Коллеги, недавно я задумался о пользе коммуникаций в проекте. Очевидно, что любой проект, кроме разве что совсем домашних pet-проектов, подразумевает взаимодействие с командой, коллегами, заказчиком, регуляторами – да с кем угодно. И организация этого взаимодействия – обязанность менеджера проекта. Но всегда ли составленный по всем правилам план коммуникаций действительно уместен? В каких случаях коммуникации только вредят? Рассмотрим несколько ситуаций.

Избыточная прозрачность

Если в проектную команду включены представители заказчика, это хорошо. Если эти представители активно участвуют в ходе проекта, это просто замечательно. Но включая заказчика во все чаты и переписки, вы рискуете вызвать у него беспокойство и даже панику. Наблюдая постоянное обсуждение мелких технических вопросов или временных трудностей, заказчик может составить неверное впечатление об общей картине проекта, хотя на самом деле у менеджера проекта все под контролем, а проблемы легко решаются. В этом случае, излишняя открытость будет вам только мешать, дестабилизируя обстановку и снижая доверие.

Чрезмерная формализация

Даже в небольших проектах не обойтись без периодических отчетов, протоколов совещаний, различных согласований. Да, формализованные документы делают проект более упорядоченным, вот только излишняя бюрократия убивает гибкость. Чем больше у вас становится требований и регламентов, тем сложнее и дольше происходит принятие решений, и вот уже буксуют работы, затягиваются сроки, исчезает мотивация у участников. Поэтому лучше в самом начале проекта определить, какие документы действительно будут необходимы, а от каких можно отказаться без ущерба для дела.

Потеря концентрации на главном

Все мы люди, и руководители проектов не исключение. Менеджер легко может, например, увлечься общением с заказчиком, забыв про остальных участников и даже собственное руководство, которые в какой-то момент останутся без актуальной информации. Имея на руках адекватный план коммуникаций, проще удерживать контроль за всеми ключевыми аспектами взаимодействия и не распыляться на второстепенные вопросы или проблемы.

Недостаток внимания эмоциональному состоянию команды

Эта ситуация в какой-то мере является продолжением предыдущей. Мы фокусируемся на метриках, фактах и цифрах, забывая о людях, отчего страдает психологический настрой. Стресс или выгорание сотрудников влияют на производительность всей команды, поэтому умение вовремя распознать эмоции и поддержать команду поможет избежать серьёзных кризисов. А нехватка эмпатии со стороны руководителя приводит к конфликтам и как следствие, к снижению мотивации.

Информационная перегрузка

Ну и наконец, не надо впадать в другую крайность. Использование множества каналов связи: чатиков, созвонов, совещаний для постоянных обсуждений может вызвать информационную перегрузку. Участники проекта утонут в письмах и сообщениях, начнут их игнорировать, а значит, пропустят что-то важное. Соблюдайте баланс и не отвлекайте команду от основной работы.

Какие тут могут быть рекомендации, они же выводы? Да в общем-то простые - дозируйте информацию, учитывайте человеческий фактор и избегайте избыточной формализации. Только уместное сочетание подходов в общении позволит добиться эффективного взаимодействия и успешных результатов.