника структурированных метаданных (корпоративных знаний) — данные извлекают с помощью процедур семантического анализа. В то же время формализованные бизнес-процессы документооборота позволяют извлекать неявные знания при проверке и визировании проходящих документов.

Показательный пример из практики — оптимизация нагрузки на IT-разработчиков. Мы проанализировали число открытых задач на каждого сотрудника в системе управления разработкой и обнаружили, что понижение их степени эскалации в определенных пределах повышает производительность девелоперов. Мы рассчитали этот предел для кадров различных специализаций, квалификаций и видов решаемых ими задач, а обобщив результаты, проработали свод правил загрузки исполнителей.

Мы продолжим развивать корпоративную систему управления документацией и бизнес-процессами, поскольку качество техподдержки такого решения является одним из ключевых показателей эффективности компании в целом. Например, в планах настроить единую точку доступа к документам, исключить множественное хранение файлов и их возможные потери. Такой формат работы позволит быстрее двигаться в контексте «Индустрии 4.0» и выпускать новые продукты на рынок.

В то же время мы развиваем другие технологии, способствующие переходу в «Индустрию 4.0». Например, методологию создания систем управления корпоративными знаниями 3ViewVision, описывающую необходимый для этого стек протоколов. Это обширная тема, поэтому ее мы обсудим в следующий раз.

Больше материалов о том, как мы работаем с данными:

• Когнитивные карты: как подготовить кадры к работе в технологической компании

• Как мы собираем данные для аналитики с помощью Apache NiFi