В этой статье мы расскажем, как анализировать данные 1С при помощи QuBeQu: откуда возникает такая задача, как это работает и какие есть альтернативы.

Пусть у вас есть одна или несколько 1С, в которых ведется прежде всего бухгалтерский учет. Для того, чтобы контролировать бизнес и принимать решения, Вам нужен управленческий учет и анализ данных. При этом:

• Не все данные есть в самой 1С: не все расходы отражаются, бухгалтерские статьи расходов отличаются от управленческих.
• Хочется контролировать бизнес из браузера или с планшета и видеть что происходит на наглядных графиках, а не лазать в 1С.
• Постоянно требуются новые отчеты или изменение существующих.
• Есть несколько систем 1С, которые надо как-то сводить.

Но затраты на сведение данных из нескольких систем 1С зачастую оказываются больше, чем выгода от проекта, а финансовый директор или аналитик не могут быстро и легко построить в 1С новые отчеты — вместо этого используется Excel, что приводит к своим проблемам: ручное сведение данных, пересылка устаревающих отчетов по почте и т.п.

Мы предлагаем решать эту задачу, перегружая данные в систему для сбора и анализа данных QuBeQu. Мы настраиваем загрузку и синхронизацию данных из 1С при помощи коннектора, который передает данные по зашифрованному соединению. За счет загрузки первичных данных их затем можно анализировать в различных разрезах заранее не задумываясь о необходимых отчетах. Сведение нескольких баз (той же или отличающихся конфигураций) почти так же просто, и не требует привлечения 1С разработчика.

Все недостающие данные удобно вести прямо в QuBeQu, например: дополнительные расходы, задавать соответствие между различными статьями, вводить дополнительную классификацию товаров и т.п. — все эти данные можно легко ввести или загрузить из Excel. В результате каждая система выполняет свою роль: 1С выполняет функции учетной системы и является “источником правды”, а в QuBeQu производится анализ и вспомогательный для анализа учет. При этом исключаются невоспроизводимые и сразу устаревающие Excel отчеты и возникающий из-за этого беспорядок.

После того как все необходимые данные загружены, их анализ, построение отчетов и графиков не представляют проблем — без всякого программирования вы сможете ответить на любой возникший вопрос, а отчеты и визуализации всегда будут актуальны.

Как это работает?

Мы сняли небольшое видео, в котором показаны основные этапы настройки коннектора и анализа данных:


Результат настройки можно также посмотреть на открытом демонстрационном стенде по адресу demo1c.qubequ.com — имейте ввиду, что данные на нем видны всем кто на него зашел, а база периодически сбрасывается на начальное состояние.

Коннектор представляет собой exe-файл, который должен быть все время запущен на том же компьютере, где работает сервер 1С. В настройках подключения нужно задать путь к базе 1С, пользователя и пароль. После запуска коннектор подключается с 1С, а также устанавливает защищенное соединение с сервером, где запущена QuBeQu, и слушает запросы на загрузку данных. Вся дальнейшая настройка производится в интерфейсе QuBeQu: для загрузки доступны все справочники, документы и регистры из базы 1С, также можно делать произвольные запросы к 1С. В любой таблице, доступной для загрузки, можно выбрать только те поля, которые понадобятся при работе, сделать дополнительную фильтрацию или программную обработку. На практике для того, чтобы определить, какие именно данные нужно загрузить, часто полезно подсмотреть настройки отчетов в конфигураторе 1С. Для загрузки обычно лучше выбирать максимально детальные исходные данные, так как это в дальнейшем позволит анализировать их в большем числе разрезов, и таким образом из данных можно будет извлечь больше выводов.

Часто бывает так, что есть несколько филиалов или отдельных организаций со своими базами 1С, а анализировать данные хочется в целом. В таком случае коннекторы ставятся на сервер к каждой 1С и подключаются к одному и тому же серверу с QuBeQu. При настройке загрузки данных нужно дополнительно отметить для загрузки поле “Организация”, которое уже есть во всех конфигурациях 1С, и поможет отличить данные по различным организациям. Второй важный вопрос — это собственно сведение данных: почти всегда в различных 1С базах есть некоторые справочники, по которым нужно сопоставлять данные из разных баз, например номенклатура реализуемого товара или сотрудники. Для таких справочников настройка немного отличается, есть два варианта их загрузки. Самый простой но немного ограниченный — это использовать “натуральные” ключи, которые совпадают во всех базах — например название или код. Недостаток этого метода состоит в том, что такие ключи должны быть неизменны (или меняться одновременно), а это не всегда так. Если таких натуральных неизменных ключей нет, то необходимо задавать соответствие между ключами в каждый из баз.

После этого можно работать с данными в конструкторе отчетов, легко и быстро фильтруя и группируя данные, в том числе по “цепочкам”, т.е. по признакам признаков исходных данных. За несколько минут без всякого программирования можно получить интерактивные дашборды, всегда показывающие актуальные данные, или построить новый анализ. Любые формулы, которые вы создаете, не надо никуда “протягивать” или обновлять при появлении новых данных. Данные лежат не в свободной форме, как в Excel, а в “показателях”, имеющих заданные “аналитические признаки”, из которых и набирается отчет. У показателей можно задавать формулы на языке, похожем на формулы Excel/DAX, и затем этот показатель можно использовать в любых отчетах и графиках не задумываясь о том, откуда он берет данные.

Почему не X?

Конечно, QuBeQu не единственный способ решения этих задач. На наш взгляд, основные наши преимущества — это быстрое внедрение, качественный и воспроизводимый результат, ad-hoc анализ данных, возможность ввода дополнительной информации. Но в некоторых случаях лучше подходят другие решения.
Excel подойдет, если данных немного, их не нужно сводить и легко выгрузить, анализ данных эпизодический и делается одним человеком, который готов к ручной работе. Зато вы уже скорее всего знаете Excel, и за него не нужно дополнительно платить.
Доработка 1С подойдет, если в 1С уже есть все данные для анализа, и вам нужно “просто еще один отчет”, и вы точно знаете какой.
1С-Консолидация хорошее решение для сведения нескольких баз 1С, и подойдет в том случае, если вы готовы к долгому и дорогому внедрению, и круг решаемых задач не ограничивается аналитикой, а требуемые отчеты известны заранее и не меняются.
QlikView отличное решение в том случае, если вас устраивает цена, вам не нужен ввод вспомогательных данных, и вы готовы к тому, что настройка новых вычислений будет требовать программирования.