Всем привет!
На курсах MBA у нас было несколько блоков, посвященных переговорам, проведению презентаций и прочим навыкам общения. Нам рассказывали про то, как готовиться к совещаниям и переговорам, как мыслить в процессе и даже какие принимать позы для достижения целей встречи. Однако, в нашей компании 90% совещаний проводится онлайн, и камера с монитором вносят серьезные коррективы в эти подходы. Я попробовал собрать удачные, на мой взгляд, моменты, связанные со спецификой проведения совещаний в режиме онлайн. Большинство практик ориентировано в первую очередь на совещания, но их можно применять и во время презентаций и деловых переговоров.
Поехали:
Все мы знаем, что к совещанию нужно готовиться и заранее рассылать повестку. В ней желательно указывать планируемые результаты совещания: какие решения планируем принять (существующие развилки), с чем ознакомиться и т.д. С учетом того, что онлайн-совещания, как правило, назначаются через календарь, очень удобно вкладывать в такое событие повестку текстом (не файлом). При назначении собеседования можно файлом вкладывать резюме.
В течение совещания полезно фиксировать достигнутые промежуточные договоренности и поручения. В режиме онлайн удобно писать их в общий чат как пункт проекта протокола, дополняя фразой “Если есть предложения по изменению формулировок - говорите или пишите”. Этот прием сокращает время согласование протоколов совещаний (особенно оперативок высшего руководства).
Протокол совещания также удобно вкладывать в само событие и сохранять его. При этом, скажем, outlook предупреждает, что событие произошло в прошлом. Мы об этом знаем и просто сохраняем протокол. Уведомления должны прийти всем участникам совещания. Если событие регулярное (скажем, еженедельное), то открываем на редактирование сразу все события, ставим дату совещания и вносим решения текстом в описание события (работает для небольших протоколов).
Полезное правило: те, кто в настоящий момент общаются - включают камеру. Кто сейчас не в диалоге - выключают камеру (и, разумеется, микрофон). Не надо всем держать камеры включенными. Включение камеры может сигнализировать о желании участника высказаться. Это отвлекает и позволяет выполнят следующий пункт.
На онлайн совещании часть участников зачастую ничего не слушает и продолжает работать. Это - нормально, и за это не стоит наказывать. Если же его вдруг окликнули, то у такого сотрудника есть право сказать, мол “Извините, выпал из контекста… о чем вопрос?”. При таком подходе, люди, чей вопрос сейчас не рассматривается, не теряют время слушая других. Бывали случаи, когда один и тот же сотрудник участвовал одновременно в двух-трех совещаниях (с разных устройств) и подключался к диалогу только когда его “окликали”.
Записывайте встречи и храните записи хотя бы неделю. Помогает при формировании протоколов а также для фиксации экспертных мнений, высказанных на совещании.
Желательно максимально лояльно относиться к техническим сложностям типа неработающего микрофона или неверно выбранного окна для презентации. Был случай, когда я работал с ноутбука с подключенным монитором в режиме расширения рабочего стола (технически рабочий стол перетекал в окно с другим разрешением). Окошко яндекс-телемоста (а мы только-только на него перешли) при переносе с одного экрана на другой потеряло все кнопки управления.
Если часто делаете демонстрацию экрана - старайтесь иметь два монитора и демонстрировать второй экран. Чтобы сообщения в мессенджерах (возможно от друзей-детей-жены) выскакивали не в том экране, который демонстрируется. Особенно актуально для презентаций продуктов потенциальным заказчикам. Если в моменте что-то сломалось, можно через мессенджер на втором мониторе попросить, чтобы починили. Режим демонстрации окна лично мне не нравится, т.к. неудобно переключаться между браузером-презентацией-вордом и т.д.
Старайтесь размещать камеру подальше от себя, чтобы не искажалось изображение лица, старайтесь смотреть в камеру или на экран под неё. Особенно отвлекает окружающих блестящая лысина во весь экран (с глубоким уважением к таким людям).
У кого какие еще есть практики и удачные находки?
Комментарии (9)
lumini
28.05.2024 15:41+2Кто сейчас не в диалоге - выключают камеру
Часто слышу рекомендацию наоборот держать камеры включенными всегда. Когда показываешь презентацию, приятнее видеть лица слушателей, а не аватарки-заглушки. Эмоции от аудитории и всё такое. Например, в UI Google Meet при шэринге экрана блоку с видео участников отведена треть размера окна.
на экран под неё
блестящая лысина
Как счастливый обладатель лысины, замечу, что при наклоне головы, так чтобы взгляд был вниз экрана, ОНА как раз поворачивается четко в камеру (если, конечно, камера в ноуте сверху экрана, а не снизу), а при нормальной позе ОНА смотрит в потолок!
yurikgl Автор
28.05.2024 15:41Про камеру: если не вовлечен в процесс, то, как мне кажется, все же лучше выключить. Мало ли чем там человек занимается параллельно. А про лысину - именно такая ситуация. Наклон вперед (человек смотрит на клавиатуру) и блеск )
ilyamodder
28.05.2024 15:41+2Чтобы сообщения в мессенджерах (возможно от друзей-детей-жены) выскакивали не в том экране, который демонстрируется.
Режим do not disturb для кого придумали? В каком-то софте для созвонов даже видел автоматическое его включение на время трансляции экрана.
Режим демонстрации окна лично мне не нравится
При этом вы преподносите это как советы для всех, но сами признаете, что это субъективщина. Ну такое.
mklochkov
28.05.2024 15:41Самая полезная практика совещаний — постараться обойтись без совещаний. Совещание — это синхронное действие. А в современном динамичном мире, где задачи возникают внезапно и непредсказуемо, рулит асинхронность.
Пооэтому, в порядке предпочтения, задачу желательно решить:
Сообщением в мессенджер (личным или в чат). Желательно, чтобы это был короткий вопрос, на который можно ответить «да/нет», либо четкая постановка простой задачи «по smart».
Письмом на электронную почту. Хорошо работает, когда нужно, например, согласовать документ: «Всем привет, проект договора готов, если есть замечания — пришлите до завтра 9:00, иначе — подписываем в этом варианте». Для мира разработки ПО вместо переписки по почте целесообразно провести code review средствами системы контроля версий.
Звонком или беседой «один на один» — если а) нужно срочно, и б) решение вопроса предполагает обсуждение в форме диалога. Пример — снять присланное замечание к документу, которое непонятно. Или решить, как можно доработать код по замечанию, полученному на code review.
Не все задачи решаются перечисленными способами. Совещание обязательно нужно собирать, когда люди а) не могут договориться б) не в контексте. В этом случае, да, хорошо работают перечисленные практики — повестка, фиксация договоренностей, и обязательно — модерация. Иначе присутствующие NNN человек внезапно обнаружат, что время истекает, а вопросы решены от силы на четверть.
AllexIn
28.05.2024 15:41+3Слава богу в большинстве компаний не требуют камеру вообще...
И нет, не нормально не слушать на созвоне что говорит коллега. Если ты можешь не слушать, значит тебя позвали зря и ты здесь не нужен. Если у вас норма, что на совещаниях присутствуют те, кто может не слушать - у вас проблемы с менеджментом.
Batalmv
Некоторые программы позволяют "рисовать", что позволяет чуток заменять нормальную доску во время совещаний
Демонстрировать можно отдельные приложения :)
Даже дешевая гарнитура хорошо повышает качество связи
Паралельно можно делать 100500 дел, даже не связанных с работой. Гулять собаку, готовить обед и т.д.
Удобно когда программа дает переключаться между различными устройствами. Начал дома на ноуте, переключился не телефон, чтобы отвести малого, вернулся домой и снова перелючился на ноут
Сочетание транскприт + АИ таки рулит
yurikgl Автор
"Рисовалка" miro пока не понимаю почему у нас не заходит.
А демонстрация отдельного приложения "не заходит". Писал почему.
Batalmv
Зависит от программы. Некоторые точно позволяют выбрать список приложений для демонстрации.
Поймал себя на мысли, надо посмотреть как там тимз, у них вроде бы рагульно сделано. Либо все, либо одно.