Привет! На связи команда METEOR Cloud. Ранее опубликовали статью-знакомство, где рассказали о себе и новом таск-трекере для любой компании, который сделала наша команда. Получили много вопросов, которые касались возможностей METEOR. Поэтому расскажем больше о функционале, рассмотрим детально интерфейс и способы работы.

Рекомендуем этот материал как небольшую хрестоматию о том, как построить учет в компаниях и командах с большим количеством задач.

Что же позволяет быть METEOR эффективным инструментом? Отвечать на этот вопрос мы начнем с тех инструментов, в которых пользователи проводят наибольшее количество времени, — с представлений задач.

Внимание! В двух предложениях невозможно рассказать о METEOR, поэтому вас ожидает лонгрид с большим количеством скриншотов. 

Виды представлений в METEOR

Мы разобрались с тем, что представления являются наиболее часто используемым инструментом в управлении проектов. Какие же виды представлений бывают и какие задачи они помогают решать?

Виды представлений могут быть следующие:

• Доски задач

• Списки задач, и как их развитие — таблицы задач

• Диаграмма Ганта

Перед тем, как мы рассмотрим возможности каждого из них, коротко перечислим задачи, возлагаемые на представления. 

Представления нужны для:

• Объемных визуализаций (сколько задач в различных состояниях, сколько ресурсов задействовано на решении этих задач, сколько разных состояний в производственном процессе). Например, благодаря объемным визуализациям мы сможем получить такие ответы: всего в работе 4 задачи, а 7 задач готово, Мария выполнила 5 задач и еще у нее остаются 2 задачи в работе, аналитик в данный момент работает над одной задачей и еще одну он сможет взять из Бэклога.

Пример достаточно абстрактный, но он хорошо дает понять как быстро визуализировать объем работы.

• Построения выборок задач. Часто возникает потребность быстро классифицировать задачи по тому или иному признаку. Для этого в задачах существует большое количество данных. Это и временные метки, и ресурсы, и различные классификаторы (проект, подразделение, заказчик, команда). С целью быстрого построения выборок представления дополняются инструментами поиска и отбора. Для примера возьмем доску из предыдущего пункта и отфильтруем задачи, оставив только те из них, которые касаются «Формы заказа». Доска нам явно указывает на то, что по «Форме заказа» было две задачи и все они завершены.

• Выявления способов оптимизации процессов. Для этого используется целый ряд инструментов, способный указать на то, где производственный процесс можно улучшить или оптимизировать затраты на ресурсы. Приведем пример: допустим, у нас есть некая производственная цепочка, в которой результаты работы одного специалиста используются другим, в частности, описание, сделанное аналитиком, необходимо разработчику. Чтобы понять, что движение задачи по производственной цепочке идет равномерно и без простоев, нужны некоторые инструменты анализа. Для того, чтобы оценить равномерность, достаточно посчитать время нахождения задач в буферных состояниях (состояниях, когда с задачей никто не работает). На изображении видно, что в работе задачи находятся по несколько дней, ожидая, когда до них доберется разработчик. При этом аналитик завершает последнюю задачу. У аналитика новых задач нет, а те, работу над которыми он уже закончил, будут некоторое время еще в работе у разработчиков. Отсюда вывод — аналитик скоро будет простаивать, а еще узким местом является нехватка разработчиков — у них 3 задачи находятся в простое. 

В METEOR вывели на карточки задачи — основные показатели жизненного цикла: 

• время нахождения задачи на статусе в днях

• время с момента создания задачи в днях

Это без особых ухищрений позволяет сразу же увидеть, где появляются простои.

Рассмотрев основное назначение представлений, перейдем к их описанию. И начнем, конечно же, с досок задач.

Доски задач

Доски задач — это важнейший инструмент для удобной визуализации процессов, состояния проектов и задач в них и инструмент быстрого анализа и ответы на управленческие вопросы.

• Сколько людей загружены, а сколько не очень?

• Над чем мы сейчас работаем?

• Сколько времени мы реально работаем, а сколько кого-нибудь ждем?

• Какова наша производительность?

Это одни из важнейших вопросов, для ответа на которые мы идем на доски.

И начать стоит с того, что не совсем верно называть доски задач Канбан-досками. 

Канбан-доски — это доски задач, построенные определенным образом для следования принципам бережливого производства. Любая команда или компания может наряду с обычными досками иметь и Канбан-доски. У каждой доски есть свое назначение. Канбан-доски предназначены для оптимизации производственного процесса. Одни доски могут использоваться руководителем для анализа или планирования, а другие — для работы конкретных людей.

В METEOR 5 видов досок. Способ построения доски и использование того или иного вида досок определяется её назначением. Возможно, если вы следуете принципам бережливого производства, то какая-то из досок как раз и будет Канбан-доской.

Виды досок в METEOR

1. Свободные доски (Free Boards)

Это такой тип досок, на которых колонки создаются по усмотрению пользователя в абсолютно свободном формате: пользователь жмет кнопку «Добавить колонку», дает ей название — все готово. На такие колонки уже можно помещать как существующие задачи, так и создавать новые. Свободные доски дают возможность пользователю параллельно с основным учетом классифицировать задачи по каким-то своим критериям, распределять их по колонкам способом, удобным лишь одному себе. Пользователь каждый день может создавать такие доски и формировать колонки в них так, как ему нужно именно сегодня. 

Примеры колонок на таких досках:

• Срочно, сегодня

• Надо дать ответ

• Жду ответа

• Надо подумать

• Проконтролировать

• Моё избранное

• Лена пристаёт, надо сделать

Каждый пользователь в METEOR может создавать сколько угодно таких досок для себя лично, а также в любой момент их изменять или удалять. При этом при перемещении карточек задач по колонкам свободных досок, удалении колонок с задачами или удалении всей доски целиком НИКАК НЕ ИЗМЕНЯЕТ СОСТОЯНИЯ ЗАДАЧИ. Свободные доски — это всего лишь папки со ссылками на задачи.

Пример такой доски:

На свободных досках (как и на любых других) вы всегда сможете создать в колонках WIP-лимиты — сделать так, чтобы колонка краснела, если задач на ней становится много. О том, что такое WIP-лимиты и как их правильно использовать мы поговорим в одной из следующих статей.

Вы можете перемещать колонки относительно друг друга:

Назначать выделение карточек задач цветом:

Раз:

Два:

Три:

В итоге вы получите картину, которая при большом количестве задач на доске даст вам быстро сориентироваться, на что в первую очередь обращать свое внимание.

Порядок следования задач на свободных досках всегда один — только тот, который задан вами. Вы двигаете карточки внутри колонок или между ними, и в каком порядке вы их выстроили, в таком они и останутся на доске.

Рекомендация:

Используйте такие доски для персонального микро планирования, а также в качестве избранного.

2. Экшн-доски (по статусам)

Это самый распространенный тип досок, который используется для одновременной работы нескольких сотрудников или целой команды. 

На таких досках колонками являются Статусы. Статус — это особый справочник, который и определяет состояние задачи. В известной скороговорке последовательности ToDo – In Progress – Done  ToDo — это и есть статус, означающий, что к задаче еще никто не приступил. InProgress — статус, означающий, что задача у кого-то в работе, а Done говорит о том, что задача завершена.

Перемещение задач между колонками на таких досках приводит к изменению статуса задачи, а в истории задачи запись об изменении статуса.

Экшн-доски (по статусам) — важнейший инструмент коммуникации членов команды. Маша, сидя в Вологде двигает задачу между колонками, изменяя её статус, а Петя видит это изменение в Сыктывкаре и понимает, что ему пора браться за свою часть работы по задаче.

Выглядят такие доски почти так же, как и свободные, только в заголовке колонок появляется Цветовой круг, соответствующий выбранному Статусу и выводится название Статуса.

Колонки на таких досках создаются путем выбора значения статуса из списка:

Когда вы добавите новую колонку, соответствующую статусу, она может на доске появиться вместе с задачами. Это происходит из-за того, что на выбранном статусе уже могли быть задачи.

Если вдруг вам понадобится создать новый статус, вы сможете сделать это прямо из списка:

Статусные доски могут быть только вашими приватными или публичными. В подавляющем большинстве они все же делаются публичными для работы всей команды.

Чуть позже расскажем, что такое приватные доски, а что такое публичные и чем они отличаются.

На колонки статусных досок можно установить WIP-лимит.

А вот создать задачу, нажав на плюсик в заголовке колонки, вы уже не всегда сможете. Наличие или отсутствие плюсика в заголовке колонки говорит нам о том, можем ли мы создавать задачи на этом статусе или нет. Это устанавливается в настройках WorkFlow (рабочего потока для задач определенного типа).

3. Экшн-доски (по исполнителям)

Главное отличие этого вида досок от Экшн-досок (по статусам) в том, что колонками здесь являются не статусы, а назначенные в задачах исполнители. Это, своего рода, ресурсные доски, помогающие увидеть загрузку людей.

Можно создать Экшн-доску (по исполнителям), выбрав соответствующий тип в выпадающем списке при ее создании:

После того, как вы добавите колонки с необходимыми исполнителями на доску (а делается это точно так же, как и для досок по статусам), вы увидите, что каждая колонка содержит задачи назначенные на конкретного исполнителя.

При перетаскивании карточек задач между колонками исполнитель в задаче будет переназначен автоматически. А удаление колонок не приведет к потере данных в задачах.

На этом виде досок очень удобно как оценивать, так и планировать загрузку людей. 

4. Экшн доски (по версиям)

Вы уже, возможно, догадываетесь, что Экшн-доски (по версиям) — это доски, подобные тем, которые мы описывали в предыдущих двух разделах, за исключением того, что колонками здесь будут являться Версии.

Версиями в METEOR могут быть не только версии и релизы, но и Спринты. Поэтому вы сможете сделать доску для быстрого назначения задач на тот или иной спринт или бэклог. Заметьте, различные бэклоги также являются отдельными элементами справочника «Версия», поэтому их необходимо специально добавлять на доску. А вот колонка «Без спринта» содержит те задачи, которые не попали ни в один спринт и не определены в какой-нибудь из бэклогов. Работа с бэклогами удобна во время груминга (приоритизации) задач.

Но все же полный функционал спринтов расположен в отдельном разделе. Мы его также коснемся в одной из следующих статей.

5. Фильтрующие доски

Фильтрующие доски с колонками, определенными с помощью фильтра — это особый вид досок задач. Особенность здесь заключается в том, что задачи в каждую колонку набираются в соответствии с настройками фильтра, сохраненного для каждой колонки. 

Например, в первой колонке вы сможете разместить задачи аналитика Андрея, во второй — задачи в статусах «В работе» и «На тестировании», а в третьей — задачи с высоким приоритетом.

Такой способ организации доски может привести к тому, что одна и та же задача может появиться на доске в нескольких колонках одновременно — это для фильтрующих досок абсолютно нормально. Но такое поведение не дает возможность включить функционал переноса задач между колонками с помощью перетаскивания.

Такие доски мы еще называем мониторинговыми. Они удобны тем, что являются некими приборными панелями, отображающими состояние задач в таком виде, который удобен вам. По сути, доски по фильтру можно было заменить и свободными досками, но есть одна особенность — на свободные доски задачи нужно помещать вручную, а на фильтрующих досках они будут появляться автоматически, как только попадут под условия фильтра той или иной колонки. 

На данный момент METEOR не предоставляет возможности самостоятельной настройки фильтрующих досок, поэтому, если у вас такая необходимость возникнет, то наша поддержка произведет эти настройки для вас, вместе с этим поможет правильно сформулировать условия для фильтра.

Заключение

В этот раз мы затронули доски задач. В следующей статье расскажем про списки задачи и диаграмму Ганта. Эти два представления также очень часто используются в управлении проектами и заслуженно требуют тщательного рассмотрения.

Задавайте вопросы в комментариях, высказывайте ваши предложения. Мы всегда рады обратной связи от вас.

Спасибо, за ваш интерес к этому материалу!