Три совета руководителю/менеджеру по подготовке к автоматизации учета

«Учетная система ? информационная система для сбора, обработки и представления данных об активах и хозяйственных операциях организации»
Михаил Дробитько, Tecman

Вы ? собственник компании. Вы поняли, что пора посмотреть на свой бизнес в цифрах. Найти узкие места, утечки денег и информации, все упорядочить и посчитать.

Или же вы ? миддл-менеджер компании, и наконец-то донесли до Биг Босса, что учет и автоматизация бизнеса ? не только круто, а жизненно необходимо.

И вот вы идете в IT-компанию, чтобы специалисты помогли вам внедрить учетную систему. Идете и боитесь: «А вдруг мне зарядят сейчас 100500 мильонов денег, а я даже не буду понимать ? за что? А вдруг меня разведут, как на техосмотре, впарят вместо плановой замены масла и тормозной жидкости новые колодки и перебор двигателя?»

Специально чтобы собственники и миддл-менеджеры понимали, чего ждать, мы начнем с азов — расскажем, из чего исходят IT-компании, когда предлагают разные учетные решения.

Три уровня задач для учетных систем

Основные задачи, которые решают системы учета для бизнеса, делятся на три уровня. Каждый последующий уровень более продвинут по отношению к предыдущему.

Уровень 1. Собрать все данные в одну большую кучу, создав единое информационное пространство. Чаще всего эта задача решается без учета удобства для пользователей. Сотрудники компаний плюются, ругаются матом, и кое-как осваивают новые функции ? хотя и считают их ненужными и излишними. Но все-таки осваивают, и единое информационное пространство начинает наполняться смыслом и цифрами.

Уровень 2. Задача второго уровня ? сделать учетную систему «с человеческим лицом», дружественным интерфейсом и понятным функционалом. С такой системой должно быть легко работать каждому пользователю. Эффект от решения задач второго уровня может быть разным ? от уменьшения трудозатрат и количества персонала, до начала работы с задачами, к которым в принципе невозможно было подступиться до автоматизации.

Уровень 3. На этом уровне начинают решаться задачи собственника бизнеса — повышение прозрачности и управляемости бизнеса. Системы учета помогают формировать срезы данных, на основе которых собственник или руководитель может принимать конкретные управленческие решения. Для этого в цифровом выражении должны быть представлены затраты и польза от множества конкретных операций. Это поможет увидеть утечки, неэффективное расходование средств или воровство, либо наоборот — выявить наиболее эффективные направления, и усилить их.

Специалисты, работающие с учетными системами, ориентируются на ваши задачи. Если вам нужно просто единое информационное пространство, ответственный профи не будет впаривать крутые инструменты, позволяющие принимать управленческие решения. Потому, что это дольше, дороже, сложнее, и скорее всего вы не сможете этим пользоваться — это требует квалификации. Если вы хотите получить удобный инструмент, например, для «осуществления быстрых продаж», а управленческие решения ? не ваша епархия, специалисты это тоже учтут.

Промежуточный итог: система учета в бизнесе решает три основные задачи.

1. Создание единого информационного пространства.
2. Выявление узких мест, точек роста.
3. Помощь в принятии управленческих решений.

Совет первый: посмотрите вокруг, трезво содрогнитесь (с) и определите те задачи, которые должна решить система учета. Как изменится ваша компания в результате того, что будет внедрена система? И если вы — не опытный пользователь учетных систем, возможно, вам стоит такого найти и спросить — «А что вообще может дать система? Покажи свою?»

Три товарища

Представим, что живут в одном городе три товарища ? Митя, Геннадий и Олег.

Митя замутил бизнес по продаже надувных шариков и оформлению праздников и мероприятий. Геннадий открыл службу такси, а Олег начал выдавать страждущим микрозаймы.

Митя ведет учет по-простому, в Google Docs и частично в Excel, а кое-что вообще считает на пальцах (профи иногда называют это системой учета из дерьма и палок). Когда (и если) объемы его продаж возрастут, такое ведение учета может стать проблематичным.

Геннадий выделил те зоны бизнеса, где важнее всего автоматизация, и купил коробочное решение, специально разработанное для сферы такси. В нем ограниченный набор модулей ? рабочее место водителя, рабочее место диспетчера и мобильное приложение для пользователей. Для налогового и кадрового учета Геннадий использует традиционные продукты 1С. Такой набор хорошо подходит именно для такси, но если Геннадий займется грузоперевозками, то эту сову на глобус ему уже не натянуть ? придется искать другие инструменты.

Работа хваткого Олега требует жесточайшего учета и контроля. Если он будет плохо управлять финансовыми потоками ? его бизнес скончается так же громко и быстро, как «Древпром», «Слон-финанс» и «Домашние деньги». Олег встраивал в свой бизнес несколько готовых систем учета, но быстро перерос коробочные решения, и задумался о чем-то более тонко настроенном, менее типовом ? о системе, на 100% соответствующей именно его специфике.

Ответа на вопрос «Вот в этих трех бизнесах — какое из решений правильное, идеальное?» у меня нет. Все варианты имеют право на существование, все они работают и помогают решать бизнес-задачи их владельцев. Разница между ними лишь в стоимости и количестве комфорта для пользователей. Поэтому когда три соседа-бизнесмена придут к IT-разработчикам за инструментами для ведения учета, им предложат разные варианты решений ? и это будет правильно.

Совет второй: Подготовьте для IT-спецов информацию о сфере деятельности компании; о том, кто будет пользоваться системой и как; о том, как вы ведете учет сейчас; о том, что не нравится сейчас, и что захотите от системы в будущем.

Вот бриф, который я отправляю заказчикам. С одной стороны, он облегчит поиск общего языка с IT-специалистами, которые будут разрабатывать продукт, с другой — поможет вам лучше понимать назначение будущей системы.

Деньги и ограничения «сверху» и «снизу»

Два ключевых параметра, которые скажутся на выборе учетных систем для компании ? бюджет и компетенции лица, принимающего решение.

Сегодня на рынке найдется куча инструментов, которые помогут наладить учет, от условно-бесплатных, до стоящих несколько миллионов рублей в месяц. Чем больше ваш бюджет на разработку/внедрение учетной системы для бизнеса, тем большее количество решений вам доступно. Но и бюджет, и количество подходящих вариантов зависят не только от наличия у вашей компании денег ? еще и от вашего понимания задач, которые должна решать ваша система.

Если отчасти наивному в бизнесе Мите предложить разработку навороченной, крутой, суперудобной и обсчитывающей вообще все бизнес-процессы учетной системы, он не согласится. Во-первых, у него нет на это денег. А во-вторых, если деньги у него есть, то все равно ему это не нужно ? система «из дерьма и палок» на его уровне вполне работает! И ему предложат ? что? ? да просто доработку и улучшение этой работающей системы. Это можно назвать ограничением «сверху»: есть решения, которые для Мити слишком хороши, явно too much.

Если Геннадий не собирается, помимо такси, запускать каршеринг или грузоперевозки — ему вряд ли понадобится разработка индивидуальной системы учета. Ему нужна помощь в подборе более удобных, современных и информативных коробочных решений, созданных специально для его сферы бизнеса. И, конечно, в их внедрении и интеграции между собой. Именно это хорошие специалисты ему и предложат.

Но когда к IT-разработчикам придет Олег, ситуация будет принципиально другой. Олег бизнесмен прошаренный, он отлично понимает, что учет и контроль ? добрая половина успеха его микрозаймового дела. Без отслеживания и оценки эффективности всех бизнес-процессов он работу своей компании не представляет. Ему нужна разработка системы учета с нуля и конкретно под его нужды. Поэтому часть решений, которые ему точно по карману, Олег отметет, как недостаточно гибкие и информативные ? и это ограничение количества вариантов учетных решений «снизу».

Совет третий: Определитесь с тем, какую сумму, исходя из финансовой ситуации и своего понимания бизнес-задач, вы готовы потратить на инструменты учета. Часто именно с обсуждения бюджета начинают общение с вами опытные IT-специалисты (они знают десятки решений вашей задачи, и выбирают из тех, которые вам по карману).

Зачем так заморачиваться? Excel — самое крутое решение!

Имею мнение: автоматизация и учетные системы в бизнесе ? не просто мода. Это необходимость и возможность для бизнеса выйти на новый уровень.

Приведу пример: я знаком с собственником компании X, которая занималась интернет-торговлей детскими товарами. Всего за 4 года работы эта компания стала лидером рынка. Как им это удалось? Они изначально сделали очень амбициозное заявление: «Доставим ваш заказ в любую точку России за 24 часа». За сутки в любую точку огромной страны ? это очень круто! И требует большой точности и эффективности каждого бизнес-процесса. Отладив, стандартизировав и автоматизировав в своей работе все, что можно, они справились ? и, как следствие, вышли в топ-3 своей отрасли.

Есть и сотни других интернет-магазинов детских товаров ? которые вполне довольны своей долей рынка и своей прибылью: они вкладывают в учет и контроль бизнес-процессов минимум, получая такое же минимальное органическое развитие.

Могут ли «другие» функционировать и приносить прибыль без навороченной системы, разработанной компанией X? Конечно да! Но могут ли стать топовой, пользуясь Excel? Полагаю, вы сами знаете ответ.

Подведем итоги

Чтобы понимать, что и почему предлагают вам IT- специалисты, воспользуйтесь нашими тремя советами. Определитесь со своими задачами, подумайте о том, куда и как вы будете расти, и решите, какие суммы вы готовы вкладывать в развитие ваших личных систем учета.

С чего начать?

У опытных бизнес-аналитиков есть поговорка: автоматизация хаоса порождает автоматизированный хаос. Если вы задаетесь вопросом «с чего начать» ? возможно, эта поговорка про вас. В таких случаях первым этапом часто становится постановка управленческого учета. Это больше про процедуры и процессы, нежели про программирование. Делает эту работу бизнес-аналитик либо финдиректор, она помогает собственнику понять, какие задачи в принципе могут решаться системой учета. И даже увидеть ее возможности работы до начала программирования и вложений в приобретение системы. Попробуйте ? и, возможно, следующим в топ-3 мы увидим вас. Удачи!