Добрый день. В доковидное время, когда большая часть людей работала из офиса, нормальным делом было измерять, сколько времени человек проводит на работе. Отметки о входе и выходе с работы и все такое.

Сегодня я хочу поговорить о том, что рабочие часы не тоже самое, что и часы, в которые мы работаем, почему это нормально и к чему может привести погоня за «честной работой по 8 часов». А ещё покажу, как работа на удаленке проходит в ISPsystem.

Дисклеймер: я понимаю, что даже после перехода на гибридный формат работы, есть довольно много компаний, которые замеряют время сотрудников на удаленке. И довольно часто варварскими методами: активность мышки, камера, которая делает снимок раз в некоторое время и другие радости. Этих бедолаг мы трогать не будем. Сегодня разговор пойдет только о тех работниках, с которых спрашивают не за рабочие часы, а за результат в указанный дедлайн, прямо как у нас в ISPsystem.

Отслеживание рабочего времени

Представьте свой обычный день: вы проснулись, сходили в душ, поели и готовы приступить к работе. Начинаете работу, но тут постепенно подтягиваются коллеги, вас зовут сходить за кофе и заводят беседу. Вы выходите за кофе и через некоторое время возвращаетесь.

Вы на работе? Да. Вы работаете? Нет. И так каждый день. Не только в офисе, но и дома. Вам кто-то позвонил, отправил смешного котика в чат или вы просто решили сходить до магазина размяться. Все это отвлекает от работы.

Дома к тому же есть и другие проблемы, мешающие нормально сосредоточиться: размытый рабочий день (особенно когда ты в Иркутске, коллеги в Москве, а клиенты в Америке), большое число зум-звонков.

Когда  я дошел до этих простых мыслей, то решил замерить, сколько  времени на самом деле трачу на работу.

Вот такие результаты получились за первые две недели. Считал с помощью программы Toggl Track. Управление отслеживанием происходит вручную — нужно нажимать кнопки «начал / закончил работать».

Кстати, у приложения есть дополнение для Google Chrome, которое избавляет от необходимости много кликать: жмешь на иконку, жмешь старт, работаешь.

Продолжим. Самое большое значение было в первый вторник — 6 часов 42 минуты непрерывной работы. В остальное время работа не превышала 5 с половиной часов. Лентяй? Я тоже так считаю =)

В расчет не включались перерывы на туалет, обед, кофе, чай, размять ноги, поговорить по телефону и так далее. Всё, что напрямую с работой не связано — лесом.

Ходить и делать перерывы в работе – важно. Без них мозг будет уставать, а работоспособность серьезно снизится. Есть разные режимы работы: 45 минут работы /5 минут отдыха, 60/15 и другие — выбирайте удобный для вас или придумайте свой. Но минимум раз в час необходимо отрываться от работы и проветривать голову. К тому же, помните, что без отдыха вашим глазам тоже живется не сладко.

Посмотрев на результаты я, понятное дело, ужаснулся. И попытался уменьшить количество ненужных занятий: пустых переписок в мессенджерах, походов за кофе и прочего. Так, чтобы работать минимум по 6 часов в день. Спойлер: получилось так себе. Максимум, которого мне удалось достичь — это 5,66 часов. Притом что я не отлыниваю и постоянно стараюсь делать задачи в срок

Точки потери времени упорно не хотели уходить. Тяжело отказаться от привычки наполнять кружку чаем каждый раз, когда она опустошается, даже если пить не хочется. Но ещё тяжелее проигнорировать сообщение друга в мессенджере, когда ты занят работой. В такие моменты чувствуешь себя зависимым.

Другое довольно очевидное открытие, которые я для себя сделал — это неравномерность рабочих часов. Причем нагрузка, судя по всему, прямо пропорциональна количеству срочных задач. Например, пятница, в которую, казалось бы, работать совсем не хочется, зачастую была одним из самых загруженных дней недели. В то же время среда с завидным постоянством проваливалась по количеству рабочих часов.

Значит ли это, что нам всем можно перевестись на полдня? Наверное, нет. Работоспособность человека в течение дня также может колебаться. И связано это может быть с чем угодно: погода, настроение, музыка, люди вокруг. Но можно приучить себя работать с контролируемыми перерывами.

Во-первых, установите какой-нибудь тайм-трекер. Любой, который вам нравится и где есть режим «фокусировки внимания». Включите его.

Во-вторых, попробуйте не отвлекаясь работать в течение времени фокусировки. Отключите телефон и другие уведомления. Сосредоточьтесь на задаче.

В-третьих, даже если очень хочется ещё поработать, после того как режим фокусировки закончился — встаньте, разомните  ноги, сделайте перерыв. Потом возвращайтесь к работе.

Но наше маленькое исследование было бы неполным без замеров работы в офисе. На неделю я вернулся на свое рабочее место и провел замеры там. 

Во время «контрольных замеров» я услышал мнение от коллег, что первая неделя уходит на обмен новостями. И я склонен согласится, однако даже при таком допущении рабочих часов стало несколько больше: в среднем 6,2 часа в сутки.

Также офисный рабочий день ожидаемо более стандартизированный по ежедневному времени работы. Если  приехать в офис к 9, ноги сами отправят тебя домой в 18-19 часов.

Чтобы делать однозначные выводы, нужно исследовать более одного человека и на протяжении более длительного времени. Однако на этом примере видно, что как ни крути, а работа в офисе чуть более упорядоченная. Однако и в домашнем офисе можно достичь хороших показателей.

Как еще можно оптимизировать рабочее время

• Не держите почтовый ящик открытым. Проверяйте его дважды в день. Почта не предполагает моментального ответа, поэтому ничего страшного не случится. Разумеется, бывают исключения. Если почта для вас — основной инструмент коммуникаций, то ничего не поделаешь.

• Отключите уведомления в соцсетях и группах с мемасами в мессенджерах. Да, больно, да, очень хочется посмотреть. Но не смотрите. Поверьте, сэкономите кучу времени.

• Планируйте работу. Проще работать, когда ты точно знаешь, за что нужно взяться прямо сейчас.

• Следуйте рекомендациям других авторов по повышению производительности. Только без фанатизма, а то так и перегореть можно.

Отслеживание времени — полезная привычка, которая поможет понять, сколько в действительности времени у вас уходит на разные задачи. Вы сможете лучше планировать рабочий день и давать более адекватные сроки. Ну а интенсификации труда нет предела =)

Оптимизация времени в ISPsystem

У нас распределенная команда и в разных отделах свои правила, помогающие оптимизировать работу сотрудников на удаленке. В маркетинге, например, звонки ставятся только в промежуток с 9 до 13 МСК, потому что это пересечение рабочих графиков двух основных регионов: Иркутска и Санкт-Петербурга. У остальных команд по-другому. Вот что говорят некоторые из руководителей.

Екатерина, дизайн-директор

«Когда я пришла руководителем в сложившуюся команду, то наблюдала, как строится работа. Оказалось, что шесть человек могут просидеть на встрече час и не продвинуться по вопросу: нет резюме, неясны дальнейшие действия. Это неэффективно: время идет, другие задачи стоят, вопросы не решаются. После этого часть обсуждений стала выноситься в чат. Если решение затягивается, вопрос выносится на обсуждение голосом в узкой рабочей группе или перенаправляется выше для разрешения на другом уровне. Сейчас у нас всего три встречи в месяц: дизайн-ревью каждые две недели и раз в четыре недели разбор дизайн-инсайтов».

Кристина, коммерческий директор

«Организация работы в онлайне требует баланса работы и личной жизни. У нас много клиентов за рубежом, из-за этого ребятам приходится периодически работать ночами. Но если такое случается, в порядке вещей взять перерыв на личные дела или отдых в течение привычного  рабочего времени ( в обед). Для многих с распространением удаленки работа стала 24/7, но мы научились с ней существовать, в том числе благодаря инструментам. Срочное в Telegram, все, что терпит в течение суток в корпоративный мессенджер».

Наталья, владелец продукта DCImanager

«У нас восьмичасовой рабочий день и гибкий график. Но с 11 до 16 по Иркутскому времени ты должен быть на работе. Если отходишь, пишешь насколько. Также у нас ограничены встречи — не больше часа на каждую. Это помогает лучше сконцентрироваться именно на решениях и решать проблемы оперативнее. Помимо этого, мы стараемся звать на встречи только тех людей, которые действительно там нужны. Если кто-то просто сидит, значит позвали зря, и можно было ограничиться общим резюме после встречи.

Ну и чтобы команда чувствовала себя единым целым на всех зум-звонках, мы собираемся только с камерой. Так каждый понимает, что за монитором сидит реальный человек».

А какие хитрости вы применяете для оптимизации своего рабочего графика? Пишите в комментарии.