Любой бизнес, хоть кофейня, хоть компания по производству космических шаттлов, планирует ресурсы и считает, что во сколько обойдется. А одна из главных статей расходов — это ФОТ, фонд оплаты труда. Нужно же знать, сколько заплатить сотрудникам, какие вакансии открыть, сколько на них можно потратить и как все это приблизит компанию к ее мечте. 

Полировать бюджет можно месяцами. Особенно если у вас 3 000 сотрудников. Нужно решение, которое позволит быстро запланировать ФОТ и не запутаться.

Меня зовут Марго Седова, я Head of HR Product в Skyeng. Планировать ФОТ в нашем случае вручную ― вообще не вариант. Расскажу, как мы боролись с нервным тиком при словах «планируем годовой бюджет» и пробирались через чащу ручных процессов к светлому автоматизированному будущему. Пристегните ремни, погнали.

Как было раньше: адские таблички, шаловливые ручки и мама-анархия 

Да так же, как и в 9 из 10 компаний. Вначале мы планировали бюджеты вручную в бесчисленных Google-таблицах. У каждого бюджета были отдельные файлы (1 команда = 1 файл, ма-а-а-ма-а), которые собирались в один большой (мама-а-а-а-а №2). Была куча формул, они съезжали, не было понятно, что в этих дебрях происходит. К моменту завершения планирования ожидания и реальность были как в меме: кто-то уволился, принялся на работу, перевелся, кому-то пересмотрели зарплату. Не хватало синхронизации с другими HR-продуктами и прозрачности, зато времени ручной процесс отнимал вагон и не давал делать все быстро. И мы принялись работать над процессом.

Автопилот для бюджетирования: что мы придумали и как это провернули

Мы разработали инструмент, который ласково называем «Модуль расчета ФОТ». Это продукт, где владелец бюджета может запланировать, какие позиции ему нужны для выполнения разных задач бизнеса. А система сама автоматически подсчитает, во сколько эти позиции обойдутся, как любые изменения в отделе скажутся на бюджете, а заодно и поможет согласовать это со всеми ответственными.


Так выглядит стартовая страница. Цифры и имена на всех скринах выдуманы, даны для наглядности. Детали интерфейса разберем подробнее ниже.


Конечно, мы строили модуль не в чистом поле. У нас уже была (и до сих пор есть, здоровья ей) своя HRM. Эта штука строится вокруг EJM и покрывает путь сотрудника компании: от первой мысли «боги, хочу здесь работать» до прощального поста. И все это заворачивается в экосистему.

Нам повезло, так как часть блоков для модуля уже были созданы ранее. Нам оставалось связать все воедино.

Во-первых, ФОТ-модуль состыкован с классификатором позиций. У каждой позиции есть свои зарплатные вилки с диапазоном. Исходя из этих вилок бюджет на новые позиции и формируется. Например, руководитель может выставить новую вакансию и тут же увидеть, во сколько она обойдется.

Во-вторых, он связан с базой данных по сотрудникам. Помимо новых вакансий руководитель видит свою нынешнюю команду со всем фаршем: в каком отделе человек трудится, сколько получает. Это позволяет руководителю увидеть, сколько сейчас стоит его команда и спланировать бюджет на повышения для сотрудников.

А еще у модуля есть бонусная часть «Гибкий бюджет», или калькулятор изменений, которая помогает просчитывать изменения по команде уже после того, как бюджет утвердили. Например, руководитель смотрит на команду и думает: «По щучьему велению, по тимлидскому хотению желаю себе еще одного мидла». Считаем — и выясняется, что уже не очень-то и хочется, так как дополнительный мидл в бюджет не влезет.

Ну и на кой нам это все нужно было?

Экономия времени

Как было раньше: информация о позициях и вознаграждении лежала в табличках. Менеджеры и админы процесса вручную вытаскивали данные по сотрудникам из базы и создавали отдельные файлы для каждого бюджета для расчета. Больше табличек, еще больше.

Только представьте, сколько времени и терпения нужно, чтобы скопировать данные о 3 000 сотрудников! Потом менеджерам нужно было настроить формулы расчетов и отдать их разработчику. Разработчик писал скрипт, чтобы отдать весь этот пирог финансистам.

Согласование бюджетов тоже не было простым процессом ― таблички проходили через нескольких руководителей разных уровней, сверки и изменения делались в ручном режиме, все терялось, искалось и не находилось.

Как живем теперь: ушли от ручной волокиты. То, над чем раньше могли сидеть месяцами, теперь проворачиваем за неделю — в понедельник стартуем, а в пятницу уже все готово к утверждению. Причем, если план руководство не впечатляет, мы можем быстро его пересмотреть и за три недели провести три итерации. При этом ни у кого не случится нервного срыва.

В любой момент можно посмотреть, кто и когда должен согласовать бюджет, на какой стадии находится процесс и не нужно ли пушнуть ответственного.

Никаких диверсий

Как было раньше: файлики с вытащенными данными отправлялись держателям бюджетов, а те, в свою очередь, начинали формировать новые вакансии. И в этот момент все могло посыпаться — формулы слетали, менеджеры самовольно что-то удаляли или добавляли. Поэтому менеджерам приходилось зорко следить за каждой табличкой.

Как живем теперь: что-то сломать или удалить, потому что захотелось или рука дрогнула, не получится.

Снижение риска ошибок

Как было раньше: два предыдущих пункта наглядно показывают объем ступеней ручной работы и мест, где возможно допустить ошибку: по невнимательности или из-за непонимания тонкостей расчетов.

Как живем теперь: модуль расчета ФОТ заметно облегчает работу бюджетхолдерам и исключает риск ошибок. Далеко не все руководители разбираются в том, как устроен фонд оплаты труда. Это же не просто зарплата и премия. Есть еще всякие социальные взносы, резервы на отпуска и так далее. Модуль их тоже учитывает, а руководители видят, что бюджет на сотрудников состоит из множества компонентов.

Как все это работает: детали для тех, кто дочитал до конца

Заходя на страницу модуля ФОТ, руководитель видит все свои бюджеты и их статусы, состав команд — позиции, оклады, рабочие часы, грейды и отделы.

Сейчас модуль ФОТ состоит из двух блоков.

Первый блок — планировщик. Скрин главной страны мы уже видели выше.

В планировщике держатель бюджета может определить, сколько каких позиций нужно, чтобы достичь целей, которые компания поставила перед собой на этот год. А система сама рассчитает, во сколько эта команда мечты обойдется.



Руководитель может посмотреть бюджет на каждую позицию в команде:



И дальше он может перейти на страницу, где общий бюджет раскидывается по мешочкам, то есть бюджетам на каждый отдел:



А еще в планировщике есть важная страница, где показаны рассчитанные оклады, премии и прочие статьи ФОТ.

Второй блок — калькулятор бюджета, в котором можно смоделировать любые изменения в команде. Например, посмотреть, что будет, если нанять нового человека или повысить кому-то грейд.



Все изменения автоматически пересчитывают размер текущей ставки и отображаются в бюджете. Если отредактировать количество часов работы (например, сотрудник работал 40 часов в неделю, но решил уйти на парттайм и теперь работает только 20), система сама пересчитает размер ставки. Держатель бюджета может на этапе своей гениальной организационной идеи оценить, влезет ли она в бюджетные рамки. Тут кричим «ура» и в воздух чепчики бросаем.

А еще калькулятор помогает адаптировать бюджет под требования в моменте. Например, держатель бюджета может увлеченно тыкать в разные кнопки и проверять, сколько будут стоить эти изменения: «А что случится, если я эту позицию уберу, а эти две добавлю? А если оклад повышу на 10%, а премию уменьшу?» Это помогает планировать изменения в рамках, которые были запланированы в годовом бюджете (ну или идти продавать почку).

Если изменения должны коснуться массовых позиций, выбираются все нужны слоты, например, 200, и в пару кликов значения меняются для всех. Если изменения должны вступить в силу с определенного числа, то есть динамически, — не проблема.

Ну и самое приятное ― благодаря калькулятору держатель бюджета видит, сколько он сэкономил при внесении изменений.

И что в сухом остатке у нас получилось

Продукт, с помощью которого мы вырубили, как Рембо, большой ручной процесс. Теперь на контроле ФОТ стоит Цербер и не дает шалить. Хьюстон, кажется, у нас минус одна проблема.