Не за горами новый год, а значит и заседания комиссий по назначению повышенных академических стипендий. Для многих вузов это большое количество рутинной работы, различные напряженные моменты, связанные с необъективностью при назначении стипендии, и, конечно же, большая работа по сдачи документов для самих студентов.

В этой статье мы, поделимся революционным опытом и расскажем о том, как абсолютно безболезненно автоматизировать процесс назначения повышенных стипендий, избежать указанных выше негативных последствий, получить от студентов обратную связь и признание того что всё было по честному.

Анализ ситуации

Во многих вузах, для назначения повышенной стипендии, студенту требуется проделать большую работу по сбору различных документов, справок, грамот, дипломов и т.д.
При этом, не собрав все эти документы воедино, студент не может с уверенностью сказать сможет он претендовать на стипендию или нет. Многие потенциальные стипендиаты не получают стипендию только потому, что их останавливает бюрократический процесс.
На примере одного из вузов мы рассчитали, что один студент приносит в стипендиальную комиссию около 30 документов. Таким образом, если документы подаст 1000 человек, стипендиальной комиссии придется обработать более 30 тыс. документов. Это много. Возникает риск ошибки и потенциальная опасность применения фильтров самой комиссией для собственной разгрузки. Кроме того, снижается и качество проверки самих документов, предоставленных студентами.

Итак, минусы:

• Много бумажной работы для стипендиальной комиссии
• Совершенно не прозрачный механизм с точки зрения студента
• Бюрократические проволочки отпугивают студентов
• Как следствие из предыдущего пункта низкая конкуренция среди претендентов
• Риски ошибок
• Отсутствует обратная связь

Решение проблемы

В качестве фундамента для решения проблемы с отбором для назначения повышенных стипендий, мы решили использовать Федеральную рейтинговую систему «LevelPride». Эта система позволяет участникам сохранять свои достижения, вести портфолио и формировать рейтинги на основании внесенных достижений.

Шаг 1.

В течение полугодия или перед объявлением конкурса, студент в электронном виде загружает в систему все свои достижения (грамоты, научные публикации, участие в конференция и т.д). Важный момент! Загрузив один раз свои достижения, при подаче документов для участия в последующих конкурсах, студент должен только добавлять новые документы.
Уже на этом шаге возникает ряд плюсов:

1. Студент избавляется от необходимости собирать все бумаги в ручную
2. Нет необходимости их собирать повторно
3. Ещё до объявления конкурса на повышенные стипендии, студент может оценить количества баллов, которые он имеет, сравнить их с теми баллами, которые необходимы для получения повышенной стипендии и оценить свои силы.

Шаг 2

Студент присоединяется к группе претендентов на повышенные стипендии.
Автоматически создаётся рейтинг, и студент может оценить свои силы, при необходимости «добрать» нужное количество достижений.

Ещё плюсы
Прозрачность. Портфолио участника открыто, и все участники, присоединившиеся к группе претендентов, могут видеть достижения других пользователей. Этот плюс сразу отсекает вопрос в необъективности.

Шаг 3

Модератор в электронном виде оценивает ТОП рейтинга в количестве мест выделенных на стипендию.
Система строит предварительный рейтинг, но это и не страшно. Модератор через систему очень быстро проверит все достижения. И запросит у первых 50, если выделены 50 мест, оригиналы документов. Дальше эти документы будут обработаны вручную, что исключает возможность подтасовки и загрузки в систему липовых результатов. Если среди топа все же окажутся липовые достижения, модератор просто свяжется с участником 51 и попросит его предоставить документы.

Плюс
Если тысяча студентов предоставит все необходимые документы, то получится около 30 тыс. документов для обработки, вместо этой цифры необходимо будет обработать всего 1.5 тыс, а то и меньше. Так как достоверность некоторых документов можно оценить еще в электронной версии.

Основная проблема, которую мы боялись при разработке системы для назначения повышенных стипендий, это возможность того, что систему заполнят недостоверными достижениями. На практике таких случаев было крайне мало, при этом обнаружить их помогали сами студенты, которые в конкурсной борьбе отслеживали все достижения конкурентов и пессимизировали их ещё до обработки модератором.

Доступно всем

Действительно, решение о котором было рассказано, доступно всем. Это свободно и абсолютно бесплатно. Весь функционал о котором было рассказано, доступен всем пользователям системы LevelPride. И кстати, данное решение необязательно использовать для студентов. По такому же принципу можно отбирать и претендентов в организациях, например, для выплаты премиальных.

P.S. Небольшое видео об опыте внедрения в одном из ВУЗов
www.youtube.com/watch?v=a4HHijeXbBo