«Мы замутим свой SQA Days — с головоломками и спикерами», — подумали мы с коллегами после посещения этой популярной конференции. И замутили!
Привет, Хабр! Я Татьяна Диановская, руководитель отдела ресурсного менеджмента в департаменте тестирования IBS. В этой статье расскажу, как мы в компании организовали свою внутреннюю конференцию для тестировщиков.
В 2025 году мы провели уже две такие конференции. Поделюсь, как все придумали, спланировали и реализовали. Статья будет полезна, если вы тоже хотите организовать внутренний технический ивент, но не знаете, как подступиться к этой непростой задаче.
С чего все началось и зачем вообще это надо
Идея зародилась в начале лета 2024 года. Мы с коллегами посетили SQA Days — самую крутую конференцию по тестированию в России. Там выступают с классными докладами, про нее говорят до и после проведения, к ней готовятся и обсуждают экспертов и их мнения — в общем, словами не передать ту атмосферу и энергию, которой ты заряжаешься во время этого мероприятия.
Так вот, сидим мы, значит, в перерыве с коллегами за обеденным столом, и один из нас говорит: «Как тут здорово! Жаль, что у нас внутри нет ничего подобного».
А почему, собственно, нет? И вот на ближайшей встрече с нашим руководителем Константином Синановым мы решаем организовать аналогичную конференцию, но только внутри компании.
Целей у конференции было две: обменяться с коллегами опытом и познакомиться с ними поближе.
Главная цель — поговорить о том, что действительно работает у нас, в наших командах и проектах. На больших внешних конференциях много классных идей, но они обычно слишком универсальные и не всегда применимы в контексте нашей компании, проектов и заказчиков. Мы же хотели устроить максимально прикладной обмен опытом: конкретные кейсы, решения и ошибки, через которые прошли именно наши коллеги.
И вторая, не менее важная цель — познакомиться поближе с коллегами. Компания у нас большая. Команда тестирования IBS — это больше 400 человек по всей России, от Москвы и Санкт-Петербурга до Пензы, Ульяновска и Омска. При такой географии часто получается, что работаешь вместе, а знаешь человека только по нику в Jira. Хотелось просто встретиться и пообщаться по-человечески.
— Несколько лет назад парадигма взаимодействий внутри продуктовых команд изменилась. Большая часть ребят ушла на удаленку. Чему все инженеры, безусловно, рады ?. Однако я глубоко убежден, что возможность личного знакомства, общения и возможность обмениваться опытом с коллегами из разных отделов невероятно ценны для нашего профессионального роста, развития и сплоченности.
Именно это стремление вдохновило нас на запуск внутренней конференции BBQ Black Box Quality. Со временем мы планируем сделать эту площадку открытой для внешних коллег, чтобы расширить наши горизонты новыми идеями.
Рассчитываю, что конференция станет пространством для живого общения, вдохновения и реального укрепления наших командных связей.
Константин Синанов, директор отделения аутсорсинга экспертизы тестирования
Соберите команду организаторов
Начинать организацию внутренней конференции стоит с формирования инициативной группы. Даже в небольшой компании один человек вряд ли сможет справиться со всеми задачами, особенно если это первый опыт.
Очень важно иметь несколько человек в день самого мероприятия: нужно контролировать выступления спикеров, размещение участников, технические моменты и множество других задач. Один человек все это попросту «не вывезет».
В нашем «оргкомитете» было четыре человека. Мы заранее распределили зоны ответственности на подготовительном этапе и на день конференции. Раз в неделю встречались все вместе, чтобы обсудить планы, синхронизировать прогресс и скорректировать задачи.
Во время второй конференции мы дополнительно подключили волонтеров из числа сотрудников. Они помогали с подготовкой и работой на мероприятии, что оказалось одним из лучших решений: поддержка позволила разгрузить основных организаторов и обеспечить плавное проведение события.
Продумайте бюджет
Бюджет — это один из первых вопросов, который надо решить на старте проекта. Организовать классную конференцию бесплатно вряд ли получится, даже если вы планируете не очень масштабное мероприятие.
На вторую конференцию мы запланировали потратить не больше 300 тысяч рублей. Деньги выделили из бюджета отделения тестирования.
Основные расходы пришлись на проезд и жилье для участников из других городов, призы и подарки спикерам, еду и напитки.
В остальном, где можно, постарались выехать на голом энтузиазме — работа организаторов и волонтеров, например, не оплачивалась. Так как мы все организовывали внутри офиса, то многие вещи, например помощь маркетинга, печать материалов, чай и кофе для сотрудников, тоже обошлись бесплатно.
В итоге денег нам хватило на все, даже с небольшим запасом. Бюджет я вела в обычной Excel-таблице — как и для любого другого проекта.
Определитесь с форматом
Следующий шаг — определитесь с форматом проведения: очно или онлайн. Здесь не последнее значение будут иметь бюджет и масштаб вашей компании.
Онлайн-конференция снимает половину вопросов, которые я буду описывать в статье, но она не получится такой вовлеченной и душевной.
Мы сразу выбрали гибридный формат, то есть очное и онлайн, чтобы охватить наибольшее число сотрудников. Предупреждаю, это одновременно и самый сложный формат. Что-то одно было бы, конечно, легче.
Выберите дату и время
Дату конференции лучше определять на старте. Это сразу задает ориентиры для спикеров, участников и подрядчиков, помогает вовремя бронировать площадку и планировать подготовку.
Первый раз мы выбрали дату, чуть ли не просто ткнув пальцем в календарь, прикинули «на глаз», сколько займет подготовка, и назначили мероприятие примерно через два месяца. И не ошиблись: этого времени оказалось достаточно. В целом для внутренней конференции среднего масштаба комфортный срок планирования — два-три месяца.
Во второй раз мы заложили на подготовку три месяца, но это было связано с желанием подгадать ко всем известной дате в начале сентября, а не с какими-то организационными сложностями.
Само мероприятие запланировали на субботу. Выходной день выбрали, потому что мероприятие получилось длительное, а снимать ради него сотрудников с проектов мы были не готовы.
Старт конференции назначили на 11 часов утра. Это время показалось нам оптимальным, чтобы все смогли спокойно проснуться — выходной как никак, — выпить кофе, доехать до офиса, если в городе, или подключиться.
Организаторам, конечно, пришлось приехать раньше. Мы были на месте уже в девять утра, чтобы проверить оборудование и подготовить площадку.
Выберите место проведения
Место конференции стоит выбирать так, чтобы до него было удобно добираться большинству участников, а также чтобы оно вмещало всех без проблем.
Для нашего мероприятия выбор был очевиден — Москва, потому что здесь находится большинство сотрудников отдела тестирования. Плюсы московского офиса: красивый и вместительный конференц-зал, доступность сотрудников, которые могут помочь в организации, и готовая инфраструктура.
Так как конференция проводилась в офисе компании, мы подключили коллег из разных отделов для помощи в подготовке и наладили взаимодействие с технической поддержкой для трансляции онлайн и записи мероприятия.
Накануне конференции мы провели репетицию: проверили оборудование, расположение техники и доступ к залу, а вместе со спикерами прогнали выступления. Это помогло участникам почувствовать уверенность, оценить презентации, проверить тайминг и убедиться в корректной работе техники и онлайн-трансляции.
Подготовьте план конференции
Перед началом подготовки мы продумали общий «каркас» конференции — определили ключевые блоки программы и составили регламент. Я завела общий документ, где собрали все, что касается организации: список организаторов и их зоны ответственности, темы докладов и спикеров, план дня и даже тексты постов для анонсов в Telegram.
Мы решили, что основой конференции станут доклады коллег. Между ними будут короткие активности и развлечения, перерывы на кофе и обед, а в завершение — награждение и подарки. После конференции запланировали неформальное общение в очном формате для тех желающих, у кого останутся силы.
Когда структура была определена, мы перешли к регламенту. Он помогает удерживать темп мероприятия и синхронизировать участников, особенно когда есть подключение онлайн. Мы выбрали такой формат: приветственное слово руководителя Кости Синанова, затем пять докладов. На каждый доклад отводилось до 20 минут плюс 10 минут на вопросы. Между выступлениями — десятиминутные перерывы.
Четкий тайминг очень важен: он позволяет избежать задержек, держит внимание аудитории и помогает докладчикам заранее подготовиться к формату.
Придумайте крутое название
Название — важная часть конференции: оно задает настроение, помогает выделиться и привлекает внимание потенциальных участников. При этом спешить необязательно — на первых этапах можно пользоваться рабочим названием, а финальный вариант выбрать ближе к запуску.
Мы хотели придумать что-то запоминающееся, связанное с ИТ и тестированием. Перебрали несколько вариантов, «плясали» вокруг Black Box — концепции, хорошо знакомой тестировщикам. Среди вариантов были Black Box Testing, Black Box Fest, P10 Fest, Black Box Quality и другие.
В итоге остановились на Black Box Quality. Название звучит ярко, понятно профессионалам, и, главное, получается игра слов — аббревиатура BBQ вызывает ассоциации с барбекю, шашлыками и летним настроением, что отлично подошло для первой конференции. Концепция легла и в визуальное оформление — с огнем и сопутствующими элементами.
После BBQ#1 мы решили, что каждая следующая конференция будет иметь свою тему. BBQ#2 провели 6 сентября — как раз рядом с тем самым «третьим сентября», которое наверняка у многих ассоциируется с Михаилом Шуфутинским и бесконечными мемами. Так появилось название BBQ#2 — Shufutinsky Day.
Найдите ведущего
У конференции обязательно должен быть ведущий. Это не формальность: именно он задает настроение, удерживает внимание аудитории и следит за тем, чтобы программа шла по плану. Лучше не поручать эту роль организаторам — во время мероприятия у них и без того достаточно задач.
Роль ведущего куда сложнее, чем кажется. Он не только приветствует гостей и представляет участников, но и «разогревает» аудиторию, следит за таймингом выступления спикеров и даже собирает народ после перерывов.
Нам повезло: в компании есть Алена Шульга, HR и опытная ведущая внутренних и внешних мероприятий. У нее отличный контакт с аудиторией и нужная энергия — идеальное сочетание для формата нашей конференции. Алена подошла к задаче профессионально: подготовила сценарий, собрала информацию о спикерах, продумала вводное слово и даже придумала несколько тематических шуток и мини-активностей.
На BBQ#2 Алена устроила сюрприз, о котором не знали даже организаторы: спрятала в офисе ростовую куклу Михаила Шуфутинского. Поиск «Шуфутинского» стал отдельным развлечением и задал нужный градус веселья. Теперь он стоит у нас в офисе и напоминает о конференции.
Найдите спикеров и отрепетируйте выступления
Поиск спикеров — одна из самых важных и одновременно самых сложных частей подготовки конференции. Именно выступления, а не локация, оформление или активности определяют ценность мероприятия. Можно все прекрасно организовать, но если у вас будут скучные спикеры с унылыми докладами, то конференция окажется бесполезной.
Мы довольно быстро поняли, что найти желающих выступать — задача не из простых. Многие сотрудники прекрасно пишут, общаются в чатах или презентуют внутри команды, но публичные выступления, да еще и офлайн, даются далеко не всем. Нам нужно было подготовить пять докладов — и это оказалось куда труднее, чем казалось на старте.
Сначала мы сделали запрос в нашем внутреннем Telegram-чате тестировщиков: предложили всем желающим присоединиться и выступить с темой, которая может быть полезна коллегам. Откликнулись только два человека.
Тогда мы пошли по второму пути — обратились к руководителям проектов с просьбой подсказать активных сотрудников. После этого я лично общалась с каждым, объясняла концепцию мероприятия, рассказывала, что от них требуется и почему участие может быть интересным и полезным. Так мы набрали шесть претендентов — с запасом на случай форс-мажоров. В итоге одна тема не была готова к сроку, и на сцену вышли пять спикеров.
Во второй раз процесс шел спокойнее: опыт первого мероприятия помог, времени было больше, и мы заранее нашли всех участников. Один из докладчиков все же тоже «отвалился» — к нашему сожалению, слег на больничный, поэтому запас опять оказался кстати.
Наши спикеры подошли к подготовке докладов максимально серьезно, чего, наверное, следовало ожидать от «технарей». Мы проводили регулярные созвоны, где обсуждали структуру презентации, проверяли тайминг, помогали улучшить подачу. На каждую тему в среднем уходило до пяти встреч — от первой идеи до полностью готового материала и отрепетированного выступления. Завершающий прогон мы проводили за день до конференции.
На самой конференции волнение, конечно, было — без этого никуда. Но благодаря репетициям доклады прошли отлично. Аудитория активно задавала вопросы и офлайн, и в онлайне, а за самый интересный вопрос мы вручали небольшой приз.
Позаботьтесь об информационной поддержке
После того как определились с ключевыми моментами — датой, местом, названием и спикерами, — можно начинать собирать аудиторию. Используйте все доступные каналы коммуникации внутри компании и не бойтесь добавлять креатив (мемы, видео или шутки), чтобы привлечь внимание коллег.
У нас были два основных канала для анонсов: почта и Telegram-канал отделения. Почту использовали для рассылки официальной информации: приглашений желающим выступить, ссылок на трансляцию для онлайн-участников и форм регистрации команд для квиза. Основной «движ» и активность шли через Telegram: там мы публиковали анонсы с датой, временем и планом конференции, представляли спикеров и их доклады, рассказывали о жюри, записывали «кружочки», делали короткие видео о подготовке мероприятия и публиковали посты с шутками и мемами.
Для второго BBQ, который проходил под названием «Shufutinsky Day», мемы и шутки соответствовали теме мероприятия.
Во время самой конференции мы также вели трансляцию в Telegram. Снимали фото и видео, а в перерывах монтировали короткие видеоминутки для разогрева аудитории и трансляции на внешнюю аудиторию. Для этого использовали простую программу на телефоне — inShot, где легко собрать ролик и наложить музыку.
После мероприятия собрали обратную связь от участников и организаторов, отправили благодарности всем участникам, спикерам и волонтерам, а также разослали материалы докладов, фото и видео с конференции.
Добавьте развлечений и активностей
Помимо выступлений спикеров, стоит продумать активности для перерывов — чтобы переключать внимание, разнообразить программу и дать возможность для неформального общения. Мы подготовили несколько форматов, доступных как для очных, так и для онлайн-участников: квиз, викторина, лотерея и головоломки.
В качестве основной активности выбрали квиз. Мы создали четыре раунда с разными уровнями сложности: технические вопросы, история, ребусы, логотипы и даже звуковые задания. Вопросы и таймер встроили в презентацию PowerPoint, фоновую музыку включали вручную. Команды регистрировались заранее, обсуждали ответы онлайн или офлайн, а члены жюри в паузах подсчитывали результаты. Выбрать победителя было очень непросто — то ли вопросы были легкие, то ли коллеги слишком сообразительные.
Лотерею провели с помощью лототрона, который случайно нашли в офисе. «Живые» участники бросали свои номерки в барабан, а онлайн — регистрировались через форму, где победителя определял рандомайзер.
Викторину запустили в Telegram через готового бота: вопросы были простые, не вошедшие в основной квиз. Победитель определялся автоматически по правильным ответам и скорости прохождения теста.
Кроме этого, для очных участников мы подготовили простые головоломки, чтобы заполнять короткие перерывы между докладами. Купили около десяти детских наборов — «разъедини/соедини детали», собрать букву и тому подобные. Несмотря на кажущуюся простоту, головоломки увлекли коллег: одна из них заняла у сотрудника почти два часа. Даже такие небольшие задания помогли раскрепостить участников и добавить веселую, непринужденную атмосферу в паузы между выступлениями.
Организуйте еду и напитки
Так как конференция длилась весь день, важно было продумать вопрос с едой и напитками.
Самый простой вариант — объявить обеденный перерыв и отпустить коллег обедать кто куда хочет. Но мы его отмели, потому что побоялись, что потом все будут долго собираться обратно, а кого-то можем и не досчитаться.
Пошли по стандартному пути.
В начале конференции организовали приветственный кофе-брейк. Заказали доставку сэндвичей, круассанов и сладких булочек. Кроме кофе, были чай, соки и вода. Этим же угощали участников в перерывах.
На обед заказали доставку из «Додо»: пиццу, додстеры и стартеры. Так как было лето и жарко, заранее купили мороженое на всех участников — оно разошлось мгновенно и добавило летнего настроения.
Подготовьте призы и подарки
Для спикеров и активных участников полезно заранее продумать призы и подарки. Это не обязательная часть, но реально радует и мотивирует коллег.
Мы подготовили много вариантов подарков: брендированные коферы, головоломки, антистресс, книги по тестированию, сертификаты Ozon и билеты на SQA Days. Подарки вручались всем спикерам, членам жюри и организаторам, а также победителям квиза, лотереи и викторины, авторам лучших вопросов и докладов.
За счет небольшого запаса подарков удалось отметить и участников, которые проявляли активность во время конференции, даже если они не попали в основные номинации.
Бонус: организуйте афтепати
После первой конференции мы поняли: не хватает «завершающего аккорда», как торт на свадьбе. Для второй решили устроить афтепати в одном из ближайших к офису кафе.
Придумали подготовить специальные подарочные сертификаты, которые можно будет использовать в кафе. Решили, что сертификаты будут на 1000 рублей и действовать только в день мероприятия. Надо было только выбрать место и договориться.
Выбрать место для афтепати не составило труда — рядом с офисом находится пространство «Хлебозавод», где много уютных заведений с открытыми верандами. Зашли пообщались в пару кафе, уточнить условия и как это сделать.
Оказалось, условия достаточно простые: предоплата 50% от предполагаемого числа участников и закрытие счета по окончании вечера. Нам прислали шаблон сертификата, мы добавили в него название конференции и условия, распечатали сертификаты в офисе. Честно говоря, думала, что будет сложнее.
После всех активностей в офисе участники, у которых еще остались силы, отправились в кафе общаться и делиться впечатлениями — так конференция плавно и весело завершилась.
Чек-лист подготовки своей ИТ-конференции
Для того чтобы было проще организовывать свою внутреннюю конференцию, повторю еще раз по пунктам, что нужно сделать.
Соберите команду организаторов и волонтеров.
Продумайте бюджет.
Определитесь с форматом.
Выберите дату и время.
Выберите место проведения.
Подготовьте план конференции.
Придумайте крутое название.
Найдите ведущего.
Найдите спикеров и отрепетируйте выступления.
Позаботьтесь об информационной поддержке.
Добавьте развлечений и активностей.
Организуйте еду и напитки.
Подготовьте призы и подарки.
Запланируйте афтепати.
В качестве бонуса подготовила чек-лист для подготовки подобного мероприятия. Скачивайте таблицу по ссылке, без регистрации и СМС, и проводите свой внутренний ИТ-ивент. Надеюсь, будет полезным.
Если появятся вопросы по организации — смело пишите в комментариях. Или поделитесь своим опытом и инсайтами, если проводили что-то подобное сами.