У нас было 3 темы, 15 команд, 6 сочных заданий, 9 часов плотного хакатонинга с перерывом на обед, заполненный 10+ проектами на 2 квартала вперёд роадмап, и ноль программирования. Мы называли это Карунатон.

Давайте сразу черкану, что даст вам эта статья, и зачем читать её до конца: 

1. Описываемая тут волшебная таблетка поможет решать сложные задачки и эффективно обкашливать проблемные вопросики в компаниях любых размеров и из любых сфер.

2. А ещё такие ивенты служат шикарными тимбилдингами, даже без хорошего тамады — здесь конкурсы интересные, а ещё возможность плотно повзаимодействовать со спецами из разных отделов в одной команде.

3. И прям здесь, в этой статье, зашита пошаговая инструкция по организации подобного рода мероприятий. С сочнейшей пользой для вашего бизнеса и ваших яхонтовых-бриллиантовых коллег. На примере нашего Карунатона.
   От нашего стола, так сказать!

Что ж такое Карунатон?

Коктейль из названия нашей компании “Каруна” и термина “хакатон”. Смешали, но не взбалтывали. Добавим щепотку всезнающей Википедии для полноты картины: 

Хакатон (англ. hackathon ← hacker «хакер» + marathon «марафон») — форум для разработчиков, во время которого специалисты из разных областей разработки программного обеспечения (программисты, дизайнеры, менеджеры) сообща решают какую-либо проблему на время.

Появились такие тусовки ещё в далёком 1999 году. И на них обильно кодили. Хакатон ля классик. 

— А вот если у нас не кодят, то что тогда?
— То называем по‑другому.
— Ок.

Вот и назвали, забрав суть из классического формата и придумав свою новую упаковку + наполнение.

Для чего организовали?

Вот 2 основные цели, без купюр: 

1. Проработать непроработанные массивные продуктовые и технические задачи.
   Хотели услышать мнение ребят изнутри и поштурмить с ними, как мы можем это всё развернуть.

2. Прокачать наших орлов, наше техническое комьюнити.
   Решили перемешать и познакомить между собой разные команды и погрузить их глубже в разные составляющие одного из продуктов заказчика.

Да ещё и у команды запрос такой был. Попросили – получили, да здравствует матушка демократия. 

Как готовились?

С Божьей помощью Не покладая рук.
Подготовка была обширна, масштабна, сжата. Работали в тайминге, который был: землю – за 6 дней, Карунатон – за 3 недели. 

— И как оно?
— А давайте расскажем подробнее, о подготовке — по этапам.

1 этап: Формат мероприятия

Что мы вообще проводим? Так как движ неклассический, то стоило начать с того, что ж это такое будет, и с чем это едят. 

Мы знали, что хотим помочь нашим ребятам сплотиться и кайфануть.

А ещё мы однозначно понимали следующее: Карунатон – это работа. 

Просто кайфануть не получится. Нам важно было очень глубоко проработать 3 сложные для нас темы, к которым мы порой даже не знали, как подступиться – с чего начать, как и в каком приоритете делать.

Обычно для проработки таких тем требуется провести много встреч и собрать много человек из разных отделов и с разными компетенциями. Провести много итераций для оценки и поиска взаимосвязей. Нам же было необходимо мероприятие, которое уложило бы всё в 1 день. На котором команды были бы сразу в полном составе и со всеми нужными компетенциями для технической оценки, поиска блокеров и их проработки. 

Темы обширны, а время, как мы знаем, не резиновое. Поэтому в проработку запросов нашего масштаба нельзя было включить программирование без потери временного ресурса: любишь кататься на хакатоне 1 рабочий день – люби и саночки без кода возить. Иначе никак. 

Поэтому все вводные сфокусировали нас на идейной части генерации решений. И обрели официальную формулировку для выбранного формата:

Карунический Хакатон, целью которого является продуктовая и техническая проработка проектов в рамках трех важных тем.

А каких тем? Продолжение следует…

2 этап: Проработка тем

А таких, которые мы реально хотим приоритетно проработать. Здесь мы привлекли как руководителей направлений, так и ребят для обсуждения-голосования. Запросы снимали так, чтобы найти самое актуальное, самое больное, самое желанное.

Путём колдовства и заклинаний анализа и обсуждений вышли на 3 темы, которые нужно обмозговать. А кому мозговать? Внимание, уважаемые знатоки! 

3 этап: Участники и причастные

Вырисовывается вечериночка, пора звать гостей. 

Картинка сложилась быстро: точно нужны все команды. И ещё других участников пригласим, для полноты картины и компетенций. Чтоб были тестировщики, продакты, аналитики и дизайнеры.

Сколько нужно каруновцев, чтобы вкрутить лампочку? 

У нас набралось 15 команд, по 5 на каждую бизнес-тему. Стояла задача собрать одинаково мощные составы: с равноценными скиллами, компетенциями и шарящими за конкретные темы коллегами. Без Распределяющей шляпы, но с железной логикой.

— Может ли получиться 15 дримтимов?
— В Каруне — да.
— А как же контролировать такую безудержную мощь?
— Нужны ведущие, модераторы и жюри. И дротики с транквилизаторами на всякий

Коротко о тех, на ком держался этот праздник жизни:

Ведущие: Те, у кого поставлена речь, подвешен язык, и кто способен весь день сопровождать мероприятие, объединяя и связывая все его этапы.
Модераторы: Те, кто выступит ментором-коучем, поможет группе эффективно работать над заданиями и сохранять дружескую атмосферу и позитивный вайб.
Жюри: Те, у кого есть необходимая экспертность для наблюдения за активностью команд, для помощи с технической проработкой проектов и для оценивания финальных презентаций команд.

Пригласили всех на званый ужин, а что ж в меню? 

4 этап: Детализация мероприятия

А тут нас ждёт 6 заданий и 9 часов плотной работы. 
И задания, собственно, следующие, сразу с таймингами: 

1. Генерация идей по теме (30 минут).
   Придумать как можно больше проектов, которые помогут достичь указанной цели. В каждой теме присутствовал обязательный проект-головоломка.

2. Фильтрация и приоритизация идей по матрице (30 минут).
   Распределить проекты по матрице в соответствии с данными заранее параметрами оценки их реализации.

3. Описание User Story по шаблону (60 минут).
   Описать все проекты, которые находятся выше оси Х матрицы, по предоставленному шаблону User Story.

4. Техническая проработка (60 минут).
   Декомпозировать проекты выше оси X на этапы, разложить по Ганту и отметить сложные места для проработки с жюри.

5. Поиск сложного решения вместе с помощником-жюри (60 минут).
   Найти ответы на сложные вопросы вместе с жюри, провести детальную проработку решений и превратить все сложные вопросы в простые.

6. Подготовка финальной презентации (60 минут).
   Оформить презентацию и рассказать о том, как команда справились с заданиями, и как их воплотить в жизнь.

Мощное 9-часовое расписание приобрело следующий финальный вид: 

И весь этот карнавал идей – в формате онлайн. Участники из разных стран и городов, лайфхаков тут не придумать, в какой-нибудь образной Караганде всех не собрать. Поэтому собирали в Google Meet. 

Были общие блоки c организационными моментами и важной информацией, но большую часть дня команды проводили в отдельных комнатах. Реализовали через уважаемую нами функцию Google Meet – Breakout Rooms*.
_{*Не является рекламой}

Она позволяет поделить участников мита на небольшие группы на фиксированное время. Можно распределить всех автоматически в случайном порядке или заранее разбить людей по командным комнатам вручную на весь день.
_{Аттеншн! Будьте аккуратны при настройке: перед первым туром мы случайно удалили настройки Breakout Rooms – и пришлось один тур проводить в Slack-е.}

А так процесс был надёжен, как швейцарский нож: команды приходили в общий зал Google, ведущие объявляли новые задание и тайминги, ребята уходили в работу и автоматически возвращались с обратной связью по истечению времени.

Работали в досках Miro и Google Sheets, презентации – Google Slides. Полный онлайн. Так что тут, как в школе, оставалось “подготовить досочку”: не протереть тряпкой, а создать под команды со всеми необходимыми фреймами и полями. 

И по итогу всё сработало суперически эффективно: закончили на 3 минуты раньше, чем было положено. А для встречи на 150 человек, которая шла 9 часов, это просто гениальный показатель (по нашему скромному мнению).

Ещё один гениальный шаг (по нашему скромному мнению) при организации Карунатона  – концепция, в которой всё было построено. 

5 этап: Проработка концепции с Гарри Поттером

Экспекто патронум! Всё, что могло вызвать скуку, не пройдёт.
_{Как и хейтеры Гарри.}

Оформление и саму тематику сделали на последней стадии подготовки, зато какую – Hogwarts Legacy, гиперпопулярную на момент проведения Карунатона ролевую игру по вселенной Гарри Поттера. 

Искали что-то такое, что будет отражать дух и суть события. Тематика максимально бьётся с нашим каруническим приключением: в игре у персонажа есть развитие, он проходит задания, прокачивается, получает новые заклинания. Это отражает путь наших доблестных команд, в котором они совместными усилиями добиваются волшебного результата.

Концепцию раскрывали не только в визуале презентаций, но и обернули в неё наших действующих лиц: команды стали факультетами, жюри – профессорами, ведущие – деканами. Модераторы факультетов превратились (даже без волшебной палочки) в старост.

Для дополнительной геймификации, мотивации, развлекации после выполнения заданий следовали Ордена опыта: Изобретательности, Глубокомыслия, Толкования, Находчивости, Восприятия, Триумфа. Такие ачивки за продуктивную работу. А ещё для того, чтобы все максимально кайфанули, мы даже заМиджорнили фотографии участников под стилистику Hogwarts Legacy. 

Как видите, мы не скучали. А ради чего ж?

Результаты

На выходе было наколдовано 15 проектов от наших команд-участников. Получили даже больше, чем ожидали: где-то кардинально новые взгляды на привычные вопросы, где-то единые решения от разных команд без каких-либо согласований. Были даже те, кто только в конце пути осознал ошибочную траекторию своего движения, но менее чем за час они пересобрали результат и тоже вышли капитальными красавичками, как и все остальные.

Жюри (они же профессора) оценивали финальные презентации с результатами по следующим критериям, от 1 до 5 баллов за каждый:

• Уникальность и актуальность идеи

• Степень влияния на поставленную цель

• Возможность внедрения, технологическая реализуемость

• Элегантность решения (простота и разумность использования ресурсов)

• Завершенность проработки (насколько проект готов к передаче в команду разработки)

• Точность оценки и прояснения непонятных вопросов

• Активность и вовлеченность команды

Команды-победители в каждой из тем получили призы. Но мы не смотрели на итоговое место: все идеи, рождённые на Карунатоне, взяли в работу Product-директора. Ещё раз прогрумили, проверили с командами корректность технической оценки, приоритезировали и разложили проработанное по Ганту. 

Итог: 10+ проработанных проектов с понятной реализацией мы забрали в roadmap на этот и следующий кварталы. 

И в конечном счёте они помогут нам ускорить проведение тестирований, реализовать классные технические решения и получить от заказчика гору денях.

Обратная связь

А ещё мы опросили всех участников для того, чтоб, как в школе, провести работу над ошибками и делать следующие проекты ещё более кайфовыми. Делимся с вами результатами по 10-балльной шкале:

• Общая оценка – 7,83

• Формат Карунатона – 8,17

• Организация мероприятия – 8,12

Понравилось больше всего:

1. Командная работа и знакомство с новыми людьми

2. Формат мероприятия, его концептуальная упаковка

3. Процесс генерации идей, он же брейншторм

4. Выход из зоны комфорта и погружение в незнакомую тему

5. Драйвовость, яркость, интенсивность

Что можно улучшить?

1. Погрузить в тематики заранее, например, через более развёрнутое интро

2. Увеличить количество перерывов, снизить темп и нагрузку

3. Наградить всех участников, сделать отдельные призы для 2-3 мест

И 85% участников захотели принять участие в следующий раз.
Мазохисты? Вряд ли. Так что это верная мотивация для нас, продолжаем!

Напутствие

Мы поняли, что надо готовиться сильно заранее. 

Мы осознали, что обязательно надо брать обратную связь. 

Мы чувствуем, что первый Карунатон станет отправной точкой. 

И надеемся, что для вас тоже! Берите максимум пользы от этого гайда и давайте максимум пользы вашему бизнесу. При правильном планировании и должном подходе в этом нет ничего сложного. Желаем исключительно удачи.

А если всё же встретятся сложности, то смело залетайте за ответами в комментарии.

⚡Шалость удалась!⚡