Резюме написано. Вакансия мечты найдена. Остается одна маленькая, но порой непосильная задача – написать сопроводительное письмо. О том, что нужно писать, а чего стоит избегать в сопроводительных письмах, поделилась Alison Doyle, специалист по найму в США и основатель сервиса-помощника по поиску работы CareerToolBelt.com, в статье «How To Write a Successful Cover Letter», а я ее для Вас перевела. В конце данного перевода я добавила пример сопроводительного письма из другой статьи автора. Несмотря на то, что в материале речь идет об американских стандартах сопроводительных писем, советы Элисон Дойл будут полезны не только для тех, кто ищет работу на рынке СШA.

Сопроводительное письмо. Что это такое?

Прежде, чем писать сопроводительное письмо, вы должны понимать, зачем оно нужно. Сопроводительное письмо – это документ, отправляемый вместе с резюме и дающий дополнительные сведения о ваших профессиональных навыках и опыте.

В нем приводится подробная информация о том, почему Вы подходите на заявленную вакансию. Вместо того, чтобы дословно дублировать свое резюме, расскажите конкретно, почему Вы соответствуете всем требованиям работодателя. Считайте сопроводительное письмо своей маркетинговой презентацией, которая помогает продать Вас как профессионала и получить приглашение на собеседование. Важно, чтобы сопроводительное письмо произвело наилучшее впечатление на того, кто его прочтет.

Как правило, сопроводительное письмо отправляется вместе с каждым резюме. Работодатели используют такие письма для отбора кандидатов на имеющиеся вакансии, а также, чтобы решить, с кем из претендентов провести собеседование. Если работодатель требует сопроводительное письмо, это будет указано в объявлении о вакансии. Даже если компания не ставит такого условия, вам все равно следует прикрепить письмо к резюме.

Так вы сможете продемонстрировать свою высокую мотивацию.

Виды сопроводительных писем

Существует три основных вида сопроводительных писем. Выберите тот, который подходит под Вашу ситуацию.

• Письмо-отклик на известную открытую вакансию (опубликованную работодателем).
• Письмо-запрос о возможных доступных позициях.
• Письмо с запросом информации и помощи в поиске работы.

Что писать в сопроводительном письме

Сопроводительное письмо должно дополнять Ваше резюме, а не дублировать его. Задача письма состоит в том, чтобы объяснить фактическую информацию из резюме и сделать отклик более индивидуальным. Узнайте больше о различиях между резюме и сопроводительным письмом, чтобы выбрать правильный подход к его составлению.

Сопроводительное письмо зачастую является самым первым письменным контактом с потенциальным работодателем и производит решающее впечатление о Вас. Малейшая ошибка, например, опечатка, может мгновенно отправить Вашу заявку в корзину. С другой стороны, даже при безупречной грамотности Вашего письма, специалист по найму им не заинтересуется, если оно чересчур обобщенное (никак не соотносится с компанией или любыми особенностями открытой вакансии).

Эффективное сопроводительное письмо объясняет, почему Вы заинтересованы в конкретной компании, а также сообщает ваши навыки и опыт, требуемые для данной позиции. Внимательно прочитайте описание вакансии и оцените, насколько Ваши навыки соответствуют профессиональным требованиям.

Вспомните случаи, когда Вы применяли данные навыки на практике и подумайте, как Ваша работа в этой должности можете быть полезна компании.

Перед тем, как начать, просмотрите список обязательных компонентов сопроводительного письма.

О чем не стоит писать в сопроводительном письме

Есть несколько вещей, которые лучше не включать в сопроводительное письмо. Оно должно сообщать о Ваших профессиональных качествах, поэтому нет необходимости делиться в нем личной информацией и рассказывать о своей семье. Если вы соответствуете не всем требованиям работодателя, не стоит об этом упоминать. Вместо этого сосредоточьтесь на тех необходимых навыках, которыми Вы обладаете. Не заговаривайте о зарплате, только если компания сама не спрашивает о Ваших пожеланиях. Если у Вас есть вопросы по работе, зарплате, расписанию или соцпакету, неуместно задавать их в сопроводительном письме.

Очень важно не писать слишком много. Ваше письмо должно быть четким, конкретным и состоять из нескольких абзацев. Информации должно быть ровно столько, чтобы заинтересовать специалиста по найму и получить приглашение на собеседование.

Слишком длинные письма обычно не читают.

Персонализируйте сопроводительное письмо

Очень важно, чтобы Ваше сопроводительное письмо было адаптировано под конкретную вакансию, на которую Вы откликаетесь. Это значит не просто изменить название компании в теле письма.

Каждое сопроводительное письмо должно содержать следующую уникальную информацию:

• на какую вакансию Вы претендуете (укажите название вакансии в первом абзаце);
• как Вы узнали о вакансии (и ссылка, если есть);
• почему Вы подходите на данную должность (будьте конкретны);
• что Вы можете предложить работодателю, и почему Вы хотите работать именно в этой компании (сопоставьте свои навыки с требованиями, а также прочитайте о миссии компании, ее ценностях и целях, чтобы упомянуть их в письме);
• благодарность за рассмотрение Вашего отклика на вакансию.

Руководство по написанию сопроводительного письма

Содержание сопроводительного письма должно быть в уникальным и соответствующим вакансии. С форматом все проще: необходимо придерживаться определенного списка обязательных компонентов, который подходит для отклика по самым различным вакансиям и запросам на трудоустройство.

Заголовок

Сопроводительное письмо должно начинаться Вашей контактной информации и контактов потенциального работодателя (имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты). Далее указывается дата. Если это не обычное письмо, а электронное, в конце, после подписи, укажите свои контактные данные.

Контактная информация

Имя и фамилию
Адрес проживания (город, штат, индекс)
Номер телефона
Адрес электронной почты
Название компании
Адрес

Приветствие

Начните свое сопроводительное письмо с приветствия «Dr./Mr./Ms. Last Name». Если Вы не уверены, мужчина это или женщина, просто укажите полное имя. Если вы не знаете имени контактного лица, напишите «Dear Hiring Manager». Это звучит намного лучше, чем обобщенное и формальное «o Whom It May Concern».

Изучите информацию о том, как выбрать приветствие для сопроводительного письма, чтобы оно максимально подходило к вакансии и компании, куда вы направляете отклик.

Введение

Начните вводную часть с обозначения вакансии, на которую вы претендуете. Расскажите, откуда Вы узнали о вакансии, особенно если Вы услышали новость от кого-либо, кто имеет отношение к нанимающей компании. Кратко опишите свои навыки и опыт, соответствующие требованиям организации и/или должности. Так работодатель получит представление об основной информации в письме. Задача вводной части – привлечь внимание читателя. Для начала, посмотрите удачные примеры введения.

Основная часть

В один-два абзаца, объясните, почему Вы заинтересованы в вакансии и почему вы прекрасно подходите на эту должность. Упомяните особые навыки, обозначенные в объявлении о вакансии, и расскажите, насколько Вы ими обладаете. Вместо того чтобы пересказывать свое резюме, приведите конкретные примеры, демонстрирующие Ваш профессионализм.

Помните, что действия говорят громче, чем слова, поэтому не просто «рассказывайте» читателю, какой Вы, например, прекрасный командный игрок с развитыми коммуникативными навыками и пристальным вниманием к деталям. Вместо этого используйте яркие примеры из своего опыта работы, показывающие эти черты в действии…

Заключение

В заключительной части письма еще раз перечислите свои профессиональные навыки, которые делают Вас подходящим кандидатом на должность. Если у Вас еще осталось место (помните, что, как и Ваше резюме, сопроводительное письмо не должно занимать больше страницы, можете рассказать, почему Вы хотите работать именно в этой конкретной компании.

Отметьте, что Вы были бы рады пройти собеседование или обсудить возможности трудоустройства. Укажите время, когда вы повторно свяжетесь с контактным лицом. Поблагодарите работодателя за его/ее внимание.

Подпись

Вежливо завершите письмо, затем распишитесь и ниже напечатайте свое полное имя. Если это электронное письмо, то после вежливого завершения просто напечатайте свое имя и контактную информацию.

Пример сопроводительного письма для разработчика

Ivan Ivanov
Moscow, Russia, 123456
+7 777 77 77
ivan.ivanov@example.com

ABC Technology
1234 Main str #1
San Francisco, CA, 54321

Dear HR Manager:

This letter is to express my interest in your posting on Dice.com for an experienced Software Developer. With a Bachelor’s degree in Computer Science, Master’s degree in Information Technology, and hands-on experience using .Net languages to create and implement software applications, I am confident I will be an asset to your organization.

I enjoy being challenged and engaging with projects that require me to work outside my comfort and knowledge set, as continuing to learn new languages and development techniques are important to me and the success of your organization.

Your listed requirements closely match my background and skills. A few I would like to highlight that would enable me to contribute to your bottom line are:

Highly skilled in designing, testing, and developing software
Thorough understanding of data structures and algorithms
Knowledgeable of back-end development best practices
Hands-on software troubleshooting experience
Proven track record of proper documentation for future maintenance and upgrades


I’ve attached a copy of my resume that details my projects and experience in software development. I can be reached anytime via my cell phone, +7 777-77-77 or via email at ivan.ivanov@example.com.

Thank you for your time and consideration. I look forward to speaking with you about this opportunity.

Sincerely,

Signature (hard copy letter)

Ivan Ivanov

Формат сопроводительного письма

Ваше сопроводительное письмо должно выглядеть как профессиональное деловое письмо. Используйте такой же шрифт, как и в резюме. Шрифт должен быть простым и читабельным. Отлично подойдут такие базовые варианты как Arial, Calibri, Georgia, Verdana и Times New Roman. Хорошо читается 10 или 12 размер шрифта. Стандартный отступ сверху, снизу, слева и справа составляет 1".

Пробелами разделите заголовок, приветствие, каждый абзац, заключение и свою подпись. Вы можете уменьшить размер шрифта и отступы, чтобы весь текст умещался на одной странице, но обязательно оставьте достаточно пустого пространства на листе для читабельности.

Следуйте этим рекомендациям по оформлению, чтобы Ваши сопроводительные письма соответствовали профессиональным стандартам, которые наниматели ожидают от кандидатов.

Редактирование и корректура сопроводительного письма

Не забывайте отредактировать и проверить свое сопроводительное письмо перед отправкой. Это может прозвучать глупо, но Вам следует внимательно указывать имена работодателя и название компании. Очень легко ошибиться, когда Вы отправляете несколько сопроводительных писем одновременно. Распечатайте текст и прочтите его вслух – так Вы легко сможете обнаружить мелкие опечатки, пропущенные слова или странные грамматические конструкции.

Всегда перепроверяйте написание имени контактного лица, а также названия компании. Если это возможно, попросите друга или члена семьи помочь проверить текст, потому что две пары глаз лучше одной. Даже профессиональные корректоры не всегда замечают собственные ошибки.