![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/cba/3a1/f29/cba3a1f29ae5f4d9de3eb6e6357b19c4.png)
Привет, Хабр! На связи команда Проектного офиса НЛМК-ИТ.
В жизни каждого Проектного офиса наступает момент, когда населяющие его менеджеры и другие сотрудники задумываются о внедрении системы управления проектами. Манящая простотой и выгодами идея редко обходится без подводных камней на этапе реализации. На старте полезно узнать об опыте тех, кто уже набил шишки и морально-волевыми усилиями решил данную задачу, чтобы минимизировать собственные страдания.
Поэтому, вооружившись идеей «храбрый учится на своих ошибках, мудрый учится на чужих, а дурак не учится никогда», мы хотели бы рассказать одну историю.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/7f7/9dd/d2d/7f79ddd2de11595cb83bcde0b6c1adc2.jpg)
Как всё начиналось
2019 год. Проектный офис ИТ. Компания НЛМК.
К этому моменту у нас в работе очень солидный портфель проектов – порядка 100.
Каждый руководитель проекта (РП), как заправский хозяин, имеет у себя папку с материалами проекта, которые никому не показывает, только особо близким друзьям и то по праздникам. А если он надумал увольняться, то можно открывать проект заново, т.к. новому РП достанутся только мифы и сказания о предыдущих подвигах.
Чтобы выявить отклонения по проектам, приходится проводить довольно много времени с каждым руководителем проекта, уточняя и запрашивая подтверждения, что мы в графике, в бюджете и т.д.
Нет, ну электронные ресурсы для хранения информации, конечно, у нас есть, но просто в формате архива. Ну то есть вы понимаете, да?
![Наш ИСУП в 2019г Наш ИСУП в 2019г](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/6ee/69f/4d6/6ee69f4d65bdff88dee47dc5e0c30d9c.jpg)
Вдобавок ко всему, мы проводим регулярные статусы по всему портфелю – целых 2 человека вручную еженедельно собирают информацию по проектам. У нас есть единый реестр проектов в excel, который регулярно актуализируется, дополняется – это наша максимально полная база знаний.
А еще мы очень любим эти внезапно прилетающие задачки «завтра утром подготовить отчет по всему портфелю проектов в разрезе бюджетов, КПЭ, результатов» - вся отчетность собирается в ручном режиме.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/850/db0/4fe/850db04fe8729a99a7270e3ae7d5c103.jpg)
Ну и вишенка на торте – наш портфель вырос до 250 проектов – в конце 2019г утвердили портфель на новый стратегический цикл. Перспектива справляться с этим объемом в прежнем режиме нас несильно обрадовала. К тому же только 30% проектов завершаются в срок…
Все это натолкнуло нас на мысли, что пора с этим что-то делать, – так Проектный офис вступил в эпоху трансформации, глобальной перестройки методологии и структуры управления. Одновременно с изменением процессов мы стали внедрять систему управления проектами.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/01c/28c/31e/01c28c31ecbcd483d550e7acfe586c35.jpg)
Пора с этим что-то делать
Мы стали изучать рынок. Выбор был достаточно большой, такого рода решений уже было множество. У всех свои практики, свои наработки, свой подход.
При изучении решений не покидала мысль «…мне кажется, или все вендоры хотят убедить, что их система самая лучшая?»
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a83/6a5/f64/a836a5f64be518e85e8f992f1ec82bfa.png)
Посмотрев разные готовые решения, мы определили для себя ряд недостатков в выборе уже готовой системы:
централизованные обновления, т.е. дополнительный функционал ставится в рамках общего релиза;
в базовой конфигурации не отдают исходные коды;
многие готовые решения больше подходят для управления отдельными маленькими проектами, не позволяют делить всю программу на отдельные портфели, а если позволяют, то в неудобном формате.
В целом все системы, которые мы смотрели, действительно неплохие, имеют довольно широкий функционал и возможности, но лично нам они не подошли по тем или иным параметрам.
В общем после длительных (или не очень) изысканий решили делать свой лунапарк с блэкджеком и мадмуазелями.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e31/960/5b8/e319605b8c536d2fbcd14d8241e4ec6c.png)
Говорят, «каждый программист должен придумать свой язык программирования», можем перефразировать под наш кейс:
каждый Проектный офис должен хоть раз внедрить свою собственную ИСУП
Лунапарк с нуля
Так у нас появился ProjectLab - собственная система управления проектами, где ведется весь жизненный цикл проекта: от идеи до завершения.
Под капотом системы - Project Server 2013, который интегрирует функции управления проектами в ферму SharePoint и позволяет использовать Microsoft Project Online.
Вся ключевая информация отображается в системе: бюджет, сроки, график, команда проекта, риски и так далее. На основании этих данных мы можем строить отчетность: она выгружается в pdf, а также доступна в системе аналитических дашбордов. Фактически ProjectLab позволяет быстро получать данные по всему портфелю, строить отчетность и принимать на ее основе управленческие решения. Но обо всем по порядку…
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/5b9/d91/c4d/5b9d91c4d836a7407bed2c275fe6e35c.jpg)
В связи с ограниченностью ресурсов, придумывать этот лунапарк, который впоследствии станет ProjectLab, с нуля мы все-таки не планировали. Решили определить отправную точку для кастомизации и найти вендора, готового воплотить любые наши фантазии! Вендора, для которого нет ничего невозможного! Портфельное, программное управление? Крупные проекты и релизы? Да любые сущности! И чтобы это не стоило нам как содержимое Форт-Нокса)
А еще очень важно, чтобы внедряемое решение можно было легко встроить в уже существующий ландшафт, наложить на уже отлаженный бизнес-процесс – осуществить безболезненный переход, быстро, сохранив лучшие практики компании.
Это было непросто, надо было самим понять, чего хотим.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/d1b/d14/f46/d1bd14f4672aec9c4d80348f5fdba342.png)
Задачи спроектировать все до мелочей и только потом реализовывать решение не было. Была задача использовать лучшие практики, с ростом зрелости нашего PMO дорабатывать и развивать систему под новые потребности и процессы. Поэтому оптимальным вариантом реализации была итеративная последовательная кастомизация в рамках релизов с использованием инструментов скрама.
Итак, мы приступили к строительству
Сначала была настроена инфраструктура, и развернуты тестовые среды. Затем приступили к разработке жизненного цикла, управлению бюджетом (ведение планового и фактического бюджета), календарному плану и его версионности. Настроили отчетность. Кстати, первая версия отчетности хоть и используется по сей день, но даже примерно не похожа на актуальную систему дашбордов: поначалу выгружали pdf-файл с карточкой проекта, где указаны сроки, информация о команде, статус и другие важные детали.
Также, мы реализовали рассылку уведомлений об отклонениях по вехам и о неисполненных поручениях с отчетных встреч. Всю ключевую информацию по проектам перенесли в систему: план проекта, поручения, информация о бюджете, КПЭ, ответственные.
Это позволило уже с первого релиза использовать систему по прямому назначению, а не как оно часто бывает)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/8a4/c4d/5d4/8a4c4d5d4f50f425dbd92ca9fa8cef93.png)
После реализации MVP мы запустили пользователей в систему и начали получать обратную связь, с одной стороны это было полезно, а с другой волнительно, так как тональность обратной связи была разная. А нам уже казалось, что система «вообще и так огонь». Мы даже почувствовали себя крупными вендорами: «у нас и так все классно».
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/595/a35/4a7/595a354a771fbfd7e41ac0067393f2a5.png)
Конечно же все привыкли делать все по-старому, новая система, новый подход вызывал у некоторых отторжение. Поэтому параллельно развитию мы начали думать о мероприятиях приживаемости, о которых расскажем немного позже.
Останавливаться на этом мы были не намерены.
Следующая стадия проекта началась в мае 2020 года. Ключевым шагом было настроить планирование бюджета в системе: это позволило безболезненно перейти с ежеквартальной на ежемесячную актуализацию. Раньше вся информация по месяцам, подрядчикам, статьям расхода собиралась в Excel-формате - представьте себе файл с миллионами строк — нам очень хотелось от этого уйти. А с запуском системы стало больше не нужно плодить тысячи файлов, собирать все вручную и тратить на это недели рабочего времени, процесс консолидации бюджета по всему портфелю теперь занимает до 1 минуты. В рамках этого же блока работ настроили интеграцию с SAP, чтобы фактические платежи тоже отображались в системе.
Сбор отчетности все больше превращался из высадки на Омаха-Бич в рутину.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e7e/e46/ddc/e7ee46ddc28c52a9e793aba05d6b0a89.png)
Дашборды - наше всё
Следующий большой блок работ был связан с построением дашбордов — на это ушел фактически весь 2021 год.
Мы сделали общедоступные гибкие дашборды с информацией о ходе реализации проектов, по статусу всего портфеля в разрезе функциональных направлений, сделали отчеты для регулярных статусов по проектам, расширили функционал по бюджетированию в части лимитов и фактического финансирования, сделали личный кабинет финансового контролера, личного кабинета менеджера бизнес-решений, разделы Договоры и Акты, отчетность по бюджету проектов и еще много-много чего. Если раньше подготовка отчета для высшего руководства о статусе проектов всего портфеля занимала около 5 дней плюс консолидация в ручном режиме еще 3 дня, то с внедрением системы это время сократилось до 5 минут.
![Пример нашего дашборда Пример нашего дашборда](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e10/ef4/ca7/e10ef4ca7a326c543f4359975a462d42.png)
Дашборды – это очень хорошо! Но как сделать так, чтобы все РП работали в системе и данные были достоверны? Тут мы пошли авторитарным путем и не придумали ничего лучше, чем включить качество информации в системе в цели команды управления проектом. Это позволило повысить уровень достоверности данных – по итогам 2022г он составил 95%. Для сравнения в марте 2021 это показатель был равен 47%. Но, конечно, в рамках мероприятий приживаемости мы не остановились на постановке КПЭ. Мы проводили регулярные встречи по демонстрации нового функционала, проводили обучения - регулярные и по запросу, начали активно работать над потребностями пользователей, которые уже кстати сами привыкли к системе и активно ей пользовались, теперь уже мы сами стремились получить обратную связь и развивать систему с учетом пользовательского опыта. Также организовали регулярные статусы по качеству контента в системе.
Наш ProjectLab стал живым и достаточно востребованным продуктом, мы реализовали еще много доработок, продолжаем его развивать и совершенствовать. Соседние службы заинтересовались инструментом, поэтому мы сделали треки для организационных проектов, для проектов технического развития продаж.
С учетом всех реализованных организационных мероприятий и, в том числе благодаря внедрению ProjectLab, нам удалось повысить процент проектов, реализуемых в срок. Если в 2019 г. только 30% проектов завершались в срок, то уже в 2020 году этот показатель достиг 88% и продолжает держаться на уровне 90% до сих пор.
Про сложности
Конечно, как обычно и бывает, не все было гладко, и на нашем пути были преграды, а порой и неудачи.
В 2021 году у нас было 9 ключевых задач в бэклоге, из них мы в итоге сделали только 4, но при этом делали то, чего не было в плане. Здесь нам помогла итеративность и используемый фреймворк. Скрам позволял нам быстро перестраиваться на ходу, не теряя производительности.
Однажды мы решили упростить формирование презентаций для Комитета по информационным технологиям и потратили довольно много трудозатрат на доработку системы, которая позволяет выгрузить все необходимые данные в отчет-презентацию. Но угадаете, сколько раз этим функционалом воспользовались? Не будем томить. Ровно 1 раз… ибо каждый Комитет уникален как картины Мунка (как минимум одну вы точно видели), а ограничить искусство рамками шаблонов, как известно, невозможно. Так что не рекомендуем пилить функционал, на который никакого запроса у пользователей нет. Ну и в целом к бэклогу нужно подходить с критическим взглядом.
А еще у нас сменилось 3 руководителя проекта, что, конечно, осложняло и иногда замедляло производительность команды, но благодаря сохранению основного состава удавалось восстановить эффективность.
Мы ни разу не пожалели, что выбрали именно этот путь - с ProjectLab наша жизнь наладилась.
К слову стоимость доработок и развития вполне приемлемая. С тратами точно спешить не нужно, надо сначала все продумать, обозначить для себя приоритеты и определить ограничения и допущения.
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/1c2/ecd/6a1/1c2ecd6a161c734caad975ddcc1154bb.jpg)
Прожив всё это приключение, мы решили поделиться своим опытом
Держите несколько советов, которыми хочется поделиться:
Делайте то, что нужно пользователям на самом деле, а не то, что им нужно по вашему мнению. И чем быстрее вы спросите своего пользователя, тем меньше времени и денег потратите впустую.
Организационные изменения - наше все! Можно сделать классную систему, но если не научить пользователей с ней работать и не показать им практическую ценность, то она так и останется просто системой, а не рабочим инструментом.
Когда не работает «пряник», используйте «кнут». В KPI сотрудников должен появиться показатель по качеству данных в системе – дополнительная мотивация для настоящих консерваторов, не готовых пробовать что-то новое.
Давайте идеям по доработке полежать или «утро вечера мудренее». Не спешите тратить деньги. Если сегодня кажется, что новую доработку надо делать прям вот здесь и сейчас, и она всем зайдет, то сначала вернитесь к совету №1.
Вы, конечно, можете создавать систему параллельно с формированием методологии, но это будет больно, дорого и долго. Поэтому сначала настройте процесс, а уже потом автоматизируйте его.
Все запроектировать невозможно, не пытайтесь сразу построить лунапарк, начните с отдельных аттракционов - используйте итерации и начинайте с MVP.
А что касается нас – мы по-прежнему строим грандиозные планы по развитию нашей системы.
Ведь впереди у нас космос и неизведанные дали!
Ну и еще несколько дельных советов из нашей практики, которые точно пригодятся:
Делай хорошо, плохо не делай!
Не спеши, а то успеешь! – MVP и постепенное улучшение только там, где оправданно.
Не так страшны первые 90% проекта, как вторые 90% - нужно быть готовым к увеличению скоупа, т.к. много вещей/идей только на практике покажут свою жизнеспособность.
Время лечит, но за деньги быстрее – собрать из мотивации и палок рабочий ИСУП вряд ли получится, определите, что нужно и защищайте бюджет.
Лень — это подсознательная мудрость – долгие и муторные процессы должны быть в фокусе на улучшения.
Не благодарите, ваш кэп Проектный офис НЛМК-ИТ (потому что вроде как очевидные советы, но напомнить про них никогда не будет лишним)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/306/098/317/3060983170dff71fac066909b7085d34.png)
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/960/6b9/a19/9606b9a19c8246fbe34814f69214fa90.jpeg)
Елена Ковыльчик
Алена Хорошилова
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/544/579/e11/544579e111e28f136a5923f902a650b2.jpg)
Илья Агеев
Комментарии (3)
Rich1590
30.09.2023 05:44Познавательно пи интересно получилось, отдельный плюсик за формат подачи и пикчи
Padmax
30.09.2023 05:44+1Habrавчане, сам участвовал в этом беспределе как ключевой пользователь. Команда сделала невозможное, она систематизировала то, что систематизировать не возможно) другие коллеги конкуренты из "промышленных" ИТ проектных офисов могут только облизывать и кусать локти. Ну и команде разрабов отдельный респект!)
tmplts
Спасибо!