Всем салют. Эксперт OTUS Андрей Романов приглашает всех желающих на свой бесплатный демо-урок по теме: «Командообразование в удаленных и распределенных командах».
А мы в свою очередь традиционно делимся с вами полезным переводом
Точно оценить проект порой бывает крайне сложно. Для этого требуется не только большой опыт, но и особые навыки. Вам нужно держать в голове все этапы, задачи и процессы, чтобы сформировать правдоподобную оценку. Правильное оценивание также является залогом хороших отношений с клиентом, поскольку вы должны четко представлять себе его требования, и помнить о них при оценивании.
Ниже вы найдете руководство, которое поможет вам сформировать адекватную оценку. Приготовьтесь учиться искусству оценивания проекта.
1. Привлекайте к оценке членов команды и помните об их потенциале
Руководители проектов иногда непреднамеренно изолируют других членов команды от процесса управления проектом. Именно тут и кроется одна из главных проблем, которая может повысит сложность оценки проекта. Чтобы получить точную оценку проекта, необходимо включить каждого члена вашей команды в общий процесс оценки. Для этого необходимо улучшить отношения со всеми членами команды.
Также не менее важно знать потенциал и вклад каждого члена команды в процесс управления проектом. Так вы сможете не только лучше оценить бюджет проекта, но и распределить затраты, приходящиеся на каждого участника.
Более того, вы не можете просто оставаться безмолвным наблюдателем или стоять в сторонке, когда будет вестись работа над проектом. Ваша задача углубиться в работу, которой заняты члены вашей команды. Так вы сможете определить три основных фактора, влияющих на оценку проекта: количество участников, объем работ и бюджет. Также вы получите представление о навыках, опыте и вкладе других членов команды. Эта информация очень вам поможет при получении точной оценки проекта.
2. Познакомьтесь с процессами управления проектами в компании
После того, как вы разберетесь с тем, чем занимается в проекте каждый член команды, настало время перейти к пониманию того, как компания работает над проектом.
Чтобы лучше понять стиль работы вашей компании, нужно освежить знания по книгам и учебникам. Но не ждите, что все будет именно так, как написано в книжках. В некоторых случаях спасает только практический опыт. Вы всегда можете задать вопросы и побеседовать с другими членами команды, чтобы получить больше информации.
Сейчас многие компании работают по методологиям вроде agile, waterfall и т.д. И если для вас это незнакомые понятия, то вам нужно наверстать упущенное как можно быстрее. Так вы сможете простроить все зависимости и сроки, и следовательно, приблизитесь к правильной оценке. Чем больше вы знаете о том, как в компании что работает, тем лучше для вас во всех смыслах, будь то разговор о точной оценке или об успешном завершении проекта.
3. Расширяйте кругозор
Обучение – бесконечный процесс, а обладать актуальными знаниями полезно всегда. Не оставайтесь в тени неведения и непонимания.
Относитесь к ошибкам, как к возможности научиться чему-то новому.
Как руководитель проекта вы должны уметь управлять людьми, процессами и клиентами. Вы должны быть знакомы со всеми трендами и изменениями. Оставаться в курсе событий постоянно — тяжело, но это того стоит. Это может помочь добиться в вашем деле успеха.
Самый быстрый и надежный способ обновлять знания – это тематические статьи, блоги, публикации и сайты. Посещение тренингов, семинаров и конференций также может стать подспорьем в изучении чего-то нового за рекордно короткое время.
4. Ознакомьтесь с проектной историей своей команды
Если у вас есть возможность просмотреть документацию по прошлым проектам, извлеките из этого максимальную выгоду. Вы можете найти тот документ, который станет для вас вспомогательным в аналогичных продуктах.
Несмотря на то, что каждый проект уникален, клиенты, коммуникации, члены команды и технологии, с которыми вы сталкиваетесь, часто оказываются схожими. Выяснение того, сколько времени ваша команда потратила на выполнение задач в предыдущих проектах, даст вам представление о возможности достигнуть аналогичных результатов.
Иногда мы недооцениваем бюджет и сроки в надежде угодить клиенту и команде. И понимание приходит уже после того, как был упущен крайний срок и проект вышел за рамки бюджета. В последние часы работы над проектом на команду и ее руководителя это оказывает колоссальное давление. В таком случае история проекта укажет вам на пробелы в ваших навыках оценивания. Так за короткий промежуток времени вы сможете увидеть свои слабые стороны и узнать, насколько хорошо вы можете оценить проект в целом.
5. Задавайте больше «правильных вопросов»
Иногда из-за отсутствия важной информации о предстоящих проектах может сложиться неверная оценка. Чтобы избежать этой ошибки, вы должны досконально знать каждую деталь проектного предложения. Если для вас все еще что-то неясно или есть что-то, что вводит вас в заблуждение, не стесняйтесь задавать вопросы. Будьте изобретательны и не слишком настойчивы, когда будете их задавать. Постарайтесь разобраться в бизнесе клиента и уважайте его мнение. Задавайте вопросы, которые понятны клиентам, и продолжайте делать это, пока не получите ответ.
Поняв цель проекта, узнайте, возможно ли какое-то участие клиента в процессе, а также установите критерии успешной реализации проекта. Подберите спектр услуг и технологий, которые пригодятся при реализации проекта, и поймите способен ли клиент за них заплатить. Наконец, для оценки проекта, нужно понять сроки его реализации. В некоторых случаях проект требует расширенного обслуживания после его завершения. При оценке проекта нужно помнить и об этом.
6. Примените иерархическую структуру работ
Хороший руководитель должен знать, что такое иерархическая структура работ (ИСР). Она помогает разбить проект на фазы, задачи и подзадачи или достижимые вехи проекта. Если вы можете рассчитать время и стоимость каждой части задачи, вы сможете автоматически сформировать точную оценку проекта.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что понимание о сроках, масштабах, стоимости, качестве, ресурсах и рисках проекта может оказаться критически важным для правильной оценки проекта. Также вам нужно постоянно быть в курсе трендов и последних изменений. Идеальное сочетание навыков, знаний и опыта поможет вам гораздо лучше оценивать проекты.
Надеюсь, эта статья оказалась для вас полезной.
