Цифровизация госуслуг – это масштабный вопрос, который решается лишь комплексным путем. Нельзя разрабатывать сервисы и приложения для жителей, если внутри самого госаппарата не будут применяться современные бизнес-процессы и информационные системы. В 2005 году Татарстан сделал ставку на собственный продукт – Единую межведомственную систему электронного документооборота Республики Татарстан (ЕМСЭД).

В статье от Центра цифровой трансформации РТ (организует работу ЕМСЭД) рассказываем, как появилась система и как за это время стала важным инструментом в повышении качества работы госорганов, для чего используются токены, с какими сложностями приходится сталкиваться.

Немного об истории создания системы

До 2006 года все официальные письма, приказы и другая официальная документация в Республике Татарстан распространялись исключительно в бумажном виде.

Документы хранились в бумажном виде или у сотрудников на компьютерах.

И тот, и другой способ однозначно нельзя назвать надежными, ведь в огромной кипе бумаг легко потерять важный документ, а любую папку на компьютере легко стереть случайным движением/попаданием вируса/поломкой техники. Были попытки использования существующих ПО для реализации электронного документооборота, однако далеко не каждая организация на тот момент могла позволить себе приобрести лицензию для всех сотрудников, а также нанять специалиста, который бы устанавливал и обслуживал ПК. Кроме того, масштаб предполагаемого охвата в то время уже был серьезным вызовом.

Поэтому задумались о необходимости создания собственной системы, которой для продуктивной работы хватало бы только доступа к Интернету. Это сейчас каждому пользователю предлагаются различные облачные продукты от крупных компаний. На тот момент использование облачных технологий в создании государственной информационной системы было инновационным решением.

В 2006 году, после того как проект был запущен, началось его активное внедрение в министерствах, подведомственных организациях и муниципалитетах. Решение было инновационным не только в России (аналогов еще не существовало), но и получил признание и на международной арене. В 2009 году Британский институт технологии и электронной коммерции (Award of British institute of technologies and E-commerce) вручил премию «Успешное управление с помощью Электронного Правительства» Рустаму Минниханову, который на тот момент был премьер-министром республики.

ЕМСЭД сегодня

С 2006 года прошло уже почти 20 лет, но система продолжает расширяться.

Сейчас она охватывает все районы республики, к ней подключено более 50,5 тысяч пользователей и около 6,5 тысяч организаций.

Удобство системы заключается в следующем:

• загружая документ, каждый его получатель видит один общий для всех регистрационный номер

• документы хранятся бессрочно. При необходимости можно поднять архив 10-ти, 15-тилетней давности

• время обучения пользователя – 2-3 часа.

ЕМСЭД подключен к системе МЭДО (федеральная система электронного документооборота), а, значит, есть возможность направлять документы не только внутри республики, но и в другие регионы России, подключённые к этому сервису.

Помимо веб-версии есть мобильное приложение, в котором доступны все основные функции.

О безопасности

Говоря о такой крупной государственной информационной системе, нельзя пренебрегать информационной безопасностью.

Во-первых, для каждого пользователя учетная запись создается индивидуально по запросу организации, в которой он работает. Сейчас идет активное внедрение использования токенов. Токен повышает уровень безопасности и заставляет сотрудников более ответственно подходить к работе в этой системе. К концу 2023 года все пользователи должны будут перейти на этот способ авторизации.

 ЕМСЭД прошел проверку, получил аттестацию и теперь есть возможность на его базе развернуть сервис для передачи документов для служебного пользования.

О болях и потенциале

У такой большой системы не может не быть своих болей. Как и у многих облачных систем ключевая проблема – это необходимость большого объема ресурсов. На данный момент в документообороте хранится уже более 84 миллионов документов, а это около 250 терабайт дискового пространства.

С каждым годом количество и объем создаваемых документов растет. Соответственно, растет и потребность в увеличении количества аппаратного обеспечения, как напрямую задействованного в функционировании системы, так и вспомогательного (например, системы резервного копирования).

Несмотря на возраст, потенциал использования системы весьма существенный. Но, как часто бывает в жизни, используется лишь небольшой процент ключевых функций, которые необходимы для повседневных задач. Хотя это во многом справедливо не только для ПО, но и для техники.

Особенностью развития подобных систем является большое количество нормативных ограничений, а также участников и пользователей с устоявшими процессами и навыками. В целом государственные информационные системы достаточно строго регулируются и не могут развиваться так же гибко, как коммерческие проекты.

Одна из базовых функций любой системы документооборота и проектного управления, которая в ЕМСЭД широко не используется – постановщик задач.

В то время как многие ИТ-компании, крупные коммерческие предприятия пользуются доступными на рынке таск-трекерами, приобретая на них лицензии, для госаппарата Татарстана это доступно бесплатно уже давно.

Можно ставить задачи на отдельных сотрудников, менять статус задачи, записывать голосовые сообщения для сотрудников. Причиной отсутствия широкого распространения данной функции, вероятно, является субъективное восприятие системы не как помощника в рабочих делах, а как источника документов и, следовательно, работы.

Наверно самой большой критикой пользователей, особенно новых, был и остается дизайн интерфейса, которому уже более 10 лет. Тем более сейчас, когда пользователи избалованы красивыми картинками, разработкой которых занимаются не один и не два человека, а иногда целые департаменты и профессиональные студии.

С другой стороны, система по-прежнему остается очень простой для освоения, а по скорости работы она до сих пор на равных соревнуется с более молодыми продуктами.

Закрыть базовые потребности в функционале, обеспечить безопасность передачи документов и делать это бесперебойно – вот то самое основное, что должен делать документооборот.

Как считаете, насколько важен дизайн для документооборота, при условии, что он выполняет все необходимые вам задачи?

Имеет ли смысл постоянно внедрять новые функции в подобных продуктах или же правильнее быть разумным консерватором?

Будем рады обсуждению.