Есть шутка про то, что вся мировая экономика держится на Excel. И вы даже не представляете, сколько в этой шутке правды! Семь лет назад мы написали статью о неравном бое Excel и CRM-систем. За это время CRM-ки стали ещё функциональнее и доступнее, MS Office ушёл из России (ну, к слову, весьма условно), новые решения (и старые) не очень дотягивают до главных электронных таблиц — в общем, кажется, вопрос должен был быть закрыт. Однако в октябре на одной из IT-конференций я стал свидетелем, а потом и вовлечённым участником спора о том, как плохо без Excel. Жалоба исходила от технического директора довольно приличной компании: он рассказывал, что на других таблицах у него не получается шедевр учёта — такой, как построен в Excel. При этом он полностью отрицал существование учётных систем и CRM, выдвигая аргументы о стабильности и безопасности (в нашей статье эти аргументы хорошо разобраны).
И, как показывает опыт, это не единичное явление. Неужели в 2024 году при полном рынке CRM-систем на любой масштаб и бюджет Excel у кого-то может оставаться в приоритете? Я вижу два аспекта этого явления: технический и человеческий фактор.
Аргументы адептов Excel
В принципе, аргументы любителей Excel не отличаются разнообразием и многие из них — просто искажение реальности и парадоксальное отрицание логики.
Excel легко использовать — это привычные всем электронные таблицы, с которыми мы сталкиваемся ещё в вузе (а кто-то — и в школе). Его по силам использовать и продвинутым молодым сотрудникам, и сотрудникам без опыта, и всем, кто с компьютером «на вы».
Действительно, открыть и использовать таблицы — не бином Ньютона, однако первые проблемы могут возникнуть не только с макросами, но даже с фильтрами и сортировкой. Если речь идёт о таблицах без заботливой поддержки бэкапов, вероятность того, что файл будет повреждён, а информация — утеряна, стремится к 100%.
Excel доступен и понятен всем пользователям — опять же, зачастую до первой формулы. Если мы рассматриваем Excel как аналог учётной системы, нужно понимать, что от табличек и ячеек в нём только внешний вид. Остальное базируется на формулах, макросах, прописанных функциях и проч. Без этого его бессмысленно даже обсуждать. И даже если формулы и макросы создали профессионалы, пользователи рано или поздно получат сбой и некорректные данные. Для учётной системы это весомая проблема.
Вся информация содержится в одном файле, который всем доступен — взял и пользуйся. Этот файл можно копировать, передавать по почте и в мессенджерах, носить на флешке, хранить в корпоративном облаке и проч. Он доступен буквально отовсюду, а формат работы с данными интуитивно понятен.
Собственно, все перечисленные преимущества и являются рисками: файл можно легко унести, передать, скопировать, а доступ нескольких сотрудников к редактированию повышает риски повреждения файла и утери данных. Да и блюсти бэкапы для Excel не так тривиально, как кажется. Обеспечивать безопасность в CRM-системах значительно проще: многие возможности предусмотрены разработчиком и обеспечиваются в ходе внедрения.
Excel — это очень дёшево. Я могу даже чёрно пошутить про то, что сейчас — так вообще бесплатно. Раньше о дешевизне MS Office можно было поспорить, сейчас это имеет смысл разве что из позиций покупке через «двое рук», зачастую с сомнительной чистотой лицензии. Мне кажется, сравнение стоимости владения офисным пакетом и CRM-системой уже давно вышло за рамки корректности и минимальной логики, потому что мы говорим прежде всего о колоссальном функциональном отличии: CRM-система не только учитывает сделки, но полностью автоматизирует процессы, оперативную работу, отчётность, аналитику и т. д.
VBA может всё: это мощный инструмент для управления электронными таблицами.
Никто и не спорит, инструмент классный, интересный, его до сих пор можно встретить в вакансиях аналитиков, маркетологов, менеджеров и проч. Однако опять же он ограничен разработкой для таблиц (и пакета MS) и любой современный язык программирования может гораздо больше. Можно городить корпоративную систему на всём MS Office целиком, но это тоже не принесёт ничего хорошего и окончательно не избавит от разрозненности продуктов.
Если процессы простые, то и решение для управления ими должно быть максимально простое. Верно, очень хорошее утверждение. Но Excel практически не способен обеспечить управление процессами — здесь нужен хотя бы базовый инструмент для совместной работы, чтобы каждый мог следить за работой экземпляра процесса, отслеживать сроки, этапы и проч.
Если в компании до 10 сотрудников, они обязательно договорятся: Excel вполне подходит. Нет. Максимум — 1-2 человека. Excel не способен пережить даже минимальное масштабирование. Поэтому, если вы планируете, что компания будет жить и развиваться, будут звонки, письма, сделки, оперативная работа, лучше приобрести CRM-систему в минимальной комплектации (например, RegionSoft CRM Standard на двух человек обойдётся в 22 050 рублей единовременным платежом, зато вы обретаете нормальный, адекватно работающий продукт, способный обеспечивать вашу оперативную работу).
Если проект временный, Excel — самое то. Да, для каких-то проектов это утверждение справедливо. Но это должен быть действительно разовый проект. Потому что, если, например, вы будете заводить по таблице на каждый аутсорсинговый проект, в конечном итоге вы сами лишите себя цельного видения состояния дел в компании, потеряете значительный срез аналитики.
В утверждениях о преимуществах Excel много субъективного опыта. Когда ты больше 20 лет разрабатываешь системы автоматизации бизнеса, их несостоятельность кажется очевидной, однако самих пользователей нужно основательно разубеждать. Хотя я, кстати, не отрицаю полезности Excel для сводных отчётов, каких-то собственных, персональных дашбордов и проч. Довольно удобный и гибкий инструмент. Но не имеющий никакого отношения к автоматизации и ускорению работы с рутиной.
Минутка забавного юмора от интернет-пользователей. Кажется, пользователям Reddit идея управления через Excel тоже не по душе.
— Это то, чего вам следует избегать, но не подражать.
Лучше и не скажешь.
Что требует Excel?
Вообще плотная и мало-мальски работа с Excel требует серьёзных ресурсов. Обязательный минимум — один сильный специалист, который может абсолютно всё. Это программист, аналитик и менеджер в одном лице, который знает себе цену, которую вам придётся оплатить в виде зарплаты.
Но если бы это было единственным условием…
Нужно быть очень продвинутым пользователем, понимать, как работают отдельные компоненты. Важно быть способным предвидеть возможную ошибку, распознать её, считать нелогичное значение (не каждая ошибка предупредит пользователя о себе). И таким уровнем владения должны отличаться почти все. Кстати, не раз удавалось наблюдать дисбаланс: один сотрудник «гуру Excel» и он вместо своей работы целый день бегает по офису между столами, помогая разобраться с таблицами своим коллегам. В конечном итоге мы теряем производительность и эффективность грамотного сотрудника в теме
Нужно очень много времени. Мне приходилось видеть приличную учётную конфигурацию на базе Excel (один раз в жизни, в 2009 году) — на её разработку у трёх человек ушло три года. Это неоправданные затраты времени в условиях, где на рынке просто масса классных и нормальных CRM-систем, которые при желании можно очень быстро развернуть (особенно если требования настолько невелики, что их можно реализовать на базе электронных таблиц).
Написать CRM в VBA практически невозможно — только если собрать очень сильную команду программистов с этим уникальным навыком, которые захотят много денег. И то это не будет чистый Excel, это будут несколько приложений MS Office плюс внешние интеграции (прежде всего, телефония, сервис деск и т. д.).
Каким бы привлекательным ни казался Excel, он очень быстро становится мал реально работающему бизнесу. Простой и понятный в начале, он на глазах превращается в непонятного монстра, к тому же зависящего от множества ручных процессов и действий. Непонятные механизмы обновления, синхронизации, доступа, резервного копирования, распределения ролей просто снижают производительность команды. То, что должно было оптимизировать оперативную работу, добавляет рутины, нервов, проблем. Удачные решения практически являются казуистикой, — и думается мне, это связано с тем, что все понимают, что не нужны костыли и велосипеды, когда есть нормальные работающие решения, к которым все рано или поздно приходят. И приносят вендорам эксельки, из которых порой быстрый и комфортный перенос данных невозможен — потому что там колоссальный бардак.
Подводя итог, я всё же хочу заострить внимание вот на каком моменте: Excel может в какой-то мере быть учётной системой, но он не может быть системой автоматизации и тем более сквозной автоматизации. По сути, он — очень сильно усовершенствованные ручка и бумага «в одном лице». От Excel не стоит требовать безопасности, стабильности, помощи в управлении процессами, эффективной оперативной работы. То есть, по сути, за скобками остаётся значительная часть всего того, что помогает сотрудникам работать с клиентами и наращивать эффективность компании (проще говоря, выручку). Excel — это не про развитие и инвестиции, это про простой учёт. Для бизнеса в 2024 году это вопиюще мало.
P.S.: у нас интересная и реальная новогодняя акция на все продукты для автоматизации бизнеса.
Комментарии (25)
kenomimi
02.12.2024 13:33Однако опять же он ограничен разработкой для таблиц (и пакета MS) и любой современный язык программирования может гораздо больше.
Неа. Там еще есть офигенная интеграция между приложениями, делающаяся в 2-3 строчки. Из экселя открываем ворд, генерим страничку, потом открываем корел, в нем заполняем шаблон, заставляем пользователя глазками проверить, всё это кидаем на печать, потом открываем 1С и туда проводим чек... Всё парой крохотных классов. Ни на чем больше так красиво и просто это не сделать... Именно эти автоматизации и являются проблемой замены офиса на аналоги - документы оно открывает, но вот автоматизация там не работает.
Anyothernick
02.12.2024 13:33Мне кажется, кто-то просто не умеет готовить
Масштабирование на 200 человек (головной офис+50 допофисов по всей стране) - спокойно на базе Excel +Access, где Excel - оболочка для работы с БД а все хранится в аксессе с обращениями по ADO. Не нравится аксесс - используйте любую другую субд.
VBA при всей своей специфичности не так далеко ушел от VB и для несложных задач (а их 99,9%) его хватает за глаза. Какая разница откуда дергать микросервис по апи?
Потеря информации - по моему опыту встречается значительно реже чем у платных решений, потому что главное тут- нормальное логирование и руки не из одного места, а дальше проблем минимум
Цена - у кого как, но я могу представить себе рабочее место без CRM, без какого-то еще платного софта, но MS Office хотя бы в базовом виде там должен быть - иначе неясно чем ты занимаешься. А если ты уже заплатил, то почему не переиспользовать? А по поводу установки CRM - сначала ты платишь дикие деньги чтобы тебе его поставили, потом тебя начинают за каждый чих доить - по крайней мере мой опыт именно таков.
Да, хотя бы 1 толковый человек, который умеет в это - нужен. а когда-то нет? покупая CRM тебе абсолютно так же нужен человек досконально знающий и понимающий процесс, который понимает контроли на вводимые данные, стандартные опечатки, в принципе процессы в конторе.
Добавь к нему одного программиста и пили свой СРМ сам- на экселе ли на яве ли и тд. Для небольшой конторы ты получишь гибкость и максимальную применимость. А риск что сотрудник уйдет отлично митигируется практиками документации и проч в отличии от проприетарных СРМ где все за 7 печатями, а потом компания-производитель разоряется)
Важно - Excel как и любой другой продукт не панацея, но у inhouse разработки вагон плюсов.
"
LuchS-lynx
02.12.2024 13:33Масштабирование на 200 человек (головной офис+50 допофисов по всей стране) - спокойно на базе Excel +Access, где Excel - оболочка для работы с БД а все хранится в аксессе с обращениями по ADO. Не нравится аксесс - используйте любую другую субд.
А где можно почитать и даже пощупать примеры превращения MS Excel во фронтенд для того же Access?
Anyothernick
02.12.2024 13:33Мы это делали следующим образом (код поищу но не уверен что получится).
Пишу тезисно, если надо будет расширить - скажите.
Результирующий файл имел 5 основных форм (реализованных каждая на своем листе экселя), плюс несколько UserForm, которые использовались для доп задач.
Каждая основная На лист экселя накидывались формы ActiveX (вкладка разработчик), которые и были полями для ввода и получения информации (помню пришлось достаточно долго в References искать нужный компонент для отражения многостраничного списка). Важно, что в самих ячейках экселя ничего из пользовательской информации не хранится. А дальше дело только в написании бизнес-логики перехода из формы в форму, получении, записи датасета из БД и прочих-фиглях миглях.
Касаемо БД. Соединение по ADO для чтения, по DAO для записи (так работало быстрее). Все делалось через обычный sql, то есть генерировали внутри кода sql скрипт который запускали через ADO/DAO. Привязывались к файлу database, который находится в той же папке что и эксель. Это позволяло развернуть новую точку за 2 минуты - ты просто кидаешь им в сетевую папку новый набор excel+access и все работает) Access у каждой точки был свой ессно.
Коллизий с одновременной работой не было, потому что в самом файле excel по факту ничего не хранилось и сохранять его кнопкой save не надо было. При первом входе в систему в день или по нажатию кнопки актуальная версия access отправлялась в ГО для консолидации и анализа.
Мы понимали что клиентов не может быть космическое количество, поэтому вопрос консолидации для сохранения уникальности номеров клиентов в направляемых базах и консолидированной решили просто - у каждой точки был пул в миллион записей (его никто не израсходовал), а дальше айдишник клиента присваивался по порядку (то есть для старта новой точки смотришь на то, какая была последняя - предположим 76-я и добавляешь в стартовый access удаленного клиента с ID 77 000 000, дальше нумерация продолжится и следующий внесенный будет 77 000 001 и тд).
Ну туда же отчетность, воронки продаж и проч.
В первом приближении так, если будут еще вопросы - пишите
ialexander
02.12.2024 13:33Я тоже раньше не мог понять почему люди так любят Excel, но в итоге смирился и сумел даже понять в какой-то мере. По моему представлению продвинутые пользователи ценят в Excel независимость и простоту.
Независимость заключается в том, что чтобы опробовать новую идею, быстро глянуть на данные в каком-то разрезе - не надо спрашивать программистов добавить новую функциональность, а потом ждать 2 месяца - можно сделать здесь и сейчас.
Простота - вот есть старый добрый Excel, который они знают вдоль и поперек, он не требует переобучения какой требует каждая новая CRM система, если что непонятно - можно глянуть в Интернете. Опять же Excel не падает как многие наколенные поделки, выдаваемые за профессиональные решения.
Поэтому я вполне понимаю почему стандартный вопрос пользователей - как выгрузить данные в Excel. И получив данные в Excel они начинают творить какие-то странные, дикие вещи там. Мне непонятные. Но если у них все работает, они довольны и хотят продолжать в том же духе, пусть продолжают. Не программистам же указывать как кому работать.
KEugene
02.12.2024 13:33Любая СРМ - это, по сути, черный ящик. Вы не знаете, что там и как работает. И если случайно выявили ошибку, то максимум, что можно сделать это тикет в сапорт. И не факт, что его решат сразу. Или вообще решат. Если говорить про онлайн СРМ, то все усугубляется в разы. Плюс оплата за кажлого пользователя. А тарифы без этих ограничений стоят конские деньги. Честно говоря, я не понимаю, почему онлайн СРМ такие дорогие. Алгоритмически они простые. Да, это как тот же эксель с вэб интерфейсом. Во всяком случае, таковых большинство систем. И платить столько за интеграцию с мессенджером... Мне нужна просто база клинтов без звонилок.
Эксель же как опенсорс проект. Все прозрачно. Легко отладить, легко исправить. Даже нсли что-то поломал, обычный файловый бэкап поможет все вернуть.
Кстати, возможности экселя последней версии (из 365) настолько продвинуты, что его сложно назвать просто "табличным процессором". Особенно в плане автоматизации. Теперь это не только VBA, но и JScript, и Python.
mailserg
02.12.2024 13:33Работал в организации (крупный банк). Excel справлялся с одновременной работой овер 200 пользователей со сводными данными из кучи разноплановых данных.
Sta1917
02.12.2024 13:33В первую очередь Excel и GoogleSheets дают гибкость и скорость реализации. Если использовать Excel как визуализацию БД (например Access), система масштабируется на 10+ человек. Еще у Google Sheet's есть Appsheet (No code)
V1RuS
02.12.2024 13:33Неужели в 2024 году при полном рынке CRM-систем на любой масштаб и бюджет Excel у кого-то может оставаться в приоритете?
Потому что нет никакого "на любой масштаб". Для малого масштаба не существует удобных CRM, которые бы уменьшали количество работы, а не увеличивали его.
Возьмем для примера мастера по ремонту ну скажем велосипедов. Он записывает своих клиентов и какие работы им делал в тетрадку, чтобы не забыть. Есть какая-нибудь CRM, которая заменила бы ему тетрадку, но так, чтобы стало удобнее и времени тратилось на внесение данных меньше? Нет такой, все что я видел - требует усложнения работы и на таком малом масштабе просто неоправданно. Единственный реально полезный вариант - эксель (или гугл таблицы).
sap058
02.12.2024 13:33Очень много написано, что эксель такой и сякой.
А вы про срм напишите, что на дворе скоро 25й год, а эти ваши срм до сих пор вызывают оторопь некоторыми своими реализациями. Взять вон Битрикс к примеру, это ведь образец того, как можно испоганить замечательные идеи по сути. У них нет ни единого инструмента, доведенного до ума. Справедливо также утверждать что остальные ещё хуже.
Поэтому и пользуются люди экселем и гугл таблицами. И ещё долго будут, пока у разработчиков срм будут люди с кривой логикой и не пониманием бизнес-процессов.
kroketmonster
02.12.2024 13:33Скажите, а это какой-то скрытый кодекс всех разработчиков CRM не позволяет нанять нормального дизайнера чтобы логотип, сайт и приложения не выглядели как привет из нулевых?
v0rser1
02.12.2024 13:33Из контекста я так понял, что автор адепт анти mo. У нас на продуктах mo построены все техотчеты, учеты и тд и тп. И так везде и всюду с кем мы взаимодействует. Переходить на другие продукты- с фига ли...
Stan_1
02.12.2024 13:33Я кстати, нашел наконец инструмент, благодаря которому я уже почти съехал с Excel. Это... Google sheets :)
Ant80
02.12.2024 13:33Эксель - это очень гибкий и удобный интерфейс для работы с данными в табличных форматах, никто не мешает под него подложить полноценную реляционную БД.
Galileosky
02.12.2024 13:33Excel - это гибкость, известность и скорость реализации. Возможности подготовки сводных таблиц и отчетов на базе выгрузок из 1С без привлечения разработчиков - одно из главных условий популярности. В интернете легко можно найти обучающие примеры реализации весьма сложных проектов и функций, так что даже средний специалист, проявив немного усидчивости, способен резко ускорить обработку аналитической информации в своей компании.
LuchS-lynx
02.12.2024 13:33Как любой продвинутый юзер таблиц MS Excel/LibreOffice Calc я сделаю разработку здесь и сейчас, которая даже если и будет зависеть, то только от того и тех кого я выберу
Сам пишу ТЗ, сам реализую код, сам вношу правки и доработки. Ни от кого не завишу, при нулевом бюджете со стороны организации кратно увеличиваю свою, а порой и не только свою, эффективность
Как показывает практика, с тем же Минстроем и переводом ИД в форматы xml, прогеры и лица их нанимающие не понимают всех нюансов производства, некоторые возможности ПО, по факту, могут юридически означать подлог документации и другие проблемы в документообороте, который по идее должен отражать факт работ. Кроме того сложно придумать интерфейсы ввода столь же удобные как табличный редактор, а значит оператор будет терять множество времени на вводе информации при заполнении типовых/шаблонных документов, т.к. ни одно текстовое поле ввода не позволит Вам собрать и "протащить" за угол ячейки формулу, ну и про оптимизацию работы с клавиатуры многие тоже не слышали, а переключаться между полями ввода и вкладками мышью еще то удовольствие и потеря времени, когда требуется набирать десятки и сотни документов в день.
CRM и ERP системы имеют функционал "слежки". Безусловно руководству это приятно, однако, как показывает практика, это используется против сотрудников, а так же можно 1 бумажку делать неделю, а можно 5 минут. При этом не всегда больше означает лучше и что отложенная бумажка не отложена в следствии великого риска. Сухая статистика этого не видит, но ведет к бюрократизации процессов и обезличиванию функций, что иногда вредно для бизнеса.
Grigorenkovic
02.12.2024 13:33Все достаточно сильно бросились "защищать" эксель, как будто кто-то говорит, что он не нужен. Эксель это инструмент для одного человека. Все примеры в комментариях свидетельствуют как раз о такой работе. Или где каждый свой эксель делает, или где нету ничего, и есть эксель. Вот пример недавний был: пришел новый менеджер по продажам и попросил ему выгрузку прайса в эксель делать с заданными вручную параметрами, понятными только ему. И собственные варианты наценки и отсутствие механизмов контроля данных (наличие остатка, начилие закупочной цены итд) его вполне устраивали. Только компания это не только один этот менеджер. Приходится жить в одной системе, и эксель этой системой стать не может.
babysas
02.12.2024 13:33Базовая причина использования экселя для всего. Это скорость ввода информации, чуть уступающая скорости печати. любой другой софт, особенно облачный - это сильно дольше и менее эффективно.
Гибкость с которой можно менять структуру таблицы, пока ты не до конца понимаешь, что вообще получиться в результате
-
crm чаще всего превращаются в дорогую базу контактов:
1) часть коммуникации выпадает из нее (мессенджеры)
2) плохо работают с подписочной моделью (наверное есть специальные, но в целом ощущение, как буд-то разработчики црм об этом не слышали еще)
3) не умеют отслеживать человека в нескольких сущностях отдельный человек, сотрудник компании, член команды
Итого я бы списал не на крутость экселя, а на закостенелость crm, которые требуют серьезной настройки, часто в принципе не могут некоторых вещей без серьезной доработки - что долго и дорого.
Мой подход - начинать с эксельки и когда сложилось понимание, что нужно - поиск подходящей црм, (автоматизация, масштабирование на менее маньячных коллег)
rettsu
02.12.2024 13:33Автор статьи пытается сравнить швейцарский нож (Excel) с универсальным четырехсторонним продольно-фрезерным станком (CRM-систему). К тому же топит еще и в пользу последнего (отчего по ходу прочтения текста появляется легкий флёр рекламы). Хотя это инструменты разного масштаба и их сравнение некорректно.
Excel прост, доступен и максимально гибок. Сделать таблицу по отслеживанию лидов и сделок? Не вопрос. Написать калькулятор для расчета стоимости определенных услуг? Да пожалуйста. Это инструмент для небольших компаний и не слишком сложных бизнес-процессов. И, как уже сказали ранее в комментариях, иногда лучше начать с Excel, если нет понимания масштабности/сложности процесса. Перейти на CRM можно и в последствии, если на то будет потребность.
Fatdud
02.12.2024 13:33все аргументы против Экселя построены на том, что не умеющий работать с Экселем юзер будет страдать и попутно заставит страдать остальных коллег
Ну тоже мнение, чоужтам...
maxzh83
Excel он как Ленин - жил, жив и будет жить. Все умрут, а он останется. И сколько бы не писали какой он плохой, ничего не меняется
Sanchous98
Так Excel и неплохой, просто у него есть своя сфера применения. Понятное дело, что лопатой забивать гвозди не очень удобно. То же самое с Excel: проблемы возникают, когда применяют не там, где надо
maxzh83
Так я и не пишу, что он плохой. Как он может быть плохим, если его придумал сам сатана и передал в Microsoft? Шутка. Про это периодически выходят посты, типа Excel - плохой, а наша CRM божественна. По итогу, CRM помирают пачками, а Excel - огурцом десятилетия.