В статье разбираю конкретный пример - как при помощи Google Apps Script на основании шаблона, созданного в Гугл Документах массово создавать договора дарения из строк Гугл Таблицы.

Массово создавать типовые договора можно когда есть документ-шаблон с готовым форматированием и в нём промаркированы ключевые поля, которые идут под замену для каждой новой строчки таблицы. После автозамены копия заполненного шаблона сохраняется с установленным именем в виде Гугл Документа и может сразу автоматически преобразована в PDF или файл Microsoft Word.

Автозаполнение договоров дарения

Во многих организациях бухгалтеры отвечают за составление договоров дарения от организации. Эта задача может быть однотипной, трудоемкой и подверженной ошибкам при выполнении вручную. Все данные скорее всего хранятся в 1С, но из неё можно сделать экспорт в Эксель и дальше скопировать в Гугл Таблицы:

Используя скрипт Google Apps, этот процесс можно полностью автоматизировать. Скрипт извлекает данные из таблицы Google, содержащей сведения о сотрудниках:

• Дата заключения договора

• ФИО

• Должность

• Сумма

• Подарок

• Паспорт

• ИНН

Затем составляется однотипный шаблон документа Google для всех сотрудников:

После этого время работы гугл скрипта.

Скрипт автозаполнения договоров

Ниже приведён скрипт автозаполнения договоров дарения, написанный на Google Apps Script. Это скриптовый язык программирования, который используется для автоматизации работы с сервисами Google, такими как Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Forms и другими. Он позволяет создавать пользовательские функции, макросы и приложения, которые могут взаимодействовать с данными внутри этих сервисов. Это мощный инструмент для повышения производительности труда и улучшения взаимодействия между различными компонентами экосистемы Google:

function generateDocumentsFromSpreadsheet() {
    // Подробнее: https://habr.com/ru/articles/843488/
    console.log(`Функция generateDocumentsFromSpreadsheet начала работу в ${(new Date()).toLocaleString("ru-RU")}`);
    // Доступ к таблице и получение данных
    const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    const sheet = ss.getSheetByName("Автозаполнение"); // Измените на название вашего листа
    const data = sheet.getDataRange().getValues(); // Получаем все данные с таблицы

    // Открытие шаблона Google Документа
    const templateDocId = "1y2XQhZBХХХХХХХХХХХХХzyfnXh8yUQ"; // Замените на настоящий идентификатор вашего шаблона
    const templateDoc = DriveApp.getFileById(templateDocId);
    const templateFolder = templateDoc.getParents().next(); // Получаем папку, в которой находится шаблон

    //  Проходим по каждой строке (начиная со второй, чтобы пропустить заголовки)
    for (let i = 1; i < data.length; i++) {
        const [rawDate, fullName, position, rawAmount, gift, passport, tin] = data[i]; // Получаем данные из строки таблицы
        console.log(`Работаем с ${fullName}.`);

        let formattedAmount = '';
        formattedAmount = rawAmount + " (" + FloatToSamplesInWordsRus(rawAmount) + ")" // Форматируем сумму как текст (включая пропись)

        // Форматируем дату
        let formattedDate = '';
        if (rawDate instanceof Date) {
            formattedDate = Utilities.formatDate(rawDate, Session.getScriptTimeZone(), "dd.MM.yyyy"); // Преобразуем дату в формат "дд.мм.гггг"
        }

        // Создание нового документа на основе шаблона
        const copyDoc = templateDoc.makeCopy(`Заполненный - ${fullName}`); // Копируем шаблон и называем новый документ по ФИО
        const copyDocId = copyDoc.getId();

        // Открываем новый документ
        const copyDocAsDoc = DocumentApp.openById(copyDocId);
        const copyDocBody = copyDocAsDoc.getBody();

        // Замена шаблонных полей на данные из таблицы
        copyDocBody.replaceText('Дата', formattedDate);
        copyDocBody.replaceText('ФИО', fullName);
        copyDocBody.replaceText('Должность', position);
        copyDocBody.replaceText('Сумма', formattedAmount);
        copyDocBody.replaceText('Подарок', gift);
        copyDocBody.replaceText('Паспорт', passport);
        copyDocBody.replaceText('ИННномер', tin);
        // Замена текста полей на соответствующие данные

        // Сохранение и закрытие заполненного документа
        copyDocAsDoc.saveAndClose();

        // Преобразование документа в PDF, если надо
        // const pdfBlob = DriveApp.getFileById(copyDocId).getAs("application/pdf");

        // Сохранение копии PDF на Google Диске
        // const pdfFile = templateFolder.createFile(pdfBlob).setName(`Заполненный - ${fullName}.pdf`);

        // Дополнительно: удалите промежуточный Google Документ, если нужен только PDF
        // DriveApp.getFileById(copyDocId).setTrashed(true);
    }
    console.log(`Функция generateDocumentsFromSpreadsheet закончила работу в ${(new Date()).toLocaleString("ru-RU")}`);

}


// Карта для преобразования чисел в слова (рубли) отсюда https://habr.com/ru/articles/104057/
var mapNumbers = {
    0: [2, 1, "ноль"],
    1: [0, 2, "один", "одна"],
    2: [1, 2, "два", "две"],
    3: [1, 1, "три"],
    4: [1, 1, "четыре"],
    5: [2, 1, "пять"],
    6: [2, 1, "шесть"],
    7: [2, 1, "семь"],
    8: [2, 1, "восемь"],
    9: [2, 1, "девять"],
    10: [2, 1, "десять"],
    11: [2, 1, "одиннадцать"],
    12: [2, 1, "двенадцать"],
    13: [2, 1, "тринадцать"],
    14: [2, 1, "четырнадцать"],
    15: [2, 1, "пятнадцать"],
    16: [2, 1, "шестнадцать"],
    17: [2, 1, "семнадцать"],
    18: [2, 1, "восемнадцать"],
    19: [2, 1, "девятнадцать"],
    20: [2, 1, "двадцать"],
    30: [2, 1, "тридцать"],
    40: [2, 1, "сорок"],
    50: [2, 1, "пятьдесят"],
    60: [2, 1, "шестьдесят"],
    70: [2, 1, "семьдесят"],
    80: [2, 1, "восемьдесят"],
    90: [2, 1, "девяносто"],
    100: [2, 1, "сто"],
    200: [2, 1, "двести"],
    300: [2, 1, "триста"],
    400: [2, 1, "четыреста"],
    500: [2, 1, "пятьсот"],
    600: [2, 1, "шестьсот"],
    700: [2, 1, "семьсот"],
    800: [2, 1, "восемьсот"],
    900: [2, 1, "девятьсот"]
};

var mapOrders = [{
        _Gender: true,
        _arrStates: ["рубль", "рубля", "рублей"]
    },
    {
        _Gender: false,
        _arrStates: ["тысяча", "тысячи", "тысяч"]
    },
    {
        _Gender: true,
        _arrStates: ["миллион", "миллиона", "миллионов"]
    },
    {
        _Gender: true,
        _arrStates: ["миллиард", "миллиарда", "миллиардов"]
    },
    {
        _Gender: true,
        _arrStates: ["триллион", "триллиона", "триллионов"]
    }
];

var objKop = {
    _Gender: false,
    _arrStates: ["копейка", "копейки", "копеек"]
};

function Value(dVal, bGender) {
    var xVal = mapNumbers[dVal];
    if (xVal[1] == 1) {
        return xVal[2];
    } else {
        return xVal[2 + (bGender ? 0 : 1)];
    }
}

function From0To999(fValue, oObjDesc, fnAddNum, fnAddDesc) {
    var nCurrState = 2;
    if (Math.floor(fValue / 100) > 0) {
        var fCurr = Math.floor(fValue / 100) * 100;
        fnAddNum(Value(fCurr, oObjDesc._Gender));
        nCurrState = mapNumbers[fCurr][0];
        fValue -= fCurr;
    }

    if (fValue < 20) {
        if (Math.floor(fValue) > 0) {
            fnAddNum(Value(fValue, oObjDesc._Gender));
            nCurrState = mapNumbers[fValue][0];
        }
    } else {
        var fCurr = Math.floor(fValue / 10) * 10;
        fnAddNum(Value(fCurr, oObjDesc._Gender));
        nCurrState = mapNumbers[fCurr][0];
        fValue -= fCurr;

        if (Math.floor(fValue) > 0) {
            fnAddNum(Value(fValue, oObjDesc._Gender));
            nCurrState = mapNumbers[fValue][0];
        }
    }

    fnAddDesc(oObjDesc._arrStates[nCurrState]);
}

function FloatToSamplesInWordsRus(fAmount) {
    var fInt = Math.floor(fAmount + 0.005);
    var fDec = Math.floor(((fAmount - fInt) * 100) + 0.5);

    var arrRet = [];
    var iOrder = 0;
    var arrThousands = [];
    for (; fInt > 0.9999; fInt /= 1000) {
        arrThousands.push(Math.floor(fInt % 1000));
    }
    if (arrThousands.length == 0) {
        arrThousands.push(0);
    }

    function PushToRes(strVal) {
        arrRet.push(strVal);
    }

    for (var iSouth = arrThousands.length - 1; iSouth >= 0; --iSouth) {
        if (arrThousands[iSouth] == 0) {
            continue;
        }
        From0To999(arrThousands[iSouth], mapOrders[iSouth], PushToRes, PushToRes);
    }

    if (arrThousands[0] == 0) {
        //  Handle zero amount
        if (arrThousands.length == 1) {
            PushToRes(Value(0, mapOrders[0]._Gender));
        }

        var nCurrState = 2;
        PushToRes(mapOrders[0]._arrStates[nCurrState]);
    }

    if (arrRet.length > 0) {
        // Capitalize first letter
        arrRet[0] = arrRet[0].match(/^(.)/)[1].toLocaleUpperCase() + arrRet[0].match(/^.(.*)$/)[1];
    }

    arrRet.push((fDec < 10) ? ("0" + fDec) : ("" + fDec));
    From0To999(fDec, objKop, function () {}, PushToRes);

    return arrRet.join(" ");
}

Процесс выполнения:

Скорость заполнения: 3-4 секунды на 1 договор.

Результат

После выполнения скрипта создаётся необходимое количество договоров дарения в папке расположения таблицы:

Как воспользоваться этим кодом?

Чтобы вставить и запустить скрипт Google Apps в таблицу Google, выполните следующие действия:

1. Откройте Google Таблицы: начните с открытия своей таблицы Google.

2. Откройте редактор скриптов: нажмите «Расширения» в меню, затем выберите «Скрипт приложений». Это откроет редактор скриптов приложений на новой вкладке.

3. Вставьте скрипт: в редакторе скриптов удалите код-заполнитель. Затем вставьте скрипт Google Apps выше в редактор.

4. Сохраните скрипт: нажмите значок дискеты или нажмите «Ctrl+S», чтобы сохранить скрипт. Дайте ему осмысленное имя, если будет предложено.

5. Авторизуйте скрипт: если ваш скрипт взаимодействует со службами Google (например, Таблицами, Календарем), вам необходимо предоставить ему разрешение. Нажмите кнопку «Запустить» (значок воспроизведения) и следуйте инструкциям по авторизации.

6. Запустите скрипт: После авторизации снова нажмите «Запустить». Скрипт будет запущен и выполнит действия по автозаполнению договоров дарения.

С этого момента вы можете легко запустить скрипт из редактора скриптов или создать пользовательское меню или кнопку в своей таблице для его запуска.

Где ещё можно использовать?

Подобные скрипты могут использоваться и для других целей:

• Автоматизированные ведомости по заработной плате для отделов кадров
  Бухгалтерия микроприятий (большие пользуются уже чем-то другим) могут создавать ведомости по заработной плате для каждого работника. Используя подобный скрипт, они смогут автоматически вносить такие сведения, как фамилия, должность, зарплата из главной таблицы, формируя документы по оплате труда.

• Создание юридических документов
  Юридические отделы часто обрабатывают большой объем стандартизированных договоров и соглашений, в которых от клиента к клиенту меняется лишь несколько деталей. Извлекая данные из электронной таблицы (имя клиента, сумма контракта, даты), этот скрипт может автоматически генерировать соответствующие документы за считанные секунды.

• Табели успеваемости или сертификаты школьников
  Школы и университеты могут использовать подобный скрипт для создания табелей успеваемости или сертификатов для учащихся. Сохраняя имена, оценки и достижения учащихся в электронной таблице, скрипт может генерировать персонализированный отчет или сертификат для каждого учащегося.

• Персонализированные приглашения и таблички для мероприятий
  Организаторам мероприятий часто требуется отправлять персонализированные приглашения или создавать именные значки для участников. Используя подобный скрипт можно извлекать данные участников из электронной таблицы и генерировать пригласительные письма или таблички в формате PDF, готовые к печати.

Итоги

Бухгалтерам больше не нужно вручную создавать каждое соглашение, что экономит время и устраняет потенциальные ошибки при вводе данных. Вместо этого они могут положиться на скрипт для создания и хранения всех соглашений в организованной структуре папок на Google Диске, готовых к просмотру и распространению. Такая автоматизация не только оптимизирует административные рабочие процессы, но и обеспечивает согласованность и легкий доступ к записям.

Автор: Михаил Шардин

30 сентября 2024 г.