Привет, Хабр!

Это последняя часть нашей серии статей про тестирование методов тайм-менеджмента. Первую вы найдете здесь, а вторую здесь. Сегодня мы расскажем про одну крупную систему организации времени GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена и про приемы из книги Максима Дорофеева «Джедайские техники». В формате теста, конечно! Как и до этого, про тестирование расскажет Анна, маркетолог и один из авторов контента Click.ru.

Дисклеймер

Я знаю, что GTD – это серьезная организация с системой собственных тренингов и мероприятий. И я немного переживаю насчет того, как поклонники этой системы могут воспринять мои выкладки. Поэтому на всякий случай напишу, что мое тестирование выполнялось исключительно на основе собственного понимания книги «Как привести дела в порядок» автора системы Дэвида Аллена. Не исключено, что я могла понять неправильно какие-то моменты. Если заметите такое – отпишитесь в комментариях.

GTD Дэвида Аллена

В чем суть

На хранение разнообразной информации и задач мозг тратит очень много энергии, что может вызывать чувство усталости и мешать генерировать идеи и творчески мыслить. Поэтому все это лучше хранить не в голове, а в единой внешней системе, работающей по четкому алгоритму. Вот он:

Зеленым отмечена центральная структура управления рабочим процессом.

1. Cбор информации – «выгрузка» всей важной для работы информации во внешнее хранилище (записную книжку, приложение, электронную почту – не имеет значения). Каждую новую задачу нужно обязательно добавлять туда же. Это первый зеленый кирпичик схемы – «Корзина».

2. Обработка – ответ на вопрос «Что это за информация и что с ней делать?». Это второй и третий зеленые кирпичики схемы.

3. Организация – распределение задач в соответствующие разделы в зависимости от действия (делегировать, отложить, поставить в календарь на конкретное время и пр.). Это тоже  второй и третий зеленые кирпичики схемы, так как эти процессы взаимосвязаны.

4. Обзор – ежедневная и еженедельная ревизия входящих и всех остальных разделов. Соотносится с четвертым зеленым кирпичиком схемы.

5. Действия – выполнение задачи за задачей. Три нижних зеленых кирпичика.

Конечно, это очень упрощенное описание GTD, на самом деле все чуть сложнее. На Хабре есть интересные подробные статьи о методике, например, вот или вот. Из них можно узнать больше, не читая книгу.

Период тестирования: 1 месяц.

Как проходил тест

Я начала тестировать методику, когда переходила с устоявшейся работы в офисе на самозанятость. Непонятно было примерно ничего, мыслей куча, а что с ними делать – непонятно.

Для начала я просто выписала на лист все, что предстояло сделать. Получилось в районе 30 пунктов. Далее выделила задачи, которые можно сделать, по Аллену, за 2 минуты. У меня это были в основном задачи по связи с базой потенциальных заказчиков из числа знакомых. Это я сделала сразу же.

1. Составить маленькое сообщение об услугах.

2. Отправить сообщение об услугах следующим людям...

Все остальные пункты уже надо было дробить. Это были «Проекты» в терминологии GTD. План такого «Проекта» выглядел примерно так.

Проект «Маркетолог»:

1. Составить прайс-лист услуг.

2. Выбрать и классифицировать свои работы и кейсы.

3. Описать 3–5 кейсов подробно.

4. Загрузить работы на Google Drive.

5. Составить что-то вроде резюме маркетолога.

Таких проектов было 6, каждый разбила на подзадачи и приблизительно распланировала в календаре. Эта операция очень понравилась! Она учит мыслить системно, уменьшает тревогу и непонимание того, «как же сделать эту огромную задачу».

После распределения таких задач поняла, что на ближайшие 2 недели свободное время кончилось. Поэтому прочие (менее важные) задачи пришлось отложить. Например, среди них был проект построения партнерства с товарищем.

Но не все было классно. У меня совсем не получилось создать систему хранения, как советует Аллен. Она должна быть едина и в ней должно быть 7 категорий: список проектов, материалы по проектам, мероприятия, список следующих действий, справочные материалы, лист ожидания и лист «Когда-нибудь». Последние 2 я исправно вела, но дела в них постоянно путались между собой.

Справочные материалы я не собирала вообще, записи по проектам хранила в записной книжке и Trello, информацию по проектам – в папках на компьютере. В общем, полный хаос. Единую систему создать не удалось, потому что не все материалы удобно хранить в одном и том же виде. А еще я не нашла в книге четкого ответа, как ранжировать задачи. В моем листе ожидания в какой-то момент стало более 20 задач, и стало неясно, за что хвататься, а внятного ответа в книге я не нашла. Еще в книге была оговорка, что просто так применять систему нельзя, а надо «обратиться к специалисту» для практических занятий, но такового рядом не оказалось. Возможно, мои проблемы вызваны в том числе и этим.

Плюсы

• Есть четкий алгоритм работы с задачами любого типа, даже, на первый взгляд, большими и сложными.

• Алгоритм после 2–3 применений хорошо запоминается. Его достаточно легко соблюдать.

• Есть классификация задач, которая помогает планировать их выполнение.

• Работа по строгой системе позволяет разгрузить голову, снизить напряжение и быстро перейти к реальным действиям.

Минусы

• Книгу Дэвида Аллена некоторым может быть трудно читать из-за особенностей структуры и языка (об этом написала в следующем блоке статьи).

• Многие факты и примеры сложно применить к себе, так как они взяты из практики крупных управленцев или из прошлого. Например, о том, как упорядочивать бумажные документы и работать с физическими папками.

• Не нашла четких рекомендаций, как расставить задачи по приоритету.

• Система местами очень сложная. Например, в части системы напоминаний о действиях по категориям (телефонные звонки, за компьютером, поездки). Прочтение книги не позволит сразу начать применять систему целиком. Кстати, об этом и говорит во вступлении Дмитрий Иншаков, глава представительства GTD в России: «Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, прочитав книгу или прослушав выступление спикера. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов».

Оффтоп: минутка критики

На правах автора статьи позволю себе покритиковать книгу. Она читается очень сложно. Обычно у меня нет проблем с чтением, но тут я зависла на 289 странице и не нашла в себе сил продолжать. Остальное просто просмотрела, ориентируясь на структуру. Мне не понравилось многократное изложение похожих мыслей, запутанная структура и сложный сухой язык. Одна простая мысль может обсуждаться на протяжении 3–4 страниц, с детализацией и примерами. Например, блоки «Нужен ли вам инструмент планирования?» и «Важность системы хранения информации» занимают 7 страниц, а содержание можно уложить в 2 предложения: 

• инструмент планирования нужен, он должен быть удобен и доступен в любой ситуации;

• система хранения должна быть удобной для быстрого занесения новой информации и иметь много места.

Почти вся информация в книге «Как привести дела в порядок» подана таким образом. В итоге складывается ощущение, что тебя принимают за не очень сообразительного человека и водят по кругу, повторяя одно и то же разными словами.

В тексте много сложноподчиненных и вопросительных предложений, вводных конструкций, канцеляризмов. Это делает стиль одновременно и сухим, и водянистым.

Мой вердикт

Для меня система GTD все-таки чересчур сложная, запутанная и избыточная. Тем не менее, мне очень понравились и помогли алгоритм обработки задач и система их классификации. Выработалась привычка не держать задачи в голове и заносить всю новую информацию во внешнюю систему.

«Джедайские техники» Максима Дорофеева

В чем суть

Это не целостная методика, а собрание практик, приемов и техник, нацеленных на сбережение мыслетоплива*, распределения и дробления задач, хранения и обработки информации и много чего еще. И многие эти приемы идеологически или напрямую взяты у других авторов (у того же Аллена). Неспроста в списке литературы в конце 92 источника.

*Мыслетопливо – понятие Дорофеева, обозначающее энергию, питающую наши мыслительные процессы, те силы, которые у нас есть или которых у нас нет на работу.

Основная идея книги в том, что у нас в голове обитают 2 условных существа, которые находятся у руля не одновременно:

• «обезьянка» – сущность, желающая сиюминутного удовольствия;

• «рациональный тип» – сущность, способная принимать взвешенные решения.

Большую часть времени руль в руках обезьянки, поэтому мы часто нерациональны, ленимся, стремимся выполнять в первую очередь мелкие и приятные задачи и прокрастинируем. Обезьянка работает во многом автоматически, не затрачивая много энергии. И важной задачей тайм-менеджмента является перевод всех задач на обезъянопонятный язык. На это направлено большинство описываемых в книге приемов и методов.

Я фанат этой книги. На мой взгляд, она очень информативная, доступная и веселая. А еще в ней много общего с GTD, автор этого не скрывает и прямо ссылается на Аллена.

Период тестирования: 1 месяц.

Как проходил тест 

Сначала я подумала, что это просто очередной материал по «саморазвитию», но открыла его и залипла на веселых сравнениях и фразочках. А дальше подтянулся и смысл, коего здесь довольно много.

Для начала попробовала те приемы экономии мыслетоплива, которые можно реализовать быстро:

• Метод спусковых крючков – это «выгрузка» из головы всех задач, которые там болтаются и не находят своего воплощения в реальной жизни. Для этого в книге есть специальный список спусковых крючков, очень удобно;

• Очистка инбоксов – проверка всех источников входящей информации, которые могут содержать задачи (почта, ВК, мессенджеры, чаты и др.).

У меня получился здоровенный список, причем в нем были не только рабочие задачи, но и «начать вести учет финансов», «узнать про курсы по инвестициям», «посмотреть туры на Север», «выбросить \ сдать в переработку ненужную одежду» и др.

Потом я уже почти автоматически начала «раскладывать» проекты на составляющие – обезьянопонятные задачи типа «Составить объявление на площадку X», «Найти информацию о типах анализа ЦА» и др. Записала все это в любимый Trello и начала радостно делать.

Примерно через неделю процесс стал пробуксовывать: я регулярно очищала инбоксы и много планировала, много делала, но все больше задач стало скапливаться в плане. Почти сразу догадалась, что произошло «короткое замыкание через обезьяну», когда планы и реакции на последние поступающие задачи существуют как бы отдельно.

Исправилась. Некоторое время все шло хорошо, но потом снова начало буксовать. На этот раз, видимо, от усталости. Сам Дорофеев предупреждает, что переход на систему может в какой-то момент в начале вызвать усталость, так и случилось. После 3 дней перерыва работа пошла заметно легче.

Плюсы

• Много информации о психологии мышления и памяти.

• Четкая классификация задач (задачи, проекты, информация, встречи) и указания, что делать с каждым типом.

Кстати, этот процесс немного напоминает работу с проектом в сервисе Click.ru. У контекстника и таргетолога есть проект, который должен достичь определенных целей, но для его реализации обязательно разбить его на более мелкие и понятные задачи, например, спарсить запросы из WordStat, собрать поисковые подсказки, фразы-ассоциации, кластеризовать запросы и т. д. У нас упростить выполнение большинства таких частных задач помогают автоматизированные сервисы, которые действительно экономят время.

• Множество отсылок к другим книгам и статьям подкрепляют данные и дают возможность узнать больше.

• Много наглядных примеров (картинки, схемы, списки, кейсы).

• Хорошая применимость в реальной жизни в России и для офисных сотрудников, и для менеджеров, и для фрилансеров.

• Легкий стиль изложения.

• Очень много методов и приемов на все случаи рабочей жизни.

• Много описаний реальных проблем, с которыми может столкнуться каждый: «Мой босс – трудоголик», «Страх свободного времени» и др.

Минусы

• Встречаются очевидные вещи, например, что надо регулярно отдыхать, не перенапрягаться, не отвлекаться.

• В начале книги довольно длинная подводка к проблематике, которая может показаться излишней.

• Методик, пожалуй, слишком много, особенно под конец. У меня разбежались глаза, и я не стала тестировать абсолютно все.

Мой вердикт

Книга Дорофеева, на мой взгляд, вобрала в себя лучшее от GTD, объяснила это простыми словами, развила и дополнила. Сейчас для меня это любимый источник знаний по тайм-менеджменту. Принципы и приемы из книги я использую до сих пор.

Выводы

• Все-таки я не поклонник иностранной литературы по личной эффективности. Она для меня слишком «водянистая».

• «Выгрузка» задач из головы во внешнее хранилище – отличная вещь. Хранилище нужно всегда держать актуальным и не плодить другие хранилища, кроме основного.

• Любой, даже самый большой и сложный проект, можно реализовать, если разбить на обезъянопонятные мелкие задачи.

• Нельзя мгновенно реагировать на каждое прилетевшее сообщение. Очищать инбокс следует в отведенное время.

• Если кончилось мыслетопливо, уже никакое планирование не поможет – надо идти отдыхать.

А теперь итоговые выводы. В самом начале экспериментов ставила 4 задачи, и вот к чему пришла.

1. Научиться успевать делать все запланированные на день задачи. Done! Сейчас я успеваю все в 90% случаев. Главные секреты – не наваливать на себя слишком много, дробить задачи на более мелкие и понятные и закладывать временной резерв.

2. Научиться более-менее точно прогнозировать время на задачи (+- 15%). Достигнуто наполовину. Прогнозировать трудозатраты все еще сложно. Думаю, это оттого, что суть задач постоянно меняется, а к каждой новой сфере и проекту приходится адаптироваться заново. Все равно дела с прогнозированием намного лучше, чем раньше.

3. Уменьшить количество переключений до комфортного уровня. Тоже сделано! Я стараюсь не забивать день множеством мелких задач, а на новые сообщения по работе реагирую не сразу же, а только по окончании выполняемой задачи. Большую часть оповещений от приложений и мессенджеров я просто выключила.

4. Научиться ранжировать задачи, в том числе по степени важности. Здесь тоже половинчатый успех. Все еще путаю важность со срочностью, часто не получается определить важность задачи. Но и тут все намного лучше, чем раньше. Очень помогает спрашивать себя, приблизит ли меня эта задача к моим глубинным долгосрочным целям и как именно. Кстати, если на такие вопросы можно дать четкий и внятный положительный ответ, то даже мотивация повышается.

На этом я заканчиваю серию статей про тестирование методик тайм-менеджмента. Если у вас есть собственный опыт прочтения этих книг и применения приемов – пишите в комментариях, будет интересно. И спасибо, что прочитали!