У вас была ситуация, когда не получалось завершить какое-нибудь дело? Это мог быть рабочий проект, фича, написание документации, ремонт в спальне или желание сбросить ненавистные лишние килограммы? Если да, то замечали ли вы, что если мы начинаем (или хотим начать) дело, но не доводим его до финала, последствия сказываются не только на нас, но иногда и на окружающих?

Привет! Меня зовут Хусен Гапурхаев, я скрам-мастер в Beeline Казахстан, и в работе часто сталкиваюсь с необходимостью делать одновременно большое количество задач (причем как своих, так и в работе наших продуктовых команд).

В этой статье поделюсь, как помогаю себе справляться с незавершенными делами. Возможно, что-то из этого будет полезно и вам. 

Как незавершенные дела отнимают у нас силы

Когда у нас одновременно много задач, может возникнуть желание бросить какую-то из них на середине. Но, понимая, что незавершенные дела негативно сказываются на мотивации к работе, я решил разобраться, что можно с этим сделать.

Причин для неспособности завершить дело может быть много, и не всегда они прямо зависят от нас. Если отбросить нежелание делать задачу (соответственно, прокрастинацию) и лень (которая тоже скорее всего является следствием нежелания делать конкретную задачу), я выделил две большие причины, с которыми можно бороться. 

Одна из них — попытка сделать слишком много одновременно, хотя ресурсов на это не хватает. 

Вторая — мы отвлекаемся и перескакиваем с одного дела на другое. Как итог, поступает все больше и больше новых дел, они прибавляются к незавершенным задачам. Из-за ощущения, что мы ничего не успеваем, может появиться чувство подавленности. Более того, если в рабочих процессах копятся задачи, которые мы не успеваем закончить, это влияет на всю команду. 

Заметил, что в личной жизни последствия могут быть не настолько очевидными, как в работе, но они тоже есть. Например: продать машину с неоконченным ремонтом двигателя намного сложнее; если не разобрать коробки с вещами после переезда в новую квартиру, качество жизни страдает; «вот бы бросить свои вредные привычки и заняться здоровьем, но ладно, сделаю это позже».  

Все эти «незавершенности» нарастают как снежный ком и отнимают у нас силы. Невыполненные обещания, отсутствия движения по новому проекту, неотправленные письма и комментарии приводят к упадку сил, раздражительности, подавленности, теряется фокус внимания. Создается привычка все бросать на половине пути.

В 2022 году я плотно погрузился в изучение «синдрома незавершенных дел»: прочитал много книг, смотрел лекции от специалистов по тайм-менеджменту, общался с коллегами, которые умеют доводить все начатое до конца. И получил несколько рекомендаций, которые сейчас применяю как в жизни, так и в работе с командами разработки. Решил поделиться ими с вами.

Как я помогаю себе справляться с незавершенными делами

Многозадачность — миф. Нужно стремиться к однозадачности

В книге «Однозадачность» Девора Зак приводит слова доктора Эрла Миллера из Массачусетского технологического института: «Вы не можете по-настоящему сосредоточиться на одной задаче, решая одновременно другую. Ведь между двумя задачами возникает явление интерференции, или взаимных помех. (…) Люди не способны к многозадачности. Когда они утверждают обратное, то обманывают себя. Вообще мозг очень ловко себя обманывает». О том, что мозг не занимается двумя задачами одновременно, а просто переключается с одного дела на другое, говорят и другие исследования. 

Репутация на работе зависит от наших результатов, а потеря концентрации в работе или промедление в решении задач может стоить компании дороже, чем мы думаем. Многие руководители, не понимая этого, «накидывают» все больше и больше новых задач с пометкой «Срочно!», тем самым приводят сотрудников компании к выгоранию собственноручно.

Например, есть такой способ: брать документ или задачу в работу только один раз. У нас есть три варианта развития событий, и мы обязательно идем по одному из них:

1. Мы берем задачу в работу и занимаемся только ей, пока не закончим.

2.  Если она уже готова – отправляем в архив.

3. Отказываемся от ее выполнения (если задача не актуальна или на нее сейчас нет ресурсов).

Таким образом мы работаем над одной задачей до тех пор, пока не добьемся какого-либо результата. После этого идем к следующей.

Список дел и желаний

Тут все как с вождением автомобиля: «не вижу – не еду». Если пытаться держать все задачи в голове, это мешает трезвой оценке их количества. Джен Ягер, специалист по управлению временем, рекомендует выписать список всех своих дел на бумагу и расставить приоритеты. «Если у вас есть четкий план того, что делать прямо сейчас, а что отложить на потом, — вы можете довести до конца всё, за что беретесь», — пишет она в своей книге.

Как только я расставил приоритеты в своих задачах, стало проще делать их одну за другой, а не переключаться по ходу работы.

Научиться говорить «нет»

Для меня этот пункт был не очевиден. Недавно, обсуждая с руководителем свой список задач и работу над ними, я услышал от нее следующее: «Хусен, у тебя слишком много задач, научись говорить “нет”». 

Сначала мне показалось, что я умею это делать. Но подумав над ее словами, я понял, что из желания сделать больше или из потребности в признании, я брал на себя всё, что попадало в поле моего зрения. А это слишком много. 

В общем, совет был настолько точным и своевременным, что я решил обязательно научиться этому. Говорить «нет» оказалось не так-то просто. Конкретного инструмента для этого я не нашел, но начал оценивать свои ресурсы перед тем, как согласиться взять новую задачу в работу. И во время написания этой статьи, ко мне начали поступать другие дела, которые казались важными и срочными. Но, оценив приоритеты и поняв, что нужно закончить одну задачу и только потом переходить к другой, я начал вежливо отказывать. 

Справляемся с прокрастинацией

Прокрастинация – это откладывание решения задач на последний момент. Что-то неприятное, с чего мы переключаемся на другое, более позитивное и увлекательное занятие.

Причин прокрастинации может быть много: перфекционизм, страх неудачи, высокая сложность задачи и т.д. Но все эти причины появляются, когда мы описываем цель задачи непонятной для мозга формулировкой. Мозг не хочет тратить энергию, чтобы разобраться что делать, поэтому включает функцию «прокрастинация». 

Чтобы не откладывать дело на потом, лучший способ — разбить работу над задачей на понятные и простые действия и начать выполнять их по очереди. Так, цель «Заняться спортом», может быть записана в ежедневнике как: «После работы, зайти в тренажерный зал возле дома и купить абонемент». Об этом пишет Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники».

Концепция «ФИНИШ»

Джен Ягер в книге «Все! Доводи до конца» рекомендует концепцию «ФИНИШ» для работы над синдромом незавершенных дел:

Ф — фокусируемся на первоочередной задаче.

И — игнорируем всё, что нас отвлекает.

Н — немедленно делаем задачу, а не завтра или потом.

И — исследуем новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать.

Ш — шагаем прямо по курсу, как бы тяжко ни приходилось.

Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.

Я еще не пользовался этой концепцией сам, но мне она показалась интересной. Думаю, что в ближайшее время смогу использовать ее и попробую описать результат в будущих статьях на эту тему. 

Если подвести итоги, то важными для меня стали следующие инсайты:

1. Мы не можем быть многозадачными, по крайней мере на долгой дистанции.

2. Порядок и приоритеты в наших желаниях или целях, помогает сохранить порядок в их достижении.

3. Важно понимать, сколько задач мы можем контролировать одновременно и не брать слишком много. Это может привести к тому, что мы не закончим большинство из них.

4. Не стоит откладывать работу над задачей на потом. Лучше разбить ее на этапы и двигаться последовательно и малыми шагами, но сразу.

Что почитать по теме:

• Все! Доводи до конца. Синдром незавершенных дел — Джен Ягер

• Однозадачность — Девора Зак

• Личная эффективность — HBR 10 лучших статей

• Джедайские техники — Максим Дорофеев