А бывает «босс» — один человек «в компании» и грамотно передать на кого-либо другого процесс сложно, потому что:
- Не знаю как правильно это делается
- Боюсь, что «накосячат» и не сделают так же качественно как я
- Боюсь, что уведут бизнес — вопрос безопасности
- Просто нет денег на новых людей
Получается замкнутый бег по «треку боли».
Примеры выше не единственные. Да, что говорить, у нас самих и компаниях, с которыми работаем, похожая ситуация. Поэтому ниже делюсь способом, который позволил уйти от рутины на собственном опыте, на практике.
Ниже 5 простых шагов. Сразу просьба — двигаться к следующему шагу, только после того как сделали текущий, тогда это будет иметь смысл:
1. Берем лист бумаги А4, засекаем 10 минут и начинаем на листе подряд в хаотичном порядке выписывать все ВИДЫ действий, которые есть именно в вашей компании, повторяются изо дня в день.
- оплатить Яндекс Директ
- сделать договор
- отправить коммерческое предложение
- провести встречу с клиентом в офисе
- перевести деньги с расчетного счета на карту
- запланировать дальнейшие действия в компании, стратегию
- обучить новых сотрудников
и так далее. Таких видов действий должно быть минимум 30. Были рекорды по 80 и 120 видов действий.
Весь фокус состоит в том, что когда мы занимаемся, например, «мебельным бизнесом», то мозг как бы упрощает все процессы и сливает их все в один общий кисель, над которым красуется название компании.
Этот простой шаг позволяет понять, что в этом киселе есть отдельные «ягоды» — отдельные действия, которые в сумме формируют общую систему. И новые «ягоды» попадают туда постепенно в процессе развития. Здесь, кстати, возникает типичная ошибка начинающих предпринимателей, сужу по своему личному опыту — они сидят на «игле быстрых результатов». Из-за этого постоянно добавляют новые услуги и процессы в свою компанию.
Занимаетесь Яндекс Директом и одностраничными сайтами? Клиент обратился: «А можете сделать и маркетинг кит?» — «А почему бы и нет — это ведь дополнительные деньги!» И вот в этот момент происходит главная ошибка молодой компании — создание маркетинг кита — это увеличение объема «киселя» — плюс 20 дополнительных видов действий. Вроде бы они все небольшие, занимают совсем немного времени — но все эти мелкие детальки — это «камешки», которые накапливаются делают бизнес очень тяжелым — вот главная причина возникновения рутины в компании.
В общем, как раз из-за такой логики «беремся за все, за что платят деньги» развалилась предыдущая компания, которую мы запускали в Ростове-на-Дону с партнером с января по август 2015 года, в пик у нас работало 17 человек в офисе и около 100 человек в социальных сетях, как фрилансеры. Когда мы обратились к профессионалу, чтобы он создал для нас структуру — получилась структура крупного холдинга, который уже лет 10 существует на рынке и в которой должно быть около 150 должностей. Не повторяйте наших ошибок.
2. Продолжим. Следующий шаг — просто обвести кружком все виды действий, в которых вы так или иначе участвуете — полностью или периодически.
Возможна такая ситуация, что кружками обводятся все действия — значит либо вы 1 человек в компании, либо выписали не все действия.
3. Поставить "!" рядом с теми действиями, которые вы действительно хотите делать сами, они нравятся ИЛИ нельзя по любой причине передавать их на других людей.
Что получилось. Например: всего 44 действия, 30 из них в кружках и 10 восклицательных знаков.
30 кружков минус 10 "!" = 20 видов действий нужно делегировать — это причины рутины.
4. Ниже нужно выписать способы «уничтожения» рутины, а именно:
- конкретные должности, которые должны делать эти действия
- шаблоны, закрывающие эти действия
- автоматические сервисы
Например, мелкие задачи, такие как «отправить КП», «заполнить договор», «сходить на почту» может сделать личный помощник. А вместо действия «Напечатать письмо» можно просто сделать шаблон письма и так далее.
5. Допустим, получилось 5 способов уйти от рутинных действий. Если все они будут внедрены — станет гораздо легче дышать. Теперь осталось самое главное — просто проставить приоритет внедрения — что сделать первым, что вторым и далее. Первым для внедрения выбираем то решение, которое закроет самые рутинные функции и задачи и пишем как и когда это нужно сделать самым простым способом.
Это самая простая модель для ухода от рутины, которую уже неоднократно удалось применить на практике и получить реально гораздо больше свободного времени.
Другой вопрос — как сделать так, чтобы новые сотрудники все делали четко и можно было не боятся за качество — это уже вопрос добавления в работу обучения, видео роликов, регламентов, скриптов, других шаблонов.
Есть много вариантов развития событий и разветвлений. Об этом расскажу в дальнейших постах, если этот окажется полезным. Пишите вопросы, комментарии, мнение.
Комментарии (15)
akhmelev
24.02.2017 19:21Выписать проблемные рутинные места — это не лайфхак ни разу. Это делали все и всегда. Лучше обратить внимание не на формулировки, а на собственно выполнение рутинных задач. Люди хорошо, а боты лучше.
В IT-компаниях рутина должна по идее решаться автоматизацией или даже автоматикой. Более того, даже один успешно или «гениально» автоматизированный шаг может сам по себе стать огромным бизнесом.
В общем лучше автоматизировать, чем не автоматизировать. Чем меньше людей, тем лучше.
alexeev_n
24.02.2017 20:24-1Согласен. То, что вы пишите не исключает того, что я написал выше. Наоборот, на 4 шаге я и написал, что решением в том или ином случае может быть автоматизация в каком-либо виде.
Но из опыта, автоматизация не может решить все 100% задач.
И по другим пунктам также согласен.akhmelev
24.02.2017 21:16Да. Руки не убрать никак. Я больше про то, что автоматика в общем объеме работ имеет наибольший эффект, но и наибольшую сложность. Поэтому один реализованный пункт автоматикой намного важнее общего списка задач. Имхо конечно.
lxsmkv
25.02.2017 12:27мне бросилось в глаза, что например «ведение финансов» это деятельность, а «отправить письмо» это действие. В картинке с облачками их представили одинаково. Атомарные действия и процессы нельзя ставить рядом.
Процессы состоят из атомарных действий и решений.
И по второму моменту: фирма берет все заказы подряд, не обязательно разбираясь в специфике заказа: «мы же IT-компания».
У нас такая ситуация как раз наличествует. Взяли еще один проект, дополнительную часть приложения, одну часть которого мы уже делаем. А оказалось что над разными компонентами одной и той же системы не одинаково просто работать. Понятно что фирма ведет себя как фирма, бизнес, деньги, и это для оррганизации правильно. Но вот то что человеческий ресурс при этом планируется после получения заказа… За это надо ставить к стенке и вести серьезный разговор. И сразу, иначе посмотрят что «ну тянут ребята» и притащат еще один проект.
А вообще мне кажется анализ процессов «на салфетке» это опасно. Перераспределениеговнакиселя не приводит к уменьшению общего количества киселя.lxsmkv
25.02.2017 12:48Я думаю что причина краха IT-предприятий именно в том, что они набирают проекты не сверяясь с ресурсом и компетенциями. Т.е чтобы этого избежать нужно делать то, что ты умеешь делать хорошо, и не браться за то, о чем имеешь смутное представление. И обычно так фирмы себя и ведут. Но в кризисные времена, когда есть риск потерять заказы, они могут начать «метаться», а этого делать нельзя. (Кому интересно, почитайте вот яндекс-поиск: "почему нельзя снижать цены в кризис" — из той же оперы)
alexeev_n
25.02.2017 13:23-1Да, частично моя статья об этом в том числе. Почему иногда важно расписывать различные модели в упрощенной форме, «на троечку» — потому что это первооснова.
Есть ряд очень сильных подробных детализированных методик для решения этих проблем, в этих методиках много терминов и нюансов, но это как плюс, так и минус. Детализация и нюансы в более профессиональных вариантах делают их внедрение более сложным, в том числе из-за сложности восприятия.
И действительно, многие компании сильно уходят «в развитие», забывая о «бетонировании» текущих процессов (систематизации), без этого раздуваются неустойчивые пузыри, которые рано или поздно лопаются.
Поэтому, из моего личного опыта, задача заключается в том, чтобы развиваться циклично: развитие (хаос, новые направления), после этого систематизация (бетонирование), затем снова развитие на основании полученного фундамента и так далее.
alexeev_n
25.02.2017 13:17-1Отвечу по абзацам.
Термин «атомарные» — интересный, столкнулся впервые. Согласен с тем, что это два облачка разные по природе. И для полноценной профессиональной систематизации процессов это может быть не корректно, и при этом здесь речь идет именно о выходе из рутины «на троечку» — базовое понимание возникновения проблем внутри компаний по причине большого количества различных видов действий, которые незаметно забирают ресурс времени и снижают производительность труда при росте компании.В этом ключе, такой подход имеет реальную практическую пользу, так как как бы «открывает глаза».
По второму абзацу, признаться немного не понял, уточните что имеете в виду.
Что действительно существует такая проблема и с ней надо бороться? Либо другой смысл?
А вот это очень важный момент. С одной стороны перераспределение киселя все же (зачеркнутое слово имеет негативный смысл, а рутина не всегда имеет негативный оттенок) часто решает вопрос «тупика» в компании. Потому что еще одна причина возникновения сложности в управлении и так называемой «усталости от бизнеса» заключается в том, что владелец уже достаточно долгий промежуток времени занимается похожими вещами. То есть на старте, эти действия и задачи были «интересными», «чем то новым». А когда компетенции человека растут — старые повторяющиеся действия начинают надоедать, мозг «присытился» и ему требуются новые ступеньки развития. Именно поэтому иногда сотрудники в компании, спустя 1-2 года работы на одной должности также задумываются о смене места и поэтому существует такой процесс как «карьерный рост». Люди постоянно хотят развиваться. По этой теме, через неделю я напишу еще один пост, выстраивание процессов уже не на «троечку», а на «четверочку», там подробнее расскажу об этом.
Что касается исключенияговнаплохих процессов — то такая практика действительно присутствует и она также достаточно эффективна. Но для точности (чтобы не исключить что-то действительно важное) нужно уже подключать аналитику на различных уровнях. Об этом я также напишу в других постах.lxsmkv
25.02.2017 14:02второй абзац мне навеяло этим:
Клиент обратился: «А можете сделать и маркетинг кит?» — «А почему бы и нет — это ведь дополнительные деньги!» И вот в этот момент происходит главная ошибка молодой компании — создание маркетинг кита — это увеличение объема ..
Я просто выделил из этого примера систематическую ошибку, которой страдают компании, с учетом личного опыта.
xpendence
25.02.2017 12:52-2Павленко на своих тренингах заявляет, что лучший руководитель — это тот, который так наладит работу своего отдела/бизнеса, чтобы компания продолжала работать даже в его сколь угодно долгое отсутствие.
lxsmkv
25.02.2017 13:23а есть такие руководители, что от их присутствия или отсутствия ни тепло ни холодно :) И это плохие руководители. Любая компания будет продолжать работать в отсутствие руководителя. Просто раньше для принятия решения бежали к начальнику перекладывая решение на него, а без начальника или переложат решение на кого-то другого или примут его сами. Вот тезис, что черезмерная вовлеченность начальника в деятельность сотрудников делает сотрудников несамостоятельными, возможно верен.
sbnur
Свалить с себя обязанности — это понятно и без рисования кружочков и их обведения.
Главный вопрос — как обеспечить надлежащее выполнение рутины?
Второй вопрос — а плоха ли рутина?
Третий вопрос — а почему возникает рутина (может она не так плоха)?
И так далее…
alexeev_n
Если без кружочков понятно — тогда отлично!
Просто порой это понятно не для всех, а иногда даже для тех, кто говорит, что в целом понятно. Именно поэтому лучше потратить на это 15 минут и просто сделать. Часто это полезно.
По вопросу надлежащего выполнения рутины необходимо подготовить регламенты (ответ на вопрос «Как делать?»), скрипты (если нужно что-то говорить), шаблоны — для упрощения и ускорения. Могу об этом подробнее написать в другом посте.
Плоха ли рутина — как процесс бизнеса — без рутинных действий никак нельзя — они нужны — это факт. Рутина плоха — когда ей занимается основатель.
Третий вопрос связан со вторым — рутина это обязательные повторяющиеся действия внутри любой компании, и нет компаний без рутины в принципе. Главная мысль в том, что если заниматься рутинными действиями и не делегировать на линейных сотрудников, аутсорс, автоматизированные сервисы — то рост будет сильно замедляться.
sbnur
Как можно понять — главное в компании — это организовать рутину — кстати — это главная задача руководителя — но это осталось за рамками — остальное тривиал