Погрешности в учете рабочего времени и оплате труда, несистематизированный подход к онбордингу и развитию сотрудников, недостаток контроля за выполнением задач и сроками, неудовлетворительное взаимодействие с сотрудниками и отсутствие обратной связи, отсутствие инструментов для анализа продуктивности работы сотрудников — это самые неочевидные ошибки в управлении персоналом, но при этом они оказывают прямое влияние на бизнес.

В данной статье приведу пример организации досок Jira с использованием автоматизаций, которые помогают сэкономить прорву времени HR-специалисту.

Содержание:

• Для чего нужна база данных сотрудников

• Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira

• Онбординг сотрудников

• Корпоративная папка с документами сотрудника

• Формирование договора

• Проверка договора

• Выдача доступов

• Чем доска Сотрудников удобна самим сотрудникам

• Логирование операционного времени

• Как база сотрудников помогает в формировании оплаты труда

• Как узнать, что пришло время для автоматизации управления персоналом?

• Что еще стоит автоматизировать?

Для чего нужна база данных сотрудников

База данных о сотрудниках выполняет ряд функций:

• Для менеджмента — это возможность быстро получить информацию о сотруднике, его контакты, позицию, проекты, линки к документам и др.

• Для сотрудников — возможность посмотреть профили коллег и узнать немного больше о своей команде, а также вести свой собственный профиль, где сохранены ссылки на персональные документы и иная профессионально-личностная информация. Это как персональная страничка сотрудника, его рабочий стол, который можно организовать по желанию: хранить там ссылки, которые нужны в работе, добавить любую информацию, написать историю о себе и др.

Создание открытой доски с профилями коллег — хороший способ наладить коммуникацию, тем более если команда распределенная.

Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira

До того как стать сотрудником каждый кандидат проходит воронку рекрутинга и в случае принятия оффера получает статус Принят (Apply).

Завершение процесса рекрутинга можно ускорить, настроив автоматическую отправку письма со ссылкой на форму создания договора, где кандидату необходимо будет указать паспортные данные и другую личную информацию, которая будет содержаться в договоре.

Как только новый сотрудник заполнил форму — автоматизация создает карточку сотрудника на доске в Jira.

Онбординг сотрудников

Новая карточка сотрудника попадает в первую колонку канбан-доски со статусом Onboarding.

В карточку нового сотрудника автоматизацией можно добавить данные:

• уже известная информация о кандидате: контакты, позиция, дата старта работы,

• ссылка на автоматически сформированный договор и персональную папку со всеми документами и сканами,

• регламент действий для ответственного сотрудника, который занимается документооборотом в компании — этот же сотрудник назначается Исполнителем задачи.

Самый первый и главный процесс при приеме на работу — заключение договора: его формирование, согласование с руководителем и подписание. Заключение договора состоит из достаточно простых и рутинных действий, которые однако требуют высокой внимательности.

Корпоративная папка с документами сотрудника

До того, как будет составлен договор, необходимо создать место, где он будет храниться. Можно использовать, например, специальную папку на Google Диске, где будут сохраняться все документы сотрудника в будущем. В карточке сотрудника также должна быть ссылка на эту папку, но доступ к ней должен быть предоставлен только определенным лицам. Такие мануальные действия легко могут быть автоматизированы.

Настроенная автоматизация может достать, например, из HR-таблички данные, которые о себе заявил человек. И в дальнейшем подтянуть в папку необходимые документы и файлы (приложения, табличка с чеками и др.).

Расположение всех документов в одном месте по определенному человеку важно не только с точки зрения системной организации базы данных, но также на этом можно завязать сопоставлении его финансовых и производственных учеток.

Формирование договора

И так, персональная папка сотрудника создана и в ней формируется Договор, в который подтягиваются данные из Формы договора. Как написано выше, вся автоматизация начинается именно с заполнения Формы договора.

В Форму договора помимо личной информации новый сотрудник прикладывает фотографию лица и паспорта — процедура удаленной аутентификации личности. Без этой фотографии договор не может быть согласован.

Если прием на работу осуществляется онлайн, то удаленная аутентификация выступает в качестве элементарной безопасности, где наниматель будет уверен, что это реально существующий человек, паспортные данные в Форме соответствуют тем, что на фотографии, что он, например, самозанятый и др.

Как только папка и договор сформированы, автоматически создается карточка сотрудника на доске с четким регламентом действий по проверке договора со всеми ссылками.

Проверка договора

Сформированный договор нужно ставить на проверку компетентному сотруднику (например, бухгалтеру подтвердить платежные данные) — это важная и неотъемлемая часть онбординга, которая проводится полуавтоматизированным способом. Стоит предусматривать и включать такие шаги в автоматизации, это избавит процессы от человеческих ошибок.

Ответственный сотрудник назначается Исполнителем задачи, а автоматизацией ему будет отправлено уведомление в корпоративный чат от бота, что нужно проверить договор: личную информацию, дату договора, адрес, позицию и обязанностях сотрудника в компании, реквизиты, а также провести аутентификацию личности.

Далее автоматизация может быть настроена так:

• если со сформированным документом все в порядке — ставится лайк ???? и письмо улетает на подписание новому сотруднику. 

• если нужно внести существенные изменения — ставится дизлайк ???? и записывается в карточке в таск-трекере комментарий об этом.

Выдача доступов

После подписания договора всеми сторонами, автоматизация отправляет новому сотруднику на почту приглашение присоединиться в таск-трекер Jira, и заодно, например, в корпоративный мессенджер.

Также автоматизация подтянет данные о реквизитах сотрудника и создаст запись в бухгалтерской учетной системе (например, Финолог или 1C).

Чем доска Сотрудников удобна самим сотрудникам

С окончанием этапа онбординга, карточка нового сотрудника переходит в статус Probation (Испытательный срок).

Теперь это личная карточка сотрудника, которую также могут увидеть другие члены команды — узнать, в каких проектах работает сотрудник, зайти на его личную доску или почитать историю о том, как он попал в команду. Карточка сотрудника также отражается на личной доске (про личные доски расскажу в одной из следующих статей), т.к. с переходом в статус Probation Исполнителем становится сам сотрудник.

Логирование операционного времени

В личной карточке сотрудник может логировать операционное время: думал, читал, залипал, рабочие диалоги и др. Это очень неочевидная идея. Кажется, что если ты пьешь кофе с коллегами — это не рабочее время, но в это время отдыхает голова, а если общаешься с коллегой по рабочему вопросу, то это напрямую влияет на решение рабочих задач.

Благодаря логированию времени — сколько уходит на код, общение и диплой, многое поддается прогнозированию о деятельности компании и работников.

Сложно логировать операционку, но возможно.

Как база сотрудников помогает в формировании оплаты труда

При работе с сотрудниками на проектной занятости, почти все компании практикуют ведение индивидуальных таблиц (например, для фиксирования дат платежей и чеков). Ссылку на такую табличку можно прикрепить к карточке сотрудника в Jira. 

Примерно опишу как это происходит:

1. Допустим, каждый месяц приходит сообщение сотруднику в корпоративный чат, со ссылкой на приложение, куда нужно внести задачи из Jira, которые он выполнил за месяц. Так как сотрудник на проектной занятости, то эти задачи напрямую влияют на его вознаграждение.

2. Дальше, подключив финансовую автоматизацию, создаются все документы, а бухгалтеру приходит сообщение о необходимости оплатить работы.

Все документы улетят по нужным папкам: без траты времени на ручной документооборот, не нужно отдельно создавать счета и акты — так исключается риск человеческого фактора.

Как узнать, что пришло время для автоматизации управления персоналом?

На самом деле любая компания, независимо от размера, может получить профит из автоматизации HR-процессов. Это становится особенно актуально, когда бизнес замечает, что частота ошибок растет. Например, компании с неустойчивыми операционными расходами могут извлечь выгоду из экономии, которую дает автоматизация.

Неадекватная отчетность также должна побудить внедрить автоматизированную кадровую стратегию. Наконец, когда бизнес растет, автоматизация может значительно упростить работу по отслеживанию сотен сотрудников.

Что еще стоит автоматизировать?

Day off и отпуска

Сотрудники запрашивают отпуска по многим различным причинам: двухнедельный отдых или пару дней на личные дела. Автоматизация процессов подачи заявок на отпуск может помочь значительно ускорить получение утверждений, а также обеспечить мгновенное обновление записей об отпусках сотрудников. Так отслеживать, управлять и утверждать отпуска сотрудников получается эффективнее.

Запросы на обучение

Когда управление персоналом внедряет автоматизированный отдел кадров, сотрудники могут самостоятельно управлять своими запросами на обучение, просто заполнив форму или таск. После завершения обучения, подробные сведения о нем будут добавлены в личную карточку сотрудника.

ЧП и инциденты

Когда происходит несчастный случай и кто-то получает травму, отчеты должны быть поданы в государственные органы, системы компенсации работникам и др. Автоматизация процесса отчетности об инцидентах может значительно упростить его. 

Льготы

Если сотрудник пришел недавно, часто он не имеет прав на получение льгот до тех пор, пока не пройдет испытательный срок. Автоматизация процессов предоставления льгот может позволить персоналу отдела кадров моментально узнать, когда сотрудники получают право на получение льгот.

Вместо окончания

Легко понять, почему автоматизация управления персоналом может значительно повысить эффективность работы HR-отдела, а также всей компании: снижение частоты ошибок, повышение производительности и мотивации помогают компаниям улучшать свои результаты и удерживать высококвалифицированный персонал.