Искусственный интеллект может кардинально изменить наш подход к работе. В настоящее время появляются так называемые «компании-лидеры», которые опираются на интеллектуальные технологии. Их сотрудники выполняют роли «босс-агентов» - руководят ИИ, перестраивают с его помощью бизнес-процессы и масштабируют работу. Однако, согласно исследованию Microsoft, сосредоточенность только на процессах не поможет компании занять лидирующие позиции на рынке. Для этого необходимо также разобраться с проблемой бесконечного рабочего дня, который подрывает эффективность работы людей.

Хаос бесконечного рабочего дня мешает сосредоточиться на важных задачах

Рабочий день часто начинается до того, как сотрудники встают с постели. Так, 40% встающих к 6 утра пользователей Microsoft 365 просматривают переполненные почтовые ящики, чтобы определить приоритеты на день. При этом среднестатистический работник получает 117 электронных писем в день, но большинство из них просматриваются менее чем за 60 секунд.

По мнению экспертов Microsoft, все начинается с электронной почты и перерастает в поток сообщений, встреч и других отвлекающих факторов. Самые ценные часы рабочего дня часто проходят по чужому расписанию. Половина совещаний проходит с 9:00 до 11:00 и с 13:00 до 15:00. В этот период, по данным нескольких исследований, у людей наблюдается всплеск активности, согласно циркадным ритмам.

После обеда сотрудники пытаются сосредоточиться на своих задачах. В это время наблюдается пик использования программ Word, Excel и PowerPoint, но в среднем каждые две минуты их прерывают электронные письма и уведомления. По данным опроса Microsoft, 48% сотрудников и 52% руководителей считают свою работу раздробленной и хаотичной.

Более того, продолжается тренд на трехсменный рабочий день, который стал популярным во времена пандемии. Так, на 16% за год выросло количество совещаний, проводящихся после 20:00. Многие сотрудники воспринимают такую работу как источник стресса. При этом почти 20% респондентов ответили, что они проверяют рабочую почту даже в выходные.

Сотрудники компаний не успевают за ускорившимся ритмом работы

Все это приводит к тому, что границы между рабочим и личным временем размываются, а рабочий день воспринимается бесконечным и выматывающим. Каждый третий участник исследования Microsoft признался, что за последние пять лет темп его работы настолько ускорился, что он больше не успевает выполнять все задачи в срок.

Проблема серьезная – у многих работников больше нет фиксированного начала и конца рабочего дня. По мере того, как требования бизнеса становятся всё более жесткими, а ожидания продолжают расти, время, которое раньше отводилось на сосредоточение или восстановление сил, теперь все чаще тратится на то, чтобы наверстать упущенное и подготовиться к следующему рабочему дню. По мнению экспертов Microsoft, слишком много энергии тратиться на организацию хаотичных задач на рабочем месте. Руководители также чувствуют давление и условиях неизменных бюджетов и растущих требований.

Как ИИ может помочь?

Эксперты Microsoft считают, что для эффективной работы компании должны не просто внедрить ИИ, но и изменить ритм работы. В первую очередь они предлагают оценивать, как тратится время и выполняется работа, и какие факторы оказывают на нее решающее влияние. Для успешной работы с ИИ эксперты предлагают следовать трем основным принципам.

1. Правило 80/20. Многие компании, добившиеся успехов на рынке, уже применяют на практике принцип Парето, сосредотачиваясь на 20% работы, которая обеспечивает 80% результатов. ИИ помогает им оптимизировать рутинные задачи и сосредоточиться на действительно важном. Это позволит сотрудникам больше ресурсов тратить на углубленную работу и не отвлекаться на мелочи.

2. Переосмысление организационной структуры. В настоящее время команды во многих компаниях организованы по статичным функциям - финансы, маркетинг, инжиниринг и другие. Специалисты, работающие с ИИ, помогут руководителям осознать, что жесткие структуры уходят в прошлое и тормозят работу, поскольку на согласование одной задачи, например, корректировки цен, потребуются совещания с разными командами. Эксперты Microsoft предлагают перейти от организационной структуры к рабочей - гибкой модели, ориентированной на результат, в которой небольшие команды объединяются вокруг цели и используют ИИ для восполнения пробелов в навыках и быстрого продвижения.

3. Использование боссов-агентов. Новое поколение профессионалов должно научиться работать не больше, а умнее. Их называют боссами-агентами ИИ. Это люди, которые используют ИИ-агентов для выполнения различных задач: сбора и анализа данных, составления отчетов, что помогает им получать выжимку значимой информации и оперативно реагировать, сосредотачивая внимание на действительно сложных и креативных задачах.

По мнению экспертов Microsoft, будущее рынка труда за командами, использующими ИИ, с участием босса-человека, который помогает адаптировать и масштабировать результаты работы технологий.

Читать на Finam.ru