И настал момент, когда на выходных решили сделать свой инструмент для планирования и управления. Мы были уверены, что на эффективность команды из 30 человек действительно сильно влияет система ведения задач.
Для начала хотели реализовать 2 вещи:
- Секундомеры на каждой задаче, потому что было ощущение, что это позволит точнее понимать как расходуется время в команде;
- Универсальность. Предполагали, что отдел разработки, поддержки и все остальные отделы могут работать в одной системе.
Мы с головой ушли в это ответвление компании, разработка идёт уже 10 месяцев, а с нового года взяли ещё человека на мобильные версии. Сейчас открыто бета-тестирование, более 50 команд активно пользуется нашей системой. Под катом хотим поделиться тем, что у нас получилось и рассказать о том, какие кастомные подходы к управлению проектами оказались провальными.
1. Концепция универсальных Agile досок
Мы сделали простые Agile доски, где каждая задача может гибко модифицироваться под специфику отдела. На первый взгляд это чем-то напоминает Trello или YouTrack. Главное отличие — это стикеры, которые создаются и гибко настраиваются пользователем. Можно задавать карточкам задач любой дополнительный смысл и строить процессы в разных отделах.
До стикеров у нас была идея сделать что-то вроде тегов из Slack:
Казалось, что задача с тегами, являющаяся каналом общения — отличная идея, можно гибко задавать любые дополнительные параметры карточке. Например, проставлять тег #Minor маловажным задачам и т.п.
Проблемы начались, когда мы открыли доступ к доске разработки в отделе продаж (хотелось чтобы информация о развитии продукта приходила автоматически). При первом знакомстве 100% сотрудников из отдела продаж решили, что теги — это некоторые технические закладки, несущие смысл только для программистов. Конечно же мы рассказали, что по тегу можно узнать о приоритетности задачи или о том, в каком спринте (к какому сроку) планируется выпуск. Но никто из не-технарей не стал этим пользоваться. Визуально теги слишком одинаковы, чтобы легко ассоциироваться с разными смыслами. Чтобы в них разобраться, приходится постоянно задумываться и на всю команду система не распространяется.
В процессе решения этой проблемы мы пришли к стикерам, которые пользователь может сам конструировать.
Создавать стикеры сложнее чем теги, несколько сложнее догадаться до всех вариаций, которые можно сконструировать. Зато абсолютно всем понятно что они означают, когда применены на доске к задачам. Скажем, кто-то из команды один раз делает стикер приоритета с тремя текстовыми значениями Minor/Normal/Major и вся команда отлично с этим работает. Визуально стикер приоритета сильно отличается от стикера ответственного за задачу (причем степень отличия легко настроить) и в результате даже в бухгалтерии понятно, как работает отдел разработки.
В дальнейшем мы планируем открывать API к стикерам (по сути API к произвольной модификации задач) и разрабатывать шаблоны для специфических процессов. Например, можно будет сделать стикер, который из стандартной карточки делает карточку клиента и Agile Board становится CRM-системой. Или стикер, который выводит график по указанным событиям — будет легко получить Burn Rate или график закрытия тикетов в поддержке.
2. Каждая задача — это чат
Простая идея, но почему-то нигде не реализованная до конца. На самом деле есть огромная разница между комментариями в карточке у Jira или YouTrack и чатом по задаче. Полноценный чат толкает людей общаться просто и непринужденно, не приходится строить сложные фразы как в комментариях, а решать любые мелкие вопросы в системе планирования становится привычном делом. В итоге получаются очень простые взаимодействия в команде, которые ещё и структурированы по задачам. С выходом мобильной версии просмотр задач будет похож на просмотр чатов в WhatsApp или Telegram.
В ходе реализации мы думали о двух проблемах:
- Не будет ли надоедать, когда отвлекают по всяким мелочам? Сильнее всего опасения высказывал отдел разработки, ибо перспектива увеличения количества мелких отвлечений вызывала агрессию.
- Не превратится ли карточка задачи в помойку с обсуждением заказа пиццы? У нас так постоянно происходит со Slack или Telegram — каналы засоряются и приходится периодически наводить порядок.
Для решения первой проблемы мы внедрили возможность отключить все нотификации на указанный промежуток времени. И после тестирования в реальных условиях оказалось, что когда человеку приходит нотификация с автоматически указанной темой вопроса (название задачи) это его не напрягает, в отличие от входящего сообщения, например, в скайпе. Мелкий вопрос с заголовком оказывается практически всегда достаточно дельным. В итоге функция тихого режима практически не используется. Болтовня случается только в личных сообщениях.
Для предотвращения бардака в карточках разработали возможности ставить закладки (пины) на сообщение в шапке чата. При нажатии на них чат автоматически скроллируется на помеченное сообщение.
На деле оказалось, что задачи живут не так долго как каналы в Slack и не успевают превратиться в помойку. Открытая задача рано или поздно стремится быть закрытой в отличии от любого группового чата. По статистике, среднее кол-во сообщений в задаче — около 10 и только 3% задач содержат больше 100 сообщений. Функция “закладок” осталась востребованной, но не для порядка, а для запоминания и простоты дальнейшего поиска. Например, кидаешь в чат PDF-файл с технической документацией и ставишь закладку на него. Потом, просто нажав на эту закладку, легко сразу перейти к файлу.
3. Зеркалирование столбиков в соседнюю доску
Мы довольно долго думали, как обеспечить непрерывное самоинформирование всей команды о том, что происходит внутри компании. Потенциально можно сэкономить кучу времени на обсуждениях происходящего и работа становится существенно интересней, когда есть понимание общей картины. Целиком проблему не решили, но в какой-то степени в этом продвинулись.
Мы дали возможность сделать зеркало с любого столбика на доске и разместить его на доске другого проекта. Любой, у кого есть доступ, может сделать доску для наблюдения (подсматривания) за происходящим в остальных отделах.
Полностью это не решает проблемы информирования в компании — большинству всё равно лень регулярно просматривать изменения в зеркальных столбиках. Доску, на которую выведены все столбики с актуальными задачами со всех отделов, каждый просматривает примерно раз в неделю и со временем частота просмотров падает.
Активно используют функцию те, у кого на этом построен процесс. Например, зеркало столбика с багами из отдела поддержки размещено на досках отдела разработки и регулярно просматривается всеми разработчиками, особенно тестировщиком, который их пропустил.
Куда думаем развивать проект:
Вовлечение всей команды в использование одной системы
Есть еще много трудностей с этим вопросом. Сейчас делаем упор на то, чтобы было круто для отделов разработки. Остальным отделам оказалось достаточно самых простых стикеров и красивого интерфейса, в вот разработка требует большого количества деталей.
Вовлечение участников команды в постоянное использование
Очень важно сделать так, чтобы команда со временем не забивала на использование системы управления проектам. Затягиванием через чаты, ленты с событиями в компании, дизайном. Сейчас мы выводим параметр, показывающий вовлеченного пользователя и смотрим, как он меняется с выпуском обновлений.
Коммуникации и мобильные версии
Второй по популярности запрос от наших пользователей — мобильное приложение. В течении месяца планируем его выпуск, упор делаем на общение.
Карта (граф) распространения информации внутри компании
Если предположить, что мы затянем более 50% всех коммуникаций в компании и будем обладать информацией о том, кто просматривает задачи, то можно построить реальную картину, как распределено внимание в проекте, на какие задачи действительно сделан упор, а какие остались в стороне.
Сейчас все в открытом тесте можно смотреть, пользоваться, предлагать идеи.
Указали на сайте тарифы — это был самый частый вопрос от регистрирующихся. Но деньги пока собирать не торопимся, оплатить ничего не удастся :)
Комментарии (32)
Hazrat
03.02.2017 15:50+4В раздел разработке добавьте пожплуйста следующее:
ААА нет авторизации через соц. сети, потеряли 70% ленивых пользователей
Yeah
03.02.2017 15:53+1Сдается мне, что все это можно было сделать плагином к Жире и не выдумывать 100500-ю систему управления задачами.
"Секундомеры" есть в Жире, при этом есть цветовая индикация, а у вас и 3 минуты, и 2 недели — все красное.
Superslon
03.02.2017 16:08Мы фанаты YouTrack, там примерно то же, что и в JIRA, но распространить его на всю команду не удалось, людям вне отдела разработки система кажется слишком сложной, вот здесь мы раньше писали про этот опыт .
Yeah
03.02.2017 16:14В шапке этой статьи я вижу, что вы пользовались Жирой, в статье по ссылке анализа Жиры я не увидел. В конце данной статьи я вижу, что:
Вовлечение всей команды в использование одной системы
Есть еще много трудностей с этим вопросом. Сейчас делаем упор на то, чтобы было круто для отделов разработки. Остальным отделам оказалось достаточно самых простых стикеров и красивого интерфейса, в вот разработка требует большого количества деталей.То есть на данный момент ваша система все так же — в основном для разработчиков. При этом в той же Жире есть плагины и среди них десятки простейших TODO листов.
Yeah
03.02.2017 16:08Чаты тоже спорная функциональность. С одной стороны это должно повысить скорость реакции, но с другой стороны это приведет к усложнению и повышению уровня информационного шума. Все эти смайлики, вопросики, Спасибки — это будет создавать шум и отвлекать от контекста.
Что если я хочу попросить Васю скинуть скрины по таскам 1,4,45? В слаке я напишу: "Вася, скинь скрины по таскам 1,4,45". А у вас, получается, я должен отписаться в каждом таске: "Вася, дай скрин"
Если уж на то пошло, я бы сделал так: глобальный чат с пользователями с возможностью прикрепить (to pin) сообщение к таску в виде коммента/аттачмента.
infire
03.02.2017 18:10Активно использую trello для ведения задач по проектам, с jira не работал — поэтому с ее функционалом не могу сравнить
Ваша идея с чатом действительно понравилась!
Попробовал спроецировать свои текущий workflow на ваш сервис — гораздо комфортней получается
Если не секрет, сколько времени ушло на разработку?
MainBrain
03.02.2017 18:15Первое, что бросилось, и чего не хватает — API. Нужна возможность выгружать тикеты, статусы и т.п.
aamonster
03.02.2017 18:32"среднее кол-во сообщений в задаче — около 10 и только 3% задач содержат больше 100 сообщений" — какие-то у вас задачи крупные или лихо комментируемые. Как багтрекер, я так понимаю, вы систему не используете?
Superslon
03.02.2017 18:39Используем.
В данных есть неточность. Не брались в расчет задачи где нет комментариев вообще. Среднее кол-во 10 сообщений в тех, где есть хоть какое-то общение.
В сравнении с другими багтрекерами действительно используется активней, но сообщения короче и проще.
novoselov
03.02.2017 20:36Секундомер на карточке, правильной дорогой идете, дальше KPI и штрафы/бонусы.
А если по делу понравился zenkit, немного сыроват в плане дизайна, но есть интересные решения.
NewMan_by
03.02.2017 23:02«когда человеку приходит нотификация с автоматически указанной темой вопроса (название задачи) это его не напрягает, в отличие от входящего сообщения, например, в скайпе.»
Да, человека это может не напрягать, потому что он думает, что перелючается на что-то важное, но кто сказал, что оно важнее его текущей работы? Потеря фокуса и быстрые переключения уменьшают производительность, так уж устроен наш мозг, про это много и популярно написано. Я уж не говорю про «работу в потоке», которая невозможна при таких скачках от чатика к чатику.
Приемлимые варианты использования чатиков я вижу только, если нотификации:
1) будут приходить раз в N часов(например, раз в 4 часа). Для реагирования на обсуждение задачи чаще и не нужно, за редким исключением.
2) накапливаться и приходить пачкой(так себе тоже, но лучше чем по одному)
3) в системе будет большая заметна кнопка «Получить нотификации по всем задачам»
mysless
03.02.2017 23:07А может все дело в людях, которые привыкли к регулярной смене систем управления и поэтому никто не заморачивается соответствующим изучением и внедрением методик управления, необходимых при пользовании той или иной ИС?
Предполагаю, что это естественным образом приводит к пониманию, что неудача произошла из-за "несовершенства" ИС.
DarkOrion
04.02.2017 10:34Окей, уютные чатики для сотрудников сделали. А мониторинг трудозатрат для руководства где?
molnij
04.02.2017 16:48От таск-трекера до управления проектами вам еще оооочень долгий путь предстоит :)
gnusy
05.02.2017 11:01я так и не нашёл, как выставлять priority. менять — понятно. выставлять для новой задачи — туплю.
mad_nazgul
07.02.2017 12:24+1Еще одно «не нужно». На которой нормальные сотрудники забьют.
Контроль за временем и деятельности должен быть «по факту» в той системе в которой работают сотрудники.
И автоматом попадать в систему управления проектом.
Т.е. нужно контролировать результат, а не потраченное время на его достижение.
Точнее фиксировать время когда результат был достигнут причем фиксировать его должен не сам сотрудник, а ответственный за результат.
Т.к. чтобы контролировать время сотрудника сколько он потратил на достижения результата…
Это надо чтобы кто-то за ним ходил с секундомером и замерял время работы.
Кстати давно известная практика, еще с советских времен.
Работает только в потогонном производстве и то скорее в минус чем в плюс.
Проблема «забивания» на системы управления проектом, в том что там пытаются контролировать время затраченное сотрудником на решение задачи. Хотя ни одна из них для этого не предназначена для этого.
В лучшем случае на фиксацию времени, когда был достигнут результат.
А так сотрудник мог 2 (два) часа потратить на достижения результата, а потом 4(четыре) часа прокрастинировать в фейсбуке.
А результат сдал вообще на следующий день. Т.о. он потратил 6-8 часов на достижение результата.
Но почему-то все хотят видеть эти 2 часа, а не 8 часов.
И это плохо. Т.к. ч/з месяц такой работы ваши сотрудники на такую задачу будут тратить по 16 часов.
Сам видел, как человек, ту задачу которую делал за пару часов. Ч.з. месяц дедлайна делал 4 часов. Просто потому что «тупил» от усталости.
kanekt
07.02.2017 14:50А добавить задачу можно сделать снизу? после всех задач, а то порядок заведения задач получается наоборот (если я переношу их из трелло).
и куда ошибки слать? например не прикрепляется (не загружается) файл картинки в сафари 10 в чате.
Superslon
07.02.2017 15:04Пока нельзя, но запрос понятен и достаточно популярен. Будем править. Спасибо.
kanekt
07.02.2017 15:29еще бы хотелось или roadmap или changelog, чтобы понимать как проект развивается :)
helions8
И теперь процент сотрудников, которые «забивают» на трекер уменьшилось? Если да, то на сколько?
Superslon
Вот сложно прям точно посчитать %. У нас просто появилось в два раза больше людей, которые регулярно пользуются. У кого-то не поменялось — и так все пользовались.
helions8
Просто, изначальный посыл (как я понял) был в том, что люди перестают пользоваться трекерами потому, что с ними что-то не так (медленные, перегруженные, не интуитивные и т.д.) и вы решили это исправить. Но как — осталось загадкой.
Superslon
Не удается выделить одной конкретной функции и сказать, что вот выпустили это и стало лучше.
Основные функции которые сработали описаны.
Потестируй, если есть время, и скажи что думаешь исходя из опыта. Вот это нам будет очень полезно.
Radiocity
А потому что нет таких функций… вообще. Интеграции с другими платформами отсутствуют, что делает очередную crm бессмысленной.
Да и в то, что сделано за выходные тоже с трудом верится.