Средства массовой информации пестрят новостями об эпидемиологической обстановке и рекомендациями о самоизоляции.
А вот относительно бизнеса простых рекомендаций нет. Руководители компаний столкнулись с новым вызовом — как с минимальными потерями для продуктивности перевести сотрудников на удаленку и выстроить их работу так, чтобы все было «как раньше».
То, что работало в офисе, часто не срабатывает в условиях удаленки. Что делать, чтобы распределенные команды сохранили эффективное сотрудничество и взаимодействие внутри и вне коллектива?
Доступность мобильной связи, быстрый интернет, удобные приложения и другие современные технологии, в целом, помогают преодолеть многие барьеры и выстроить продуктивную работу с партнерами или коллегами.
Но нужно подготовиться.
Все пойдет по плану. Если он есть
Удаленная работа требует особого построения внутренних процессов и коммуникаций. И подготовительный этап может устранить многие вопросы и проблемы до их возникновения.
Как в офисе, так и в условиях удаленной работы, все строится на четырех китах:
- Планирование
- Организация
- Контроль
- Мотивация
Прежде всего вам и вашей команде необходимо поставить правильные цели, заново выстроить систему отчетности и правильно комбинировать асинхронные и синхронные коммуникации внутри команды. Асинхронная коммуникация — это письма, чаты, обновляемая отчетность и любые варианты общения, не требующие немедленной реакции. Синхронная коммуникация — это общение в реальном времени, с быстрой обратной связью.
Тут очень важно помнить, что при удаленной работе планирование требует регулярности. Необходимо поддерживать баланс работы со стратегическими и операционными задачами, задавать темп работы над приоритетными задачами еженедельно или даже ежедневно. Правильные планирование и целеполагание сделают работу понятной и помогут избежать выгорания сотрудников. Они не будут чувствовать себя изолированными от процесса.
Видеоконференции: инструмент номер один
Изолированность удаленных сотрудников — скорее информационная, чем социальная. Они не так скучают по тому, чтобы сидеть рядом с кем-то (хотя бывает по-разному), они в основном переживают из-за недостатка быстрого доступа к информации и общения с коллегами. У них нет возможности задать коллеге вопрос и тут же получить ответ, отпраздновать маленькую победу или провести разбор полетов, провести мозговой штурм или просто поболтать о планах на выходные.
Отчасти этот дефицит компенсируют сервисы видеоконференций.
Видеоконференции позволяют одному или нескольким людям вести разговор в режиме реального времени, либо по телефону, либо через онлайн-платформы видеоконференцсвязи. Звонки являются синхронным каналом связи, но также могут использоваться, когда только один человек говорит с группой, — например, для проведения вебинаров. Примеры таких сервисов: ОВКС от МегаФон, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Преимущества:
- Видеозвонки передают интонации, эмоции, мимические и другие вербальные сигналы собеседника, тем самым помогая прояснить и понять его настроение.
- Дополнительная информация делает сообщения более четкими, добавляет эмоциональное содержание и помогает построить связь и доверие.
Недостатки:
- Координация во времени. Вызовы могут происходить только в режиме реального времени, что усложняет процесс общения для команды, распределенной по разным часовым поясам.
- Ход общения никак не документируется. Вызовы не оставляют письменного результата.
- Интерпретация. Качество связи не у всех оптимальное (особенно у тех, кто самоизолировался на даче). Слова не всегда воспринимаются верно.
Когда использовать видеоконференции?
- Регулярные встречи, как один на один, так и групповые
- Командные митапы
- Планирование и мозговой штурм (лучше всего с видео)
- Разрешение недоразумений или работа с обостряющимися или эмоциональными ситуациями из других каналов (таких как почта, чат)
Если вы считаете, что ваша командная работа на удаленке недостаточно продуктивна, не теряйте время — попробуйте изменить ситуацию.
- Введите ежедневные чекапы с командой.
- Четко следуйте таймингу и целям встречи, прописывайте их в приглашении и напоминайте в самом начале.
- Сделайте домашнюю работу. Подготовьтесь к встрече и пропишите на бумаге, какие идеи привели вас на эту встречу, какие у вас ожидания от участников, а какие у них от вас?
- Просите участников разделить роли (делать заметки, представлять информацию, выступать как модератор встречи).
- Не проводите встречи на большую команду (больше 8 человек).
- Не забывайте синхронизировать ваши встречи с часовым поясом участников.
Когда все вместе: как организовать общие встречи компании
Встречи всех сотрудников компании стали популярным способом обмена информацией.
Есть несколько советов, как лучше их организовать:
- Время. Для компаний в России лучше всего проводить такие встречи в 11-12 часов дня. Старайтесь выбрать время, удобное для максимально большего количества сотрудников. Обязательно сделайте запись встречи. Во многих платформах, в том числе от МегаФона, это можно сделать в один клик, а затем выгрузить в формате mp4.
- Прямая трансляция. Возможно, это не нужно небольшим компаниям, но для крупных, с распределенной сетью филиалов, имеет смысл проводить прямые трансляции.
- Вопросы и ответы. Вы можете попросить людей заранее задать волнующие их вопросы, тогда вы сможете подготовить актуальную для аудитории информацию.
- Не забудьте о юморе. Это не линейка в школе, а возможность обеспечить личную связь и помочь построить доверительные отношения между распределенными командами.
Мозговой штурм: устраните неразбериху
Когда дело доходит до мозгового штурма, распределенным командам важно использовать общий цифровой инструмент. Он позволяет собирать, группировать и классифицировать идеи во время мозгового штурма.
Вот несколько важных советов, которые помогут «штормить» эффективно:
- Удаленная команда может выбрать инструмент совместного управления проектами, поддерживающий функциональность kanban-board, с которой многие команды уже знакомы, например, Trello.
- Альтернативой может стать предусмотренный платформой Вебинары инструмент — доска для рисования, которую видит каждый, и она может редактироваться любым из участников.
- Используйте опцию голосования для того чтобы оценить, какая из идей наиболее интересная для реализации. Всю статистику позже можно выгрузить в формате csv или xlsx.
- Опыт показывает, что лучше заранее предупредить сотрудников о штурме, чтобы у них было время обдумать идеи. Когда группа соберется вместе, участники придут уже не с пустыми руками.
Синхронные коммуникации, такие как видеозвонки, при грамотном использовании могут стать прекрасным инструментом для ведения командной работы, отслеживания ее результатов и эмоциональной поддержки всех членов команды. А в сочетании с асинхронными инструментами они помогают распределенным участникам процесса быть не менее (а иногда и более) продуктивными, чем их коллеги в офисе.
